网络新媒体在高职院校办公室管理中的应用

2022-11-14漳州城市职业学院杨丽

办公室业务 2022年8期

文/漳州城市职业学院杨丽

近年来，随着国家对职业教育的重视程度逐年提升，将职业教育置于与高等教育同等重要的地位看待。在这一背景下，各类高职院校在招生规模、专业设置、硬件提升、师资优化等诸多方面纷纷发力，步入高质量发展的快车道。与此同时，办公室作为学校党委、行政的综合办事机构，是关键的中枢机构、核心部位、参谋部门，其重要性不言而喻，各项事务日益繁忙，各项工作复杂多样，办公室管理工作的难度与日俱增。本文针对办公室工作的特点和所面临的形势，结合网络新媒体的特点，就办公室发挥主观能动性并创造性开展工作进行了探索。

一、高职院校办公室管理工作特点分析

在新时期，高职院校办公室管理既继承了原有的工作特点，同时也融入当前时代的新特征，主要体现在政策性、服务性、综合性、机要保密性等几个方面。

（一）政策性。就整个高职院校而言，办公室主要起到上传下达的作用，将党的教育政策原原本本地下达至每一个院系，并确保这些政策不折不扣地予以执行，是整个行政管理体系的核心部门和窗口部门，发挥着至关重要的作用。具体而言，在新时期做好高职院校办公室管理工作，必须要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚决贯彻落实党的十九大和十九届历次全会精神，及时、完整、全面传达党的教育路线、方针、政策。

（二）服务性。在实际工作中，办公室负责协调各方，同时更重要的作用是为各方服务，确保各个方面的力量集中到一起，形成最大合力，确保各项工作能够顺利完成。因此，办公室既要具备从宏观层面俯瞰全局、把握全局的能力，同时也要能够扑下身子，全心全意地做好本职工作，为每一个院系、每一个部门、每一位教师、每一位学生扎扎实实地做好各项服务和保障工作，解除他们的后顾之忧。

（三）综合性。作为高职院校的综合办事机构，办公室的作用是协调各方、纵览全局，这就要求办公室始终具备大局观念和全局意识，要对各方的业务工作、相关情况等全面了解甚至十分熟悉，只有这样，才能够统筹规划好各项事务，做到“胸中有丘壑”。因此，在实际工作中，办公室管理是多层次、全方位、综合性的管理工作。

（四）机要保密性。由于办公室具有离领导层较近的特点，因此，在消息、政策、制度的知悉方面具备“近水楼台先得月”的优势，领导意图、上级决策等各项内容，都会比其他部门人员更早获悉。但由于这些消息涉及党委常委会、校长办公会、人事安排调动、档案材料、保密文件等相关内容，一般相对比较重大，且在正式公布之前属于机密，这就要求办公室人员要具备较强的保密意识，并自觉遵守保密相关制度，扎实履行好保密义务。

二、基于网络新媒体创新办公室管理模式

“新媒体”是与“旧媒体”相对而言的，也就是与广播、电视、报纸、杂志等传统媒体相对比而存在的。“网络新媒体”是利用互联网技术传播信息的多种新型媒体的集合。后来，随着自媒体等新兴传播主体的出现，“网络新媒体”这一概念不再局限于“媒体”行业，而是泛指一切能够传播信息的新兴手段，如微博、微信、QQ、客户端等等，这些技术发展迅速，掀起了传媒革命的新一轮浪潮，并开始向包括办公室管理在内的各领域渗透，高职院校办公室管理借助网络新媒体开展模式创新极有必要。

（一）是提高管理效率的必要措施。近年来，高职院校办公室工作任务逐年加重、各项工作标准逐渐提升。同时，各种新工作、新任务层出不穷，这对从业人员提出了更多更新的挑战。在这一形势下，如果单纯依靠传统的管理方式开展工作，不仅耗时耗力，而且工作质量、效果、效率等都将大打折扣，与当前时代发展的需求不符。在这一背景下，借助网络新媒体技术开展办公室管理，可以因地制宜发挥各种技术手段的优势，促进工作效率提升，并圆满完成各项工作任务。

（二）是更好服务师生的必要手段。办公室既要协调各方，又要亲力亲为，归根结底就是要为教师、学生做好各项服务。但在新时期，随着经济社会的发展和进步，师生的要求出现了新变化，呈现出更加多元化、个性化的特点。面对这样的变化，如果再借助传统的“一刀切”管理模式，势必不能满足师生的合理诉求。因此，借助网络新媒体可以实现服务的“一对一”，在适应社会发展变化的同时，也满足了师生的合理诉求，提升了师生对学校工作的满意度。

（三）是顺应发展潮流的必要方式。社会节奏越来越快，各项事务越来越多，在这种情况下，人们的时间被分割成一个一个小块，呈现出典型的“碎片化”特征，如果再像过去那样，单独抽出大段的时间来处理某一项具体事务，显然是不切合实际的。所以，很多工作开始由“线下”转为“线上”，打破了时空的限制。因此，借助网络新媒体进行办公室管理模式的变革，顺应了线上线下互动的发展思路，有利于各项工作的开展。

三、高职院校办公室管理模式创新研究

基于网络新媒体对办公室管理模式创新的必要性，再结合二者各自的特点和发展现状，接下来就如何实现二者有效融合，更好促进办公室工作开展进行探索。

（一）借助网络新媒体，构建协同办公新模式。要以新媒体技术为载体和工具搭建新平台，提升办公室管理工作的协同性、规范性。目前，随着技术手段的更新，办公室管理工作要紧跟技术进步的步伐，通过组织多种活动、培训、学习等形式，进一步提高多媒体技术的利用率和普及率，提倡无纸化办公，还要积极鼓励教师、学生多多接触新媒体、利用新媒体。其一，办公室可以申请微信公众号，将各种信息、消息在公众号上及时发布，并在公众号上开辟信息反馈专区，保障学校各项信息及时传递到每一名师生，确保了传播效果，而且还构建起了消息反馈的有效渠道，可以及时、全面获悉师生对于学校各方面工作的意见建议，实现双方顺畅沟通。此外，抖音、微博、校园网等新媒体在年轻人群体中很受欢迎，学校可以利用这一特点，利用上述几种载体，有意识地开展思想政治教育，对学生进行正确引导，促进他们树立正确价值观、人生观，实现全面发展。其二，要科学合理使用OA协同办公管理平台，提高工作效率的同时，降低各种资源消耗，实现绿色管理。具体来说，要实现线下管理与线上管理的融合，将考勤管理、督办催办、任务布置等能在线上实现的工作均在线上开展，实现移动办公、数据共享、在线及时沟通等便捷服务，提升办公室管理工作的数字化、科学化、智能化、多元化水平。其三，构建无纸化会议系统。多媒体会议技术伴随着信息技术的发展也日新月异，现如今开会不再仅仅是安装一个投影仪那么简单，而是要采用无纸化会议平板终端或无纸化升降式会议终端，进一步提升会议系统的便捷性。借助这项技术，无论是会议发言，还是界面共享、投票表决等多项议程，直接在平板上就可以完成，大大提高了效率、节约了成本。

（二）坚持以人为本，完善工作激励机制。在新媒体环境下，各项管理工作更加便利快捷的同时，也容易产生各种弊端，如工作人员的积极性、主动性衰减，这就要求在开展办公室管理工作时要最大限度规避网络新媒体带来的负面影响，通过各项制度的不断完善和优化，规范工作人员的自身行为，既要坚持以人为本、实行人性化管理，同时又要充分调动每个人的主动性、积极性，构建和谐的工作关系。其一，要善于借助网络多媒体开展价值观引领、教育，通过润物细无声的方式，促进每一名工作人员解放思想、与时俱进，摒弃保守、单一、片面的工作理念及思路方式，积极主动地面对当前高职院校办公室管理工作所面临的新问题、新形势，创造性地开展工作。其二，借助网络新媒体，定期开展线上培训、学习、分享，让大家在头脑风暴中形成新的思维模式和工作思路，并在实际工作中促进文字能力、沟通能力、协调能力、组织能力的全面提升，更好地为师生服务。其三，借助新媒体，完善目标管理制度并促进其实施。在制定考核制度、规章制度时，可借助网络广泛征求、借鉴各校意见和成功经验，并将公务接待制度、会议室使用制度、岗位目标责任考核制度等每项制度予以细化，利用多媒体技术进行制作，采用人们喜闻乐见的方式进行宣传、监督，促进每项制度深入人心。

（三）借助网络新媒体，创新办公室文化建设。在当今时代，管理是生产力，文化也是生产力，团结、高效、向上的文化对于工作人员积极性、主动性的调动起到了至关重要的作用。就办公室而言，只有积极加强文化建设，才能为服务好师生打下坚实的基础。要利用多种形式的线上学习机会，主动学习各地在支部活动、办公室图书角、在线学习平台等文化建设方面的好做法、好经验，通过文化建设提升团队的协作性和战斗力，为构建和谐校园、书香校园作出贡献。