高校校园卡业务一站式服务流程设计

肖琴 陈宓宓 王兵 刘姣 江苏科技大学信息化建设与管理办公室

● 引言

近年来，很多高校基于面向服务的理念，逐步建成一站式网上办事服务大厅，并且配套建设线下的实体办事服务大厅，形成线上线下联动模式，致力于为师生提供“一站式、全天候、零距离”的校务服务，极大地提升了学校管理服务水平，赢得了学校管理层和广大师生员工的普遍赞赏。[1-3]一站式服务顺应“互联网+”的发展潮流，整合校内很多申请签批表，能够在线上办理的绝不在线下办理，使得“让信息多跑路，让师生少跑腿”逐渐变为现实。

校园卡系统是学校信息化建设中的核心应用系统，是最基础的校园生活管理和服务平台，是智慧校园的重要组成部分。当前，笔者所在学校构建了以“实体卡+虚拟卡+人脸”为主要方式的校园卡服务系统，实现了校内就餐、洗浴、借书、门禁、超市消费、自助成绩打印、人脸会议签、智能安防等多项应用，为全校师生员工的学习、科研和生活提供了极大便利。学校校园卡系统覆盖了学、工、食、行、住的师生服务全场景，实现“实卡虚卡，全程无忧”。

通过实践,笔者认为，校园卡管理业务一站式服务只有多从用户视角进行设计，多从用户需求出发，坚持人本化的服务理念，才能真正全面发挥其系统的优势，真正增强师生的获得感和幸福感。

● 多角色校园卡服务

校园卡不论作为虚拟账户还是实体卡片，都具有多角色属性。从使用者角度而言，校园卡用户主要包括在校学生、各类教职工、教职工家属及各类临时人员等。从管理人员的角度而言，管理人员则可以访问各类业务审批模块，且不同部门的管理人员能够访问的模块也不尽相同。

在这种情况下，要求在流程设计时需要对各类业务的访问权限及服务流程进行精细化管理,需要考虑按面向用户分类、业务连贯度、界面完整性和处理效率度的要求，同时结合完整的流程服务框架和配套新技术，进一步重构流程,以达到更好的“一站式”用户体验。师生可根据自身需要将经常使用的流程添加至“常用”页面，方便检索。服务平台在建设完成某条服务流程后，需要对该服务流程就校园卡角色确权。在用户登录一站式服务平台后，平台根据其身份角色信息，动态展示具备权限的服务。各类用户权限进行精细化划分与管理，不搞“一刀切”，而是根据需求实际做到“千人千面”。经过前期的实践，明确了学校校园卡流程管理中的主要角色权限,如下页表1所示。

表1 校园卡流程管理中主要角色

● 基于CorePlus平台的校园卡服务流程开发

学校师生服务类项目由本校专业技术人员基于CorePlus平台进行自主研发。[4]相比于传统的“编码-测试-发布”开发模式，CorePlus开发平台将常见的业务功能模块化、组件化，将办事业务开发中的字段、表单、流程、模型等核心要素用基于浏览器的“图形化设计器”来展现，对开发人员屏蔽了“代码”，使得流程开发更加简便。目前，笔者所在学校的校园卡服务类流程包括校园卡申办、校园卡延期、人脸库照片变更。

校园卡类流程部署在师生服务中心上，整体框架如下页图1所示。流程支持移动与PC终端通过统一身份认证接入学校统一数据中心共享库，方便师生及管理、运维人员随时随地访问。平台用户采用多级多权限管理模式，不同用户接入后，系统通过身份鉴权，分配相应的下级入口及数据访问权限。不同用户权限组之间进行逻辑隔离，确保对各用户组不过分释放权限，保证统一数据中心共享库的接入安全。例如，当学生接入平台后，仅能看到其具有权限的下级访问入口，包括校园卡人脸库更新及用户延期等，教职工可以访问家属卡申请及人脸库更新等，而管理部门如人事处，则可以访问新进教职工校园卡申请入口。

图1 校园卡类流程整体框架

利用该开发平台，针对这些流程进行开发设计，主要开发设计内容包括以下两方面：一是流程登录界面的设计，主要展示内容包括流程简介、流程图、流程管理部门、办理时间等信息。二是业务表单的设计、相关角色的设置、数据库的设计、业务流程的设计及实现和流程的部署及测试工作。

● 案例简介

本文以不同角色人员申请办理校园卡业务为例，详细介绍校园卡服务流程设计过程，并通过新进教师申办校园卡流程对优化前后的服务效果进行对比。

1.各类人员申办校园卡流程

学校各类校园卡的线上申办流程如下页图2所示。校园卡申办人员主要包括新生、新入职教职工、其他人员。其他人员主要包括因特殊情况未统一制卡学生、教职工家属、部门新聘用人员、短期来访人员、短期培训人员等学校业务直接相关的人员。

图2 各类校园卡办理流程

校园卡申请者与使用者并非同一实体，因此在处理流程上也不尽相同。主要的关系如表2所示。

表2 校园卡使用者与申请人关系

校园卡申请业务的起始点是使用者本人，但是因为发起申请的各类人员在校园卡业务办理完成之前不具备访问系统的权限，这一业务在校园卡系统中的实际起点为申请业务的办理人。从使用者与申请办理人之间的关系可以看出，学生、新进教师以及其他与学校有直接业务往来的人员，都可以由其直属的管理部门申请办理。但是对于教师家属而言，因为不属于学校任何部门，所以其申请业务由教师本人承担。校园卡申请流程由申请办理人发起，从不同的入口进入。

2.新进教师申办校园卡流程

新进教职工校园卡申办是为新入职教职工在人事处办理入职申请后，快速线上办理校园卡提供便利。其主要流程是先由人事处办理人员提供新入职教职工基本信息（姓名、身份证号、有效期、照片等）和身份证件，再由信息化办审核、办理。

（1）业务表单设计

新进教职工校园卡申办的业务表单设计如下页表3所示。

表3 新进教职工校园卡申办业务表单

（2）流程功能要求

①人事处办理人申请：申请人填写申请时间，填写校园卡办理申请表，上传办卡人照片等信息提交信息化办审核。

②信息化办业务负责人审核：审核申请人信息，填写意见。如果同意，在流程办结的同时提示办卡人持有效证件在自助补卡机上取卡。如果不同意，填写退回意见，退回人事处办理人。

③人事处办理人可在信息门户的流程追踪中查看流程的审批状态，流程办结后在办结流程中打印。

④信息化办业务负责人、人事处办理人可以统计查询所有的申请。

（3）流程实施前后效果

各类人员校园卡申办及延期流程建设，其宗旨为替代以前基于纸质版校园卡申请表的线下办理流程，在线解决学校各类人员的校园卡申办问题。以往这些类型的校园卡申办、延期表格需从网上下载或者去校园卡服务大厅领取，经申请人填写后，所在院系和主管部门根据申请人情况审批核准并签字审核。在整个线下人工办理过程中，此步骤并未给申办人员带来价值增值服务，相反会让申办人员觉得比较烦琐。如果实现从申请、审核、审批到一键查询和统计都在一站式服务大厅进行，就可以节约申办人的时间，解决由于审批人不在岗不能及时签字的问题，缩短流程的办理周期。

新进教师申办校园卡流程优化前后对比如图3所示。图中，按照流程先后顺序进行标注。优化前，在开通四个功能的情况下，需要至少14个流程，教师本人直接参与的流程多达11个，流程烦琐，效率低下。优化后，由于各部门信息系统与学校共享库自动对接，教师校园卡的各个系统的权限将同步处理，总流程仅6个，新进教师只需提出申请和接受反馈两个步骤即可完成办理，大大提升了服务体验和服务效率，且各个部门的工作量没有增加。

图3 优化前后流程对比

另外，各类人员人脸库照片变更申请是为应对教职工初次未提交照片或照片不够清晰、老旧等原因无法顺利使用人脸消费、智能安防、人脸门禁、人脸签到等应用场景，须重新更新个人照片的情形。其主要流程是先由申请人提出申请，经学院、职能部门领导审核，然后提交至信息化办审核办理。同样，该业务涉及的部门较多且人员类型复杂，如果能网上审批，既可以让教职工少跑路，又能解决审批环节耗时问题。