浅析新形势下事业单位办公室职能定位

文/中国林业科学研究院研究生部 吴海龙 李丽 李雅璇；中国林业科学研究院林业研究所 贺磊（通讯作者）

在事业单位中，办公室作为一个综合性较强的部门，其不仅需要在参谋助手、督促检查和风险防范中发挥作用，还需要在日常业务开展、业务接洽、文件处理、综合协调等环节发挥效能，因此办公室相当于一个运转枢纽，起到承上启下，左右协调的作用。随着事业单位改革、创新的不断纵深推进，事业单位办公室作为重要部门，需要进入改革、创新的状态，以确保更好地发挥自身的效能。从这个角度出发，在新形势下如何审视事业单位办公室职能定位问题，是很有必要的。

一、事业单位办公室职能作用有效发挥的必要性

首先，事业单位办公室管理职能的优化，职位定位的重塑，是事业单位改革的题中之义。党的十八大报告明确提出，要将加快建设中国特色社会主义行政体制作为目标，引导事业单位进入分类改革的状态。在这样的改革大背景下，事业单位办公室需要看到自身工作的特殊性，确保自身综合性、全局性、协调性、操作性、辅助性、服务性等优势得以有效发挥，继而在新形势下更全面地发挥作为办公室的自身职能，从而促进事业单位改革进入更加理想的状态。其次，正确认识事业单位办公室职能定位问题，是促进事业单位管理科学化发展的重要举措之一。从属性来看，事业单位属于社会组织机构之一，是国家为了社会公益诉求，要求其以国资化的方式运作，继而确保社会服务工作得以正常安全开展。我国事业单位门类繁多，情况复杂，跨度极大，涉及的人员众多。在事业单位中很容易出现人才“既闲置又匮乏”的情况，难以保证事业单位办公室切实发挥自身的效能。为了改变这样的局面，需要在新形势下正确认识事业单位办公室职能定位，继而确保事业单位职能得到充分、全面发挥。最后，事业单位办公室管理职能能否有效发挥，是以办公室职能定位为前提和基础的，最终会使得整个单位处于更加理想的发展环境之中。需要看到的是，作为办公室，如果能够正确认识新形势下的新要求，继而更好地做好本职工作，开展各项优化、改革举措，这样自然可以促进本单位工作的顺利开展，奠定良好的基础。

二、新形势下事业单位办公室职能定位存在的问题

通过对当前事业单位办公室职能定位出现的问题进行深入探讨、研究，分析当前事业单位办公室工作内容和方式，发现在办公室职能定位方面还存在一定的问题。具体来说，主要反馈在如下几个方面：

（一）办公室管理职能定位不清晰。对于事业单位办公室而言，要想切实发挥自身管理效能，就需要对于自身的职能有着清晰的定位，这是做好各项本职工作的前提和基础。当前，很多事业单位办公室仅仅将日常事务管理作为自己的主要职责，或演变为其他部门的后勤保障部门，办公室工作人员整天忙忙碌碌，基本是在做一些杂乱琐碎的工作，这样会导致办公室在宏观上的管理职能难以充分发挥，办公室工作的效率降低，继而在单位重大问题决策辅助方面，在人力资源管理方面，难以提出有建设性的意见和建议。造成这种局面的原因，是对于办公室职能定位认知存在偏差，职能定位不清晰，这样会对于其日常工作布局造成影响。

（二）办公室职能定位相关的制度不健全。事业单位办公室职能定位，不能仅仅是一句话，而是需要以制度的方式融入日常的工作中去，这样才能够确保事业单位办公室的职能得以全面发挥。但是从当前事业单位办公室的规章制度来看，内容上缺乏对于新形势下职能的定位，在组织架构上也没有对于其权限和职责进行明确表述，事业单位办公室内部管理制度不健全、不完善，办事的过程中常常会出现不规范、不合理、人力资源浪费等问题。此外，职能定位相关的激励机制也不是很健全，职能发挥的到位与不足，与办公室工作人员的工作绩效难以产生关联，这些都可能对于办公室职能的有效发挥造成影响。

（三）办公室职能异化的倾向比较严重。在事业单位办公室日常工作开展的过程中，容易在职能上出现异化的倾向，具体来说，此方面的问题主要体现为：其一，辅助决策职能的异化。部分办公室管理人员习惯于传统的经验管理模式，会将焦点放在日常事务处理上，欠缺主动参与决策的意识，在辅助决策的时候处于相对被动的状态；其二，服务职能的异化。部分办公室人员在开展工作的时候，容易受到传统思想的影响，比如将官僚主义思想带入工作中，工作上难以做到耐心和细心，主动服务的意识也比较欠缺；其三，协调关系的职能异化。就是牵涉到不同部门之间协调的时候，个别事业单位办公室会将其看作是走关系，不去积极协调处理，这样就难以有效发挥自身在关系协调中的效能。

三、事业单位办公室职能定位问题改善策略

对于事业单位办公室而言，职能定位问题的存在，会影响到其职能的有效发挥，此时需要以理性的视角去审视此问题，继而循序渐进进入规范、合理的职能履行格局。详细来讲，需要做好的工作主要有：

（一）正确认识办公室职能定位。事业单位办公室需要正确认识、理解自身的组织地位和职能定位，对于内部而言，自身是一个综合协调机构，必须在诸多管理领域发挥自身的效能。尤其是在事业单位改革不断推动的背景下，更应该关注办公室职能的发挥。因此作为事业单位领导，需要以正确的视角去审视办公室的职能，提高认知，依照时代发展的诉求，对办公室的辅助决策职能、建章立制职能、人力资源管理职能，日常工作辅助功能等进行界定。在此基础上确保办公室的业务范围得以限定，这样就可以促使办公室工作人员切实依照实际职能定位来做好自己的本职工作。另外，要对当前的新形势进行分析，了解在服务体系构建过程中，事业单位办公室工作需要如何去配合，如何去改革，继而确保工作目标朝着更加细化的方向发展。此外，还要协调好各部门关系，强化沟通，确保良好的公关形象得以塑造，避免职能出现异化的情况。

（二）不断归结反思，形成完善的规章制度。需要看到的是，事业单位职能定位是否科学、职能能否有效发挥，需要健全的规章制度作为支撑，这样才能够确保对应的工作进入规范化、合理化和完善化的状态，由此才能够进入更加理想的事业单位职能发展格局。在此过程中，需要做好如下工作：其一，不断总结和归纳事业单位职能定位、职能发挥中的经验教训，思考造成对应事业单位职能定位偏差的原因。在此基础上不断查缺补漏，确保对应的职能定位相关的制度能够不断改善，继而进入更加理想的职能定位格局；其二，从岗位职责的角度入手，对于事业单位职责目标进行界定，确保每个环节都可以纳入实际规章制度中去，确保办公室岗位职责制度、岗位行为规范、公章使用制度、办公室财务管理制度、公文管理制度等都能够朝着更加健全的方向发展，这样对应岗位的人员可以切实了解自己的职责内容，由此进入更加高质量的工作格局，对应规章制度的效益也会不断发挥出来；其三，注重相关规章制度的不断完善和调整。结合新形势对于办公室工作的要求，对一些不合时宜的制度内容进行调整，确保对应的制度与新形势下宏观改革的诉求是吻合的，与事业单位服务体系构建是吻合的，由此进入更加理想的规章制度贯彻执行格局。

（三）高度关注培训工作的开展，提升办公室人员的素质。事业单位的设立，是以满足社会公益诉求为基准的，因此必须要确保办公室人员有服务的意识和能力，以确保事业单位架构拥有更加理想的服务体系。从这个角度来看，需要切实采取措施开展培训工作，确保事业单位办公室人员的专业素质得以不断提升：其一，积极开展思政教育，确保办公室人员树立正确的政治信念，确保思想上自觉与党中央保持一致，正确认识事业单位改革对于自身的影响和要求，继而确保不断实现自身思想观念的矫正，以确保可以更好地参与到日常工作中去；其二，结合新形势对于办公室人员的工作要求，关注专业知识的学习，关注专业技能的锻炼，确保自身的文字处理能力、组织协调能力、综合研判分析能力、现代化办公能力不断提升，继而进入更加高效率的办公状态；其三，高度重视职业道德教育，确保将此纳入教育培训系统中去，依靠这样的方式塑造员工谦虚谨慎、脚踏实地的精神，继而使得办公室管理效能朝着更加理想的方向发展和进步。

四、结语

综上所述，当前事业单位办公室在自身职能定位上存在偏差，职能体系也不是很健全，继而影响到事业单位办公室综合效能的发挥，对于这样的问题，需要切实采取措施来改善和调整，由此进入到更加理想的职能定位格局，实现制度的架构，人力资源的完善，这样才能够更好地发挥办公室的多维度职能。