新时期不动产登记档案管理浅析

2022-05-30张萍萍

兰台内外 2022年25期

张萍萍

摘要：新时期不动产登记档案管理工作面临着更高要求，切实做好该项工作，可以促使其发挥出更强的作用，应该引起相关人员高度重视。文章重点结合工作经验以及社会发展新形势，明确了当前不动产登记档案管理工作面临的高要求，具体探讨了如何优化该项工作，以促使其更好适应社会发展新形势，以供参考。

关键词：新时期;不动产登记;档案管理

随着我国经济社会快速发展，不动产登记档案管理的受重视程度越来越高，在其作用价值更为凸显的同时，也面临着更高的要求，需要确保其能够高效有序落实，针对新时期可能出现的各类不适应或者是偏差问题进行及时纠正。不动产登记档案管理工作具有较高的复杂性，涉及的工作量较大，且一旦在任何环节出现偏差，都会带来严重后果，因此，应注重从多角度进行创新优化，成为未来相关单位的工作重点，具备较高的研究价值。

一、新时期不动产登记档案管理概述

1.不动产登记档案管理新特点

不动产登记档案管理工作在新时期出现了一些新的特点，除了法定性以及规范性外，唯一性、复杂性以及数字化等特点同样更为鲜明，需要相关工作人员予以积极适应，有效规避可能出现的不适应问题，将不动产登记档案管理的作用价值发挥到最大。因为不动产登记档案管理的特殊性，其往往表现出了较高的规范性要求，需要法律法规的支持，确保各项工作依法开展，尽量规避可能出现的任何偏差与混乱现象，进一步推动不动产登记档案管理工作的优化可持续发展。从新时期不动产登记档案管理工作内容上来看，其作为唯一和最高规定不动产权属的资料信息，必然也面临着更高的要求，应确保所有档案信息资料均可以得到准确处理，尤其是对于海量档案信息资料的收集和存储管理，更是需要引起重视，由此更好提升其管理水平，充分发挥出应有的作用价值，满足新时期提出的对不动产登记档案应用的各种要求。

当然，新时期不动产登记档案管理工作还表现出了较强的先进性，有别于传统的档案管理模式，其数字化以及信息化水平越来越高，为该项工作的优化落实创造了理想条件。随着大量先进的信息技术以及数字化管理手段的应用，不动产登记档案管理工作确实表现出了更高的处理速度，在一定程度上降低了工作难度，提升了工作效率。但是，同样也需要相关管理人员必须积极适应这一新模式，在不断完善信息化管理平台的基础上，增强自身对于信息化管理手段的掌握效果，如此才能夠更好地优化落实效果，避免因为管理人员不适应新管理模式，而导致一些新的问题和缺陷。

2.不动产登记档案管理现状

新时期不动产登记档案管理工作虽然取得了快速发展，成果也较为突出，但是面临着更高的要求以及更为复杂的形势，依然存在着一些问题和缺陷，不动产登记档案管理工作的价值没有充分体现出来，其中突出问题表现如下：

首先，相关人员的业务水平不高是导致不动产登记档案管理工作效果不佳的直接因素。新时期不动产登记档案管理工作出现了较多新的变化，无论是从制度体系，还是从具体工作方法上，均和原有工作模式大不相同，对工作人员提出了更大挑战，如果不动产登记档案管理人员无法适应新模式，在工作中存在着明显的滞后现象，必然容易因为人员素质问题导致工作出现偏差，随之影响到不动产登记档案管理成效。比如，在当前数字化档案管理模式不断推广的大背景下，相关管理人员依然沉溺于传统滞后的管理模式，不熟悉新技术和新方法，就容易增加工作出现问题的概率，也无法将这些新技术的应用价值发挥到最大。

其次，不动产登记档案管理机制不顺畅也是重要问题，对于最终管理成果的限制较为明显。虽然当前不动产登记档案管理水平正在不断提升，但如果在管理机制方面存在明显混乱现象，同样也容易滋生一些问题，且难以体现出较高的管理效率，工作人员之间的矛盾冲突同样也不容忽视。比如，不动产登记档案管理工作人员不能够明确自身职责，或者是不具备较高的工作主动性，难以全身心参与管理项目，就极有可能导致相关问题形成，成为未来有待解决的核心问题。

最后，不动产登记档案管理工作存在的问题还表现在信息资料的应用上。因为存在一定程度的信息孤岛现象，会对未来不动产登记档案管理工作带来影响和制约。虽然现阶段我国不动产登记档案管理的信息化水平越来越高，管理效率也确实在不断提升，但是同样也存在着践行效果不佳的问题，尤其是对于不同部门以及不同单位之间的信息互通，存在着较多的限制因素，难以保障相关数据信息资料可以得到充分利用，导致不动产登记档案资料缺失，影响到后续管理成效，需要进一步优化完善。

二、新时期不动产登记档案管理优化策略

1.更新管理意识

新时期不动产登记档案管理工作的优化发展应该从意识层面着手，要求所有工作人员均能够清晰认识到该项工作在新时期面临的更高要求，以及呈现出来的新特点，逐步转变自身旧有的工作理念，推动自身工作积极调整和转变。基于此，针对不动产登记档案管理人员应该进行必要的培训和引导，促使其可以准确掌握新时期自身工作面临的新局面，对于不动产登记档案管理的新特点以及新要求予以明确，进而深入分析未来工作面临的新变化，积极适应和调整工作状态，便于更好地实现相关工作的优化落实，严禁因为受限于原有工作模式，导致档案管理工作受到严重限制和干扰。

比如，不动产登记档案管理人员应该具备更高的信息化意识，将原有的纸质管理模式转变为信息化管理模式，积极学习和掌握信息化相关技术手段，具备更高的工作能力。针对当前不动产登记档案管理工作涉及的一些新政策和新规范，同样也需要相关管理人员予以积极掌握和熟练运用，避免自身工作出现严重违规以及不标准行为。当然，因为不动产登记档案管理工作的复杂性，相关工作人员还需要具备全局意识和协调能力，能够积极关注全局工作开展中存在的问题和不足，主动参与，确保各项业务均能够有序落实到位。

2.注重不动产登记档案资料整合

新时期不动产登记档案管理工作的核心依然应该放在不动产登记档案资料上，只有档案资料得到有效整合，具备较为理想的标准化、规范性和完整度，才能够更好地具备管理条件，充分发挥应用价值。在不动产登记档案资料整合时，要严格按照相关法律规范要求，明确工作目标，解决工作中存在的问题。

比如，本单位在该项工作开展中就充分遵循《山东省人民政府办公厅关于推进市县不动产登记职责和机构整合的意见》（鲁政办字〔2015〕188号）、《关于县级不动产登记职责和机构整合有关问题的通知》（德编〔2015〕36号）的相关要求，确保不动产登记档案资料的整合较为规范有序，力求将原有相对分散的资料信息予以统一管理。为了达到较为理想的整合效果，往往需要全面考虑，将林权、渔业养殖权、房屋所有权登记资料等予以全面兼顾，确保这些资料可以准确移交到不动产登记管理中心，进而更好地完成所有档案资料的整合以及编辑工作，最终形成具备良好唯一性的不动产登记档案，切实解决原有的档案资料混乱无序，以及可能存在的相互冲突问题。当然，为了更好促使所有档案资料具备理想的整合效果，可以采取信息化处理方式，保障不动产登记档案数据库得到优化构建，由此形成所有档案资料的汇总，提升了整合效率以及准确度。

3.注重日常工作推进

在新时期不动产登记档案管理工作优化落实中，管理人员往往还需要高度关注日常不动产登记档案管理工作的扎实推进，避免因为日常工作存在偏差，对于后续工作开展出现较大危害和制约问题。不动产登记档案管理日常工作相对较为烦琐，涉及的工作目标繁杂，有可能会出现混乱局面，要求相关管理人员能够予以全方位把控，确保所有工作都能够得以优化落实。

首先，不动产登记档案管理日常工作开展应该明确标准和依据，我单位严格遵循《档案实体整理流程》《卷内文件排列顺序》《案卷整理要求》等要求，明确日常工作要求和标准，对于相关管理人员提供了工作依据和参考，解决了工作中出现的严重混乱局面。其次，在不动产登记档案管理日常工作开展中，往往还需要重点围绕着档案资料类型予以明确，如权属类登记档案、抵押类档案、查封类档案等都需要予以分类管理，避免相互之间出现较为严重的混乱问题，提升管理工作的有序性和整体性。具体到不动产登记档案管理的日常工作上来，更是呈现出了较为明显的复杂性特点，要求管理人员能够重点围绕着不动产权属来源、登记申请、登记机构的内部审核以及实地查看记录、登记现场询问笔录、相关照片、声像，以及各种税费的缴纳凭证、契约、司法协助文书、不动产登记簿、不动产测绘资料、不予登记决定、查询申请表等所有资料进行管控，确保这些资料信息可以具备较强的准确度和清晰度，且能够基于不动产登记档案管理的标准进行规范整理，规避资料信息的混乱问题。

当然，管理人员在日常工作中，除了要针对这些海量资料进行必要整理外，依托新时期的信息化管理模式，往往还需要进行数字化加工和影像资料的制作，然后将其准确入库上架，为后续管理和调阅应用提供条件，解决任何环节出现的混乱问题。

4.加强信息化建设

新时期不动产登记档案管理工作的优化发展还需要着重关注信息化建设，要求构建完善可行的信息化管理体系，由此更好地实现不动产登记档案管理机制的创新调整，摆脱滞后管理模式带来的局限性问题。在不动产登记档案管理信息化建设中，可以充分依托“互联网+政务服务”大环境，促使整个不动产登记档案管理流程形成较为理想的信息化转变，由此表现出较为高效的管理局面。比如，针对不动产登记档案的整理、扫描、组卷以及存储，都需要完善相应的信息化手段，促使最终不动产登记档案可以依托文字、图片、声音以及视频等多类型文件进行存储，由此体现出较为强大的管理效果。因为不动产登记档案管理工作的复杂性，相应信息化建设不仅仅需要重点关注存储容量的增加，还需要构建较为匹配的信息化管理平台，以适应各类信息资料的存储以及查阅，由此更好地提升优化落实效果。比如，本单位就重点加大了不动产登记档案管理的信息化建设，搭建了山东省不动产登记“一网通办”便民服务平台，可以开展网上申请、网上缴税、网上查询等业务，在方便人们办理业务的同时，也可以更好地增强自身档案管理工作的便捷性和高效性。

5.注重继续教育学习

新时期不动产登记档案管理工作面临着更高的要求，相关管理人员在面临较大挑战的同时，需要不断学习，积极推动自身不断成长，可借助继续教育机会，促使自身在新时期不动产登记档案管理工作中具备更高的能力，解决可能存在的不适应问题。基于新时期不动产登记档案管理人员培训工作的开展，要求从新形势的高要求以及具体工作任务着手，恰当安排继续教育活动，保障相应培训工作有较强的实效性，避免仅仅停留在理论方面，实训层面的指导往往具备更高价值，尤其是对于信息化管理平台的运用，更是需要作为培训重点。对于新时期不动产登记档案管理工作的具体标准和流程，同样也需要引起高度重视，以便促使相应工作得以优化执行，避免因为工作人员不熟悉相关流程和标准，而造成不动产登记档案管理工作出现混乱。不动产登记档案管理工作人员应该具备终生学习理念，结合自身工作岗位的新变化，不断学习补充新知识，掌握该项工作相关的技能，才能够确保自身不落后，不断适应不动产登记档案管理工作出现的新变化。

6.注重管理安全性

新时期不动产登记档案管理工作虽然在信息技术的强力支持下表现出了较为理想的发展态势，工作效率以及准确度都得到了明显提升，但是不动产登记档案管理同样也面临着一些新问题，必须进行适应性调整，以规避因为考虑不全面而出现的各类安全隐患。比如，在不动产登记档案管理信息化模式应用中，信息资料的安全性就需要引起重视，要求全方位分析不动产登记档案管理系统中可能存在的安全隐患，进而予以针对性的防护，确保所有档案资料均可以得到安全保存和利用。除了需要进行公示和公开查阅的相关档案资料外，档案资料需要切实做好保密工作，尤其是对于相关信息化平台，更是需要注重安全防范。

三、结语

综上所述，新时期不动产登记档案管理工作面临着更高的要求，对于相关管理人员也提出了较大挑战，应不断创新发展，针对原有工作模式进行优化调整，积极推进信息化建设，提升不动产登记档案管理效率和准确度，促使其可以发挥出更强的作用价值。

当然，针对参与不动产登记档案管理工作的所有人员同样也需要注重培养，确保其在更好地适应新时期新要求的基础上，将自身工作优化落实到位，解决人力资源方面产生的限制问题。

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