信息化时代勘察设计单位档案管理工作研究

文/河北省交通规划设计研究院有限公司 赵惠芹

信息化已成为时代发展的趋势，数字化办公的应用，促进了档案管理数字化的发展。档案管理信息化不仅能够极大地提升档案管理的效率，同时也能够节省档案管理工作中的成本消耗，使档案管理更加专业化、人性化，给档案管理工作人员提供便利。在勘察设计单位中，勘察设计档案资料管理是一项重要的工作内容，在信息化的时代背景下，档案资料也由传统的纸质档案转化为电子信息档案。勘察设计单位要顺应时代发展的潮流，充分利用与发挥电子档案的优势，结合勘察设计单位的具体情况，在建设信息化档案的同时，保证档案的完整性与安全性，为勘察设计单位档案管理工作提供可靠全面的档案资料。

一、勘察设计单位档案资料管理概述

在开展任何一项工程之前，都需要进行勘察设计工作。这些年来，我国社会经济迅猛发展，基础设施不断完善，增加了我国工程建设的规模与数量，进而促进了勘察设计单位的发展。在勘察设计单位中，档案管理工作有着重要的作用与意义。

勘察设计单位档案管理工作主要由人事档案管理与勘察资料档案管理两部分构成，人事档案管理是人事管理制度的基础，能够证明个人身份与学历资历等信息，人事档案与个人的薪酬水平、社会劳动保障以及组织关系紧密相关，同时也具有法律效力，是人生轨迹的重要记录载体。勘察设计单位的人事档案也是国家人事档案也是负责记录工作人员的个人信息、工作履历以及荣誉奖励等资料，是工作人员日后任用考核选拔的重要依据。勘察资料是勘察设计单位在勘察规划设计工作中收集与整理的勘察数据与信息，是勘察设计单位工作内容的历史记录，也是非常重要的信息资源。勘察设计资料对勘察设计单位的经营与发展起到重要的作用。

二、勘察设计单位传统纸质档案与电子信息档案概述

（一）纸质档案。纸质档案是一种传统的档案类型，在现代信息化时代，其地位正受到信息化档案的挑战与冲击，逐渐暴露出了越来越多的弊端，同时在当代也很难满足勘察设计单位档案管理的需求。首先，环境因素会对纸质档案起到直接的影响，纸质档案在潮湿、高温等环境中很容易受损，同时受到氧化剂的作用，很容易出现氧化反应，一旦纸张氧化就会变得易损易碎，进而对档案资料的完整性造成影响，使其失去原有的价值，这对勘察设计单位工作的正常开展造成严重的影响。其次，勘察设计工作中涉及大量的数据与资料，使用传统的纸质档案管理模式会浪费大量的纸张，同时会占据大量的储存空间。勘察设计档案资料具有丰富性、多元性的特征，在对档案资料进行分类时，要将其放置在不同的档案架上，这不仅会增加档案管理的成本，同时也会增加档案管理人员在整理与查阅档案时的工作量。最后，纸质档案具有数量多、储存规模大、携带不便的弊端，很容易受到储存环境的影响，一旦遇到自然灾害或人为灾害时，对纸质档案造成的损失是不可挽回的。

（二）电子信息档案。电子信息档案是利用互联网与计算机等设备收集与储存的档案，与纸质档案相对应，以卷宗为单位，通过电子图像文件进行整合。勘察设计单位工作人员以光盘、磁盘等材料作为档案的收集载体，储存在计算机硬盘或云盘中。

传统的纸质档案需要人工识读，而电子档案则不需要人工识读，由计算机进行解码与编译，将其转化为人们能够识别并阅读的符号字体，以供利用。电子信息档案的储存具有高密度性，其储存在虚拟空间中，不需要固定的储存位置，也不需要固定的载体。同时电子信息档案也可以非实体的方式进行复制、携带阅读与传输，打破时间与空间的局限性，随时随地的进行共享与使用。电子信息档案能够整合图像、文字、动画与声音，提升电子信息档案储存的广度，以便勘察设计人员的使用。电子档案对系统的依赖性较高，电子信息档案的创建、传输与使用都需要信息化技术的支撑，在储存与阅读时，也需要相应的电子软件或硬件支持。

三、勘察设计单位电子档案的优势

（一）共享性。勘察设计单位电子档案的共享性是指同一份档案，不受时间与空间的限制，能够随时随地完成传输与共享。传统的纸质档案通常为独份，在传输时有可能受到时间与空间的限制，因此纸质档案的共享性较差。

（二）多样性。勘察设计电子档案有着多样性的优势，电子信息档案整合了文字、图片、视频与音频，能够以多种形式呈现给利用者，同时电子档案可以直接在计算机上编辑内容与格式或错误点，对档案进行修改。而纸质档案的形式单一，在修改时的难度与复杂度都较大。

（三）经济环保性。电子档案具有经济环保的优势，能够在网络条件下通过计算机储存在虚拟空间中，利用计算机与互联网的共享性进行电子档案的实时分享，降低了资源的浪费。传统的纸质档案在收集整理时需要耗费大量的纸张，增加了档案管理的成本，同时纸质档案也缺乏经济性与环保性。

（四）保护原件性。电子档案具有较强的安全性，即使文件出现损坏，也可以通过相应技术进行恢复。而纸质档案受环境等因素的影响较大，一旦出现损坏将造成难以挽回的损失。

（五）传输便捷性。电子档案储存在虚拟空间中，利用网络进行传输，文件共享能够打破时间与空间的限制，提升了信息资源的利用效率。而纸质档案在传输时，需要通过多种媒介并且受时间的限制，档案的利用效率较低。

四、勘察设计单位档案管理信息化的必要性

（一）传统的管理模式无法适应新时代的信息节奏。在勘察设计单位中，档案资料的保管周期很长，但是在管理体系与设备等方面建设还存在着很大的缺陷，无法满足时代发展的要求，这些缺陷与弊端不仅会对勘察设计单位的经济效益造成影响，同时在管理中也会增添很多的困扰。因此强化整体的管理工作，进行信息化建设是非常必要的。

（二）强化档案管理对勘察设计单位的发展有着重要的作用。近年来，伴随着经济社会的发展，勘察单位也实现了迅猛的发展，在勘察单位中应用传统的档案管理方式，不利于档案管理人员进行资料数据的收集与整理，同时在查找与利用档案时也较为繁琐复杂，这不仅难以提升档案管理工作的整体效率，同时也会降低档案的利用率，对企业的发展造成阻碍。勘察设计单位档案资料的信息化建设能够实现档案收集整理分类的专业化、科学化、便捷化，有利于提升档案管理的工作效率，同时在查找与使用档案时也会更加便捷，提升档案的利用率，有助于工作的发展。

（三）顺应信息化的发展潮流。纸质档案的数量越来越多，储存规模越来越大，这会给档案管理人员的工作造成很多麻烦，其储存与搬运需要耗费大量的人力与物力，也会增加企业运营的成本。而信息化的档案管理模式，则能够省去这些成本与麻烦。数字化办公当前已经得到了广泛的应用，电子信息档案不仅不会占用过多储存空间，同时也能够打破传输过程中时间与空间的限制，令使用与查找更加便捷，有助于提升勘察设计单位中其他工作的效率。

五、落实档案管理信息化的措施

（一）提升档案管理人员的专业水平。档案管理人员的专业水平与勘察设计单位中档案管理的工作效率有着直接的关系。档案管理工作实质上是工作人员对于资料与物品的管理，资料的收集、归纳、整理、分类以及工作总结都需要工作人员去执行。勘察设计单位的档案由人事档案与勘察设计资料构成，与人事档案相比，勘察设计资料更具有专业性，勘察设计单位中很多档案的专业性较强，并且资料的来源较为广泛，档案管理人员在对档案进行分类时，需要相应的理论知识基础与管理技术。因此勘察设计单位在选用档案管理人员时，要尽量选择具有完善知识体系与服务意识的综合性人才。针对在岗的档案管理人员定期进行培训，使其能够不断地丰富与提升自身的专业水平，满足信息化时代的发展需求。

（二）完善电子设备，实现数字化档案管理。在信息化时代，勘察设计单位也要构建电子档案搜索系统，配置完善的电子设备。针对资金方面，短期来看投入资金可能较大，将传统的纸质档案更新为电子信息档案的工程较大，所需时间较长，也会在一定时间内为档案的查询与利用造成负担。但是立足于长远来看，档案管理的信息化是时代发展的必然趋势，通过电子档案搜索系统，不仅能够更加便捷地查找到所需档案，同时也能够提升档案管理的效率，降低档案管理的成本消耗，提升单位的经济效益。从工作人员的工作内容方面来看，数字化档案管理能够更加便捷地进行档案的分类，这样不仅能够让急需资料的人们及时地获取所需材料，同时也能够降低档案管理工作人员的工作压力。

（三）落实现代化管理方法。首先，要保证管理体系的流畅性，这是信息化档案管理的根本，勘察设计单位要根据《档案法》以及《关于加强企业档案信息建设的意见》落实各项规定，建设完善的管理体系，将责任分配到具体工作人员身上，保证档案管理工作能够顺利开展。其次，应用现代化管理设施是开展信息化档案管理的基础，否则即使体系建设完善，但缺乏相应的设备，信息化档案管理工作也无法展开。伴随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作要顺应时代的步伐，在原有的档案管理体系下，档案资料的维护通常局限在档案库房防水、防电、防尘、防辐射等方面，在信息化档案资料管理背景下，档案类型不断丰富，出现了音频资料、图像资料与电子资料等，与以往的档案储存形式相比，很多资料的储存介质与储存媒介都截然不同，因此勘察设计单位要配置相应的储存设备，便于信息化档案管理的落实。

（四）强化信息化档案数据库的建设。建设完善的档案数据库也是信息化档案管理不可缺少的一部分。数据库的建设是档案管理工作中的重点，勘察设计单位档案管理工作向信息化管理转型的过程中，加强数据库的建设工作能够加快档案管理工作的进展。数据库的建立工作要从基础做起，循序渐进地进行。在漫长的建设过程中，要保证计算机技术和档案管理工作的协调性，利用计算机技术的时效性将数据与档案目录有机结合在一起，保证档案信息化的结构模式更加完善，形成开放与分散式网络互相结合的数据库网络模式，使信息化的档案管理工作效率进一步提高。

六、结语

在勘察设计单位中，档案资料管理是一项重要的工作内容，根据档案的具体性质区分，档案属于企业的一种无形信息资产，同时也是企业竞争力的一项重要保障。档案资料的信息化管理是现代化社会发展的必然趋势，但由传统纸质档案向信息化档案的转变是一个漫长又复杂的过程，既需要完善的技术与设备支持，同时也需要提高工作人员的专业素养。档案管理信息化的发展还面临着诸多问题，需要一一攻克，进而才能真正实现档案管理信息化，为勘察设计单位的发展做出贡献。