数字化背景下科研单位科研档案管理创新的必要性和策略分析

摘要：在现代数字化背景下，各行各业都为积极适应社会需求而转变，科研单位也需要审时度势，必须尽快从行政化转变为市场化，努力提升自我的创新能力及工作效率。科研档案管理作为科研单位的核心组织部分更要体现出与时俱进性，改变过去传统化管理模式和理念，提高信息化管理能力。

关键词：数字化背景;科研单位;科研档案;管理创新;策略

前言：

科研档案管理工作是科研单位开展各项科研活动的最真实记录，能直接反馈出一个科研单位的科研技术和成果，见证了一个科研单位的真正实力水平，对科研单位自身而言其意义重大【1】。尤其在现代数字化时代背景下，档案信息化已成科研档案管理发展的必然趋势。

一、当前科研单位科研档案管理存在的问题

1、档案管理意识欠缺

在数字化背景下只有掌握了信息资源才能掌握主导权，然而很多科研单位还片面性认为只要提升科研质量、强化科研深度即可。因此，他们往往缺乏对档案管理工作的重视性，将档案管理工作视为无关紧要的事情，不注重专业档案管理人员的配置。在此传统观念下，现有的档案管理人员也认为自身的工作没有前途可言，其档案管理思想陈旧、没有创新意识和发展观念。

2、管理制度落实不全

当前，有些科研单位的档案管理机制较为滞后，缺少先进化管理理念作为支撑。在机构设置层面，科研档案管理部门有的被安排在职能下属机构当中，而有的并未安排专门的机构，而是由各部门自行安排人员负责档案管理的各项工作;在管理制度方面，没有制定相应的科研档案管理考核机制，导致档案管理工作缺乏活力，管理人员缺乏工作能动性，档案管理工作效率极低。

3、专业档案管理人才欠缺

从目前高校人才培养情况来看，档案管理人才的培养比例偏低，专业人才的输送不足，这也在很大程度上制约了科研单位档案管理团队的构建，导致管理人才结构缺乏合理性，档案管理人员专业性较低、管理能力薄弱。

二、创新科研档案管理工作的必要性

1、保障科研管理工作的顺利开展

在数字化背景下，信息化技术让科研档案管理服务实现高效化，从而为科研单位顺利开展科研管理各项工作提供支持。科研档案是科研单位开展科学研究的产物，通过科研档案的开发利用，使其更好地服务于各个科研领域，为后续科研建设工作提供专业性、准确性参考。由此可知，科研档案在科研工作中举足轻重，它见证了科研单位的发展历程，也是未来科研工作开展的重要依据。

2、保障科研工作質量的有效提高

科研单位的科研档案通常都具备一定关联系，是围绕一项科研活动所形成的资料集合，其中详细记录了科研工作的立项思路、研究方法及研究过程。各类信息资源依托互联网而融合起来，才能促使科研项目信息、数据交流、成果搜查等予以快速集合，帮助科研工作人员结合档案信息优化工作的实施，通过回顾并收集之前的科研有关信息，提高现有的科研能力，实现科研质量和成果的显著提升【2】。

3、保障科研管理工作的顺利达成

科研单位的科研档案不仅包括科研项目立项施行的整个过程，还有科研经费使用情况、所有账务项目等，所有与科研工作相关的信息资料都是其工作开展的重要凭证。在实施科研管理工作时，需要对科研活动在前期、中期以及后期的材料有效整合，从而确定相关的科研工作方案，以保证科研管理工作的顺利开展。

三、数字化背景下科研档案管理工作的创新策略

1、主动转变观念，提高管理创新意识

作为科研单位的领导者要主动转变观念，只有领导加强重视才能更好地促动档案管理人员提高管理意识，创新科研档案管理工作。首先管理人员必须要树立以人为本的档案管理工作理念，将档案管理服务及推动科研工作发展作为首要任务;其次，要积极转变思想认知，要将科研档案管理原来固有的被动化服务、保密管理意识扭转过来，树立现代化档案管理“安全开放、合理利用”的新型管理思路。

2、优化档案管理体系，创新档案管理模式

优化档案管理体系和模式是推动科研档案管理工作数字化建设的基础，是实现科研档案管理创新发展的前提。科研单位要主动引入先进的信息化技术、软件技术构建数字化管理体系，对传统纸质化档案进行数字化处理，完善资源信息化系统，促进传统纸质化档案管理模式逐渐朝着智能化方向发展，切实提高档案管理工作的准确化和高效性。

3、完善档案管理机制，创新档案管理制度

科研单位在管理机构的设置上要尽量科学合理化，要设置单独的档案管理部门及服务于科研单位其他部门的机构，同时科研单位相关领导要负责直接管理，要强化资金支持、优化人员配置，以此调动档案管理人员的工作能动性。目前，科研单位在日常科研档案管理工作中过于强调科研项目过程的记录及存档，而针对科研应用转化方面的信息记录较为缺乏，因此在制定科研档案管理制度时，必须与考评制度相结合，更好地激发档案管理人员的主观意识，提高科研档案建设的全面性。

4、强化人才培养力度，创新档案管理团队建设

科研单位要构建一套完整的专业档案管理人才培养体系，开展相关的培训指导工作，促使管理人员具备创新的工作理念、提高信息化意识及档案开发能力，从而能为科研工作提供更多有益的信息资料。此外，科研单位还应在薪资待遇方面加以完善，构建科学的激励制度、薪酬制度、考核制度、评职制度等，以此全方位调动档案管理人员的积极工作意识，主动提高自身的档案管理水平。最后，科研单位要主动引入一批优秀的档案管理专业人才，充实管理团队并优化人才结构。

总结：

科研档案管理工作应是一个不断进步发展的过程，其创新能力将影响着科研单位的科研及管理水平。因此，作为科研单位管理者及相关的档案管理者，都必须要认清数字化发展形势，积极优化并主动创新科研档案管理理念、模式、机制以及方法，不断提高科研档案管理工作能力，从而为科研单位提供更为全面、周到、优质的档案管理服务保障。

参考文献

[1] 王倩，刘晓华. 新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J]. 现代国企研究，2019（10）.

[2] 宋晓明. 科研档案管理的重要性与创新探究[J]. 城建档案，2018（12）：84-85.

作者简介：段璎桐，出生年月：1992.02，性别：女，民族：汉语，籍贯：河北深县，职称：助理馆员，研究方向：图书档案，学历：全日制本科。