高校凭证电子化利用中遇到的问题及优化方向探究

王雨濛

（北京信息科技大学，北京 100192）

在十三五规划中，票据的电子化被推行到国家战略的高度。国家对会计电子档案建设出台了对应的政策指导：在2020年由财政部和国家档案局发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中规定了电子会计档案的法律效力，明确单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，在来源合法、真实的情况下，能够使用会计核算系统准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够使电子档案管理系统有效接收、管理、利用电子会计档案以及其他必要条件下，会计档案可仅以电子形式保存，且与纸质的会计凭证具同等的法律效益。同时，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存。2020年国家税务总局对增值税电子发票的推行也说明了在税务管理方面从传统的纸质报税方式逐渐向电子化信息化转换。由此可见，会计凭证电子化是会计档案工作适应电子信息发展的需要，是生产力发展的产物，也是信息化时代发展的必然趋势。

一、凭证电子化管理的必要性

通过采用信息存储和扫描等新技术，将原始凭证纳入信息储存系统中，建立电子化管理系统，实现票据电子化高效管理的建设目标。会计档案电子化是财务管理信息化中的重要环节,相对其他业务流程信息化快速发展的步伐,会计档案电子化进展相对迟缓。

传统的会计凭证管理多以纸质资料为主在进行凭证查询时需要消耗大量的时间成本和人力成本而且查阅繁琐。纸质凭证无法实现多人同时借阅、传阅性低且借出后无法准确及时掌握实体档案外借后存在的安全隐患。

同时，目前原始凭证中出租车票、POS机小票购物小票等压感票据，时间久了会风化退色数据不清晰，过路过桥费火车票原件粘贴不当造成原始数据缺失。电子化凭证使得原始凭证已经上传到系统中自动保存，这样就避免了数据缺失，粘贴丢失的情况。将原始凭证和记账凭证都以电子化信息的形式存储到会计档案中，不仅能减少原始凭证整理的时间避免了丢失遗漏，考虑到了原始凭证的完整性，还能够简化管理归档的方式，加强会计凭证之间的共享流通。

将原始凭证图像化和电子化后，一是提高了财务工作效率，促进了会计档案电子化进程，二是减少了后续查找、复印的繁琐，减少了人力物力的投入，为审计和项目结题、中期检查等工作提供了便捷的服务，为财务管理高效运行提供了技术保障，是先进管理制度的合理化应用。

二、会计凭证电子化工作在展开中遇到的问题

(一)电子化凭证流通的普及程度低

尽管加大了凭证电子化的宣传力度，但电子化凭证的接受程度仍然不是很高。一方面，工作人员难以接受甚至排斥财务会计信息系统和业务数据电子化，很难积极地转变思维，仍然局限于以往的手工业务处理方式，因而在录入系统数据相关工作方面比较抵触，这在一定程度上阻碍了会计信息化的实施进程，降低了工作效率；另一方面，年龄大的师生倾向于阅读纸质版，年轻的老师可以接受电子档案。像现在看电子书的是年轻人居多一样，很多人还是更倾向于阅览纸质书籍。审计查询凭证时也倾向于纸质文档而非电子文档，认为纸质版清晰看着比电子版舒服，即使出台了相应的档案管理查询文件，某高校上线电子档案两年来接受度仍不足60%，部分老师出现以身份施压管理人员，即使出台了相关政策仍然查询纸质文档的情况，很难普及推广实施做到真正的无接触的无纸化线上查询功能。

(二)电子化信息传递的安全性不足

高校会计档案电子化对信息安全的要求比较高，会计档案电子化安全机制不完善，需要财务人员具备较高的安全意识。很多高校的电子化档案建设属于起步阶段，并未建立相对完善的电子档案体系，这将会导致信息在传递过程中出现安全隐患。例如，不同部门和院系的管理人员在提交审批获得权限后可对会计档案信息进行查阅和利用，在浏览查看及下载电子档案环节设置p d f水印，显示由查询人的工号，查询时间等信息。但由于部分老师难以接受这种方式，仍想从财务部门内部导出不含水印的电子信息，这个传递过程当中很容易出现安全隐患，尤其是涉及到保密项目和军工国防项目等。这样对会计档案电子化安全的重视不足，相应的制度机制并未及时更新，依旧使用传统的纸质管理模式，在探究阶段没有做到线上流程一体化在一定程度上也增加了会计档案电子化的风险。

(三)电子化凭证扫描的滞后性差

电子化凭证的方式有前置扫描和后置扫描两种方式。使用前置扫描需要让审核报销会计在做帐前先把原始凭证扫描到系统里，原始凭证扫描完整后才可以做记账凭证，目前大批量人员少的工作环境不允许使用此方式进行操作，而且财务部门相对集中，不存在多地散点式难以将凭证进行归集的情况，所以这种方式在高校很难实现。使用后置扫描会导致凭证上传不及时，往往整理完所有票据排序查缺后大概两到三个月才会过渡到扫描仪扫描上传阶段。这就会导致很多项目结题需要查询凭证，很多时候又要查询近三个月的，但此时所有凭证已经整理完毕等待扫描，这个时候没有电子凭证供查询。但是如果允许他们翻看近三个月的凭证又很容易导致凭证需要重新整理归档，很多时候需要有专人帮忙翻看以免丢失弄乱，无法避免的浪费了财务工作的人力物力，大大降低了工作效率。

(四)会计信息化复合型人才短缺

目前，会计行业中低层人才不断增多，而真正可以推动会计信息化发展的高尖端人才十分短缺，在市场上供不应求。会计人员中绝大部分存在专业知识技能水平低和经验不足的问题，虽然拥有会计专业技术资格证书，但是对于财务知识掌握不牢固，对会计信息化缺乏了解，未经过系统培训，长期从事一般的财务核算工作，无法处理复杂的信息和数据处理工作，欠缺数据维护管理能力。遇到问题时多依赖I T部门或软件公司，无法及时处理会计软件运行故障，这也同时制约了高校信息化建设步伐。电子化的大背景对高校从事财务工作的人提出了较高的要求，需要综合能力的培养:工作人员不仅能掌握基本的财务核算能力，还需要充分提升其数据分析、电子化管理技能等综合能力。

三、凭证电子化的功能完善以及可以优化的方面

(一)会计信息电子化不完善

虽然国家在会计电子化的工作指导中强调提倡了会计档案电子化的建设，但在现实电子化的档案管理中仍然存在一些问题。规范化的电子票据包含单位从外部接收的各类原始凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、银行电子回单等电子会计凭证。规范这些电子票据是电子化发展的重要组成部分。电子发票的推行在电子化推行中起到了关键的作用，但是除了发票的电子化之外，其他的很多票据还暂未实现电子化应用。例如银行的付款凭证，回执单，汇款到款凭证，款项收据凭证等都还未实现电子化。这就使得在凭证电子化归集当中无疑增加了很多工作量，尤其是电子支付的银行客户回单等，一个月的业务量就达万余张，而且各类票据的大小形状不一，还需要重新粘贴归集整理。各项会计凭证都随着业务量的增多而增多，分拣归集整理投入的庞大劳动力和时间是成倍增加。

(二)电子化凭证下的线下审批流程繁琐

虽然实现了部分电子化凭证，但是仍需要通过纸质文档的传递进性线下审批。审批程序比较繁杂的情况下必须在线下进行审批和签字，这大大降低了工作效率。通过会计原始凭证电子化建设，可以建立一个完善的审批系统，完全采用线上的审批形式，可以节约审批时间。

(三)电子化凭证的保管

要对电子化档案进行合理保存和利用。第一，高校档案部门在接收会计电子档案后也应按照相关的制度要求对会计电子档案进行归档保存，定期地对会计电子档案进行检查和核对，确保利用会计电子档案时能够及时地找到并合理利用。第二，要严格把控电子档案存放的环境，需要定期对会计档案管理所用的数据库内的信息进行备份，防止人为操作不当对电子档案造成的损毁。第三，要做到数据库服务器和备份数据库服务器相分离，考虑安全性，做到分散风险。第四，要注意建立有效的防火墙，阻断外部病毒和黑客对客户端和数据库等信息端的入侵，而造成数据丢失的安全隐患。

四、结语

随着高校电子会计档案作用越来越明显，电子化会计档案查阅调阅的智能化成为解决信息化建设的重要一步，推进电子化系统的建设及应用需要循序渐进。完善建立标准规范的电子档案管理流程，达到智能化管理还需要借助互联网技术实现内部资源共享和外部授权权限内审批查询的功能。

目前高校电子化管理工作中实际存在的问题趋于解决，需要各单位各部门自上而下协调解决从而统一实现电子化。结合会计档案信息化建设的新问题、新情况，有必要对高校会计电子化管理制度进行优化，进而更好地指导会计档案电子化相关工作开展。第一，需要高校领导给予会计档案电子化管理足够的支持与配合，实现线上审批流程进而实现管理的无纸化、自动化，提供更加便捷的服务。第二，高校档案管理部门也应该配合财务部门做好会计档案电子化相关工作，健全相应的安全机制，完善相应的制度，确保会计档案电子化信息能合理加以利用。第三，要加强校企合作，解决凭证电子化存在的问题，同时加强兄弟院校之间的交流和互动，需要借鉴其先进的经验和管理模式，进一步完善系统建设，更好地推进会计档案电子化管理工作，为高校发展服务。