信息化背景下高校档案开发利用策略研究

2022-12-17费鸿虹

江苏科技信息 2022年31期

费鸿虹

(南通大学档案馆，江苏南通 226019)

0 引言

高校档案是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，具有文化价值、育人价值、历史价值、管理价值等多种价值形态[1]。高校档案的价值实现离不开档案资源的开发与利用。高校档案往往由于特色资源匮乏、相应的开发利用制度规范的缺乏、专业人才短缺、开发形式陈旧等制约因素，开发利用程度不高。因此，档案开发利用工作还存在很大进步空间，值得思考解决策略，在工作实践中不断开拓创新，更好地实现档案的价值。

1 高校档案资源开发利用的制约因素

1.1 特色档案资源匮乏

高校根据现行的档案法律法规和国家标准，结合自身实际情况，制定了各自的档案管理办法、实施细则、归档范围和保管期限。在这些制度规范的指导下，档案收集整理工作有序开展，也确保了档案的齐全完整。而体现高校校园文化、学校精神传承、百年办学底蕴的历史档案因为年代久远，经历战乱、学校变迁等情况，散失严重，留存较少。学校早期的红色档案，有爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育意义的档案收集意识不强，收集数量偏少。

1.2 无制度规范可依

高校档案馆大多是从机关档案室发展而来的，习惯从职能管理部门的角度思考问题和开展工作，缺乏作为科学文化事业机构的正确定位，容易导致重整理而轻研究、重保管而轻开发的情况。国家、地方、系统行业之间也没有形成档案资源开发利用方面配套的法律法规，高校档案部门对档案资源的开发利用缺乏具体的可操作依据。缺少制度规范和工作指导，这在一定程度上阻碍了档案资源开发利用的深度和广度。

1.3 专业人才短缺

档案资源开发的主体是档案工作者，档案工作者的素质是深化档案开发利用工作的关键。信息化时代的档案工作者不仅是档案实体管理者，还是档案信息资源的管理者、整合者、传播者，是信息产品的设计者、生产者。目前的档案工作者由于重整理和保管，档案工作者的专业化也只体现在档案的收集、鉴定、分类、编目、保管及日常查借阅利用等方面。大部分高校的库存档案信息化工作是外包的，一方面是由于档案部门的工作人员数量不够，一般仅能满足当年的日常档案收集管理工作，不足以覆盖信息化时代之前的馆藏档案。另一方面则是缺少全面的档案信息化理论素养和操作技能兼备的专业人才，一般仅能熟悉扫描仪及档案管理系统的操作，对于整个信息化规范、流程和数据提取软件的应用等方面的知识储备及技术掌握不够。从高校档案部门工作人员分工的整体情况来看，档案基础业务人员分工占比较大，档案开发利用人员分工占比较小，甚至有些高校档案馆并无专门开发利用的工作岗位，从事基础业务的人员兼做档案编研，整体专业程度不高。

1.4 开发形式陈旧

大事记、专题汇编、年鉴、校史校志、画册等是高校档案开发利用的传统形式，这些编研成果大部分属于内部资料，流通程度较差，即使在校内也没有足够的传播度，不能充分实现资政、育人的功能，对于真正实现高校档案价值而言还有进一步探索的空间。校史展览是近些年特别盛行的开发方式，比传统的形式更加直观而且具有较好的教育效果。随着信息技术的发展，校史展览的传播不断突破时间、空间的限制，展现形式也更具有冲击力、感染力。由此可见，档案开发的形式和技术手段陈旧都会影响档案利用的效果。因此，必须融入新的技术手段，创新开发形式。

2 高校档案开发利用的策略

2.1 档案资源建设

档案资源建设是档案开发利用的基础，根据档案利用的目的需求来反馈档案资源的不足，明确档案资源建设的方向，从而不断丰富档案资源，促进档案的开发利用，由此建立一个良性工作机制。

2.1.1 优化馆藏结构，整合馆藏资源，打造特色馆藏体系

档案征集工作必须有计划地长期持续开展，才能获得成效。征集对象面向社会，征集范围除了与学校相关的各类材料，如学校师生的专著、信函、回忆录、演讲稿、传记、日志、照片、幻灯片、录音、录像等，可以延伸至反映地方文化、地方特色的材料，还可以向老校友、离退休的教职工等开展口述史料收集。在广泛收集的基础上，深化整合，打造能够反映学校办学特色、文化特色、艺术特色、地方特色等多方面的档案资源体系，为高校档案的开发利用奠定资源基础。

2.1.2 加强档案宣传，提高公众档案意识，为档案征集加码

档案资源的收集和开发利用服务成效跟公众的档案意识有很大关联，加强档案宣传，让公众了解档案的价值，了解捐赠的重大意义，以此激发公共捐赠档案的意愿。美国高校档案馆在这方面是个很好的借鉴，他们拥有出色的档案捐赠馆藏很大程度得益于公众的档案意识，公众个体有较好的历史主人的定位，积极参与到记录历史的活动中，非常愿意将自己形成和收藏的历史资料捐赠给保管条件较好的档案馆等机构。在接收捐赠的过程中，档案部门服务周全到位，只要有人愿意捐赠，接下来所有工作都由档案工作人员完成。即使收到档案部门收集范围之外的捐赠，也不会简单拒绝，而是给出更合适的捐赠建议，这点极好地保护了公众捐赠档案的热情。

2.2 制度规范建设

档案开放的范围和程度都需有规可依，高校档案部门应积极探索建立和健全高校档案开发利用规范，根据相关法律法规的规定以及高校自身的档案资源建设和管理状况制定高校层面的档案资源开发制度规范，以此平衡法律限定和合理开发之间的关系，为高校档案资源的开发提供制度保障。在此基础上，还应确立高校档案资源开发利用的指导思想、基本原则、组织领导、目标定位、主要任务，高校档案资源开发的方法和具体形式及安全保障等。

2.3 人才队伍建设

信息化背景下档案开发利用工作要求的提高，对专业人才的培养也提出了高要求。档案人员属于复合人才，须具备良好的政治素质和档案职业道德、全面的档案专业知识素养及相关操作技能、信息化技术知识素养及相关操作技能、开发档案所需的多学科知识素养。良好的政治素质和档案职业道德要求坚持为党管档，保证档案工作的正确政治方向，认真贯彻执行新的《档案法》以及习近平总书记对档案工作的批示。全面的档案专业知识素养及相关操作技能要求有系统的档案理论知识，在参加培训和自主学习中不断补充最新的档案理论知识；在具体档案工作实践中学以致用，掌握熟练的档案操作技能。信息化技术知识素养及相关操作技能要求既要学习专业的计算机、网络等理论知识，又要学习专业的设备、软件的操作；还要吃透与档案信息化、电子档案相关的规范，如关于源文件的术语、信息化的各项技术要求；掌握新的信息化设备如各类扫描仪的使用、配套的PDF转换软件、档案管理系统、数据对接操作等。开发档案所需的多学科知识素养要求掌握管理学、历史学、传播学、法学等学科知识。人才队伍的培养既需要档案从业人员自主学习、自我提升，也需要相关单位开发相应的课程，组织相应的培训，从整体上提高从业人员的业务能力。

2.4 开发形式创新

2.4.1 建设各类信息数据库

建设各类信息数据库是信息化时代对档案利用提出的新要求，它可以实现高效便捷的利用服务。档案部门应根据不同对象的不同需求，建设有针对性的信息数据库，不断集合形成数据库群。(1)学籍数据库。学籍数据库充分利用学生成绩单、录取名册等档案资源，提取学生录取信息、学习成绩、学历学位授予情况等，主要服务对象为学生及用人单位，方便学生查询个人学籍信息，也方便用人单位核实拟录用人员的学历学位情况。(2)校史数据库。校史数据库主要以学校发展过程中形成的管理性的文件、声像材料为主，如学校的各种规划、大事记及各类党政文件、活动照片等。它可以为校史研究和展览提供素材，为撰写各类文件提供依据。(3)校友数据库。校友数据库充分利用学生录取名册、入学登记表、学籍表、毕业登记表等档案，以学院、专业、班级为集合汇总校友信息，为学校校友会开展工作提供信息，也可为校友提供信息，方便校友活动联系等。(4)红色档案数据库。红色档案有很好的思政育人效果，是弘扬社会主旋律的专题档案，在收集的同时可以建设数据库，为学校思政教育提供素材，也可以成为地方红色档案资源建设的一部分。还可以结合学校办学特色、重要人物、办学理念等，建设相应的特色数据库。

2.4.2 建设高校档案资源共享平台

信息化时代的档案资源开发利用必须依托信息平台。利用高校智慧校园建设，建设一定范围的档案资源共享平台。这个共享平台以丰富的数字化档案资源为基础，以完善网络建设为方式，以高水平的档案信息化开发为途径，实现档案信息的在线服务和档案信息的远程归档功能。开发移动终端网络，利用主流社交平台进行档案信息的发布、宣传与服务。

2.4.3 开发辅助教学的教具、参考资料

高校档案馆可根据自身的特点采用多种形式参与大学生思想政治教育和科学文化教育，将馆藏具有教学展示性的实物馆藏整理罗列，制作成展示教具，可以成为实景课堂的辅助。结合学生专业课程内容需要，汇编馆藏文献资料，可以作为学生课程学习的参考资料。

2.4.4 举办多主题档案展览

举办档案展览是高校档案资源开发利用最常见的形式，它具有形象性、生动性、直观性等特点。这种开发形式值得进一步深挖拓展。(1)增加展览主题，形成系列展览。围绕高校校园文化和育人目的，举办校史展、荣誉展、名人名师展、杰出校友展、优秀毕业论文和毕业设计展等系列展览。(2)创新展览形式，充分利用新的科技手段，将实体展览、网络全景展览等方式相结合，拓展展览传播广度。还可以将AI，VI技术融入展览，使展览更富观赏性。(3)不断丰富展览内容和实物陈列。前期征集的档案不断进入后期开发的具体运用中，使展览不断增加新元素。

2.4.5 制作档案专题片

制作档案专题片是档案资源开发层次较深、过程较复杂的一种方式，能起到较好的宣传档案的效果。它以馆藏档案资源及其相关档案元素为基础，运用各种艺术手段加工，传递档案信息，还原历史真相。档案专题片有电影类型、电视栏目类型、纪录片类型等[2]。适合高校档案资源开发的有电影和纪录片类型，一般可用于展示学校典型人物、重要校史人物以及坎坷办学历史片段等。以馆藏档案资源为基础，有针对性地进行资源收集，在资源丰富的情况下，进行加工制作，还原校史重要事件和人物，有较好的教育效果。

2.4.6 个性定制档案文化产品

档案文化产品是一种符合新时代文化传播的方式，也是很多高校普遍开展的方式。以馆藏档案资源为开发元素，结合校园文化、学校历史、重要人物、办学理念、校标校识等内容进行开发。如个性定制校友纪念册，以专业班级为单位，制作留念，主要利用学籍照、毕业合影、学位照、在校参加活动照、校园风景照等照片档案。在实物档案数字化的基础上，汇编学校接受的名人名家题字赠画等出版，可作为校际交流赠送的礼品。还可以开发校史文化元素的邮品，邮票是适合传承珍藏的文化产品，挖掘具有校史文化元素的档案资源，经过艺术处理后融入纪念邮品的开发，是学校文化传播很好的方式。

2.4.7 建设“休闲利用”高校档案馆

“休闲利用”是人们在基本需求得到满足的前提下，利用自由时间去档案馆查询档案以满足个人的兴趣和爱好，达到休息、消遣的目的，并使自身素质得到提高的活动。档案的“休闲利用”在国外盛行，体现的是普遍利用档案、休闲利用档案的理念。“休闲利用”模式对档案资源开发程度要求很高，可以最大程度地实现档案的利用价值。首先，需要全面实现档案信息化，有明确开放档案的范围，有方便用户自主检索和获取信息的平台。其次，需要休闲的场馆建设，馆舍环境建设凸显文化色彩和休闲氛围，有供休息的沙发长椅、咖啡厅、纪念品商店、咨询服务台等设施[3]。

3 高校档案开发利用的实践探索

实现高校档案的育人功能是高校档案开发利用最重要的目的。在不同的时间、场合，选择适合的技术手段、方式，与相关的单位合作，开发多形式的内容值得在实践中不断探索。

3.1 新技术手段的拓展，与信息技术公司合作——张謇图片展与校史文化长廊建设

2020年，习近平总书记两次提及张謇，称赞他是爱国企业家的典范、民族企业家的楷模。张謇不仅是企业家，也是教育家，是很多高校的创始人。为弘扬张謇的爱国精神和教育理念，在国际档案日之际，利用馆藏图片档案资源，制作张謇专题图片展，可以起到很好的宣传育人效果。展架图片展览属于临时展览，如何把临时展览变成长期展览，文化长廊展屏是很好的方式。文化长廊系统可以将各种展示资源以动态的形式呈现，就像历史长河源远流长，极具视觉冲击力，通过人、媒、数据的互动，进行文化传播。长廊系统可提供多展示主题，如动态图片长廊、特色视频长廊、特色专题长廊、校史长廊、名人长廊、校友风采长廊等，满足不同文化传播需求。将张謇图片展的图片导入文化长廊系统，可以打破展览的时间和空间限制，展示效果极佳。

3.2 建筑艺术的融合，与建筑设计公司合作——校史园与老校门复建

校史园和老校门复建都是校园文化景点的建设项目，分别依托档案中的学校大事记和图片资源开展建设。前期由档案馆提供展示大纲和相应的图文资料，由建筑设计公司进行设计，选取最合适的建筑材料将老档案承载的学校深厚历史底蕴用艺术的手法进行展示。将档案资源开发建设成校园文化景点，是特别适合高校档案资源开发的一种方式，育人效果显著。此类校园景点都是学生拍摄打卡地。

3.3 新媒体的传播，与宣传部门合作——学校官微推送档案内容

在学校每年的校庆月、校庆日、周年庆典之日推送校史档案系列内容，既能营造校庆气氛，又能很好地宣传校史。在学校党代会之际、建党周年等时期推送学校党组织发展、红色档案等相关内容是很好的党史教育、思政教育的方式。推文内容主要以馆藏文书档案、声像档案、实物档案为基础。如“学校宝藏”系列，挖掘校史档案中蕴藏的深厚校史文化。“学校芳华”系列，勾起校友对母校的回忆，激发爱校荣校之情。“红色校史档案”系列和“学校党史人物”系列，可以激励师生学深悟透先辈革命精神，从历史长河中汲取红色基因。

3.4 文创产品的开发，与文化部门合作——校庆纪念品与录取通知书

在学校周年庆之际，利用体现学校历史的老档案制作纪念品；在学校的录取通知书上使用体现学校办学底蕴的档案元素，是很受欢迎的档案开发利用方式。以学校老档案开发的校庆纪念邮品可作为赠送友好单位、来访交流单位、校友等的礼品，是传播校园精神文化很好的方式。以学校老校门照片、创始人语录等元素制作的民国风格录取通知书，是对学校百年办学底蕴的展示，对于新生是一种精神激励。