探讨档案库房一体化智能管理的发展

2022-11-14中央广播电视总台徐青

办公室业务 2022年8期

文/中央广播电视总台徐青

档案属于不可再生资源，具备唯一性与原始性等特征，随着档案资源开发力度的加大，档案管理的难度随之提高，如何安全有效地保护与延长档案的寿命，成为档案管理在现代化发展进程中急需解决的问题。在数字化档案管理需求的推动下，档案库房一体化智能管理系统的建设进程加速，借助智能密集架和定位传感器等设备，视频监控服务与文件存储服务等服务，实现了从实体档案到电子档案的收集、管理、存放、利用一体化管理，并逐步向精细化与智能化档案库房管理趋势发展。

一、档案库房内基础设施

档案库房一体化智能管理系统对档案库房内的所有设备进行一体化管理，设备包括标签打印机和标签读写器及RFID标签等智慧物联感知设备；智能监测门禁与温湿度监测和恒温消毒监控一体机及漏水监测等智能环境管控设备；查询平台和智能终端及BOE画屏与交付平板等综合信息展示设备；签批一体机与资料交接台和智能档案管理桌、智能文件柜等智能信息采集设备；智能盘点机器人与智能盘点车等智慧集成管控设备；管理员工作站与档案报送专用箱及智能巡检机器人等智能协同服务设备；防磁柜与智能档案管理柜和智能杀毒机器人等智能保管保护设备。各种设备集中一体化管理，利用统一专用设备接口与库房局域网总线对接，独立运行的各功能设备，围绕设定的逻辑与特定的要求进行联动运行，实现档案的智能化存取与库房环境智能调节及库房空气质量净化等功用，全方位确保档案的安全与寿命。

其中ZX-D601型智能文件柜是基于每份文件具备一枚电子标签的原理，利用UHF RFID技术进行非接触式的文件流转，可用于材料交流与流转时的信息快速采集，通过文件材料专人的专管、专送和专取，确保文件与档案信息的安全。具备以下功能：一是主副柜可自由组合。二是运维操作安全可控。档案柜在刷卡安全认证后才能打开，具备设备故障监测功能，通过接口可实现远程的监控与诊断，日常维护的难度降低。三是非法离架主动监测。报警提醒离架时间超出预期的档案或是未办理调阅申请的档案。四是自动更新上下柜信息。电子锁在刷卡认证后解锁，用户放入或取出档案，系统会自动进行档案的上下架工作。五是无缝对接档案系统。通过标准接口与档案管理系统无缝对接。六是在库档案实时监控。系统利用TCP/IP的方式展开集群部署，具备在架档案实时监控与错架提示等功能。

其中ZL-1000HZC-A4签批一体机，用于窗口主要业务的受办理和数据采集，具备人脸影像双采集和文稿拍摄留痕迹及国密安全运输、签名评价双办理、身份指纹双识别等功能特征。

二、档案库房一体化智能管理体系的建设思路

施行档案库房一体化智能管理手段，能够优化与精细化控制档案管理环境，并确保档案与工作人员的安全。智能管理体系将库房划分为多个层次区域，各区域配置区域控制器，要求控制器处于正常工作状态，满足对体系系统的集中控制要求，确保系统中的各项功能与系统设备有效对接。档案库房一体化智能管理系统的建设思路，需始终围绕“接口确定”与“系统搭建”和“智能应用”的要求进行。

（一）接口确定。基于国际通用Web Services控制措施的档案库房一体化智能管理系统，区域控制器利用通信接口，实现对系统平台的智能化密集管理，包括对库房内各设备的智能化联通。尤其是RFID技术的开放式接口设置与OCX模式的应用，更利于达到系统强化可扩展性与弱化程序内部耦合度的效果。

（二）系统搭建。在档案库房一体化智能管理系统的搭建工作中，系统以服务为基础，库房是所有服务开展的核心。服务涉及网络服务、文件存储服务、档案服务、库房设备联动服务、邮件服务、短信服务、视频监控服务、库房环境数据采集服务等。各服务间发挥协同运作效应，促使库房环境与档案存放及员工的人身等更加安全。系统中的服务内容类型多样化，围绕档案服务管理展开运作，接口是系统运营的重要衔接段，各种服务类型在接口的支持下，实现对档案库房的信息化建设与智能化管理。各服务段均确保统一调度与协同工作过程，促使系统应用价值的充分发挥。

（三）智能应用。系统的智能应用，主要体现在以下几方面：一是基于RFID的库房档案定位体系。通过RFID平台提供的电子标签实现非接触式管理，将数字档案及使用者身份录入电子标签中，为各份档案建立RFID身份信息识别，同时配合RFID的智能门禁和密集架等设备，促使档案人性化定位系统尽快成型，最终实现档案的精细化管理。二是环境监测控制云平台。利用云技术平台与环境标准微型传感智能设备，检测库房内的空气质量和温湿度等环境条件。利用VOC有机挥发物传感器分析与模糊控制和智能化处理各环境数据，确保库房内的环境达标。三是基于云平台技术的APP。智能移动终端设备下载APP后，可通过其远程的查看与控制方面，有效控制库房内的环境数据。同时APP具备报警提醒的功能模块，能够确保库房内的环境安全稳定。

（四）系统突出特点。在现代信息化技术的发展带动下，档案库房一体化智能管理系统的构建，实现了档案管理模式的创新，促使档案库房管理办法与制度逐步优化，逐步向档案库房管理的智能化、规范化和效能化等标准靠拢。尤其是技防、人防及物防三位一体的档案安全防范体系构建，更利于提高档案管理的安全水平。一是利用RFID识别技术，精准定位与快速查询库房内的海量档案数据，真正实现了档案资料的无序存放与有序管理，管理效能与质量持续改进。二是管理人员对档案的出入库情况及时掌握，可查询某时间段的全部档案出入库信息，或是快速调出几个全宗的档案出入库信息，及时了解馆藏结构的细微变化，利于对社会公众需求的深入研究。三是采取环境智能管理模式，系统会根据档案的管理要求，自动汇总数据与生成季度或全年的库房温湿度报表，对温湿度参数变化情况的了解更加简单与快捷。四是管理人员能够及时并全面掌握库房内的信息，对合理控制库房内设备的运行与标准设定库房内设备的参数有着积极意义，促使库房内的设备处于最佳运行状态。五是一体化智能管理系统能够高效落实“八防”联动，切实提高档案实体与档案库区的安全水平。六是一体化智能管理系统在档案库盘点工作效率与管理成效等方面的优势特征，都是传统手工模式不能比拟的。

三、一体化功能平台建设

（一）智能密集架控制系统。基于PLC集成系统的智能电动密集架，具备可靠性、科学性和工业性等优势特征，通过对单片机功能的创新，拓展了应急助推与一键式操控和左右双开等功能模块。一是左右双开功能。两侧支架可同时打开，满足两个人同时进入该区域内的两侧并同时调阅档案。二是一键操控功能。将架体的启闭等操作按键任务，设置为单一的按键。三是应急助推功能。调档中出现电机故障问题，将无法开启架体，而控制系统可及时了解与显示故障位置，周围架体受到系统发出的信号后，会推动故障位置架体移动，促使故障处架体打开。周围架体完成操作后会回归于正常的位置。四是通风功能。用于架体内温湿度的自动调节。感温感湿系统会根据设定的温湿度参数标准，在架体温湿度不达标的情况下，自动打开通风功能以调节温湿度。五是自照明功能。当有人经过架体时，架体自带的灯将会开启，灯在无人时会自动熄灭。自动照明功能有环保与便捷及实用等功能。六是保护功能。电路在超负荷或漏电的情况下，会自动切断回路并开启自我保护功能，确保系统中的电路和其他功能不受影响。

（二）档案实体管理系统。在档案库房中应用智能管理系统，可提高操作规范性、便捷性及工作效率。尤其是档案实体管理系统的智能化操作，促使库区的档案入库与借阅调取等工作更加便捷高效。

（三）安全管控系统。档案库房的安全管控系统，包括视频监测系统、门禁系统、红外线感应系统、视频监测系统、消防系统等。库房门口设置磁卡门禁系统，授权后的管理人员方可持卡入内。通过指纹门禁系统的设置，达到档案的双重保护效果。红外线检测系统设置在进出口处，系统会全方位监测与管理进入库房的工作人员。红外线感应系统联合视频监测系统，并对接管理平台，更利于提高档案库房的安全可靠性。GQQ70/2.5-72型号的消防系统产品，有传输距离短、灭火效率高；无毒无害；不导电无污染，对档案资料无伤害；系统参数完整设计，动作可靠，长期贮存不易泄露等优势特征。

（四）主控系统。主控系统近似于人的大脑，是控制所有功能实现的中心。主控系统集中管理智能系统，确保智能系统规范运行，更利于提高档案库房的管理成效。