大数据时代文档一体化建设面临的挑战与应对策略

耿杭

摘 要：档案部门作为集中接收、统一管理的数据整合机构是数据信息的资源重地。随着大数据时代的来临，各档案部门针对实施档案信息化管理，改革传统档案管理模式，积极开展文档一体化建设，取得了一定的成绩。在应对文档一体化的大数据信息改革中，也遇到了一些挑战。本文以大数据时代中文档一体化的建设情况与面对的挑战展开研讨，试图得出文档一体化的最佳策略，为进一步推进我国档案行业的快速发展，提高档案管理效率，加强文档一体化建设，贡献档案工作者的智慧和力量。

关键词：大数据时代;档案管理;文档一体化;应对策略

档案部门作为集中接收、统一管理的数据整合机构是数据信息的资源重地。随着大数据时代的来临，各档案部门通过研究探索，改革传统的档案管理，积极开展、规范文档一体化建设，取得了一定的成绩。在应对文档一体化的大數据信息改革中，遇到前所未有的挑战，亟待档案部门和档案管理人员深入研究。

1 大数据时代文档一体化建设的现状

1.1 大数据时代文档一体化建设稳步推进

在大数据时代，可以实现信息及时分享以及跨地域传播。在云数据处理中心，通过筛选关键词，能够在某一时间范围内找到有关的全部信息。大数据技术改变我们的生活方式，也为我们创造更多科学、高效的管理模式。在档案界，广大专家学者和档案部门的同志，将传统的档案管理方法与大数据新技术时代的档案工作结合在一起，充分利用大数据技术，推进文档一体化，大数据时代文档一体化建设稳步推进[1 ]。在加强档案管理中的文档数据整合，将档案文档中的各项数据做到完整导入，开放档案数据共享窗口等档案文档一体化技术得到一定的提高。档案文档一体化技术能够将档案与文档根据指定的某种模式整合在一起共同管理，能够凸现大数据技术的技术优势，也能发挥档案管理中的数据信息价值。

1.2 档案文档一体化的标准建设取得一定成效

目前结合我国实际技术情况来看，许多有关档案文档一体化的软件已经被研发出来，且不同的软件其效果和侧重的服务方向也不同，有些是整合档案管理业务，有些是用于档案信息的收集与开发。不同的软件功能也要求使用者能够熟知熟用各种软件结构，能够最大化地发挥每个软件优势，减少工作上的软件使用。从平台软件和技术标准做好与电子政务的平台对接，实现档案文档的大数据技术一体化，这对档案工作来说也有着十分突出的意义，对整个行业的技术改革乃至今后的发展方向都有着极强的引导意义。许多信息标准化数据格式也已形成，并在电子档案管理中得到了十分广泛的应用。

2 大数据时代文档一体化建设面临的挑战

2.1 在档案资源建设层面文档整合难度的挑战

档案文档的数据信息最为突出的就是非结构化数据，非结构化数据其数据与信息内容比较复杂，没有既定的特别规律，同时数据量也十分庞大。在进行档案一体化的过程中要注意对这些繁琐信息的再分类，建立非结构化数据库，将非结构化数据尽量做到条例化。如果数据量太大，也会影响应用数据库的运行问题，影响文档一体化结构中的底层计算。因为档案管理的信息数量与类型繁多，也就相应地要求档案管理在文档一体化中的软件技术更高。这也是目前档案一体化技术提升中面临的一大主要问题。同时，档案文档一体化不仅要对这些繁杂的数据做好存储处理，还要建立数据库，建立可以关键词筛选的数据信息查询系统。一般数据库要想能够突出检索功能和检索速度，还要加入数据库中的层次机制[2 ]。在数据库中进行数据信息的分类处理，这无疑也加重了一体化数据库建立的难度。需要构建信息的分层筛选，提供信息的存储平台，让用户能够将档案信息进行储存和检索，从而丰富用户对档案文档一体化的使用体验。

2.2 档案储存信息数据安全性的挑战

在大数据时代背景下，文档的一体化数据存在一定的信息安全隐患。如何区分普通用户和特殊用户，如何做好对保密性文档信息的保护，以及防止档案信息滥用的情况，这些都需要在一体化技术构建中体现出来。还有一些用户使用规范的问题，如果随意下载或随意使用文档信息也会导致档案文档信息的泄露，导致档案文档中一体化结构的错误。所以在一体化的平台构建中，以及档案文档的大数据平台组成里要注意使用规范与信息安全防护的防火墙设置。相比较传统的档案信息，使用多为纸质档，在信息泄露上可以从单一的方式进行杜绝，但是数据信息平台下，因使用起来更加便捷，也就导致了存在很多信息泄露的风险。

2.3 文档一体化建设技术落后阻碍文档一体化进程的挑战

结合文档一体化技术要求以及文档一体化平台构建的质量要求，不难看出，档案文档一体化的数据安全使用方面，要求管理人员技术过关。但是结合目前绝大多数档案管理从业者的综合素质来看，很多档案管理人员的专业性并不高，还有一些甚至也没有达到专业水平的标准。自身技术不过关，就会影响档案文档一体化的平台开展。一般档案文档一体化技术要求在系统中实现用户的检索分类。且要求不同的用户有不同的使用权限，高级检索可以进行对信息的批改、删除管理，中级检索可以实现对文档内容的全文检索，还有管理人员有一定的管理权限，能够及时查看每个用户的使用情况和使用内容。这也就要求档案管理人员知道怎么操作和使用这个档案管理平台，当平台上出现档案信息使用问题时，也可以及时进行解决，能够确保各项用户使用功能中是在使用规则的基础之上进行，也能够及时对一体化中出现的问题进行调整，防止用户的意外以及使用问题的出现。有些为了确保文档一体化的使用顺序，还会对用户的使用步骤做强调，因此也需要档案管理人员有一定的操作意识，能够具备该项操作技术，防止有技术上的偏差。同时，纵观我国档案文档一体化进程较慢的问题，也是档案人员技术专业性不够强所导致，因此，加强档案人员的技术实力，提高档案人员的专业性也成为了今后要致力于的发展方向。

3 大数据时代应对文档一体化建设挑战的策略

针对上述对档案文档一体化建设中存在的相关挑战分析，可以看出目前档案文档的一体化进程较慢的主要原因还是有许多的。从制约因素来看，这也是大数据时代背景下对档案文档一体化以及档案管理改革中一直存在的几个阻碍点。下面结合目前文档一体化的实际情况，就相应的解决对策展开相关讨论，试图能够应对大数据时代下的文档一体化建设面临的挑战，将文档一体化建设向前推进。

3.1 树立“大档案”理念

为了尽快发挥档案文档一体化优势，档案管理部门和人员要树立“大档案”理念，并且重新认识各自的工作内容与工作职责。“大档案”理念通俗点讲，也指档案文档的一体化技术，在一体化的档案管理中，构建一体化的存储平台。目前所设计的较为突出的软件是TRIP数据库，这种非结构化特征的数据库最为显著的优势就是可以跨平台进行大数据存储，通过二进制的数据形式，实现对数据对象的各种导入与存储。这种数据库不会过多强调对象数据的大小，且能够自主完成对文本的抽取工作，就是能够自主实现档案内容信息查找功能，所以其检索功能十分强大。在“大档案”理念指导下，可以实现对档案文档整体性的统一存储。还有TRIP数据库中的层次机制，通过对用户的身份识别以及访问权限与访问内容调查，从而完成对档案文档一体化的数据处理[3 ]。还有对于一些非法用户，要设置访问的禁止权限，对重要的档案进行复制保存，防止出现数据丢失情况。

3.2 进一步增强文档一体化的信息技术能力

大数据技术因为数据量大、输入和处理速度快以及数据的多样性，使得大数据技术处理起来有一定的难度。这就需要结合档案管理实际情况做进一步的针对性分析。档案文档的数据转型，实现电子文件和电子档案在同一平台之间的互相转换，开展文件的在线归档和在线移交工作，确保档案文档都录入电子系统中这也是一项十分繁重的大工程。需要进一步提高文档一体化信息技术，加强档案管理中的文档数据整合，将档案文档中的各项数据做到完整导入，开放档案数据共享窗口，提高档案文档利用率，增强档案文档的资源使用，提高档案数据的管理效率以及转换效率。在档案文档一体化技术方面，要根据档案与文档情况，采取科学的模式整合管理，凸现大数据技术的技术优势，发挥档案管理中的数据信息价值。

3.3 完善网络档案管理安全系统

在大数据时代，数据的安全问题尤为重要。档案信息数据更是如此。文档一体化建设中，更多考虑是归档的单轨制，一旦存在数据不安全的问题，文档一体化建设将毁于一旦，安全问题不能忽视。网络档案管理安全系统作为档案文档最为重要的一大方面，直接影响到了档案信息的使用，以及档案信息的使用安全性[4 ]。在档案安全系统设置中，可以在档案一体化软件中进行系统权限机制的设置。通过设计整套的安全管理机制，提高系统的安全防护系统，当出现档案管理安全信息问题时，及时进行信息防护。在档案文档的内容使用中确保用户的使用流程是正确且可行的。

3.4 提升档案管理人员的专业素质

文档一体化建设对档案管理人员的专业要求较高。档案管理人员没有一定的专业素质，文档一体化建设就不能很好地推进，面临的挑战也不能很好地应对，档案人员的技术水准直接关系到档案文档一体化技术的质量内容。只有进一步提升档案管理人员的专业素质和信息技术能力，才能将文档一体化建设向更高的标准推进[5 ]。提高档案管理人员的专业素质，可以从培训入手，有针对性地开展档案行业培训，同时对每个档案从业人员都进行严格的应试筛选，选聘一些既有档案专业知识，又有一定的信息技术能力的同志充实到档案管理队伍中，组建文档一体化建设的专业人才队伍，进一步发挥档案工作优势，为社会为企业创造更多的财富。

综上所述，在大数据時代下的文档一体化建设，存在着管理难度大、信息数量多、类型种类复杂以及档案安全与档案管理人员的技术问题等问题。这就需要我们树立“大档案”理念，强调一体化的档案信息处理模式，建立档案一体化的安全体系，增进文档一体化的科学管理能力;进一步提升文档一体化从业人员的能力水平，增强档案管理中的技术优势，发挥大数据时代数据信息的价值。同时，根据我国现在正在开发和投入应用的TRIP数据库实现档案文档一体化的资源整合，做到档案管理中的数据处理，推动档案管理的稳步进行。在大数据时代，需要加快档案管理转型，增强档案管理中的信息使用效率，提升档案管理的信息质量，加强平台上的信息交流，做好档案文档一体化也成为了问题的关键。今后，针对该方面的研究，我们还会更加深入展开，用多维度、多角度的方式体现文档一体化的突出作用，促进档案管理的整体推进，实现档案管理的改革与综合提升，期望能够带领档案事业进入现代化高科技的信息技术领域中，充分发挥档案价值，实现档案信息对社会以及各个行业的推动作用，创造档案管理的新篇章。

参考文献：

[1]杨要科，杨艳.文档一体化中电子文件的存储研究[J].兰台世界，2014（8）：34—35.

[2]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J].档案学通讯，2014（03）：58-62.

[3]高艳霞，张慎武.电子档案的非结构化存储方案浅议[J].兰台世界，2012（01）：25-29.

[4]赵屹，陈晓晖.电子文件中心：路在何方――电子文件文档一体化管理机构构想[J].档案学研究，2011（18）：57—65.

[5]李鹏凯.电子文件时代文档一体化面临的问题及对策[J].云南档案，2007（11）：5—7.

（作者单位：恒丰银行股份有限公司 山东济南市）