谈谈机关事业单位的档案管理

石玉雯

◆摘  要：随着社会的发展，机关事业单位改革工作也在不断推进。档案管理作为其重要组成部分，对单位工作的开展有着重要影响。档案记录的是机关事业单位每个人的信息，这样有助于单位人才资源的优化配置。在信息技术快速发展的大背景下，档案管理部门需要在各个方面做的与时俱进，不断创新，才能有效提高档案管理成果。档案管理工作主要是将各类信息清晰、准确、完整的记录下来，是为了便于后期的查找和使用。

◆关键词：机关事业单位;档案管理;意义;难点;对策

一、机关事业单位档案管理工作的难点

（一）档案管理人员综合素质有待提高少数机关事业单位在档案管理方面，并没有配备专业人员，而是调用其他岗位的职工兼职档案管理，或是聘用临时工作人员来管理档案。由于专业人员的欠缺，管理工作者身兼数职，容易导致其面对繁杂的档案管理工作时出现纰漏;对于细节问题的疏忽或者错误，容易导致档案管理混乱不堪。虽然有些单位配备了专职档案管理人员，但大多工作态度消极应付，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，也会让档案管理工作的效果不如人意。诸如此类问题还有对本职工作没有责任心和认同感;档案归类不够整齐合理;对信息资料的更新不够及时，导致档案资料难以最大限度发挥作用。此外，单位人员流动时，没有做好档案管理工作的交接，也会导致信息资料缺失。

（二）缺乏科学的档案管理和利用机制机关事业单位能有序开展档案管理工作，离不开完善的规章制度和规范的工作流程。目前少数机关事业单位的档案管理工作，仍是让各部门自行管理，使得档案资料分散在各个科室，没有统一管理会大大降低档案的使用性。同时，部分单位还沿用“信袋式”档案管理，纸质管理手段增加了工作难度;不科学、不专业的管理方式，使信息提取難度加大，使用起来比较麻烦，难以充分发挥档案的作用。

（三）档案管理工作信息化程度比较低随着现信息科学技术的迅猛发展，互联网信息技术的广泛运用，已经深度到我国人民群众日常生活和事业中的，所以，单位的档案管理工作也必须要顺应这一形势，不断改革创新，利用现代科学技术更好地对档案进行管理。电子档案相对于传统的纸质档案，存储范围大，保存方便，而且能高效收集、整理、分析信息资料，便于提取和利用信息资料。虽然有些单位已经采取了信息化档案管理，但在保密方面还有待进一步加强。

二、机关事业单位档案管理工作难点解决对策

（一）提高档案管理人员的综合素质档案管理工作具有专业性、复杂性和综合性的特点，这要求工作人员要有较高的素质，不只是较强的专业素质，还要有较高的道德素养，和对本职工作的认同感和责任心。档案管理人员的素质对档案管理工作有着重要影响，所以单位必须注重对人员的培养。首先，要选用专职人员负责档案管理工作，避免管理人员频繁变动，加强人员的稳定性。其次，要定期对档案管理人员进行培训，学习先进的档案管理知识，提高工作人员的综合素质。档案管理工作也要与时俱进，对档案管理工作人员进行考核，敦促工作人员对过往工作进行总结分析。进而提高其道德品质和工作能力，更好地做好本职工作。

（二）不断完善档案管理和利用机制机关事业单位需要认识到档案管理的重要性，根据实际情况完善档案管理和使用机制;明确各岗位工作人员的职责，严格按照档案管理制度和流程开展具体工作，杜绝违法违规行为的出现。同时，要对档案管理人员进行统一领导，分级管理。根据制度要求分类管理档案信息，确保档案管理工作更加科学。各单位应当成立专门的档案管理工作小组，对档案管理工作制定详细计划;并以此做为重要依据，保证档案管理工作的有序开展。

（三）提高档案管理信息化建设程度为提高档案管理工作的效率，单位不仅要在思想上的重视，还应做好物质投入工作。充分运用现代化设施管理档案，提高档案信息化程度。随着科学技术的快速发展，互联网信息技术也不断普及，加强档案信息化建设，能够有效提高工作的效率。有助于档案资料的分类，为机关事业单位发展提供更全面、更专业的信息资料。信息化档案能够更全面搜集资料信息;管理档案工作人员应当加强对图像与影音等资料的记录。同时，还可以建立档案信息资料共享平台，便于信息资料的登记与查询，提高信息资料的使用率。提高档案管理工作信息化程度，工作人员也应当学习相关知识，激发自身积极性，掌握相关安全知识，做好部分档案的保密工作，使档案管理工作更加科学安全。

（四）提升管理工作的创新服务意识档案管理工作要跟随时代脚步，在新形势下提升创新服务管理意识。对此，机关事业单位档案管理工作，可以利用互联网平台便捷的优点，开通自主查询和分类查询信息的功能，及时补充更新档案资料，使档案资料更为准确有效，为单位发展和领导决策提供重要依据。档案管理工作者只有转变保守思想，将单位实际发展情况与档案管理机制相融合，进行创新管理，才能有效提高档案管理工作的质量和效率，使档案管理工作取得进步。各单位要对档案管理工作给予重视，制定符合单位发展的档案管理机制，找准工作重难点，并积极解决档案管理工作存在的问题，提高档案管理者的素质，引入信息化技术，培养员工的创新服务意识，使档案管理工作更加科学化和规范化，为单位发展提供保障。

参考文献

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