如何提升国有企业综合办公室的管理能力

文/中国运载火箭技术研究院 王彩霞 胡荇玲 周之翔 李源

一、综合办公室的主要职能

企业办公室是连接领导层和各部门、广大员工的“桥梁”，是集决策、指挥和执行系统为一体的协调部门。企业办公室管理是指通过计划、组织、控制、实施，有效优化和利用现有资源，实现工作目标，同时也是贯穿全程的管理活动，强调按照领导的指示组织相关人员完成既定目标，管理对象涉及人力、财务和物资等多个方面，管理本质是协调和服务于企业发展，在保障企业的正常生产运行中发挥着重要作用。

（一）参谋助手。在激烈的市场竞争中，企业时刻都要面对重大问题并对其进行科学合理的解决，办公室人员需发挥集体智慧，对领导的正确决策起到辅助作用。做好领导的参谋助手，是每一位办公室工作人员最主要的职能。参谋作用体现在三个方面：第一，搜集资料和信息，在时效范围内及时整理，向领导准确反映实际情况；第二，按照领导工作要求，起草重要文件和政策规章，并下发给各部门执行落实；第三，针对企业日常工作中面临的挑战和重难点，有针对性地提出对策和建议。面对不断变化的外部环境，企业办公室需要围绕不同时期的工作重点和形势特点，坚决贯彻落实上级指示决定，通过收集、加工、提供信息，做好参谋助手。

（二）综合协调。综合协调是企业办公室的基本职能和重要工作方法。在企业运行的过程中，办公室承担着文件起草、会议组织、处理事务等多项工作，协助领导统筹协调各项工作，综合分析各种情况，协调各职能部门的力量，从而形成合力，确保企业正常运转和各项工作有序开展。随着企业发展的深入，多部门相互协作的重要性日益显现，企业办公室通过综合协调形成分工明确、流程有序的工作模式，有助于提升工作效能，确保开展工作过程中贯彻落实上级的重大部署和企业的重要决策，为企业高质量发展提供有力保障。

（三）全面服务。企业办公室管理的本质是服务，办公室人员要围绕“三服务”开展工作，即服务大局、服务部门和服务员工。服务大局强调从组织全局角度定位和开展办公室工作；服务部门强调统筹联动各部门力量，促进日常事务高效运转；服务员工强调重视一线和基层工作，将服务做在前面，在日常工作中提供优质服务。在做好参谋助手和综合协调工作的同时，办公室管理人员应不断增强服务意识，提升服务能力。

（四）督促检查。督促检查包含督办、敦促和检查三方面，是科学管理的重要组成部分，有利于推动企业重大决策和各项工作的贯彻落实。企业办公室需要抓好党和国家的大政方针和上级重要决策在本单位的贯彻，抓好企业重要决策和领导交办事项的落实，通过建立督办台账或专项督办机制，敦促各部门按计划推进工作，并及时了解事态进展，提出解决途径，做到件件有结果、事事有回音，确保上级要求落到实处、产生效果，推进组织高效运转。

二、综合办公室的工作特点与重要意义

（一）办公室工作特点。1.综合性。在企业实施管理的过程中，办公室是各种因素相互联系、相互作用的节点，是整个企业运行管理机制的重要构成部分。办公室业务往往涉及多个部门、不同性质的工作，范围广、内容丰富、综合性强。除了文稿处理、督促检查、会议接待等职责外，办公室还负责传达上级政策精神和重要部署，掌握本单位的重点工作计划、工作安排在各部门的贯彻实施情况。为保证企业上下步调一致开展工作，办公室需要开展大量的沟通协调工作，确保政令畅通。2.专业性。企业办公室的每一项工作都对专业能力有较高要求，从文字写作到信息处理，从统筹安排到沟通协调，都需要一定的专业知识和技能。在事务纷繁的表象下，是一个个精密运转的齿轮，只有每一位办公室人员熟练掌握工作技能，形成专业能力，才能将办文、办会、办事这一综合职能协调运转。企业办公室管理工作是综合性与专业性的统一，专业性是综合性的基础，综合性是专业性的集中。只有准确把握职能定位，全面了解业务特点，具备扎实的专业知识，并在工作实践中不断提升业务能力，才能出色完成企业办公室各项综合性事务，为企业高质量发展提供有力支撑。

（二）重要意义。1.组织层面。办公室管理与企业发展紧密相连。企业办公室作为综合办事机构，承担着参谋助手、综合协调、全面服务、督促检查等多项职能，其工作水平和工作质量对企业的正常运转和效率有着重要影响，也在一定程度上反映着组织的形象。办公室的管理与企业发展紧密相连，组织决策需要办公室发挥参谋助手作用，办文办会需要办公室组织协调，工作落实需要办公室督查督办。办公室管理的科学化程度，直接影响着企业运行效率。2.效能层面。办公室管理与组织效能息息相关。企业组织效能强调设定适当目标并提升实现目标的能力，只有对组织有所贡献的产出才是有效产出。组织效能不仅体现在单个部门的考核结果，更强调从宏观和全局的角度来诠释组织的运行发展程度。企业办公室的重要职能之一便是贯彻落实各项上级决策，保证组织统一思想和目标，努力协调好各方关系。作为联系各部门的纽带，企业办公室在计划制定与分解、活动组织实施、综合性事务协调等环节发挥着重要作用，直接影响着企业组织效能的高低。

三、管理能力提升思考与建议

（一）对标履责，做好参谋助手。对标办公室业务的主要职能，找准部门在组织中的定位，围绕如何准确、高效履责，按照问题导向和目标导向，开展管理能力提升专项工作。通过针对性的调研活动，学习先进的综合管理理念、方法、经验，在形成调研报告的基础上，提出工作方法改进建议，强化“细”“实”的工作作风，明确工作标准，简化内部流程。同时，加强职业化团队建设，对办公室业务管理人员进行工作规律、工作方法等方面的专项培训，并定期开展针对性培训与内部交流，切实提升工作的科学性、预见性和创造性，为领导决策提供有效支撑。

（二）加强协作，提升综合协调效率。办公室工作的核心职责之一是纵向沟通与横向协调：纵向沟通主要是通过与上级联系和协调，了解领导工作思路和要求，做到上令下行、下情上达，确保政令畅通、步调一致；横向协调主要是与各部门及时交流，掌握工作最新进展，使各部门各司其职，确保各个环节协调互补、和谐有序。因此，要积极发挥牵头抓总的作用，建立和完善内部沟通渠道和协调机制，主动加强与各部门之间的沟通联系，协调解决工作中遇到的困难和问题，及时跟进了解任务进展情况，逐步形成完善的“部署、推动、落实、反馈”的工作运行机制。

（三）优化流程，提升全面服务质量。基于办公室工作综合性强、协调量大的特点，健全制度和规范流程对于提升工作效率和服务质量至关重要。通过客观评价办公室各项业务流程管理现状，分析各活动的必要性和执行过程中存在的问题，开展流程梳理、优化、再造，规范办文、办会、办事程序，建立运转协调、行为规范、保障有力的工作运行机制。此外，提升信息化水平、实施办公自动化是提高办公室管理工作效率的重要途径，要加强软件平台建设，如组织内部的综合协调平台，实现信息共享，减少重复汇报，提升工作效率；同时，要加强工作流程电子化建设，实现数据、流程动态实时更新，为领导决策提供有力支撑，提升工作的实效性。

（四）建立机制，实现督办闭环管理。针对上级领导重要指示批示的落实情况、上级重大决策部署的贯彻落实情况、上级领导交办事项的落实情况、事业部重要会议及重要决策事项的落实情况，建立待办事项台账和督办落实制度，对待办事项进行全过程、动态化管理，适时进行督办提醒，定期对督办情况进行反馈与通报，并将待办事项按时完成情况纳入考核体系，推进重点工作闭环落实。

四、结语

综合办公室的能力影响着企业的软实力，办公室应围绕职能准确定位，掌握科学有效的管理方法，面对新形势、新挑战做出积极转变，提升业务能力，履行好“参谋助手、综合协调、全面服务、督促检查”的工作职责，形成职责清晰、管理精细、流程顺畅、协调高效的综合管理体系，高效完成各项工作任务，为企业的高质量发展提供有力支撑。