物联网技术在智慧档案建设中的应用研究

文/山东省单县机关事务服务中心 张志刚

物联网技术简单来说就是万物互联的技术，主要是通过无线网络实现物与物、人与物的互联。可以说物联网是现代智慧城市发展中最为重要的技术。智慧档案作为智慧城市的重要组成部分，在建设发展过程中物联网技术的应用必不可少，不仅可以有效提高档案的使用效率，还能节约大量的人力物力资源，提高档案的安全性，是档案发展的必然方向。

一、传统档案建设存在的问题与不足

（一）传统档案数字化改造及管理难度大。在信息技术高速发展的时代背景下，传统档案的数字化改造是必然趋势。传统档案以纸质档案为主，档案的保存条件要求高、档案占地面积大、档案查询不便等问题突出。通过大数据技术构建大型数据库，实现数字化改造不仅可以极大地确保档案的安全性，而且可以提高档案的使用效率。因此，档案的数字化改造是当前的重要任务。但是，由于我国传统档案的数量大，存储时间长，数字化改造存在一定的困难。而且智慧档案在发展过程中，很多档案仍采用传统的管理方式，不同部分之间没有完成信息化建设与沟通，管理网络不健全，影响了智慧档案的发展，并在一定程度上影响了电子档案的管理。因此，仅仅依靠数字化或信息化来打造智慧档案是远远不够的，需要在其中使用物联网技术。

（二）文件管理效率低，错误率高。由于传统的档案主要以人工管理和服务为主，无论是存储、查找等都完全依靠人工进行。而海量的档案资源与档案管理人员的不足很容易导致人为错误，不仅需要大量的劳动力，而且工作量巨大。因此，传统的档案文件在管理上效率低下、出错率高，这就需要用到物联网技术。

（三）文件安全管理存在漏洞。档案内有大量有价值的文件，对存储提出了更高要求，必须做好档案的保护工作。传统档案以纸质档案为主，对于存储的环境条件要求高，比如温湿度等。此外，必须有健全的消防系统来避免意外火灾导致的威胁。但是再严格的管理也必然存在安全漏洞。此外，档案还面临失窃的威胁，如果电子文件和纸质文件都没有得到适当的监控和管理而导致丢失，将严重威胁文件管理的安全。

二、智慧档案建设中的物联网技术应用方向

物联网技术的应用极大地拓展了智慧档案的功能，提高了档案的服务效率，同时也提高了档案的安全性。通过物联网，智慧档案实现了物理层面和信息层面的互联，为社会档案使用提供了一个高效的网络平台。智慧档案建设中的物联网技术应用方向主要分为四个内容，分别是：感知识别、文档定位、文档存储、智能决策。比如RFID标签的应用可以有效记录文档的所有信息，其可以在各类信息载体上，实现对文档的监控。并可使用基于网络的数据库技术来存储和共享详细的项目信息，以供各级档案管理系统使用。详情见表1。

表1 以物联网技术为基础的智慧档案系统

?

（一）感知识别。感知识别是物理世界与信息世界融合的重要环节。射频识别(RFID)是1980年发展起来的一种新型自动识别技术。它利用射频信号通过空间通信实现信息的无接触传输，并通过传输的信息实现个性识别。RFID标签包含档案标识、藏书地点、文件类别、书架信息、近期记录、安全保护等多种信息。在智慧档案管理系统中，常用的是高频无源标签，其通信频率范围为3～30MHz。除金属材料外，该频率波长可透过大部分材料，但往往会缩短读取距离，一般为1m左右，该频段为全球通用，没有特别限制。RFID标签还可以应用于门禁系统，实现身份的识别认证，并且引导人员完成档案查阅的所有步骤，完成所有的感知识别活动。

（二）定位系统。文档位置携带三个关键信息：时间、空间和对象。对这些信息的使用不仅可以提供对时效性的服务，还可以提供个性化、定制化的服务。常用的定位技术包括TOA定位、TDOA定位、AOA定位和RSSI定位。在智慧档案建设中常用的是RFID标签，优点是成本低。定位系统不仅可以实现文档的定位，还可以实现人员的定位，提高高效的服务，此外与GIS系统结合应用，对于文档的书目数据、借阅数据、档案当前所在位置都可以进行定位，电子防盗系统也可以利用位置信息来追踪文档的轨迹。

（三）文档存储。文档存储数字化是近年来发展的主要方向。传统的文档介质主要是纸质，具有多种劣势。随着阅读方式的网络化，档案数字化改造势在必行，以实现档案的远距离应用，满足现代社会的需求。这就要求通过物联网技术实现人与档案的互联，实时的感知档案的信息。同时，与传统互联网相比，物联网具有更深层次的智慧化特征，能够处理复杂的数据分析、聚合和计算，整合多维信息，从而支持智慧化管理决策。比如，大数据技术和云计算技术的发展，使得文档的存储以数据库为主。通过分布式存储与备份存储大大提高了档案的安全性，并通过各种应用程序实现使用。所以云存储是一个存储系统，以管理为核心的云计算系统。一旦智慧档案嵌入云存储平台，所有档案资源都可以通过虚拟化技术进行管理和均匀分布。

（四）智能决策。智能决策体现在智慧档案的使用阶段，通过识别技术、定位技术以及存储技术的支撑，如何高效合理地使用档案成为关键。其中数据挖掘技术可以通过大数据实现对档案的合理应用。通过不同的分类规则，数据挖掘可以实现对档案的合理分类，在用户使用档案时通过识别需求后，对档案进行定位找到档案的存储位置，然后调取。整个过程是智能决策的过程，此外，智能决策还可以根据档案的使用数据进行预测，形成新的服务规则，不断完善服务细节，以提高服务的效率。

三、物联网技术在智慧档案建设中的应用

（一）智慧档案中档案存储管理的应用。在建设智慧档案时，物联网技术可以有效提高档案存储管理的效率与安全性。通过RIFD技术，可以使用附加到文件的RIFD标签来定位文件。不仅方便管理文件存储，也方便查阅文件，大大提高了档案工作的效率，降低了存档错误的可能性，有效提升了智慧档案管理的效率。应用物联网技术打造智慧档案，是未来我国档案管理系统智慧化建设的重要趋势。

（二）档案安全监管的管理应用。档案安全是智慧档案建设的重中之重，尤其在数字化发展过程中如何防止档案失窃尤为重要。通过物联网技术的应用可以实现不同档案之间的联系，并利用RIFD标签和WSN技术对档案文件进行定位跟踪，不仅可以提高档案的检索效率，同时还可以实现多点备份与防止盗窃。此外，数据库的建设可以实现档案资料的实时查询，无须进行定期盘点，在档案出现缺失时可以及时发现，因此物联网技术可以有效提高智慧档案的安全监管。

（三）在智慧档案建设中的日常管理应用。在智慧档案管理的日常管理层面，物联网技术也能起到很好的作用。比如，可以智能调整纸质档案的存储温湿度，利用温湿度监测装置实时监控并自动调整；在火灾报警监控和消防系统中，可以对与火灾报警系统相关联的烟雾传感器进行监控，第一时间发送火灾报警信息；在档案的通风控制、照明控制上，都可以使用设备进行监测和调整，并通过信息技术上传到控制中心，实现真正的智慧管理。

（四）基于用户需求的服务创新水平的管理应用。智慧档案的创建不仅限于自动化，还要注意人们使用的感受和需要。因此，在物联网技术的支持下，智慧档案的创建应着眼于用户的需求，引入创新的知识服务。利用RIFD技术，可以智慧判断出用户的需求，进而分析用户的需求，在此基础上为用户提供更精准的信息服务。这种创新的知识服务不仅有效提高了文件搜索的效率，还简化了相应的文件借阅流程，可以帮助用户更快、更高效地找到所需文件。

四、结语

当今社会智慧化发展的程度越来越高，智慧档案的建设发展越来越快。物联网技术的应用可以实现档案资源的远程管理，并提高档案文件存储的安全性，不仅可以有效提高档案的应用效率，降低档案管理中出现的差错，而且可以从根本上改变传统档案的管理方式。可以说，通过与现代信息技术的联合应用，物联网技术从根本上改变了传统档案的管理与应用方式，对于档案在社会主义建设中发挥更大的作用意义重大。