面向科研院所的文档一体化实践研究

文/中国科学院深圳先进技术研究院 林明香

档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化。纵观国际和国内形势，对文档一体化的呼声越来越高。从国际层面看，美国、日本和韩国分别提出了电子文件管理战略。从国内层面看，2020年修订的《中华人民共和国档案法》把“档案信息化建设”作为独立章节，强调各级政府将档案信息化纳入本单位信息化规划中，并明确了电子档案与传统载体档案具有同等效力。进入“十四五”阶段，无纸化办公、电子文件在线归档是大势所趋，结合科研院所的现状，迫切需要加快推进文档一体化管理进程。

一、文档一体化管理的基本内涵

文档一体化是从文件和档案工作全局出发，利用一定的方式将相对分散独立的文件管理和档案管理融合为一体的过程。文档一体化包括“文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化”四个方面。实行文档一体化需要理顺管理体制、完善组织机构，需要进行标准化建设，需要培养与一体化相适应的人才。文档一体化有利于档案真实、完整、准确、系统，同时保证归档工作便捷和安全，提高信息检索及行政效率，有利于科学决策和人、财、物的合理利用。根据不同档案学者对文档一体化的不同理解，文档一体化的理论基础大致包括生命周期理论、前端控制思想、后保管模式以及全程管理原则。本文着重以文件生命周期理论为基础进行分析。文件生命周期理论分析了文件包括形成文件、流转、办结、归档、永久保存或销毁的整个生命过程，分析了文件与档案的关系即文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文件与档案是分处于文件生命周期的不同阶段的同源一体的事物，二者间具有连续性和一致性。

二、科研院所文档管理现状

（一）文档分离，效率不高。在实际工作中，由于文件管理工作与档案工作可能由不同部门、人员乃至系统承担，不可避免地造成文件与档案管理的分离。文书管理以收文为例，包含签收、登记、承办、传阅、催办、办结六个环节，档案管理包括收集、鉴定、整理、著录、归档和利用六个步骤，其中文书管理的签收和登记环节等同于档案管理的收集和著录，这主要是由文书和档案不同的管理方式所决定的，文书办理强调时效性，而档案管理具有滞后性，一般是次年6月底收集归档。由于文书和档案管理分离，导致如下弊端：一是重复劳动，耗费了大量的时间和精力，导致效率不高；二是线下阶段存在大量纸质档案，利用时需不断翻拍，加快了纸张损坏的速度，缩短了纸质档案寿命；三是文件和档案管理缺乏有效衔接，易带来文件丢失或被篡改的风险。

（二）电子文件分散管理，形成信息孤岛。科研院所电子文件归档管理存在三个方面问题：第一，科研活动中将产生大量实验记录，尤其是在机器人领域和大数据与智慧城市领域，许多研究内容依赖于计算机辅助设备，而大部分技术文件和实验数据分散存储在不同计算机或终端设备上，档案部门很难对海量的科研数据进行保存；第二，科研院所在线生成的电子文件数量相对较少，例如在财务模块和采购模块以电子发票和审批文件为主，但是80%以上的电子文件需要经过在线下扫描后进行归档入库；第三，各个业务系统分别保存不同阶段不同容量大小的电子文件，如何对这些系统文件进行整合并开展有效管理，是当前文档一体化的一大难题。

（三）文档管理缺乏相应的细则和流程。从宏观层面讲，虽然国家发布了电子文件归档与电子邮件归档的管理规范和细则，如《电子文件归档与电子档案管理规范》，但是这些管理规范等较为宽泛，缺乏具体操作指导，同时也缺乏对新载体电子文件管理和利用相关内容的介绍；从微观层面讲，科研院所发布了本单位相关规范，但规范相对比较宽泛，电子文件的形成过程缺乏规范性和系统性指导及检查，较难保障电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性（简称“四性”），无法充分发挥档案的价值。

（四）文档工作者思想意识不强，技术能力不高。文书专员和档案员习惯于各自为政的工作模式，对文档一体化缺乏深刻地理解，不能充分认识到文档一体化的重要性和意义，缺乏使用信息设备的技能，又安于现状，不思进取，不敢突破原有的文书管理和档案管理模式。文档一体化管理要求文书和档案工作人员掌握一定信息技术，如熟悉软件代码，善于系统维护和信息加工等。文书专员和档案员对新技术不熟悉，且不熟练其他岗位的职责和内容，缺乏复合型人才所具备的素质，导致工作开展难度大，时间和精力投入成本较高。

三、多措并举，共同推进文档一体化管理

（一）加强顶层设计和部门联动，有效推进文档一体化管理进程。冯惠玲教授指出，电子文件管理的顶层设计是一种自上而下的设计，既是一种战略设计，也是一种全面设计。一个单位的文书和档案工作离不开各单元（部门）的协调配合。为有效推进文档一体化，需要做到以下几点：一是做好顶层设计，自上而下建立文档管理责任体系；二是科研院所领导班子高度重视和支持档案工作，将数字档案室作为建设“科研院所”的重要举措之一，对档案工作常抓不懈，充分考虑科研院所信息化系统与档案系统接口建设问题；三是加强各单元（部门）间的联动，采用科研管理协同创新方式推进文档管理，明确不同部门的职能和要求及工作方向，同时确立部门之间的协调处理机制，优化文档管理流程。

（二）优化档案系统功能，实现从能用到好用的目标。第一，优化档案系统本身功能，必要时开发相应的功能。首先，自动捕获电子文件及其元数据功能设计，结合国家、行业档案相关规定和科研院所归档的要求和范围，业务系统对归档系统开放数据表，批量捕获电子文件及其元数据进入归档系统；其次，系统自动字段匹配与合成档号功能设计。根据归档细则相关要求，档案系统设计了灵活的选项支持，业务系统字段名称与档案系统匹配字段自动匹配，并自动合成档号；再次，移交、指导、接收和电子档案XML封装功能设计。电子文件在线归档流程包括：移交—指导检查—退回—修改—再移交—指导确认—退回—再移交—接收成功，若是每个环节准确无误，则只需移交—指导检查—接收成功；第二，加强系统间接口建设以及提升档案系统安全性能。主要表现在单点登录、权限管理以及与其他技术的高度融合。梳理好各级用户查询权限，精确开放全文检索下载权限。在档案系统中应用区块链技术等先进技术，借助区块链的不可篡改、去中心化和备份等特性，提高档案系统的安全可靠性能。

（三）健全规范化的文档管理标准，是文档一体化管理的前提和基础。文档管理标准是文档一体化管理的依据和基础，在文档一体化管理过程中，应认真梳理文件的归档范围，明确各层级各岗位人员的职责，深入分析文件与档案管理标准的异同，结合科研院所的实际，制订有特色的适合科研院所模板的文档管理标准。目前，科研院所存在大量电子文件，应该确立电子文件在线归档管理细则和应急预案，如《科研项目文件归档与管理细则》等，细则中明确双套制（纸质版和电子版）要求，强调文档管理过程与科研项目推进过程相一致，加强文档管理事前介入，事中控制以及事后把关，为科研院所保存历史。

（四）加强专兼职档案员能力和水平，为文档一体化管理提供人才保障。文档一体化管理依托于计算机网络，因此应当通过组织举办多层面、多渠道的档案业务培训、交流研讨、宣传教育等方式，转变专兼职档案员的文档管理观念，提高信息处理能力，提升文档人员专业素养和工作能力，不断提升科研院所专兼职档案人员的业务水平。专兼职档案员应当按照要求，将纸质文件转为纸质档案数字化副本，或者直接做好电子文件的在线归档和保存，以有效提升文档管理的水平和效益。

四、科研院所文档一体化取得一定成效

近几年，科研院所以数字档案室建设为着力点，加快档案信息化步伐。不仅建立了档案系统，同时打破了信息孤岛的现状，建立了业务系统与档案系统的无缝对接，积极探索电子文件在线归档范围和归档流程，具体表现在以下几个方面：第一，让数据多跑路，科研人员少跑腿，节省相应的人财物成本；第二，加快推进系统间接口建设，初步建成文档一体化平台；第三，流程再造，明晰权责关系，提高管理效率；第四，保护科研院所历史，有效利用，服务发展。

综上所述，档案工作作为科研院所的基础工作，不仅是科研院所的重要历史记录，也是促进科研院所建设的助推器。文档一体化管理是从文书管理和档案管理的全局出发，加强文件和档案在形成、管理、利用三个重要环节的一体化管理，推动科研院所档案信息化建设水平，提高文书档案人员的文档管理素养和水平，为科研院所科研活动提供有力的支撑保障作用。同时，我们也要清醒地认识到，文档一体化管理是一项伟大的工程，需要极大地投入以及在试行过程中不断调整和改善。因此，建设文档一体化管理体系任重道远。