国有科研型企业办公室业务存在的问题与对策

2022-11-14中广核研究院有限公司邱丹

办公室业务 2022年8期

文/中广核研究院有限公司邱丹

办公室作为企业内部重要职能部门，承担着参谋助手、综合协调、职能管控和服务窗口等重要角色，需要以服务核心科研业务为牵引，认真审视自身问题，与时俱进，持续提质增效，保障和支持科技创新多出成果、快出成果。

一、国有科研型企业办公室业务存在的问题

（一）业务负荷重，从业人员的价值感不足。国有科研型企业办公室工作本身具有业务覆盖面广且质量要求高、业务繁琐细碎且时效性强、业务负荷重且资源有限的特征，办公室从业人员常常身兼数职，加班加点几乎成为办公室从业人员的常态化工作状态。与此同时，对比企业管理层对核心业务圈在资金和关注度上的高度倾斜、科研人员科研成果产出时的亮眼光环等，办公室人员常常会对自己所从事工作的价值产生疑问，难以建立办公室业务与公司发展、科技创新成果产出之间的价值关联，业务认同感不强，较难持续保持高度的责任意识和工作热情。

（二）业务服务散，科研业务的保障力不足。办公室业务条线的细分，虽有利于办公室从业人员明晰职责分工，但在实际业务运作过程中，也存在业务服务分散、管理接口多、信息化水平参差不齐等衍生问题，导致一事多头管理、多路径办理，影响办公室的服务效率，导致出现对科研业务的保障不够全面和高效的问题。

（三）业务管控细，办公业务的满意度不足。基于办公室业务“细致”这一天然属性，管控指标的设置通常习惯性细化到各类业务的“神经末梢”，求全求大，甚至直接将管控指标当成业务质量标准，十余个办公业务领域的管控指标数量可达上百个甚至更多。“厚厚一本”管控指标让人无所适从，压制了办公业务开展的活力和动力，降低科研部门和科研人员对办公业务的满意度。

（四）业务创新弱，科研业务的支撑力不足。国有科研型企业大多承担着国家或集团级的重大科研项目，需要质量水平高的办公业务协同，办公室势必需与科研业务同频共振，不断创新方式方法，支撑重大科研任务高效推进。然而，囿于国有企业传统办公室工作模式的沿袭、办公室从业人员事务性工作重等原因，国有科研型企业办公室常常沉浸于照章办事，完成简单的上传下达等事务性、基础性工作，忽视了把握局势、“抬头看天”，导致业务创新性不足，业务实效不能很好地匹配国有科研型企业发展需求，对科研业务的支撑力有待强化。

（五）党建融合弱，党建优势发挥不足。国有科研企业抓党建与业务融合重点聚焦科研队伍领域，办公室等职能领域存在强党建促发展的主动性不足、经验不够、标准不高的情况；同时，由于办公室自身业务繁重，从业人员较难沉下心、投入时间来分析和寻找党建与业务的融合点；或者是虽然找到了一些融合点，但融合方式欠妥、深入不够、效果欠佳。此外，办公室业务岗位暂无完备的从业资格准入或者党建理论学习要求或机制，仍存在比例不低的非党员从业人员，对党建理论掌握天然不足，如何在业务中发挥党建优势显得心有余而力不足。

二、国有科研型企业办公室业务提质增效的策略

（一）塑造独特文化，强化办公室队伍的精神内核。国有科研型企业需充分认识到办公室作为公司“参谋中心、服务中心、信息中心、督办中心、协调中心”的重要作用和价值，重视办公室队伍建设。企业在加强办公室队伍力量配置、能力建设的同时，还应从队伍实际状态出发，着力通过文化塑造强化办公室从业人员的思想引导，提升队伍的凝聚力和向心力，确保业务质量和效率。此外，办公室业务负责人要勤于思考所属业务与公司发展、科研成果产出之间的价值关联，避免无效作为，同步通过内外部宣传合理适度将办公室工作的“功劳”与“苦劳”显象化、可视化，提升办公室从业人员的价值感、荣誉感。

（二）提升服务效能，强化科研业务保障。国有科研型企业办公室应主动“走出去”，持续了解行业先进科研型企业，尤其是先进民营科研型企业“效率至上”的办公室业务运作模式，加强对标学习，以开放的姿态引进“他山之石”；与此同时，在国家大力号召为科研人员减负松绑的形势要求之下，办公室要尽量杜绝安排科研人员参加除科研、学术活动之外的“场面性、站台性”活动、承担无实质意义的交报告、填表格等事务性工作，同时主动深入科研一线，通过“一对一”上门服务等举措充分了解科研部门和科研人员的需求和疑问，及时予以解决或澄清，打通科研人员减负工作的“最后一公里”；此外，办公室应主动结合本企业科研业务需求，梳理办公业务流程和平台，以提质增效为导向，在满足合规和保密安全的基础上集约精简办事流程，构建智能友好、系统协同、移动便捷的办公平台，让科研人员一件事一个端口进入，一件事一个流程办结。

（三）精益效能管控，强化关键业务质量把控。办公业务管控指标过多，就会迷失管控重点。对此，办公室要做好管理要求的分层落实，以及管控和服务的协同并进。一要尽可能通过办公系统平台固化基础性管控要求，避免科研人员耗时费力去了解和掌握大量基础性办公业务管理要求。如，在公文管理领域，应在系统平台中配置公文模板、固化公文要素和格式，而不再设置公文格式差错率的指标；通过系统自动识别文件密级后限制公文阅知对象，而不再设置公文超范围封发的管控指标等。二要在明确办公业务合法合规要求的基础上，适度下放管控权限至科研部门，释放基层办公业务开展活力，办公室则可通过综合监督的形式对科研部门的业务合规性进行定期监督，对发现的问题通过培训辅导、限期整改等方式予以纠正，对发现的良好实践加以提炼和推广，促进企业整体办公业务的良性发展。三要结合本单位实际，梳理办公业务领域的痛点和难点，选取关键管控指标来强化管理导向，同时辅以适当的服务来保障业务质量。如，因会议室资源严重不足，导致各部门因争抢会议室产生矛盾时，办公室可将会议室资源高效利用为目标设置关键指标，对会议效能提升、会议室合理使用强化引导。与此同时，积极倡导网络视频会议形式，主动提供网络会议操作指引和便捷的会议软件供科研人员使用，疏解会议室使用需求，提升会议效能。

（四）追求卓越绩效，强化办公室业务创新。在创新能力培育上，国有科研型企业办公室应不断提升从业人员素养，督促从业人员积极了解科研业务、办公业务领域的新思想、新理念、新模式、新技术等，持续提升组织和个人的视野与能力；在创新业务实践上，办公室要与国家或集团科技创新形势和发展趋势同步，在日常工作中捕捉并率先贯彻落实上级科技创新工作要求和精神，善于根据不同的科研业务形势、科研阶段，创新工作方式方法、填补业务空白，提供更有价值、更为卓越的办公业务服务。如，在当前国家高度重视科技创新，持续加大对科研型企业政策支持力度的形势下，办公室应主动追踪、梳理和分析国家、省、市、区政府层面与企业相关的支持性政策，与政府建立良性互动关系，确保企业及时享受政策利好；在科技创新业务竞争态势日趋严峻之时，办公室还应积极关注、收集和整理国内外同行科研动态信息，定期向企业内部管理层及主要科研人员提供输入，以供管理和科学决策。

（五）强党建促业务，有效发挥办公室党建优势。作为国有科研企业，在抓严抓实业务核心圈党建工作的同时，还应进一步加强对办公室党建工作的指导，从党建工作计划、执行以及考核评价等方面与科研队伍领域保持一视同仁，高标准、严要求，充分发挥以党建工作带动、促进办公室业务效率和质量提升的优势。另外，办公室党组织要主动向企业先进党组织看齐，学习党建与业务融合的方式方法，在工作计划、学习活动、业务实施、时间分配、岗位履责等各个领域实现融合互促，确保党建与业务二者“你中有我”、相互补台，实现良性互动发展。如，办公室可以结合年度业务计划、中长期重点难点工作安排，在企业或部门层面成立党员攻坚班组，通过党员带头、统筹资源、积聚力量，攻克业务难点，推动办公业务领域更高目标的有效达成。此外，办公室部分关键岗位可考虑明确从业人员的政治面貌或党建理论学习要求，确保办公室从业人员党建理论水平。如，在国有企业对党建工作要求越来越高的形势下，对于服务领导班子的秘书岗位，可尽量引进党员同志，或要求非党员的秘书岗位从业人员定期参加办公室党组织的党建理论学习和考核，避免秘书岗位人员因党建理论不足而对领导交办任务的理解存在偏差，要确保材料编写、秘书服务等工作质量。