议高校科研档案管理存在的问题及对策

周兵

摘 要： 《高等学校档案管理办法》的颁布实施，为高校科研档案管理提供了重要的制度保障和法规依据。为了适应形势的发展，促进高校科研档案管理水平的提高，在分析当前科研档案管理存在问题的基础上，提出增强科研档案意识，完善科研档案管理制度，开发科研档案信息资源等改进对策。

关键词：高校;科研档案;管理;对策

科研档案是高校科研管理和档案管理的重要组成部分。由于高校科研事业的不断深入和发展以及高校现代化管理步伐的加快， 科研档案在高校发展和建设中的作用和地位越来越突出。切实加强和改进科研档案管理的思路和方法， 提升和创新科研档案管理的技术和手段， 是新形势下对高校科研档案管理工作的必然要求。

一、高校科研档案管理工作的内涵

高校科研档案是高校在科研活动中形成的、经过科学整理、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。它反映了高校科研活动的整个过程和成果，是高校重要的科技信息资源，对科学研究和科技服务具有重要的凭证和参考作用。

从内容上分， 科研档案一般包括三种类型：

1.1 科研项目档案。科研项目档案材料是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括： 在科研活动准备阶段中的项目申请书、审批文件、项目计划任务书、委托书、开题报告、协议等材料; 在科研活动进行过程中的各种载体的重要原始记录、实验报告、调查报告、项目进展报告、专利申请的有关文件材料等; 在总结验收鉴定过程阶段的工作总结、结题验收（ 鉴定） 材料、经费使用情况、成果材料、奖励申报材料及审批材料等。科研项目档案是科研档案的主体部分。

1.2科研成果档案。主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和撰（ 编） 写的学术著作， 获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。

1.3科研文书档案。科研文书档案是科研管理活动的直接记录， 包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。

二、 高校科研档案管理现状及存在的问题

高校科研档案存在许多问题， 如科研档案归档不及时、不完整， 导致科研档案质量下降， 并制约了高校科学研究工作的发展。

2.1科研档案意识薄弱。科研档案管理是科研管理的重要组成部分。科研管理部门应将科研档案工作融入到科研计划管理、课题管理和成果管理中，使其成为科研活动不可分割的部分。由于部分高校对科研档案工作的认识不足，科研档案意识薄弱，在科研管理实践中，如科研规划、工作计划、管理制度、考核奖惩机制等的制订和实施中，科

研档案工作没有真正融入到日常科研管理活动中，造成科研档案工作游离于科研管理之外，科研档案管理作用不能有效发挥，影响了高校科研管理水平的提高。

2.2缺乏行之有效的科研档案管理制度和制约手段。当前， 高校科研档案管理大多是参照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》执行的。由于都是借鉴常规性的档案管理办法， 缺乏相应的科研档案管理制度、办法和实施细则，导致科研档案归档工作难以顺利进行。科研管理部门只能要求有关责任人把与之相关的科研活动材料归纳整齐、上交齐全， 但责任人交与不交根本无法控制， 档案管理人员对归档要求也只能在口头上做一些说明、解释而不能硬性要求， 监管力度非常小。这归根结底是没有相应的制约手段和管理措施， 无相应的制度和办法支持， 因此科研档案管理工作困难重重。

2.3 管理手段落后。目前大多数高校科研档案的收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作。无纸化、电子化、网络化程度不高， 电子档案的管理缺乏经验， 保密程度不高， 影响了案卷质量和收集效率及档案利用率。

2.4科研档案管理人员素质低且配备不足。据了解， 高校科研管理部门的科研档案管理人员中， 专职管理人员不多，占主体力量的是兼职档案管理人员， 他们大多没有进行过档案工作相关知识和技能的培训， 对档案工作管理意识不强; 加上科研档案管理人员配备一般不足， 而档案管理工作较为繁琐， 工作量大， 导致他们对档案管理的热情不高; 而且一般档案人员的年龄结构偏高， 学历层次相对较低， 影响了档案工作的质量。因此出现诸如档案材料收集不完整、档案顺序排列混乱、档案保管期限划分不清、案卷标题拟写不够准确等问题。

三、加强高校科研档案管理的对策

3.1增强科研档案意识，发挥科研档案管理作用. 高校科研档案不仅是高校科研活动的真实记录，也是实现高校科研管理的基础和标志，要使科研档案管理真正做到促进科研活动的开展，就必须强化科研人员与科研档案管理人员的档案意识。

3.2利用现代技术，规范科研档案管理 运用现代技术手段对科研档案进行管理，是新世纪提高档案管理和服务效率的必然要求，在做好保密工作和保护好知识产权的前提下，有步骤、分批次、循序渐进地

推进科研档案目录数字化、全文数字化，建立科研档案管理电子通道，实现信息的网络传输、接收与筛选，不仅可以促进档案材料的及时收集，还可以提高档案管理的工作效率。

总之，高校科研档案管理是高校科研活动的重要环节。高校应充分认识科研档案管理在高校管理中的重要性，不断增强科研档案意识，切实完善科研档案管理制度，积极开发科研档案信息资源。

高校科研档案管理水平的提高，必将进一步有效地促进高校科研工作的发展和高校综合实力的提升。