档案利用服务标准体系构建探讨

谢群

摘 要：现阶段，各领域的改革发展如火如荼，无论是机关还是企业，在发展中必然少不了档案管理，而档案也是企事业单位发展的重要资源，是促进企事业单位发展的重要因素，因此提高档案资源开发利用的价值很重要。档案利用服务需要按照相应的标准执行，构建完善的档案利用服务标准体系，才能有助于档案工作顺利推进。现阶段的档案利用服务标准体系构建涉及的内容比较多，完善标准体系建设就要按照现阶段的档案利用服务要求，最大程度地提升档案利用服务效率。本文就档案利用服务标准体系建设中的问题以及构建具体的原则和内容进行详细探究，从实际出发完善档案利用服务标准体系，以有效提升档案服务整体质量。

关键词：档案利用;服务标准;體系构建

在档案利用服务工作开展中，为能有效提升各项工作顺利落实，要有完善的档案利用服务标准体系支持。档案利用服务主要是对档案资源开发，将档案资源的价值充分发挥出来，以多样方式提供档案和信息加工产品，满足用户需求。标准体系的构建主要是将档案信息作用价值充分发挥出来，凸显出档案资源信息的价值作用，更好发挥档案资源优势。传统的档案利用服务的标准，已经和当前的工作要求不相符，相关档案管理人才建设也有着不同的要求，所以在具体的档案利用服务方面，就要从不同角度进行思考，将档案利用服务作用充分发挥出来。

一、档案利用服务标准体系构建存在的问题

1.相关法规、规章少

为能有效提升档案利用服务质量，需要构建完善的服务标准体系，但从具体档案利用服务标准体系建设的现状来看，相应的法规和规章不完善，对服务标准体系构建会产生相应的影响，没有对该服务标准体系构建的相应法规制度作为支撑，很难促进档案利用服务标准体系规范建设。档案利用服务对企事业单位发展有着重要意义，档案利用服务在现阶段的要求不同，所以在相应的标准建设层面就要加以优化，保障档案利用服务工作按照标准体系进行完善构建，从而才能保障各项建设活动顺利开展。在实践中缺乏完善的法规、规章内容，就无法为档案利用服务标准建设提供法规规章依据，各类工作开展都会受到影响。

2.规范档案服务水平的相关政策少

规范档案服务工作，要有完善的政策为依据，随着国家对档案管理相应法律体系建设逐步完善，在具体落实档案管理工作方面，相关工作人员要严格按照政策法律要求，将档案资源利用服务的工作做好，从而实现档案资源价值目标。但从实际档案服务标准体系的构建现状来看，没有完善的政策作为支撑，一些政策性的内容比较分散，政策的指向性也不是很强，从而影响了档案资源开发利用服务工作的推进。在政策上没有明确，这就必然会对档案利用服务工作顺利开展产生阻碍。

3.针对性专项政策少

在档案利用服务标准体系构建当中，要有专项政策为依托，保障各体系构建工作顺利落实，但从具体专项政策的现状来看，涉及档案利用服务标准体系构建的专项政策比较缺乏，缺少指导依据，这对档案利用服务标准构建工作落实也必然会造成不利影响。专项政策是为档案利用服务标准体系构建工作提供指导的重要依据，而从具体的专项政策建设状况来看，专项政策和档案服务标准建设的联系不紧密，影响档案服务标准建设工作高效落实。

二、档案利用服务标准体系构建原则

1.应具备系统性

构建完善的档案利用服务标准体系，按照相应原则落实比较关键，从几个重要原则方面加强重视。首先，是系统原则。也就是在档案利用服务标准体系构建时要注意，服务标准体系不是单独存在的，是系统化的。构建档案利用服务标准体系并非单独考量的事，而是需要从多角度进行各项工作，将档案利用服务标准体系作为档案利用服务的重要驱动力，才能有助于各项档案利用服务工作顺利开展。其次，建立档案利用服务标准体系要能从系统性的角度进行考量，对每个标准前后的协调性加以充分考虑，按照系统化的原则构建标准体系，从整体服务上达到一致性以及系统性，助力服务标准体系发挥积极作用。

2.应具备规范性

档案利用服务标准体系构建应按照规范性原则落实，服务标准体系涉及的内容广泛，要能保障各档案利用服务的要点控制，依照规范性要求，有助于将档案整体利用作用充分发挥出来。档案利用服务标准体系构建要考虑广泛接受的开放标准，达到规范的建设要求。档案利用服务标准的建设达到规范要求，各标准都能体现出规范特征，档案利用服务标准才能在具体实践中发挥积极作用，才能有助于建立完善的档案利用服务标准体系。规范化是档案利用服务标准的必然要求，由于档案资源的类型是多样的，所以在档案规范化建设中需要针对不同类型的档案进行规范处理，依照规范化标准落实，从而将档案资源价值体现出来。

3.应具备实用性

构建档案利用服务标准依照实用的原则，能有助于发挥服务标准体系作用。标准主要是对技术以及经验总结的体现，通过标准指导实践规范文件，将服务标准的有效性以及指导作用发挥出来，从而有助于提升服务的整体质量。

4.动态性原则

构建档案利用服务标准体系是一个长期过程，而管理水平、标准对象等都是处于不断变化的状态。为了保证标准体系切实可行，应该做好标准体系的维护，且需要实施动态化维护。应该在成熟的理论研究基础上，以长期实践为依据，将相关成熟的技术手段、管理理念以及服务模式融入其中，同时在标准体系构建中具备一定的前瞻性，能够根据应用技术变化等，对体系进行动态维护，包括局部修改修订，也包括对标准个体的废止，但所有的动态维护作业都必须建立在系统整体基础之上。

三、档案利用服务标准体系构建内容

1.档案利用服务标准体系构建要点

首先，要认识到档案工作的重要意义，要明确标准体系构建的方向思路。其次，标准体系构建要明确几个重要的点，如由谁服务，为谁服务，怎样服务，提供何种信息，并对服务质量进行评估，提高档案利用服务标准体系的作用。

（1）明确服务主体

档案利用服务标准体系在具体构建中，要明确涉及的标准体系构建主体，各档案管理机构是提供服务主体，针对综合性档案馆服务以及专门档案馆开发利用等，完善档案利用服务管理相应规定。在档案管理工作开展中，参与的工作人员自身能力素质和具体档案工作开展有着紧密联系，档案服务态度以及专业素养是影响档案资源开发利用服务质量的关键因素，这就需要将档案利用服务的主体加以明确。在明确档案服务主体的基础上，注重改善档案服务人员工作思维以及模式，提高工作人员专业素质，使之能和具体的档案利用服务工作要求相契合，工作人员必须掌握娴熟的信息化技术以及专业档案利用知识等，才能达到规范管理的目标。

（2）明确服务对象

档案利用服务标准体系构建中要明确服务对象。档案用户群体利用服务需求有差异，从档案信息安全层面来说，保障档案信息的安全至关重要，档案资源信息涉及面比较广，对企事业单位发展也有很大的影响，因此需要在档案利用服务标准建设中，加强重视档案信息资源的安全控制，最大程度提升档案利用服务质量水平。不同用户群体制定相对应的服务规定，以及用户权限规范，只有如此才能有助于档案利用服务标准体系完善建立，有助于提升档案利用服务的质量。

（3）明确服务方式

档案利用服务标准体系涉及的内容丰富，明确服务方式是比较关键的因素，要依托软硬件环境，将现代化的设备设施在档案利用服务工作中发挥积极作用，最大程度提升档案资源利用的效率。当前信息技术发展迅速，为能有效提升档案资源利用率，明确服务方式以及对其服务方式进行优化显得比较重要，只有从这方面加强控制，才能真正有效促进各项档案工作顺利落实。运用信息技术，优化档案馆阅览室，保障档案信息检索系统运用整体效率，提高档案服务的质量水平。在明确服务方式的基础上，构建完善的档案利用服务基础设施体系，才能有助于实现最终的服务目标。

（4）明确提供的信息

构建完善的档案利用服务标准体系，不只是要注重服务方式以及服务对象，也要明确所提供的信息。档案信息资源比较丰富，要保障档案信息资源作用价值充分发挥，就需要明确提供何种信息，将档案信息能针对性提供，才能有助于将信息的价值体现出来。如此，构建完善的档案利用服务标准体系，在明确档案信息提供的基础上，发挥档案信息作用和功能，才能有助于档案管理工作顺利开展。

（5）服务质量有效评估

开展档案工作的最终目的是提升档案的利用价值，因此，开展档案利用服务质量评估工作十分必要。而档案利用者的评价最有说服力，考虑到档案信息利用中存在模糊性、隐含性、复杂性特点，给服务质量评估造成影响。因此，在建立档案利用服务标准体系中，应该鼓励大众参与到服务质量评价中，对档案工作服务进行监督。

首先，依照标准对档案利用服务的效果进行评估，能够促进档案利用服务标准体系发挥积极作用。由于档案信息复杂以及有着隐含性特征，针对档案信息服务质量评价，就是对档案信息资源的服务效果进行鉴定。

其次，构建档案利用服务标准体系时，相关工作人员从服务优化的角度进行考量，规范化管理信息安全，以及规范化管理监督，在档案服务工作具体开展中，要从不同的角度进行思考，保障档案利用服务工作顺利推进，确保服务活动顺利开展，有助于各项工作开展的质量控制。

2.档案利用服务标准体系构建内容

（1）管理标准

为能有效建立档案利用服务标准体系，需要从具体的构建内容方面加强控制。管理标准是比较重要的内容，有效规范人员行为以及权限义务，保障相应业务标准以及管理标准和评价标准得以良好执行，最大程度地提高管理人员以及档案利用者的保护意识，最大程度地保障档案信息和载体安全。运用相应工具管理，档案利用服务工作软硬件条件为支持，保障档案能在安全环境中充分利用，管理性标准包括但不限于档案的利用服务机构以及职责规范，应明确是由哪一主体提供服务和服务的具体要求，这些都需要结合档案机构特点，制定相适应的管理制度和规范管理程序等。管理需要有明确的标准要求，只有如此才能有助于档案利用服务工作顺利推进。

（2）业务标准

档案利用服务标准体系中业务标准也是比较关键的组成部分，对档案资源开发要能有明确的规定。

（3）评价标准

评价标准也是档案利用服务标准体系中的重要组成内容。所谓评价标准，主要针对档案利用服务中所涉及的过程任务以及人员要素进行评估以及总结经验，對于存在的不足之处进行改进，来实现档案利用服务工作全程管理以及全面提升。构建评价标准需要对档案利用工作量和规模展开评价，以及通过服务质量和服务效果展开评价，并要能对信息资源加工程度以及信息输出能力服务水平展开定性评价。评价标准涉及的内容比较广，如档案开发利用成果评价标准，其中有编研成果推广展示状况、编研成果状况等，也涉及档案提供利用服务评价标准。

其中有档案利用的工作量、利用率和检索工具易用性状况、主动服务状况，有效规范档案以及提供利用服务工作量等相应内容。档案利用服务满意度评价标准中也有主观服务满意度、客观利用服务需求满足程度等内容。在档案利用服务标准体系当中，管理标准是在不同机构，对利用服务业务活动自身规范和利用服务双方职责行为以及权限内容要求，将档案服务的质量不断提升，发挥档案信息资源的优势。将档案资源利用服务环节顺畅性问题得以有效处理，最大程度地保障服务行为以及利用行为能受控。其中的业务标准是规定档案提供利用以及开发利用业务要求，将业务操作协调不顺畅的问题得以有效处理，并能约束档案工作人员行为，有效提升档案利用服务工作质量，构成档案利用服务标准体系，使之形成有机整体，从而为档案资源充分利用打下基础。

构建档案利用服务标准体系不是一时就能完成的任务，这是需要长期才能完善的工作，是复杂和漫长的工作。在建构服务标准体系时，需要从利用服务的实际出发，进行优先建设以及推进迫切需要建设的标准，结合需求带动建设工作，抓住建设的重点，以近期建设为主，远期为辅，将档案利用服务标准体系全面构建以及落实。坚持标准意见征求以及反复验证和动态化调整的方式，对标准个体加强维护，同时，有效调整标准体系，从而有助于提高档案工作的整体水平。

四、结语

总而言之，处在当前的时代，档案管理工作面临诸多挑战，信息技术、网络技术在档案管理方面得以应用，改变了传统档案管理的方式，也改变了档案管理的要求，传统的档案利用服务标准体系已经不适应当前的发展要求。

因此要结合档案管理工作的需要，建立完善的标准体系，结合档案利用服务的真实需要，构建符合当前档案事业发展规律以及档案利用服务的体系，从而有效提升档案资源利用效率，有助于将档案资源的优势充分发挥出来。

参考文献：

[1]张慧颖，曹 玉.国内档案智慧服务研究综述[J].山西档案，2021

[2]郝 琦，王 玲，黄婉华，王阿陶，赵局建，李 雯.“十四五”时期我国档案利用服务的机遇，挑战与对策建议[J].档案学通讯，2021

[3]张新杰.大数据环境下档案利用服务体系建设与实施[J].黑龙江档案，2021

[4]潘建华.电子政务环境下档案利用服务水平提高策略分析[J].黑龙江档案，2021

[5]李财富，靳文君.VR技术创新档案利用服务的SWOT分析及策略研究[J].档案与建设，2019

[6]孙 沁，赵传玉，唐来洲.档案利用服务标准体系构建研究[J].浙江档案，2019

[7]刘 婷.城建档案利用服务的问题与对策分析[J].城建档案，2019

[8]王 巍.浅谈企业档案利用服务系统的优化[J].湖北档案，2018

（作者单位：贵州大学档案馆）