企事业单位档案管理业务监督与指导研究

苏卫花

摘 要：现阶段，有效落实档案管理工作在我国社会发展方面具有重要意义。随着信息技术的普及与创新，企事业单位应该不断完善档案管理监督与指导工作，促进档案管理工作积极创新，使自身发展和社会进步的需求得到更好满足，主动革新现阶段不科学、不合理的档案管理方式，积极结合大数据技术，为使用者汇总、归纳档案信息提供帮助，促进档案管理形式更加有效、科学，为企事业单位更加平稳高效的运行档案管理工作提供保障。本文简单介绍企事业单位档案管理业务监督与指导的主要内容及重要意义，然后结合企事业单位档案管理监督与指导工作存在的问题提出有针对性的改进策略。

关键词：企事业单位;档案管理业务;监督;指导

近年来，在我国经济快速发展的同时，各企事业单位的档案数量也在不断增多，在一定程度上改变了工作形态，有效监督与指导企事业单位档案管理工作变得非常重要。但是，部分企事业单位由于管理人员缺乏专业素养、人员配备不足、对档案管理工作缺乏正确认识等原因，对有效开展档案管理监督与指导工作形成阻碍。想要使档案管理工作的价值得到充分发挥，必须保证相关监督与指导工作有效落实。

一、企事业单位档案管理业务监督与指导的主要内容及重要意义

1.主要内容

档案管理工作监督与指导的行政职能主要包括两个方面，分别为指导档案管理工作和检查监督档案管理工作。这两项工作之间存在密切的联系，能够实现彼此之间的共同进步。企事业单位档案管理工作的监督与指导包含许多方面的内容，如监督相关企事业单位是否有效落实档案法律法规。科学有效开展档案管理监督与指导工作，能够有效提升档案管理理论、干部培养等工作的质量。在落实各项工作过程中，需要工作人员严格按照相关工作流程和标准开展工作。

2.重要意义

一是有效落实监督工作，能够对档案管理工作中存在的不合理、不科学的问题进行深入挖掘，从而保证相关问题得到及时发现、及时解决，帮助工作人员更加有效解决工作中的问题。平稳有效地运行各项工作，能够保证工作人员及时发现各种问题，从而更加有效地整理和利用档案信息。

二是在开展企事业单位档案管理工作过程中，结合有效的监督与指导工作，能够为档案管理工作质量的提升起促进作用，同时也能够为落实相关档案法律法规提供帮助。

三是企事业单位在开展档案管理工作时，通过有效开展监督与指导工作，能够帮助工作人员更加清楚了解自身实际工作情况，促使工作人员对档案管理工作内容与责任形成更加正确的认识，能够充分调动工作人员的主观能动性，有效避免档案管理工作混乱的情况发生，保证所有档案信息归档及时，促进档案信息利用率不断提升。

总之，保证相关的监督与指导工作在企事业单位档案管理工作中得到有效落实，能够在我国发展档案事业过程中发挥重要作用。因此，相关人员应该充分重视与关注档案管理及相关的监督与指导工作，推动我国各项事业快速发展。

1.企事业单位档案管理工作监督与指导人员不足

企事业单位在开展档案管理监督与指导工作过程中，部分工作人员对档案管理工作的认知存在偏差，认为其只是简单的储存档案信息，觉得这项工作非常简单，没有挑战，所以只是根据上级的安排按部就班地开展相关工作，对档案管理工作的重要性缺乏认识。在这样的工作理念下，信息化管理方式的落实难度极大，对档案管理工作质量和效率的提升形成严重阻碍。

另外，现阶段档案管理领域的保障体系并不完善，通常都是利用第三方支付平台实现商品经济流通，虽然能够保证第三方的控制和检查作用有效发挥，使商家的侥幸心理得到遏制，但在一定程度上也会导致企事业单位档案管理工作监督与指导人员不足。在开展档案管理工作时，必然会有问题存在于工作过程中，这是由于企事业单位很少在档案管理创新方面投入足够的费用，很难对高水平的档案管理工作形成深刻体会。

2.对档案管理监督指导工作的业务范围认知不足

近年来，很多企事业单位越来越重视档案管理工作，同时对相关的监督与指导工作也越来越重视。但是，在实际工作开展过程中，很多企事业单位将档案管理业务的监督与指导重点放在整理和收集文件资料方面，而对档案信息化建设、档案储存安全以及档案管理体系的建设投入不足，通常只将一些宏观的管理要求作为核心开展专项指导工作，无法对档案管理工作的具体落实进行有效指导，无法取得明显的工作成效。

3.档案管理人员专业素养缺乏

通过对企事业单位实际情况的了解，发现部分企事业单位只派一名工作人员负责单位的档案管理工作，且缺乏相关的档案管理素养，工作人员与同行业人员缺乏交流沟通，无法有效开展行业内部的监督和指导工作。此外，国家相关制度不够明确，导致很多企事业单位无法对档案管理工作形成正确认识，无法充分重视档案管理工作，导致档案管理人员配备不足，相关的档案监督与指导更是不復存在，致使档案资源在一定程度上流失。

4.缺乏多样化的档案管理监督指导形式

现阶段，大多企事业单位都是利用集中考核或检查的方式来落实档案管理监督指导工作，这种工作方式需要复杂的准备工作以及较长的周期，极可能会对开展其他业务产生影响。为此，部分企事业单位为了使工作人员的工作压力减轻，只进行单项工作检查，并且检查活动的间隔时间较长，无法有效监督与指导档案管理工作。同时，在开展档案管理监督与指导工作过程中，所使用的指导内容相对滞后，无法使企事业单位的发展需求得到满足。另外，部分企事业单位为了取得更好的成绩，往往会临时集中现有资源突击整改检查可能涉及的内容，在检查后不会对整改效果进行巩固，导致档案管理工作中反复发生相似的问题，致使监督指导工作效果并不理想。

5.对监督整改缺乏约束力

很多企事业单位都会通过检查来了解和提升档案管理工作的效果，但是在开展档案检查过程中，部分单位存在检查工作片面、不重视后期整改的问题。同时，企事业单位大多以“统一领导，分级管理”为工作原则，会由各级档案部门负责落实整改工作，容易导致整改不规范的情况出现。同时，企事业单位监督整改情况的力度不足，大多通过整改报告对整改质量和进度进行了解，并不能实现对整改情况的全面掌握。

三、企事业单位档案管理业务监督与指导的改进策略

1.扩充企事业单位档案管理人员引进渠道

工作人员不断努力是企业发展的不竭动力，所以想要更好地开展档案管理业务及其监督指导工作，企事业单位必须对培养和引进相关人才的工作重视，通过增加档案管理人员编制、增加档案管理人员收入等有效措施，吸引更多专业人才投入档案管理工作，保证工作人员的专业素养得到根本上提高，不断壮大档案管理队伍。同时，企业应该对培训管理人员的工作足够重视，通过有效措施对档案管理人员的管理思想和管理技能进行提升，并且不断将先进的管理方式融入管理过程。企事业单位的档案管理工作具有整体和系统的特性，只有提高系统里的每项工作，才能使整体得到有效提升。企事业单位应该对现有的纸质文件质量进行严格把控，并按照一定的要求对纸质档案进行精确分类，促进纸质文件优化，保证纸质文件记录的数据和内容准确真实，使档案本身的作用能够充分发挥。

2.正确认识档案管理业务监督指导工作的职责

企事业单位档案管理部门应该对档案管理监督指导工作的机构进行明确，与自身档案管理现状和规模相结合，明确工作人员的岗位要求和工作职责，如果单位各方面条件允许可以设专岗，将档案管理业务监督指导工作交给专业的档案管理人员;如果单位人员紧缺，只能由档案管理人员负责监督指導工作，在完成工作机构设立后，可以在企业内部档案管理人员中指派监督指导机构人员。同时，企事业单位应该与企业实际情况相结合，从业务建设、管理制度、设施设备、组织机构以及安全保障等方面明确监督指导工作职责，使工作人员工作目标更加明确、工作行为更加规范。另外，企事业单位应该对档案管理监督指导工作制度进行完善，使相关的工作方法和工作内容更加完善。企事业单位应该对各下属单位存在的实际问题进行充分考虑，努力实现工作组合的最优化，利用对标的方式对单位的硬件配置和组织管理进行强化。

3.重视档案管理人员专业素养培养

各企事业单位档案管理业务是档案监督指导工作的重点对象，所以企事业单位想要有效开展档案管理监督与指导工作，并减轻现阶段监督指导工作压力，必须对自身档案管理工作水平进行有效提升。在这个过程中，档案管理工作质量很大程度上是由工作人员的专业素养决定的，所以企事业单位应该结合有效的管理措施，提升相关人员的专业素养。首先，企事业单位应该定期对档案管理人员进行技术水平培训，提升档案管理人员的招聘门槛。同时，应该对先进的网络技术充分利用，通过直播、网课等方式提升档案管理人员的认知水平和操作水平。其次，可以完成档案管理学习网站的建立，使档案管理人员能够充分利用闲暇时间提升自身水平，再与合理的考核制度相结合，使档案管理人员拥有更高的学习主动性。最后，应该对网络平台的社交性进行充分利用，企事业单位可以与其他单位建立合作，完成档案管理工作交流途径的建立，如建立微信公众号、QQ群等，不但能够为档案管理人员之间的交流沟通提供便利，还能够更好地集思广益，使档案管理工作中的难题得到及时解决。另外，企事业单位可以不定时进行内部检查，了解自身存在的问题，明确今后工作的重点。

4.完成全覆盖式工作网络的构建

完成全覆盖式工作网络的构建，能够为顺利开展档案管理监督指导工作提供保证。通过分析档案管理监督与指导的现状可以发现，企事业单位虽然不断加强年度检查、执法检查的力度，对下属单位的档案管理工作起到了一定的监督与指导作用，但是由于各地区的市场发展和经济发展情况存在差异，导致下属单位档案管理工作存在不同的发展水平，因此档案管理监督与指导工作所发挥的效果并不理想。基于此，企事业单位应该完成全覆盖式工作网络的构建，在实际开展构建工作时应该从以下几方面入手：首先，各档案管理人员应该不断完善与强化自身的主观意识，与相关的档案管理法规相结合，调整和剔除自身存在的错误工作理念和工作思想，从而使档案管理工作的要求得到更好满足。其次，从企事业内部的档案部门，到各下属单位的档案管理部门，要构建全覆盖式、自上而下的工作网络，并且在不同部门和工作环节中完成工作网络的渗透。最后，应该认真梳理现有的档案工作监管与指导体系，更加有效落实相关的制度，实现监管与指导工作一级抓一级，防止在开展工作的过程中有死角出现，使我国企事业单位档案管理工作的基础更加坚实，推动我国档案事业发展。另外，应该完成档案数据管理平台的构建。在对企事业单位档案管理工作进行监督与指导时，可以利用档案数据管理平台，进一步提升档案管理的工作效率与工作质量。档案工作涉及的内容非常繁杂，并且与人们的工作和生活息息相关。通过分析现阶段的档案管理工作可以发现，档案管理工作存在一定的隐蔽性和滞后性。在企事业单位中，档案管理工作拥有越长的运作时间就越难有效保障档案管理工作的质量。在出现这一情况时，容易有档案归档工作不及时、管理不规范、档案资料缺失等不良情况出现。基于此，为了避免这一情况，企事业单位档案管理工作应该将工作重心放在档案数据管理平台的构建上。第一，在建设档案数据管理平台过程中，应该保证相关部门和人员充分重视和关注构建档案数据管理平台工作，在平台建设过程中积极鼓励工作人员参与，同时积极应用先进的科学技术及信息技术。第二，可以借鉴国内以及其他国家的档案数据管理平台构建经验，并且与企事业单位实际情况相结合，保证档案数据管理平台拥有较高的科学性和可操作性。在档案管理监督与指导工作中应用档案数据管理平台，能够使档案调整与管理的统一化得以实现。

5.在监督指导工作的全过程融入档案检查

在开展档案管理监督指导工作过程中，档案检查是重要手段，能够对企事业单位档案管理工作质量和效率的提升起到重要的推动作用。档案检查能够使监督指导工作中的问题得以及时发现，使档案管理监督与指导工作的方向更加明确。企事业单位应该根据《档案检查工作办法》完成本单位档案检查制度的建立，其中包括检查的对象、检查规范、等级评估标准、奖惩、风险评估以及工作流程等。同时，应该明确开展检查工作的规模、频率以及时间。在检查工作的开展过程中，还应该对企事业单位内部的档案专家资源和档案协作组织的优势进行充分利用。在档案检查工作完成后，应该在公司网站公布检查结果，促进各部门积极调整档案管理工作。另外，在各部门对自身档案管理工作不足之处进行整改时，应该建立有效的监督机制，指派专业的监督指导人员对整改内容进行监督与指导，将整改的责任落实到个人，提升整改工作的质量和效率。

四、结语

综上所述，在我国社会经济不断发展过程中，企事业单位档案管理工作发挥的作用越来越重要，而档案管理监督与指导工作能够有效提升档案管理工作质量，需要企事业单位加以重视。虽然现阶段仍然有很多问题存在于企事业单位档案管理监督与指导工作中，但是只要企事业单位不断对相关制度进行完善，不断提高工作人员的专业素质，一定会促进档案管理监督指导水平不断提升。

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（作者单位：平度市档案馆）