探究计算机信息网络技术在医院档案管理中的应用

任保领

摘 要：计算机信息网络技术的应用，有效解决了医院档案管理中效率、效果和质量等方面的一系列问题，提升了医院管理的整体信息化水平。本文从计算机技术、信息网络技术两个方面详细分析了对医院档案管理的现实影响，并提出了计算机信息网络技术在医院档案管理中的具体应用，以及应用的现实意义和可能面临的问题，为深化和拓展计算机网络技术在医院档案管理中的应用研究做出了有益探索。

关键词：信息网络技术;医院档案管理;计算机

概述

计算机网络技术包括计算机处理技术和网络信息技术。其中，计算机处理技术是指在计算机软、硬件支持下实现数据标准化处理;网络信息技术则是利用计算机互联的信息传输功能实现信息共享。医院档案管理是一项管理性、服务性、社会性很强的管理工作。信息时代，信息作为一项重要价值之源，在医疗卫生事业发展中占据着重要地位。医院档案资料是医疗事业及其管理过程的原始记录，是医疗卫生事业实践的客观实在反映。医院档案具有知识属性、信息属性，是社会信息的重要环节。利用计算机网络技术可有效提升档案现代化管理，构建网络信息工作和服务平台，强化医院各相关职能部门之间横向联系，打通上下级档案管理工作的纵向转型[1 ]。

医院档案管理工作过程包括档案资料收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等。随着医疗卫生事业的发展，医院档案类型及数量呈现急剧增加之势，对医院档案管理的要求也越来越高。传统的管理方式带来的信息共享不畅等现实问题，亟需利用现代化手段化解。计算机信息网络技术的应用有效解决了医院档案管理中效率、效果和质量等方面一系列问题，提升了医院管理的整体信息化水平[2 ]。

1 计算机技术对医院档案管理影响

计算机技术应用于医院档案管理，是指在一定应用程序控制下，将已经过著录、标引后的档案信息，输入计算机存储起来，并对存储的医院档案信息进行分类、编目、查找、检索、阅读及打印[3 ]。从影响方面来看，计算机技术应用的主要影响体现在：

1.1 自动编目、检索

计算机技术应用，能够将收集到的档案著录信息，制成若干档案目录数据库，根据医院不同管理要求，利用档案目录数据库，实现全宗目录、案卷目录、专题目录、分类目录等若干目录及索引的自动化，克服传统档案编目深度不够、广度不足、项目不全的弊端，且编目更加规范、标准。利用计算机技术检索，可通过医院档号、分类号、主题词、责任者等单一或多个条件进行检索，自动检索的效率更高、形式更为灵活。

1.2 自动统计、借阅

利用计算机技术可实现医院档案的内容统计和利用情况统计。前者，如按照医院档案专题、发文单位、责任者、日期等進行统计，及时掌握医院馆藏档案情况。后者，利用计算机技术，统计出日、月、年报，了解医院不同科室、不同种类档案利用频率和数量，分析其利用规律，为档案管理提供参考。此外，利用计算机技术，设置不同群体身份登录识别认证系统，突破档案借阅时空限制，提高借阅的便捷性，进一步发挥医院档案价值。

1.3 自动管理、应用

计算机技术也被广泛应用于医院档案库房的管理，例如，利用计算机技术适时调节库房温湿度，自动控制库房防火系统、照明系统和报警装置系统，实现医院档案库房管理远程控制等。此外，计算机技术与多媒体技术联合应用，利用图像、图形、文字、声音等各种媒体，增强医院档案现实应用效果。

2 信息网络技术对医院档案管理的影响

信息网络技术是指利用通信设备及信息网络技术将不同地理位置、独立的计算机系统有机连接起来，借助网络软件，实现医院档案资源信息共享[4 ]。总体来看，信息网络技术对医院档案管理的影响体现在：

2.1 档案内容的改变

从医院档案管理对象，即档案内容上来看，传统模式下，医院档案文件是知识性与物质性的完整统一。但在网络信息背景下，传统意义上的医院档案文件表现为形成者、使用者与保管者的一种虚拟、理性概念，即“虚拟文件”。医院档案管理内容由无数独立数据存储器保存，由“1”“0”组成的字节构成。医院档案案卷由电子信息、软件程序及虚拟电子文件组成。传统的档案管理对象变成了电子档案管理为主，且不占用物理空间，主要保存于计算机硬盘，并利用信息网络技术实现远程传输、使用。医院的档案馆也由“实态档案馆”转变为“实态档案馆”与“虚态档案馆”并存。借助信息网络技术，构建起医院档案信息内容纵横交错的网络，满足不同时期、不同群体、不同地区的人们对医院档案信息的需求。

2.2 管理环节的改变

首先是收集环节。网络技术的应用，医院档案的收集将无需再专门上门征集，可直接将电子档案收集，实现电子文件数据信息的随时存储。其次是整理环节。电子档案取消案卷管理单位，利用计算机技术处理档案，可自动分类组合，运用计算机网络技术不再坚持全宗不可分散原则，使电子档案在来源上的历史联系更加凸显。再次是鉴定环节。利用计算机网络技术对电子文件的真实、完整、可靠及可读性等进行认定检查，并检测文件载体性能。第四是保管环节。除了传统的防火、防潮外，针对电子文件还需要防范计算机病毒等非传统安全因素威胁。

3 医院档案管理中的信息网络技术应用

将广域网、WEB技术、SQL数据库及多媒体技术等多种管理技术应用于医院档案管理，建立管理更加高效、利用更加多元的医院档案综合网络管理系统。系统涵盖档案目录管理、检索利用管理、基础信息维护、档案网站等子系统，并与医院行政管理部门接口，实现数据信息共享，以及医院档案自动立卷、全文检索、管理等[5 ]。

3.1 软、硬件方面

软件方面，主要采用了关系型数据库管理系统（MS SQL SERVER）、数据库开发软件（MS VISUAL FOXPRO）、服务器端脚本环境（ASP）、网页制作软件（FRONTPAGE）、互联网信息服务（IIS）等各种软件系统。硬件方面，包含服务器（COMPAQ PROLIANT3000）、工作站（COMPAQ DESKPRO PC）、扫描仪（Microtek9600XL）、可读写光盘等[6 ]。

3.2 系统构建

计算机信息网络技术应用于医院档案管理中，包括网站建设和服务器数据库建设，受众的服务对象包括档案管理员、一般用户、医院一般用户、档案系统管理员等等。

3.2.1 档案目录管理系统。根据医院档案主要类别，系统中医院档案目录管理系统包括文书类、病案类、人事类、科研类、设备类、基建类、会计类等，以及医院的声像档案目录录入、立卷处理、案卷备考、目录维护、销毁处理及统计汇总等若干系统功能。

3.2.2 档案全文检索系统。该系统的功能主要是，满足不同用户群体，根据档号、編号、文件标题、责任者、年份、案卷标题、文号等不同组合条件下实现模糊检索。每一次文件目录检索时，每个文件目录下有链接的文件。电子文件以文本文件、图像文件、影像文件等不同形式存在。用户点击其所查找的文件链接，即可浏览到所查阅的文本文件、图像文件、影像文件的全部内容。此外，用户还可通过医疗设备型号等特殊检索条件进行检索，提升医院档案查全率和查准率。

3.2.3 档案利用管理系统。该系统中设置了相应的用户借阅、调阅、归还、打印、统计等系统，档案利用者在借阅、归还、打印时，系统会自动满足相应要求。此外，系统中还设置有相应的借阅催还单等，在借期将满时，系统还会发出提示。

3.2.4 基础信息维护系统。系统还设置了档案内容维护、分类库维护、用户管理、主题词维护等若干基础信息维护功能。后期，根据系统维护的实际需要，开展相应的维护，不断满足日益增长的医院档案管理的现实需要[7 ]。

3.2.5 档案网站管理系统。通过广域网、局域网等功能，开设专门的医院档案网站管理系统，满足不同群体的信息查询需求。包括档案网站网页制作、网页发布和网页浏览三大主要功能。其中，网页制作主要采用word、frontpage等工具制作，文本文件以.doc、.txt、.htm、.html等格式为主;图像文件以.jpeg、.gif等格式为主;声音影像文件以.mp3、.mpg等格式为主。

4 计算机信息网络技术应用的现实意义

相较于传统档案模式，计算机信息网络技术在医院档案管理中的应用，推动了管理自动化、传递网络化、信息数字化和资源共享化等，满足社会各界对于医院档案的信息需求。

4.1 管理自动化

将计算机信息网络技术应用于医院档案管理，运用计算机高效的信息计算、处理能力，在文件处理的同时，便可实现电子文档的同步归档，进而实现时时归档，并按照预先设定的管理模式，实现对电子文件的逻辑推理、判断，及时对医院档案分类、保存和处理，涵盖一般业务管理、档案检索、档案编目、档案编辑、档案统计等，极大地提升了医院档案现代化管理水平。

4.2 传递网络化

计算机信息网络技术的应用，展现了计算机技术、信息网络技术的显著优势，打破了传统的时空界限，解决了信息孤岛问题，使医院档案信息传递通过网络技术实现跨部门、跨区域传输，有效发挥出医院档案在形象宣传、行政管理、医疗改革中的价值。例如，计算机信息网络技术应用，使医院档案信息检索由脱机检索、联机检索，逐步发展成职能检索、网络检索，实现了计算机网络化检索，满足医院内部不同科室之间，以及外部不同群体的信息需求。运用计算机信息网络技术，将馆藏的电子档案信息资源进行精细分类、及时提取、全面分析、深度加工，提升档案利用效率，发挥医院档案经济、社会效益。

4.3 信息数字化

医院档案信息数字化建立在计算机技术、信息通信技术、网络技术基础之上，通过软件、硬件设备进行医院档案信息整理、加工并按照档案管理的规律和要求创造出新的信息产品。与传统档案管理相比，利用数字技术将医院档案数字化后才能据此进一步开发信息产品，协调推进医院档案信息开发与利用。信息数字化更加利于医院档案的保存、查询、传递，使医院档案在临床科室、后勤管理、教学科研等方面畅通流转，超越空间、时间和机构等因素的限制，降低医院档案管理成本，满足各界利用需求。

4.4 资源共享化

应用计算机信息网络技术，医院档案管理部门可在专门的互联网或局域网中开放其档案信息数据库、档案卷宗、档案目录等档案信息资源。并在数据库中建立专门检索入口，身份认证通过后便可实现医院档案信息的查询和利用。计算机网络技术的介入和应用，使得医院档案数据信息在不同部门之间顺畅传递，不同群体通过身份认证后，登录相关管理平台，便可查询到相关的档案信息，实现医院档案资源最大程度的共享。

5 计算机信息网络技术应用需要注意的问题

计算机信息网络技术在医院档案管理中的应用已取得了良好效果，发挥出档案资源价值。但也要注意如下相关问题：

5.1 电子文件可靠性问题

计算机信息网络技术背景下，传统的医院档案管理模式被彻底颠覆，网络上的电子文件更易被修改，涉及医院档案利用者的信息权、档案内容的隐私权以及档案文件公布权等相关权益保障问题。网络技术的应用使电子文件“超国界流通”成为现实，电子文件的可靠性问题被摆在更加突出位置。

5.2 档案信息安全问题

安全保密应是计算机信息网络技术在医院档案管理中首要考虑的问题。医院档案中保存了大量患者的就诊信息，涉及其个人隐私，也涉及医护人员个人信息，这些都是不能公开的。需要处理好医院档案公开与利用之间的关系，为此，要突出关注安全保密问题，做到涉密计算机与非涉密计算机二者分开，涉密计算机信息的获取应设置密码、身份认证、使用权限，增添漏洞补丁，安装防火墙等，且医院内部网与互联网之间要做到物理隔离。

5.3 用户需求满足问题

计算机信息网络技术的应用，要事先开展充分的调研论证，让档案软件开发员与档案管理员之间进行充分沟通，开发出满足医院医护人员、患者、行政管理人员等各方需求的档案管理软件，不同群体赋予其不同身份认证和浏览权限，以满足不同用户的信息需求。为此，档案员要熟悉医院档案管理的各项业务流程，掌握档案管理的法律法规以及计算机信息网络技术领域的行业标准，并与软件开发员充分沟通，从而协助其编写出全面、系统、规范的专门档案管理软件。

5.4 人才队伍建设问题

计算机信息网络技术在医院档案管理中的应用是一项复杂的系统性工作，不仅需要熟练掌握医院档案管理的专业知识，还需要掌握一定的软件、硬件和计算机网络相关业务知识。为此，需要根据当下信息化时代背景，满足医院档案管理需要，打造出一支高素质复合型的人才队伍，这也是摆在各级医疗机构面前亟待解决的问题之一。

参考文献：

[1]孙伟.利用数字化网络技术做好医院档案管理工作[J].兰台内外，2021（26）：4—6.

[2]汪蓉琴.“互联网+”背景下医院档案管理的思考[J].连云港职业技术学院学报，2021（4）：90—92.

[3]王柳.医院文书档案管理对信息化技术的应用[J].中国卫生产业，2016（33）：135—137.

[4]刘艳丽.医院电子档案管理存在的问题与改进[J].齐齐哈尔医学院学报，2010（16）：2603—2604.

[5]林劲.信息化在医院档案管理中的应用探究[J].办公室业务，2012（6）：103—104.

[6]田园.浅谈加快医院档案管理的信息化建设[J].菏泽学院学报，2013（2）：138—139.

[7]杨慧安.医院档案信息化建设面临的问题与对策刍议[J].计算机光盘软件与应用，2012（4）：11—12.

（作者单位：菏泽市传染病医院）