知识管理背景下企业档案信息开发与利用模式

2022-11-09公安部第三研究所刘宇童

办公室业务 2022年20期

文/公安部第三研究所刘宇童

进入新时期，无论是档案信息资源开发还是管理人员的发展，都面临着新的趋势。所谓档案信息管理，主要是指在某一组织内的管理人员，通过实施计划、组织及领导，科学协调他人活动，并实现既定目标。在档案信息管理活动内，档案信息管理人员素质能力尤为关键。档案信息管理人员的管理能力，直接决定管理人员素养。目前，新形势下的社会分工越来越细致，职业性管理阶层应运而生。所以，急需提升档案信息管理人员信息资源开发能力以及综合素质能力，这样能保证日常管理工作顺利落实。

一、企业档案信息开发及利用的重要性

（一）为领导决策做辅助。加强企业档案信息开发及利用工作，可在一定程度上辅助领导决策，提高领导决策规范化的水准，充当参谋助手的作用。在企业制订与修改有关制度、规章时，能够提供可靠的参考依据，增强企业工作效率。同时，也能针对企业发展时产生的各种信息进行精准记录。企业在历史进程中，某一阶段内发生的问题及事件，对企业未来运营均具有重大的参考价值。所以，企业档案信息会详细记录这一部分内容，有朝一日需要应用档案时，便能发挥重要作用。

（二）企业档案信息开发及利用工作是企业持续发展的保证。企业在多年发展过程中，积累了大量的档案资料，这些资料是企业资产凭证、活动记录，更是企业发展时的智慧结晶。通过档案信息，可进一步把握企业发展规律，增强日常决策的主动性、预见性，企业档案资源不只在企业改革时发挥着巨大价值。同时，在解决产权纠纷以及维护职工利益诸多方面都有着其他资料不能替代的价值。所以，加强企业档案信息管理工作，高效保护档案以及有效应用档案信息，是企业稳定运作以及规范管理的必要条件，可为企业未来发展做好后盾保障。

（三）做好档案信息管理工作是提高企业实力的根本要求。企业在进行市场竞争时，需要依靠强有力的综合实力。综合实力普遍由“软实力”以及“硬实力”共同构成，硬实力主要包含设备、资金、规模，这些优势很容易被竞争对手模仿或复制。要想在激烈的竞争环境下谋求生存与长远发展，要以软实力为主。企业档案信息有效记录了企业的每一项决策，淋漓尽致地彰显着企业成长历史，存储着企业发展时的智慧成果，充斥着浓厚的企业文化，属于企业软实力的根本载体。实质上，企业档案信息不仅能展示企业的软实力，站在更高的高度来看，这些档案是无法替代的素材，具有史料价值以及经济价值，是企业产权身份证明，也是突出效益和效率的媒介，可促进企业长期发展，属于珍贵的财富。

二、企业档案信息开发及利用面临的问题

（一）档案管理机制待完备。目前，企业在档案信息管理时，普遍存在管理制度不完善的现象。管理制度是落实资源开发工作及档案管理工作的关键基础，如果缺少完善的制度加以支持，势必会影响管理效果。现阶段，因缺少统一的档案资源管理标准与档案管理内容，致使各企业档案管理人员仅能依靠个人理解能力及工作经验落实档案管理及资源工作，在具体工作中常常出现一些疏漏与错误，造成一系列不良影响。

（二）档案资源人员素养不高。长期受传统观念影响，加上企业发展时涉及海量业务，所以企业更注重培育业务人员，从而忽视了对档案管理人员的培养，严重缺少高素养的档案管理人员。构建一支专业能力过硬、工作素养过强的档案管理队伍，才是有效落实档案管理及资源开发工作的前提。若档案管理人员素养偏低，则难以达到档案管理及资源开发的实际需求。在实践中，部分人事档案管理人员并非科班出身，无论是技能水准，抑或是档案管理理论知识掌握程度，都难以支持其胜任人事档案管理工作。

（三）企业档案信息开发及信息化利用水平不高。如今，众多企业所产生及应用的档案，依旧以纸质档案为主，信息化管理水准待提升。在分类及保管纸质档案时，需要消耗相关人员的巨多精力，而且极有可能因人为操作失误影响档案管理、应用质量。同时，如果欠缺经费以及领导重视度不足，档案管理人员所提出的电子档案信息化发展建议则不会被领导考虑，致使档案管理工作长期依赖人工操作，难以迅速提高整体管理成效。

（四）企业档案信息管理制度欠缺合理性。若想全面优化企业档案信息管理工作，首要任务是建立健全管理机制，否则一切都将变为“纸上谈兵”。然而，目前仅有少量企业建立健全了档案管理制度，大多数单位仍未创建完善的档案管理机制，致使企业档案信息管理工作缺少规范性。举例来讲，个别企业针对内部各部门所应用的资料进行整理归档，在归档时如何装订以及应用哪一种纸张，在提交电子档案过程中需要应用哪一种文本格式，而档案资料归档与整理期限有多久，在这些方面均未进行统一规定，致使档案长期陷入无序且混乱的状态之中。

三、企业档案信息开发及利用策略分析

（一）强化信息管理机构建设。信息服务业发展速度迅猛，涉及诸多范围，是否能健康发展，影响我国各行各业未来发展效果。所以，应扭转现有的信息服务业发展现状，设置行业统一管理机构，创建严谨的信息管理部门及监管机制。组成专业机构，该专业机构职能在于宏观管理我国信息服务业以及全国信息化建设问题。同时，要拟定国家信息服务业发展工作方针、政策，明确战略目标，并优化总体规划，调整实施方案。此外，要强化信息服务业法制建设工作，拟定相关的立法及信息条例，保障信息服务业健康发展，朝着规范化方向前进。

（二）优化信息工作人员知识结构。信息服务业持续完善与发展的前提，是优化工作人员的知识结构。一般来讲，信息服务业工作人员主要分为下面几种类型：信息研究人员、开发人员、管理人员、编辑人员、咨询人员以及电脑管理人员。对于上述的所有人员，都应具有专业知识，而且要掌握扎实的专业技能。除此之外，信息工作人员道德修养以及行为规范也尤为关键。所以，应持续提高相关工作人员的服务态度以及服务水准，这样才能为广大用户提供专业的信息服务。

（三）重视档案信息动态化管理。档案信息管理工作本就属于复杂工作，在这一特点影响下，只有注重实施动态化管理，才能保障档案资料的全面性。一些单位人力资源流动性偏大，所以需要及时更新与补充有关档案信息，比如员工学历状况、职称资料以及奖惩记录等信息。同时，为了全面保障动态化管理水准，还要加速档案管理信息化建设，充分应用现代技术，发挥其优势，革新档案信息管理模式。建构档案信息化管理系统，可全方位发挥档案管理功能，如档案储存、档案整理、档案收集、档案增减以及档案修改与统计等。在使用信息化档案管理模式后，便可即时共享人事档案资源，以方便人力资源开发工作顺利进行。

（四）提高档案信息资源管理人员的综合素养。1.过硬的政治素养。政治素养优是对档案工作人员的根本要求。档案管理工作属于企业各项事务推进过程中的关键基础，要求档案工作人员具有较强的事业心以及责任感，并且要具备开拓进取的精神和优良的政治素养。与此同时，需要档案人员保持优良的思想观念，在观念上改变“抄抄写写”的状态，放弃保守思想，全面了解档案发展动态，密切监管档案的各种状况，把握时代发展趋势，树立正确的工作观念。除此之外，档案人员要具备优良的职业道德，坚持遵纪守法，并且要保持为公众服务的意识。由于档案工作枯燥且繁琐，如果缺乏忠于职守的精神，难免会产生懈怠情绪。2.强化档案管理人员个人修养。档案管理人员自身个性，是决定其管理工作成效的一大因素，切记不可低估这一点。优秀的档案管理人员，应具有诚实以及谦虚等素质，并且要有吃苦耐劳的精神，具有开阔的胸襟。首先，每一名档案管理人员都要相信自我，不断增强发展的信心，相信自己能把本职工作做好，不被暂时性挫折及困难恐吓，要百折不挠，正面应对各种挑战及困难，这样才能在激烈的市场竞争环境下处于不败之地。除此之外，档案工作人员要采用科学态度学习现代档案管理方法，在实践基础上吸收先进管理经验，并且不断“充电”。如今，伴随企业档案管理工作越来越复杂，在档案管理时出现的新问题及新现象增多，这就要求所有档案工作人员积极探寻适合本企业的档案管理方式，使用精湛的档案服务技能，服务本企业档案管理工作，满足企业各部门对档案的应用需求，发挥档案在企业发展中的重要作用。3.专精的档案业务素养。作为优秀的档案管理人员，要熟练档案收集技能、整理技能、鉴定技能、统计技能，只有具备相关基础技能，才能保证各项档案业务顺利落实。无论是人事档案、设备档案、基建档案还是文书档案，在处理各种档案事项时，均需要档案人员具有良好的档案知识和档案技能经验，才能保证每一项档案工作得心应手。只有懂专业的管理人员，才能在管理过程中有的放矢，灵活调整管理方案，遵循事物发展规律，防止出现失误。此外，每一名档案管理人员应掌握本单位的一项或者两项以上关键技术。对关键技术越熟练越好，这样才更有利于管理人员高效解决档案管理时出现的各种问题。4.熟练操作现代化档案管理工具的素养。随着企业内部档案数量日渐增加，档案种类越来越复杂，这为企业档案管理人员管理工作带来重大挑战。如今，科学技术日新月异，传统档案管理模式及方法已无法满足当今社会的要求。所以，企业档案人员需要加强对档案信息资源的开发意识，并且善于使用现代化档案管理工具及设备，保障档案管理工作品质。比如，可以应用计算机代替人工操作，计算机等先进设备已变为档案管理工作中必不可少的自动化工具。现阶段，档案部门不再提供纸质文件，所以档案人员无须整天忙于收集整理纸质档案，确保档案信息数字化发展，通过网络面向各部门共享相关档案信息。这种情况下，要求企业档案管理人员具有良好的信息处理能力，包含复印能力、缩微技术能力、计算机编码能力、计算机检索能力。档案管理人员要积极学习新时期的技术手段，才能真正符合新形势下的档案管理工作要求。

（五）强化企业档案信息化建设。一方面，企业档案信息管理人员要改变自己的观念，跟上时代发展的趋势，意识到传统档案信息管理仅应用文字工具、图像工具实施档案管理，无法满足当今时代对档案管理工作提出的要求。信息化时代，传统档案信息管理工作显得异常繁琐、低效，而且在档案资料完整度与便利度等方面，都不符合现代化档案管理要求。所以，在操作档案信息管理工作时，要尽快把实体档案变为信息化档案，发挥多媒体技术以及互联网技术优势，促进传统档案管理工作发生改变。这就意味着，要强化现代化设备建设工作，引入高质的电子计算机，以便能储存海量档案信息。另一方面，结合现代化信息技术，打造完整的信息数据库，创建完整的档案信息管理系统，令档案整理工作更便捷。此外，通过使用现代化的档案管理技术，能无障碍传递档案信息，实现高度共享信息档案的效果，把传统档案管理工作变为信息化档案管理工作，非常契合未来档案管理工作发展趋势，应引起企业档案信息管理工作人员的重视，并多加尝试。

（六）加强企业档案信息开发及利用基础设施建设。为了保障档案管理工作取得理想成果，应保障档案的安全性，这就意味着应配备专业的硬件及软件。应在企业内配备专业的防盗储存柜、监控系统以及空调，并且要保障有灭火毯以及防毒面罩等消防器材，这样才能保障档案安全，如遇到危险情况，能及时拯救档案。所采取的监控设备，应具有超强的保护功能，结合现实需求定期升级。另外，还要准备充足的打印机、扫描仪、计算机并进行设备维护。在选择储存设备时，要确保档案信息储存实际要求得以满足。如果档案信息非常重要，储存设备则应具有稳定性、专业性等特点，并且要同时将其转变为纸质材料，这样才能防止系统瘫痪、崩溃时危害档案，留有纸质材料原件，以备不时之需。应创建完善的管理系统，应用内网传输数据、管理数据，并且要相应地装上防护软件、杀毒软件。与此同时，为了保障信息化档案信息管理系统应用的安全性，要在计算机网络内添加杀毒软件，定期针对数据库中的信息进行备份及维护，增强用户访问安全验证，全面加强信息化档案管理安全指数。