围绕“协同创新”理念构建企业档案管理新体系

2022-11-14淮北矿业集团有限责任公司办公室戚会转

办公室业务 2022年1期

文/淮北矿业（集团）有限责任公司办公室戚会转

随着社会的进步和经济的增长，企业在发展的过程中会形成大量具有保存价值的重要信息资源，如果这些信息资源不能很好地被收集、整理、储存和利用，则会对企业的发展有一定的制约。相反地，如果企业能够建立起完善先进的档案管理体系，将产生的有保存价值的信息及时进行归纳总结、整理保存，满足随时进行有效查阅利用的需求，则对企业长远的发展具有很好的促进作用。同时，对于企业档案管理过程中管理不到位、档案利用率低等情况，通过“协同创新”管理模式就可以得到很好的解决，在新的档案管理模式的帮助下，越来越多的企业摆脱了传统档案管理的误区，真正实现了企业档案管理的现代化以及高效化。

一、企业档案管理现状

（一）归档材料成套性差。档案材料存在的意义是记录当前业务往来中产生的重要信息以及相关内容，方便在以后的工作中能够及时调阅查看，为下一步工作提供真实可靠的理论基础以及事实依据。因此，企业档案最重要的两个特性就是真实性和完整性。一份完整真实的档案可以为日后的工作提供很大帮助，避免少走弯路，提高工作效率。但是就目前企业档案管理现状来说，很多企业的档案材料存在残缺、分散或是被随意篡改等现象，这些情况对于档案安全管理来说是非常不利的，会导致档案材料失去本来该有的作用。同时，档案的缺失也很容易造成重要信息的丢失，让后续工作开展的难度成倍数增加，因为员工要花大量的时间和精力去收集原始资料，无形中降低了员工的工作效率。企业内部是由多个部门共同组成的，一项工作的完成通常都是很多部门、员工共同协作的劳动结果，在这个过程中如果没有特意强调资料的收集和保管，就不可避免地会出现资料的过于分散，档案管理人员需要花费很大的力气去收集成套的资料，还不一定能够收集齐全，直接导致了相关档案的缺失或遗漏，档案的完整性和准确性得不到有效保证。

（二）档案人员管理意识不强。不管是过去的纸质档案还是现在的电子档案，都需要专人进行科学管理，查借阅都要经过一套严格的审核流程。这样做的目的有两点：首先是为了明确知道档案材料的去向，如出现问题可以进行相关责任人员的追溯；其次是为了最大程度地保证档案内容的安全性，不泄密，原因在于企业档案中存储的内容基本仅限于企业内部使用以及流转，包含企业的独家信息和商业机密，所以安排专人对档案进行管理和保存也是为了防止过多的人知道企业秘密，确保企业的核心竞争力。但是通过对企业档案管理现状进行调研以及分析可以发现，部分档案管理人员对档案的安全管理意识并不强，对借阅流程的执行不够到位，收集的档案不能及时进行整理和归档，或是在归档过程中没有遵守相关的档案管理规范要求，只是随意地放进某个柜子里保存，档案工作要求不严，质量不高，制约了档案工作的正常开展。

从另一个方面来看，档案管理的工作性质决定了档案工作在企业中被视作“闲职”，档案管理部门的地位逐渐被边缘化，其他部门人员移交材料时不能很好地与档案人员沟通，将没有经过整理、缺乏系统性的材料交给档案人员。由于档案人员并不了解该部门工作的具体内容，在整理档案的过程中就容易出现错误以及缺漏，严重影响了档案的完整性、系统性，这也是目前企业档案管理现状中较为明显的一个劣势。

（三）档案利用率低。目前，企业档案管理更倾向于档案的收集和整理，档案信息资源开发利用比较薄弱。由于受人才、物力、财力等各方面条件的制约，更多的企业都是将档案库作为一个存储的地方，对于自己每次存储进去的内容并不十分清楚，时间一长就彻底地忘记了。久而久之，档案室成为了一个在人们观念中没有多大用处的地方，而档案中包含的各种信息以及有价值的工作经验、方式、方法等内容也得不到应有的重视和利用，慢慢地，就形成了一个恶性循环，由于企业档案利用率低，未能发挥档案在企业生产经营和管理决策中的支持作用，制约了企业管理的提升。

除此之外，档案人员自身业务水平及专业素质不高也是造成企业档案利用率低的根本原因。档案人员不能够从根本上了解档案价值的时效性，过度限制档案的借阅利用，将档案束之高阁，这样做是完全错误的，原因在于过了特定的时间段，档案内容就会失去本身的最大价值，就算后续有人来查阅，发现内容已经跟不上时代，满足不了当前工作的需要，自然不会对档案产生重视。长此以往，前来调阅档案的人就越来越少，档案的利用率自然也就降低了。

二、“协同创新”理念介绍

“协同创新”理念其实并不是近几年才出现的，早在20世纪便已经有学者对“协同创新”理念进行了科学详尽的阐述，提出了“协同创新”理念的根本就是协同和创新。“协同”是指与事件相关的各个主体需要共同合作，注重彼此之间的交流与沟通，在同一个标准下齐心协力，以求高质量地完成共同的目标。“创新”作为这个理念的第二个核心要素，注重的是实现目标过程中对于工作方法、工作标准或是工作理念的创新性研究。“协同”将事件的各个主体连接起来，形成一个统一的整体，并且分工明确，责任清晰，是事件能够顺利前进的根本保障，而“创新”则是赋予事件本身以及参与到事件中的各个主体灵活丰富的思想和行为特色，有了创新的思维，各工作主体就能够在具体的实践进程中发挥自身的创造力，对一些步骤、方法或是结论等进行创新化的重新演绎，赋予它们更新的含义和内容，是提高效率、提升准确率和丰富内容的重要理念。

在企业的档案管理工作中，“协同创新”理念的应用无疑是合适的。档案是与整个公司的各个部门都息息相关的，所以档案的管理需要依靠公司各部门的共同协作。从材料信息刚出现就开始有意识地进行收集和整理，防止后期资料的混乱以及丢失，尤其是一些专业性较强的工作材料，最好由专人进行收集和整理，之后再移交给档案管理人员进行归档和保存。在档案的日常管理工作中，所有相关人员都可以对整个流程或者档案管理制度等各方面进行思考，提出合理的意见或建议，发挥主观能动性，帮助档案管理工作向着规范有序、高效利用的方向迈进，从而帮助企业档案管理工作更上一层楼。

三、构建企业档案协同管理新体系

（一）建立企业各部门档案协同管理模式。建立企业内部档案协同管理模式不仅仅是将档案管理的各项工作分配到各个部门进行统一管理，更重要的是还要把档案管理规范、标准以及规章制度等落实到企业的每一个部门中，使档案管理系统化、全面化、协同化，彻底从过去的单独工作变为团体协作，使档案管理部门不再是以往被边缘化、无关紧要的闲职部门，使其作用得到真正发挥。为了构建这样的协同体系，企业内部需要从档案管理制度宣传、归档要求以及档案调阅管理三个层次上入手，全面展示档案管理工作的程序、意义以及作用，调动企业上下共同努力，协调推进，提升企业档案管理水平。1.针对档案管理制度宣传来说，首先，档案利用率低很大程度上是因为档案日常宣传力度不够高，员工在工作中利用档案意识不强，档案中存储的大量信息得不到有效利用，所以提高档案宣传力度可以增强员工的档案意识，认识到档案工作的重要性，充分发挥档案价值。其次，档案管理工作是一项十分严谨、细致、繁琐、程序化很强的管理性工作，不是简单的“收”与“存”，企业档案承载的是企业安全生产、经营管理、文化建设等方面重要的信息资源，宣传档案管理工作一定程度上也是改变人们对于传统档案工作的偏见，认识到档案管理工作的真谛。2.针对档案归档要求来说，要向全公司各个部门明确档案部门接收档案的条件及规范要求，各个部门尤其是一些专业性较强的部门将资料移交档案室之前应该尽量保持资料的系统性和成套性，不要一股脑地全丢给档案管理人员，因为档案管理人员并不具备足够高的专业知识，对专业资料也并不熟悉，整理起来难度会非常大。所以，只有各部门通力合作，才能有效促进档案收集、整理的规范化，为今后工作的利用打下坚实基础。3.针对档案调阅管理来说，这点主要是为了提高档案的利用率，调阅管理具体包括调阅手续、调阅范围、调阅内容、利用情况反馈等，为利用者提供全面、真实、有价值的档案信息，通过快捷、准确的利用，有效提升档案的查档率、查准率和查全率，最大限度发挥档案的自身价值和社会价值，为企业的发展提供强有力的支撑。

（二）探索企业各部门档案信息共享模式。传统的纸质档案因为份数有限，部门之间并不能同时接收到档案中的信息，这导致信息共享的时效性得不到体现。如今，大数据时代和互联网技术的全面发展，让档案信息从以往的纸质材料逐步演变为现在的电子数据格式，数据平台的加入不仅方便了档案的录入和管理，更方便了档案的共享，帮助需要档案的部门和人员能够同时接收到档案内容，不存在时间的差异。另外，通过信息共享模式的建立，档案的整理更加规范合理、利用更加准确高效。

要想建立起完善的各部门档案共享模式，需要采取更多措施来督促相关人员掌握档案管理规范要求，如把档案管理工作纳入企业建设计划、体系考核及岗位责任制等，列入干部作风督查范围，指定部门负责日常督查，定期通报档案归档情况，对消极应付、推诿扯皮、未按要求完成相关工作的责任人，进行严肃问责，从而增强企业员工档案管理的责任意识和重视程度，牢记不管是档案的收集整理还是查阅借阅等都要严格遵守管理流程，确保档案管理工作规范化、程序化、科学化。

四、推动企业档案管理数字化

（一）促进档案数字化进程。传统的纸质档案由于受环境影响容易出现受潮、虫蛀以及褪色等情况，使档案的载体安全、信息安全及利用工作受到影响。为了避免这种情况，推动档案数字化势在必行。将档案内容转变为数字形式存储在企业内部网络平台上，不仅管理起来清晰明了，也不容易出现损坏或者丢失等情况。同时，对一些机密文档的加密形式，也能防止其被人随意篡改或涂改。

在促进档案数字化过程中，首先要做到分批次、有顺序，将所有档案根据保管期限、密级、内容的重要程度等进行价值判定、分类，设定好优先级别，数字化过程中就可以做到有条不紊，不会出现档案的错误放置或者错误分类等情况。其次要做到档案目录级的信息化，企业档案门类繁多，包括文书档案、基本建设档案、科研档案、产品档案、会计档案等，每一份档案都需要管理人员拟写案卷标题，录入档案管理系统，形成电子目录，这样就可以在检索时迅速找到对应的档案内容，更加方便利用。最后是加强电子档案的安全管理，因为电子档案容易被复制以及传播，无形之中增加了企业秘密泄露的风险，所以电子档案的使用过程更应该被全程监管，做到去向明了、合理合规。

（二）构建档案信息化共享平台。档案数字化之后就需要建立一个平台来对其进行存储和运转，这个平台依托于网络，连接了公司的各个部门，将各个部门协同起来，一起管理并且使用档案，这就是档案信息化共享平台。在这个平台上，公司各部门从档案的整理上传，再到档案的申请利用，所有工作都可以在平台上进行，减少了中间过程，提高了工作效率，并且同一份档案可以同时被多个部门、人员同时使用，提高了档案的利用效率，提升了部门员工的工作质量。但是有一个问题需要注意，那就是档案电子信息化管理之后，档案管理人员也应该相应地提高自身的专业素质，不仅要全面提升档案管理业务水平，还应具备计算机管理方面的专业知识，从而更加高效地开展工作，保证档案的安全管理。