电子政务环境下档案利用服务水平提高策略探讨

张平平

摘 要：近年来，在当今信息时代快速发展的背景下，档案资源管理的地位日渐凸显，如何提高档案资源的利用率，选择适宜的利用服务模式，是相关档案工作人员需充分重视的问题。与此同时，在充分重视档案利用服务工作的基础上，需要综合考虑电子政务环境的特点，提升档案利用服务水平，进一步充分发挥档案资源的利用价值。本文主要在分析电子政务环境下档案利用服务趋势的基础上，进一步分析了电子政务环境对档案利用服务模式的影响，并结合电子政务环境下档案管理工作现状及问题，提出具体的提高策略，旨在全面提升电子政务档案利用服务质量水平。

关键词：电子政务;檔案利用;服务水平;影响;现状问题;提高策略

档案利用服务作为区域政务工作的主要组成部分，在日常政务工作中的价值作用显著。为有效提升政务档案资源的利用价值，满足社会大众档案查询、使用的需求，应充分重视档案利用服务工作的开展，保证政务档案信息资源利用服务的质量。近些年来，受电子政务环境的影响，传统滞后的档案利用服务模式难以满足当下单位或个人的使用需求。因此，相关政务服务中心需以电子政务环境的特点为依据，选择适宜的档案利用服务模式，强调保证档案利用服务的质量，深入挖掘档案信息资源，持续拓展档案利用服务的覆盖领域。总体而言，从政务档案利用服务质量水平全面提高角度考虑，本文围绕“电子政务环境下档案利用服务水平提高策略”进行分析研究具有重要的价值意义。

一、电子政务环境下档案利用服务趋势分析

传统纸质档案管理及服务模式呈现单一化的特点，在电子政务环境下，档案利用服务发展趋势明显，具体表现如下：

1.信息服务方式发生变革

在信息技术快速发展的背景下，电子政务工作持续推进。基于电子政务的概念层面分析，即指的是国家机关处于政务活动开展期间，对现代信息技术、网络技术、办公自动化技术等全方位应用，通过办公、管理等工作的优化，进一步为社会提供公共服务的一种全新管理模式。值得注意的是，在电子政务大环境下，档案信息服务的渠道也呈现出多元化的特点，服务内容更加丰富多样，并且在网络化、知识经济的影响下，使相关档案部门的馆藏优势受到一定程度的弱化，用户可利用搜索引擎、网站、数字文献信息系统等媒介，获取自身所需的档案信息资源。

显然，在此情况下档案资源检索、查阅等基础服务将面临较大挑战。同时，在电子政务环境下，档案的类型越来越多，包括文字、图片、音频、视频等档案信息，为了提升服务，有必要及时革新电子政务档案信息服务的方式方法。

2.档案信息资源更加丰富

在统一的政务服务平台支持下，电子政务目标才能够有效实现。值得注意的是，政务信息主要以数字化载体方式呈现。在电子政务环境下，信息流通和共享的效率得到大幅度提高，进一步使政务信息建设的集成化及体系化程度越来越成熟。在此背景下，档案信息资源更加丰富，显然，传统单一化的管理方法难以满足电子政务环境下档案利用服务工作的需求，应及时革新服务方式方法，使丰富的档案信息资源得到高效存储管理及开发利用。比如，重视电子政务档案资源体系建设，使电子档案信息基于实体环境、互联网环境、前后端形成完整的体系，进一步促进电子政务档案服务效率及质量的全面提升。

3.档案利用服务内容细化

在电子政务环境下，档案利用服务内容细化是档案利用服务工作的必然发展趋势。一方面，随着档案信息资源的增多，需对档案信息内容进行合理分类，分成学术利用档案、生活利用档案、文化教育利用档案、人事利用档案、科研利用档案等。由此可见，电子政务环境下，档案利用服务的内容细化程度非常高。另一方面，传统档案利用服务较为分散，一般分散到各个档案管理部门，这利用服务方式存在较多弊端，如部门与部门之间分散，难以集中管理，从而使档案信息资源的利用效率难以得到有效提高。

对此，在对信息档案资源利用服务内容进行细化的基础上，采取统一化管理模式，即对档案信息资源进行集中利用管理，解决传统档案利用服务管理的不足问题，使电子政务档案利用服务水平得到全面提高。

二、电子政务环境对档案利用服务模式的影响分析

在电子政务环境下，对政务服务中心档案利用服务模式产生了较影响。总结起来，具体影响如下：

1.形成开放性服务理念

电子政务，指的是政务机关部门灵活运用网络信息技术，将信息服务提供给公众与企事业单位的一项政务工作。在电子政务环境下，电子政务管理与服务功能可以在开放的平台上实现。从本质角度来看，电子政务的核心思想在于使政务工作趋向公开化、透明化，政府职能由过去管理型向服务型转变。与此同时，受电子政务开放模式的影响，使档案管理部门内部逐步形成开放性的档案利用服务意识，可以有效拓展档案利用与服务的空间。此外，从档案利用服务层面分析，开放式理念意识可以和电子政务建设、发展方面的需求相适应，有效提高档案资源的利用率，并使社会大众对档案资源的使用需求得到有效满足。

2.优化档案利用服务法治环境

电子政务涉及覆盖范围相对广泛，并且电子政务工作的开展，需要具备有效的法律法规支持。为了保证电子政务工作正常运转，需要做好相应的信息资源整合工作，引进切实可行的保密安全机制。在电子政务环境下，相继出台了电子政务相关法律法规，而相关法律法规强调规范档案信息利用的相关行为。以《政府信息公开条例》为例，明确提出政务信息公开的标准，并详细说明了档案信息利用服务方面的实施细则。由此说明，电子政务工作模式的推行，可以创设严格的法治环境，规范档案利用服务的流程，使档案利用服务工作朝着可持续方向不断发展。

3.为档案利用服务提供充分有效的技术保障

电子政务的运转需要政府网站的充分支持，同时安全可靠的网络技术可以为电子政务工作提供强有力的支持。因此，以新型信息技术为导向，能够在很大程度上保证档案利用服务的质量。并且，除保证档案利用服务质量外，积极推行电子政务工作模式，可以解决受网络安全风险因素影响，使档案资源难以在网络上高效应用问题，以此充分发挥先进信息技术的作用与网络功能，不仅能够保证档案服务的工作水平，还能够大幅度提升档案资源的利用率。此外，在电子政务环境下，通过搭建集成性服务平台，可以有效拓展该服务的功能，创新服务项目，考虑到相关用户的切身需求，为档案利用服务提供充分有效的技术保障。

三、电子政务环境下档案管理工作现状问题分析

虽然基于电子政务环境下，档案利用服务工作发展趋势明朗，且有助于档案利用服务质量水平的提高。但是，现状下电子政务档案管理工作也存在一些有待解决的问题。

1.资金投入较少

县政务服务中心的工作项目较多，存在将大量资金用于其他项目建设，而电子档案管理资金投入较少的现象。在此情况下，则难以优化、完善电子政务档案管理工作所需软硬件设备设施，难以为电子档案管理工作的顺利、有序开展提供充足的基础保障。同时，在资金投入较少的情况下，还易出现档案利用服务任务划分不明确的情况，出现问题时相关部门及人员易发生互相推诿责任的情况，显然这不利于电子政务档案管理工作质量水平的提高。

2.电子政务档案安全管理技术薄弱

在电子政务背景下，加强档案安全管理至关重要。但是，在电子政务档案管理软硬件设备设施不足、缺少安全防护措施的支持下，易引发安全管理方面的问题。比如，在缺少防火墙技术、安全密钥技术以及杀毒软件支持的情况下，易发生病毒感染、不法分子入侵等相关安全性问题，使电子政务档案被改动、损坏、窃取等，不利于电子政务工作的顺利、有序开展。

3.档案管理人员素质水平有待提高

在电子政务档案管理工作开展期间，档案管理人员占据非常重要的地位及作用。要想提高电子政务档案管理工作的质量水平，需提升档案管理人员素质水平。但部分单位对档案管理人员培训教育工作缺乏重视，在档案管理人员缺少参与培训的情况下，自身业务能力、档案管理综合素养水平便难以得到有效提升。加上部分档案管理人员自主学习意识较为薄弱，难以与时俱进地学习电子政务档案管理新技术、新方法，仍使用一些传统的管理方式方法，使电子政务档案管理的质量水平难以得到有效提高。由此可见，从档案利用服务水平提高角度考虑，其前提需要充分重视档案管理人员素质水平的提高。

四、电子政务环境下档案利用服务水平的提高策略分析

如前所述，在电子政务环境下对档案利用服务模式产生了较多影响。从档案利用服务水平提高角度考虑，需要结合电子政务环境，落实提高策略。

1.合理划分档案利用服务任务

为了在电子政务背景下保证档案利用服务模式符合实际使用需求，使各项工作顺利有序开展，地方政务服务中心根据不同的档案利用服务要求，合理划分档案管理人员的工作职责。具体而言，需要根据个人、政府部门、事企单位的档案利用服务要求，拓展原有档案利用与服务覆盖范围，以服务大众思想为引导，满足不同人群的档案利用服务需求。同时，做好档案信息资源的整合、分类工作，突出档案信息资源分类的合理性，确保档案利用与服务工作有序开展。此外，还有必要深入挖掘档案信息资源的内容，进一步提升档案信息资源的利用效果，将档案信息资源的利用价值充分发挥出来。

2.积极拓展档案利用服务模式

在电子政务环境下，档案利用服务模式得以深入拓展，如新增档案定制、档案推送服务项目，能够在很大程度上提高档案利用服务的工作效率及质量。其中，档案推送服务指全面分析大众的档案利用服务需求，再以此分析结果为基础，灵活运用互联网技术，针对具有特定需求的用户，向其提供有针对性的档案信息服务，以达到满足档案利用服务需求的目标。档案定制服务指的是引进实名注册形式，对申请特定主题档案进行定制处理，再运用网络技术方法向档案使用方传递档案信息的服务模式，具有主动性强的鲜明特点，可以持续优化档案利用服务流程。由此可见，需要充分发挥档案定制、档案推送服务项目的作用，使档案利用服务的质量水平得到进一步提升。

3.完善档案利用服务信息反馈机制

信息反馈是电子政务背景下档案利用服务中相对重要的工作环节，因此在具体工作期间，地方政务服务中心需要灵活运用互联网技术，提供有针对性的档案利用服务，鼓励用户通过网络形式留言，对档案利用服务进行综合评价，再将所有建议与需求反馈至具体岗位。与此同时，充分发挥反馈沟通机制的作用，帮助相关政务服务中心了解用户档案利用服务需求变化情况，不断改进现行的档案利用服务内容，持续优化档案利用服务的方式方法，使档案利用服务的针对性特点与优势有效体现出来，进一步促进档案利用服务工作质量水平的提高。

4.构建完善的保密审查机制，加强档案管理人员培训教育

在电子政务背景下，新型档案利用服务模式主张以电子政务平台建设为基础，同时受档案信息资源具备保密性强特点的影响，使在开展档案利用服务工作期间，特别是处于开放网络环境当中，有必要积极推行严格的认证审查机制，如审查档案使用方的身份、相关档案信息内容等。值得注意的是，为了实现上述目标，相关地方政务服务中心要合理引进信息安全保密技术，将技术应用范围拓展至管理、制度等多个层面。必要时搭建完善的保密审查模式，充分发挥其保障作用。

同时，由于档案管理人员的综合素质水平对档案利用服务质量的影响较大，因此相关地方政务服务中心应积极组织岗位培训活动，强化档案管理人员教育力度，从根源上纠正档案管理人员对电子政务片面或错误的认知，有效掌握信息技术的应用要点，确保档案利用服务工作顺利、有序开展，进一步全面提高档案利用服务工作的效率及质量。

当然，从培训教育工作质量水平提高角度考虑，针对参与培训的档案管理人员，可与考核机制挂钩，参与培训，通过考核方可持证上岗;若考核不过关，则继续考核，直至考核过关为止，以此提升档案管理队伍综合素养水平，确保能够完全胜任电子政务大环境下档案利用服务岗位工作。

五、结语

综上所述，档案利用服务是區域政务工作的主体内容，为了做好政务档案工作，政务服务中心方面需严格贯彻“具体问题、具体分析”的基本工作原则，综合考虑电子政务环境的特点，立足自身区域的发展情况与未来发展方向，选择适宜的档案利用服务模式，深入挖掘档案资源内容，积极拓展档案利用与服务的覆盖范围，做到满足社会大众档案使用的需求，进一步促进政务服务中心档案利用服务水平的全面提高。

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（作者单位：博兴县政务服务中心）