双高背景下高校智慧化档案馆建设研究

文/天津职业大学图书馆（档案馆） 侯浩

一、引言

随着新一代信息技术的不断应用，中国职业教育不断发展，特别是中国特色高水平高职学校和专业建设计划（以下简称“双高计划”）的启动，越来越多的高等职业院校对于档案建设的需求和投入逐步加大，建设新型智慧档案馆成为落实高校内涵发展的重要举措，同时也是推动高校智慧建校工作提升、跨越的有力抓手。智慧档案馆是在数字档案馆之后档案馆的又一未来发展形态。它利用5G、大数据、物联网、移动边缘计算、人工智能等新技术，实现对传统档案管理流程的“智慧化”。

二、现状与问题

（一）政策引导不及时。档案部门的建设是一项长期繁杂的项目，尤其是智慧档案馆的建设工作。现今很多高校，特别是高等职业院校因环境因素所限，还没有智慧档案馆筹备、规划、成立以及后期运维的中长期科学管理模式和资源搭配合理成体系的基础政策。没有制定与之匹配的管理方式和引导政策，更没有一个相对统一的管理规范，这就导致在智慧校园整体设计时没有将智慧档案馆的设计纳入其中，从而影响未来数据对接和智慧校园建设，容易造成档案馆在智慧互联时代成为“信息孤岛”。

（二）基础建设不充分。随着“双高计划”的快速推进，各高校对智慧校园建设投入了大量的人力物力，但一些基础硬件设备和条件的不足仍制约着智慧档案馆的发展。主要体现在：一是在建设智慧档案馆前，要实现馆内档案的全部数字化工作，在此基础上才能建设智慧化档案馆，可大部分高校的档案工作还是针对实体，部分高校开始或正在进行实体档案数字化加工，只有少部分高校完成了全部档案的数字化工作，这一点就成了发展智慧档案馆的瓶颈性因素；二是档案馆内设备虽已达标，但仍不具备实现智慧化档案工作的可能，如要实现档案的自动存取功能，就需要在安装新型系统的基础上，建立全监控库房、安装门禁管理、采用RFID模式、更新智能密集架、引进机器人传送装备等，这一系列的设施设备建设是左右智慧档案馆建设的基础性因素。

通过各个高校间对比发现，有很多高校的档案工作仍旧沿用过去相对初级的管理模式，其所应用的管理系统仍为单机操作系统，相对简单，仅有一些初步的录入、查检功能，其利用、编研、信息统计、库房联动管理模块属性相对缺失，与国家对数字化、智能化管理的要求存在相当大的差距，并且其对馆藏内容存量的数字化、增量电子文件归档等基础建设工作还在陆续开展。大部分的文件资源还是以纸质载体的传统档案为主，虽然形成了大量的电子文件，但是不具备可上传、可利用的操作功能，用单机的档案管理系统仅能够查询到档案案卷目录，再依据目录内容从实体库房找到案卷进行调阅，耗费大量人力资源，效率不高。

（三）队伍建设不匹配。近年来，各高校在“双高计划”的发展下，档案管理工作越来越被重视，且人才队伍在思想认识、实践能力等方面都有一定的提高，但是档案管理工作人员大多为非档案专业出身，其专业水平以及信息化能力等不足以满足智慧档案馆的建设发展。在学历专业方面，虽然具有研究生学历的人才不断增加，但在研究领域与专业对口上，档案队伍中缺乏档案专业背景的人才，其专业能力多以继续教育和自我学习为主。另外，档案馆智慧化建设队伍储备不足，计算机专业人才不多，且同时具备档案、计算机能力的多面手人才少之又少。再者，对于人才梯队建设工作的重视程度不够大。限于各校人、财、物等方面的投入不同，档案工作部门在人才梯队建设、相关培训等环节投入比重不够，不能为档案事业发展培养后备力量，这也从基础上限制了档案馆事业的前进。

三、存在问题的原因分析

（一）规范制度不够健全。同智慧化档案工作起步较早的各国比较，中国目前关于智慧化档案馆建设的相应制度不够健全。特别是在智慧化档案馆建设长期发展规划方面引导不及时、配套支持政策不明确、运行管理规范不清晰等等，这些问题从顶层设计方面阻碍了智慧档案工作的发展，从而影响了智慧档案馆建设工作的推进。

（二）数字化工作滞后、资金投入不足。智慧化档案工作的依托就是馆藏档案的数字化工作，辅助现有的5G网络技术和大数据支撑以及智能档案系统等等项目的综合利用。但从现有实际情况分析，目前各高校均在推进馆藏档案数字化的工作，可因为投入不足、与其他工作相比重视不够、基础设备缺乏等因素的制约，随之就形成了各校档案数字化工作发展不均衡，总体发展不能达到建设智慧化档案馆的水平。

（三）对人才队伍重视不够。高校的教科研工作一直是学校推动工作的焦点和重点，档案管理部门作为学校二级教学辅助部门，其位置也变得像辅助功能一样趋于边缘化，而作为档案管理部门的工作人员，就显得更不重要，从各校的招聘工作就可看出，往往档案部门聘用的多是校内待消化的非专业人员，想得到档案、计算机等相关专业的人才很难。

人才队伍的管理机制缺失。为什么会有很多校内转岗人员的存在，没有更多的新任报考档案工作岗位？多数人意识中的档案工作很轻松，考核不是很难，同时未来也缺少发展。其实就是对档案人员的考核没有设置明确的工作等量和等第，同时在职称评聘、学访交流、考核评定、奖励促进等方面，现在的体制还不能满足档案事业的发展。

另外，从高校馆室档案管理人员的主观角度来看，其平常的工作内容相对繁杂而且数量很多，从事的基本是围绕学校主体工作进行的辅助性、配套性服务工作，按照要求进行配合的机械检索等内容，缺乏对工作经验的总结提升，缺少对自身理论和专业素养的建设，科研课题、论文、专利、发明等业绩成果产出量低，科学研究能力弱。档案管理人员经常伏案工作，对于远景规划和自我发展规划，思路不开阔，前景不明朗，职业生涯发展方向不明确而且渠道单一。

四、解决问题的途径

（一）尊重档案工作发展规律。制定适宜的配套政策制度是智慧化档案馆建立首先要解决的问题之一。首先，要建立国家和省市实际政策相适宜的智慧档案馆，定制一些适宜的配套政策制度，从早、从快、从新布局顶层建设工作。有了国家政策的支持，各高校在建设智慧化档案馆上就有了明确的方向以及科学的引导，从而在网络通信、信息基础、大数据平台等技术和智慧化管理等方面，能够更好投入到智慧档案馆建设。

其中，日常各项规章制度的建立是智慧档案馆运行的基础，各高校在“双高计划”背景下，要乘势而上，根据实际状况结合档案工作的未来发展趋势，从长计议，站在大局的角度，对应未来长期管理的需要，根据智慧化工作的特点，通过制度规范档案馆的借阅、安全保密、库房管理、统计检索、鉴定等工作环节，并通过制度的建立，在双高建设过程中，确保对高校智慧化档案工作给予人才引进、物资保障和财力支持。需要注意的是，要与时俱进，提高观念意识，改变常态惯性的思维模式，充分大胆地引入新制度、新技术、新设备、新理论，主动出击将更多的智慧化元素引入高校档案工作。同时在同地区、同区域内倡导引入各校联合制策，为未来的智慧融通、大数据的有效利用打好基础。

（二）依托学校“双高计划”建设，加强档案工作智慧化。智慧档案馆的建设需要相对充足的财力支撑，包括智能管理系统、自动化档案柜、恒温恒湿机、档案消毒柜、智慧化档案自助一体机等等硬件的引入。而档案管理工作在学校建设中，长期处在辅助的角色中，其建设与学校投入重视程度高低有着密切的联系。因为档案管理工作往往不能直接对学校的工作产生直接的作用和功效，其工作往往很难被理解，更难讲对档案工作的认同，所以在相关项目的年度预算上，学校给予其他部门的相对多些，分配给档案部门的相对少些。随着“双高计划”的建设，带给高校一次重要的发展机遇，尤其是在智慧化基础设施的建设上。高校档案馆作为延续学校历史文脉、传承学校发展经验的重要部门，档案馆建设必将纳入学校智慧校园建设中，档案管理部门应借“双高计划”之东风，向学校提出合理的建设方案，加大投入建设智慧化档案馆的力度。

在国家和省市级各层面均在大力倡导和推进智慧城市的有力条件下，智慧校园建设也在如火如荼的发展中，特别是在数据平台共建、信息资源共通以及网络硬件建设方面，能够有效地推动智慧档案馆的发展建设。这样一来，可以大大节约开支，使有限资金能够应用于更多项目建设，例如在全校投资建设智能办公系统的同时，将智能档案管理子系统列入建设清单，这样就在建设智能档案系统的同时节省了单独购买的费用，从整体上达到了资金优化使用。除了节流之外还要进行开源，才能够保障档案馆智慧化工作的推进。落实《国家职业教育改革实施方案》的重要举措之一的双高计划，其工作目标——5个提升中的信息化水平提升，正是智慧化校园和智慧档案馆建设的政策与配套资金保障。在高校进行双高建设的顶层设计和预算中，明确智慧档案馆工作的配套支持。

（三）健全档案工作队伍，引进对口专业人才。通过构建由档案工作委员会、档案馆专职人员以及各部门兼职档案员所构成的高校档案工作层级管理架构，可以将相关制度、模式、指导要求特别是信息化智慧化技术等一一贯彻落实到细节中去，融入高校工作的各项环节，保障档案工作的全面性、科学性、先进性，实现馆藏内容的增量电子化、库存信息化、使用智能化。

同时，还要加速档案工作队伍的升级工作，借由双高建设之机，引入大量的信息专业人才。大多数高校档案馆，原始的人才引入大多是校内的转岗聘任，随着档案工作的受关注程度越来越高，学校引进专业人才指标也随之而涨，往往都能够引进档案学和情报学的专业人才。但对于智慧化档案馆的建设来说，高校档案工作部门的现状是，信息技术人才相对缺乏，不能保障在智慧化档案建设工作中担负起档案馆建设的信息化、数字化管理工作。同时，从出于安全等档案特有属性的角度出发，与之相关的服务器存储、网络云端安排、数据库备份等数字化操控，以及存储信息监控、服务器运行监控、用户角色监控、数据库运维等一系列信息化技术工作都应该由档案馆内的专业人员负责。

除此之外，还要在高校智慧档案馆建设中努力建设一支能打硬仗、胜仗的专业队伍。从馆内工作人员自身角度出发，要与时俱进地学习相关信息化、数字化、智能化业务，比如纸质档案数字全流程实施、大数据统计与挖掘、人脸识别安全系统、办公电子文件无缝衔接归档等新的工作方式和技术，深挖内涵建设，做到向书本学、向网络学、向同行学、向专业人士学，打破原有思维模式，建立知识结构充实的能够满足现有业务需要的应用知识结构体系。从业务培训的角度出发，加强馆内原有人员和兼职档案工作人员的信息化、数字化、智能化培训工作，及时引导、加大力度、提供机会，促进已在岗人员快速掌握新技术、新设备、新模式。倡导引入金字塔培训模式，先使初始培训或使馆内一位专业人员获得相关技能或技术，通过这位专业人员的熟悉以及实践后，在馆内进行多次和实时的培训，引导馆内工作人员掌握相关技术和技能，达到点成线、线成面效果，通过一对多或多对多的形式将技术和技能向档案工作体系的下一级传递，从而形成全覆盖模式。

五、结语

国家“双高计划”建设要求到2035年，推动一批高职学校和专业群达到国际先进水平，引领职业教育实现现代化，为促进经济社会发展和提高国家竞争力提供优质人才资源支撑。加快推进智慧校园建设无疑是最有益的路径、最有效的工程，这其中智慧档案馆的建设必不可少。因此，作为档案管理部门应该符合时代发展趋势，乘“双高计划”之东风，在馆藏内容数字化建设的基础上，制定与智慧化档案馆相匹配的制度政策，建设科学合理的管理人员队伍，引入专业技能人才，将传统档案的收集、管理、保存、利用、编研等一系列流程和工作方式等作相应的变化调整，创新工作理念运用新型技术设备，对基础设备设施进行升级改造引进，同时采用新的模式、办法、操作技能，投入智慧档案馆建设中，实现为党管档，为校存史、育人、宣传等功效，为国家职业教育和学校发展建设添砖加瓦。