图书馆读者决策采购模式项目构建探索

孙 华

(南京图书馆，江苏 南京 210018)

0 引言

随着信息技术的发展，图书馆需要为读者提供更加高效、专业的服务，而馆藏资源是图书馆服务的基础，决定着图书馆服务的质量和效率。读者决策采购模式(Patron-Driven Acquisitions，PDA)以读者为采购主体，可以将图书馆服务与读者需求进行有效对接，其高效性和实用性都得到了国内外图书馆广泛认可。目前，国内图书馆应用读者决策采购模式还较少。由于受到不同的供应商、图书馆、实施方案及PDA模型等因素的影响，导致PDA在具体的实施过程中仍存在诸多问题[1]。

1 读者决策采购模式构建目标和原则

1.1 读者决策采购模式构建目标

作为重要的文化服务阵地，南京图书馆坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神为指引，坚持“读者第一，服务至上”的理念，不断探索、践行新的服务模式，满足读者多样化的查阅需求。为满足读者查阅需求，南京图书馆推出了“陶风采”，以读者决策采购的形式，基于读者决策采购的特点结合项目关键要素来分析，具体的项目构建目标有以下几点。

(1)提高采购的质量。高质量的文献资料采购不仅可以满足读者的查阅需求，还保障了图书馆馆藏建设的合理性和完整性。

(2)强化成本管理。成本管理是项目健康运行的标准之一。读者决策采购一方面需要合理地分配采购经费，另一方面需要制定科学合理的采购标准。

(3)项目进度的把控。需要优化项目的采购流程，提高读者决策采购各方的效率，如供应商的供货效率和工作人员的管理效率等。

(4)高效的资源管理。读者决策采购的资源管理包括高效的人力资源管理和合理的组织架构等方面。

1.2 读者决策采购的模式构建原则

根据读者决策采购的特点，在项目实践过程中需要明确3个实施原则。

(1)合理性原则。在项目启动阶段需要合理分配采购经费，建立标准化的采购制度，保障图书馆馆藏文献合理性，同时满足读者需求的多样性。

(2)经济性原则。项目的实施需要坚持经济性原则。因为读者决策采购就是以服务读者为中心，以合理分配有限的采购经费为基础，将需求和服务进行有效对接。

(3)高效性原则。高效性原则直接关系到读者决策采购实施的效果和持续性，具体有以下几点：一是服务与需求对接的高效性；二是工作流程的高效性；三是服务的高效性。

2 读者决策采购模式的总体框架

2.1 项目化读者决策采购模式流程

根据读者决策采购的特点，读者决策采购项目化的流程按照先后顺序可以分为以下几部分：制定实施读者决策采购目标、调研编制实施方案、项目经费报备申请、实施读者决策采购方案、监控调整项目、归还图书并加工、采购效果评价。其中，制定实施读者决策采购目标属于启动过程组，编制方案和经费报备属于计划过程组，实施方案和监控调整属于执行过程组，归还图书并加工和采购效果评价属于收尾过程组。

2.2 读者采购图书的流程

读者决策采购工作的基本流程如下：首先，图书供应商提供符合图书馆要求的书目信息(MARC)，导入图书馆自有书目系统(OPAC)；其次，设置图书馆的图书采购触发机制；再次，读者通过图书馆系统(OPAC)搜索到所需书目信息并触发采购机制；最后，图书供应商根据读者请求直接提供在线浏览或图书的线下寄送服务，读者与图书馆产生借还关系。

3 读者决策采购的项目要素

读者决策采购的项目基本要素包括读者决策采购的范围和组织结构，约束要素包括读者决策采购的成本、时间和质量。

3.1 读者决策采购项目范围

项目范围包括项目的最终产品或服务，以及实现该产品或服务所需要执行的全部工作[2]。读者决策采购的项目范围决定着项目计划的制定，是项目实施的基础。在项目启动之前就要界定好读者决策采购的项目范围，在充分研究读者决策采购模式的基础上，结合图书馆实际情况，编制严谨翔实的项目范围说明书。在此基础上，将读者决策采购工作分解成若干合理可控的小单元，便于项目计划的制定和实施。

3.2 读者决策采购项目组织结构

项目的组织结构也是项目的组织形式，组织机构包括组织机构设置、职责、管理机制和相互关系等[3]。图书馆属于事业单位，可以结合线性和职能项目组织结构的特点，因此读者决策采购可采取职能和线性相结合的矩阵组织结构。矩阵式组织结构兼容图书馆传统管理架构，在保持原有职能部门的情况下，增加灵活的项目组织，并可以根据实际情况进行调整和协调，是一种最容易被图书馆接受的新型管理模式[4]。在现行的职能管理模式上科学嵌入项目管理，使其有效融合并形成合力[5]。

3.3 读者决策采购的项目质量

项目的质量也就是项目任务完成所需要达到的、一个固有特性满足要求的程度，每个项目都保证质量[6]。

读者决策采购的对象是图书，包括纸质书和电子书。图书采购制定科学严谨的采购标准，需要注意以下两个方面：一是采购正版图书。图书馆需要有稳定的供应渠道和资质可靠的图书供应商，才能防范盗版图书，保障查阅和典藏的图书质量；二是馆藏质量。读者决策采购的主体是按需采购的不同用户，如果没有严格的采购标准，将会出现盲目和随意采购图书的现象，影响馆藏的合理性和完整性。

3.4 读者决策采购的项目时间进度

项目的时间进度就是整个项目的时间安排，项目有开始时间，还有结束时间[7]。根据项目实施的先后顺序可以分为读者决策采购的项目方案进度和读者决策采购的项目实施进度两部分。

(1)读者决策采购的项目方案进度：图书馆根据读者决策采购的项目范围进行项目构思，在理清项目思路后进行项目的可行性研究，并编制严谨详实的可行性研究报告书。

(2)读者决策采购的项目实施进度：项目的实施进度建立在项目方案进度规划的基础上。根据实施方案的内容和部署，由参与部门将各项工作进行详细分解。

3.5 读者决策采购的项目成本

项目的成本是读者决策采购约束要素之一。这也是图书馆和供应商重点博弈的关键点，主要有两方面：一方面，图书馆希望利用有限的经费采购数量多且质量好的图书，保障图书馆的馆藏建设和读者服务质量。另一方面，供应商希望尽可能通过捆绑销售的方式供应图书，为自己谋取最大利益。因此，早期项目范围的选择和方案的决策制定，对读者决策采购的成本有着极大影响。

4 基于项目管理的读者决策采购模式应用的保障措施

项目在按照方案计划实施的过程中，需要有效的项目监控，及时发现存在的问题，通过分析原因并找出应对措施进行纠正调整，为读者决策采购应用提供相应的管理保障措施。读者决策采购模式的管理保障措施可从项目基本要素着手，主要分为读者决策采购的质量管理、成本管理、进度控制和人力资源管理。

4.1 读者决策采购的质量管理

质量管理贯穿于整个项目，包括计划期的质量规划、执行期的质量管理等方面。

(1)计划期的质量规划，主要有以下两点：一是在读者决策采购编制项目方案时需明确质量计划，包括图书采购的质量方针、规则和标准，可以保证项目完成的质量。二是项目招标过程中物色信誉好、可靠的供应商也能保障采购图书的质量。因此，制定合理的质量规划不仅可以使项目的执行有规可循，还让项目工作也有据可依。

(2)执行期的质量管理主要是人的管理。决定服务质量的主要是人，需要注意以下两点：一是观念的转变，馆员不再是唯一的采购主体，需要适应新的形势和工作内容；二是图书馆或供应商需要加强对员工的培训，包括业务的培训和自身学习能力的提升。

4.2 读者决策采购的成本管理

读者决策采购的成本管理是项目健康运行的标准之一，也是项目管理的核心内容。

(1)经费的合理分配。读者决策采购工作不应缺少专业馆员的参与，互为补充才能在保障馆藏资源的合理性和完整性的基础上，兼顾馆藏资源的利用率。因此，图书馆需要根据本馆的实际情况合理规划经费的分配，保障读者决策采购项目的健康运行。

(2)规范采购标准。南京图书馆制定了相应的采购标准，并对读者决策采购经费的使用情况及时跟踪分析，提高了经费的利用率，避免出现图书采购经费不够用或冗余的问题。

4.3 读者决策采购的进度控制

读者决策采购需要及时了解项目的实施情况，并要按照计划的时间节点来调整工作节奏。同时，还有根据方案的计划内容定期复核实施效果，及时发现问题加以调整纠正。读者决策采购的进度控制可以通过项目中的进度管理工具来控制,如甘特图、网络计划图和横道图等。在前期项目工作分解结构和项目计划工作的前提下，建议制定图书采购项目甘特图[8]。

4.4 读者决策采购的人力资源管理

从项目的起始阶段到收尾阶段，始终离不开的就是人。不管项目的基本要素，还是项目管理，都取决于人。图书馆工作面对新时代的挑战，加强图书馆人力资源的开发与管理，提高图书馆员的专业知识和基本技能，对任何一个图书馆而言都具有极其重要的战略意义[9]。读者决策采购模式的人力资源管理包括2个方面：组织团队和团队激励。

(1)组织团队的过程即各部门资源调集整合的过程。采用矩阵组织结构的另一个好处就是可以短时间内从各个部门临时抽调人手，服务项目的实施工作，实现资源的共享。

(2)团队激励。团队激励主要有两点：一是职业规划，通过提供培训机会，提升员工素养，制定职业规划；二是绩效考核，建立业绩考核，定期对工作业绩进行评价，与绩效奖励挂钩，充分调动组织内工作人员的主动性和积极性。

5 结语

因图书馆馆情不同和其他原因限制，我国图书馆读者决策采购模式应用还处于初始阶段，在图书馆建设中发挥的作用并不显著。而高效的读者决策采购规范化的项目管理，是解决这一难题的重要途径。在推进规范化管理时需要注重项目的方案制定、质量管理、成本管理、进度管理和人力资源管理，不仅有利于进一步发挥读者决策采购在图书馆建设中的作用，还将促进该模式在国内图书馆的推广和应用。

本文以南京图书馆“陶风采”读者决策采购模式项目构建为例，有一定的适用性，但每个图书馆实际情况有差别，所以能否适应国内其他馆，需要进一步探讨研究。随着国内更多的图书馆开始实施读者采购模式，势必会出现更多的未知领域，需要不断去分析研究总结新的问题和经验，共同为图书馆建设出谋划策。