业财一体化信息系统在实际工作中的应用

摘要：业财一体化信息系统是把业务部门、财务部门及管理部门的流程，通过管理软件及网络数据库的方式融为一体，使业务、财务与管理有机结合，推动数据共享，实现无纸化办公。通过研究发现，业财一体化信息系统既可以减轻财务人员的工作量，又能通过网络系统实现闭环管理，有利于工作流程的顺利推进，也有利于内部控制的执行和资金的安全管理，最终达到降本增效的战略目标。业财一体化信息系统适用于大中型企业，尤其是分/子公司较多、覆盖地域较广的集团企业。

关键词：业财一体化;业财融合;闭环管理

0 引言

随着“一带一路”倡议的提出，越来越多企业在发展方向上选择了“走出去”，企业在海外的事业蓬勃发展，规模越来越大，不可避免地会遇到集团化经营中的管控问题，这对企业管理层及财务管理是一个不小的挑战^[1]。在这样的背景下，业财一体化信息系统应运而生。

信息技术的发展日新月异，在这个新概念层出不穷的“云时代”，一家企业要想长远发展，壮大自身，就更需要跟上信息时代的步伐。《阿房宫赋》里有这样一段话“灭六国者六国也，非秦也。族秦者秦也，非天下也”。同理，一家企业被淘汰的原因可能有很多，但最大的危险并非来自外部，而是企业本身。所以，在旧的管理模式已不再适应企业发展时，就应果断放弃，改变管理理念，采取新的管理模式，否则，企业将被市场淘汰。

本文将对NJ公司使用业财一体化管理软件的情况进行分析，并与该公司全面预算精细化管理制度及内部控制制度相结合，站在多部门及企业管理层的角度对使用业财一体化的应用进行综合评价，希望能为更多企业经营管理者提供参考。

1 业财融合信息系统理论的形成

为响应国家“十三五”规划，真正落实“三去一降一补”的经济目标，财政部多次发文推行管理会计相关政策，在经济整体下行的环境下，为企业的发展指明方向^[2]。国家对管理会计越来越重视，财务管理界也纷纷展开了研究与实践。基于大数据思维，无论是理论界还是实务界，都纷纷将调查研究结果指向业财融合管理信息系统。

研究认为，只有业财融合才可以突破传统财务会计工作的局限性，有效地将管理会计运用到企业经营管理之中，为企业管理者决策提供及时、有效的信息，提高企业的管理效率，这是当今企业管理前进的方向，也是财务会计向管理会计转型的关键^[3]。若要实现真正的业财融合，就必须搭建新型业财一体化信息平台，将业务与财务深度融合，整合各类信息，并通过信息系统共享满足业务部门、财务部门和管理层的需求。新型管理系统的构建不仅需要有与信息系统匹配的企业战略及配套的设施条件，还需要业务部门之间、业务部门与财务部门之间保持通畅的沟通，人员之间通力协作，达到真正的业财融合^[4]。

虽然企业管理向信息化转型的过程可能会困难重重，但企业发展本就如逆水行舟，不进则退，若不能让企业各部门的工作都跟得上企业战略的步伐，那么企业战略将成为空谈。业财融合的重要性不言而喻。

2 NJ公司业财一体化系统介绍

NJ公司为SH集团的子公司，是一家工业企业，其全面预算管理采用的是混合式，即上下结合式，公司有一套完整的内部控制制度。NJ公司内部分为多个部门，包括生产部、检修技术部、安全部、行政管理部、人力资源部、采购部、营销部、仓管部、计划财务部等。在没有使用业财一体化系统之前，各个部门使用自己单独的系统完成工作。比如仓管部门使用单独的仓库管理系统，办理完出入库之后将单据打印出来交由财务部入账;采购部门在合同执行完毕之后，也需要把付款的资料及审批流程单独打印提交财务部付款;其他部门工作形式类似。NJ公司原有业务流程见图1。

SH集团内控部门如果要审查NJ公司工作，需NJ公司各个部门提供资料并相互比对，工作量繁重且不易发现问题。为解决业务和财务工作相脱节的问题，SH集团对信息化管理模式进行了改革。NJ公司各部门仍使用原有系统，但聘请专业技术人员将各部门原有系统之间进行了融合，各业务部门系统之间，以及业务部门与财务部门系统之间相互对接。这就如同打通了企业的“任督二脉”，让各个部门的数据能够充分共享，大大减轻了相关部门员工的工作量，并且SH集团也能通过业财融合之后的信息系统调取子公司数据，可随时监督检查各子公司的运营情况，对内部控制管理有很大助益。

以生产部门为例，每年第四季度，生产部门会根据当年的实际情况及未来可能发生的情况，预测出下一年的生产需求，编制并上报年度预算表，经过几轮讨论进行分析、调整，最终由管理层审核定稿，上传至已经打通过的信息系统。次年，当生产部门需要某原材料时，需要在信息系统里提出申请，由部门领导审批，流程流转至采购部门。采购部门根据生产部门的需求及预算的额度，按照相关采购制度签约下单。待供应商将原材料送至NJ公司仓库后，仓管人员根据系统里的订单对实物进行核对并办理入库。之后，生产部门可根据需求在系统中申请领用。仓库系统会将相关出入库数据上传至财务系统并生成凭证，采购部门会根据相关合同及入库数据在规定期限内申请付款。财务部门将审批后的付款申请上传至银企直联系统，款项经由财务软件中的信息中心按期支付，银行凭证由系统自动生成。财务人员根据系统生成的凭证完成当月财务报表及管理报表的编制，在预算执行分析系统中进行对比，对实际数与预算数、上年同期数的差异超过正负5%的部分逐条分析，并发送给相关业务部门，由业务部门反馈造成差异的原因。对于不合理、无正当理由的差异，由业务部门提交整改报告，并录入系统，提交上级部门。NJ公司应用业财一体化系统之后的新业务流程见图2。

整个流程看起来比较复杂，但在实际运用中却十分简单，每人只需完成自己工作的部分，数据皆通过系统自动提取，而操作系统的员工若有一处填写不规范，则不会流转到下一个流程，从源头保障了数据的准确性。

3 业财一体化信息系统的优势

作为一种新型管理模式，业财一体化信息系统在实际应用中的优势是显而易见的。根据NJ公司实际应用情况，从闭环管理、工作效率、内部控制、资金安全、降本增效5个方面进行详细说明。

3.1 实现闭环管理

在上述NJ公司的流程中，从生产部门发出申请，直至生产部门再从仓库领用，这是一个小闭环。该条业务线完成过程中涉及多个审批环节，防止舞弊的发生，还能通过预算管理有效地控制使用额度。而从仓库办理入库直至最终形成会计凭证，这又是第二个小闭环。所有业务流程与财务工作相融合，结合预算管控系统，实现了全信息化闭环管理，防止人为干预造成的舞弊及错误的发生。

3.2 提高工作效率

从信息系统使用方面来看，整个流程环节的所有程序都在有序进行，每个环节步骤都将通过信息系统处理，与传统的各部门靠人工传递资料审批相比，大大缩短了流程流转的时间，也能防止人为因素造成的错误。财务人员无论是付款还是入账，都能更加准确、快捷，减少了财务人员录入数据过程中可能出现的差错，真正实现了财务报表与管理报表同步生成、数据互取，大大提高了财务人员的工作效率。且因如今网络发达，虽然流程上需要层层审批，但无论是计算机还是智能手机都可以操作，随时随地进行审批，不会出现因某位领导出差等导致流程被拖延的情况。

3.3 实现事前控制与事后监督

从内部控制管理方面来看，信息系统里的时间是不可更改的，这就杜绝了一些审批流程后补、时间倒挂的现象，还能对预算管理起到事前控制的作用，大大提升了整个SH集团的内部管控力度，因为最好的控制与监督都是嵌入业务流程的。而且整个运行过程省去了许多人工环节，杜绝了人为造假的情况;所有流程都公开透明，可以防止舞弊的发生。以仓库物资保管为例，美国的一项调查研究表明，有1/3的员工存在不同程度的盗窃企业资产的行为，其中零售业被盗走的物资中有70%是企业员工所为。而如果使用了业财一体化系统，仓库管理人员物资的出入库都在系统中完成，物资由谁领用一目了然，物资库存也清清楚楚，只要按时盘点，就能大大减少他人冒领物资、模仿签字甚至仿造领用单据以盗取企业资产的情况发生。另外，风控人员与审计人员要检查相关业务时，也能迅速从信息系统中调取数据，无须到现场核查，这为集团公司检查监督外地子公司的工作提供了很大便利。尤其在如今新冠肺炎疫情形势下，出差去外地子公司进行内部控制审计工作存在一定风险，而线上数据调取则大大方便了审计工作的开展。

3.4 保障资金安全

从资金安全性方面考虑，NJ公司实行零现金管理，所有对供应商的付款及企业员工的费用报销都无须财务人员到银行办理支付，也无须登录网上银行，付款流程经由各层线上审批后流转到财务记账软件，再由财务人员操作，通过银企直联系统进行支付，如无审批，或缺少任何一位相关人员的签字，流程都无法到达财务系统，款项就不可能支付出去，这就大大降低了财务人员侵占资金的可能性。另外，因流程只在信息系统中流转，付款也是通过信息系统，财务人员无法自主操作，这就杜绝了管理层凌驾于控制之上，指使财务人员做出不利于资金安全管理的风险。

3.5 降本增效抗风险

打通各部门的信息系统，实现业财一体化，不仅仅是为了数据共享，它还可以让所有部门都能全方位、全员、全过程地参与预算及执行，对于不合理的支出可以及时发现并提出建议，进而解决问题，减少浪费，达到降低成本的目的。同时，由于数据可以自动同步，业务数据与财务数据不再有时间差，财务人员就可以更加及时地分析数据，把第一手数据以最快的速度提供给管理层决策，提高了整个流程的工作效率。比起旧的管理模式，管理者可以更快地收到信息。在这个信息大爆炸的时代，谁先掌握了信息，谁就掌握了先机，这就避免了因为信息滞后而造成的风险，真正实现“降本增效，提高核心竞争力”的目标^[5]。

4 业财一体化系统建设的难点痛点

企业要想实现真正的业财融合，需要企业的决策者站在战略的高度定位企业的目标，制定企业的制度，要有长远的规划，并为业财一体化系统提供人力、财力等各方面的支持。如若不能全盘考虑到位，很有可能会画虎不成反类犬，最终不仅不能助企业达到目的，反而会影响企业的发展。

4.1 对员工素质要求较高

与传统的业务及财务工作流程相比，业财一体化系统的实现对员工的能力提出了更高要求，如果员工不能理解业财一体化的意义，不熟悉系统及流程的操作方法，将会影响整体工作的推进。例如，生产部门员工不能按照规定申请材料，将会影响生产及后续流程的推进;采购人员如果操作失误，将会影响采购物资的及时到库和付款流程的执行，并且也可能影响财务的入账处理。而业财一体化系统对财务人员来说更是一次新的挑战，也是业财一体化管理的核心所在，若没有正确的引导来改变财务人员的思维，则很难达到预期目标。另外，使用了业财一体化信息系统后，财务的数据完全来源于业务部门的推送，若业务部门出现了错误，就会把错误的数据直接传送给财务人员;若财务人员过分依赖信息系统数据，就很难发现前面流程中的错误，进而造成财务凭证和报表出错。

4.2 对技术成本要求较高

因为业财一体化系统需要把各个部门的系统进行融合，这会提高对设备软件和硬件的要求，尤其是网络安全，如果信息系统出现了故障或遭到病毒侵扰，将会造成整个管理过程的瘫痪，对企业的影响巨大。这就需要专业的技术团队帮助企业进行信息系统的开发及维护。对很多实力不强的中小企业来说，这是一笔较大的费用支出，可能会成为企业实现“业财一体化”最大的阻碍，限制了部分企业的发展。

5 针对系统建设难点痛点的管理对策

SH集团在使用业财一体化信息系统的初期，也遇到了种种困难与障碍，毕竟每一个新事物的产生，都需要长期的磨合。为克服系统建设及使用过程中遇到的困难，为企业发展清除障碍，SH集团及下属子公司，包括NJ公司在内，均采取了一系列措施，以确保系统的安全稳定运行。以下从人才培养和系统安全2个方面进行说明。

5.1 人才培养计划

为推进“业财一体化”的良性运转，在人员方面，SH集团及NJ公司对员工进行了一系列培训，让员工建立“业财一体化”思维，让业务部门与财务部门人员之间的配合更加紧密^[6]。业务人员需要学习部分财务知识及系统的操作应用;财务人员需要提升管理方面能力，要走出仅仅记账核算的认知范围，从宏观角度，站在新的高度思考问题。作为一名优秀的财务工作者，不能仅做数据的“搬运工”，还要提升逻辑分析能力，把所有数据进行剖析，提炼出对企业管理者决策有用的信息。最重要的一点是，财务人员要学会沟通，与其他部门人员的沟通和与决策者的沟通都要做到相互了解并理解，即有效沟通。人才的培养不是通过短期培训就可以实现的，这是一项长期战略。对员工而言，学习这件事应该永远都在进行中，人才始终是业财一体化顺利运行的基石。

5.2 保障信息系统的安全运行

网络安全性方面，NJ公司利用信息技术进行集成和共享的同时，对于工作用设备全面取消无线网络，每台计算机均配备单独的网线，加强监督控制，防范员工访问有病毒的网站所带来的网络安全风险，并聘请了专业信息技术团队加强对信息系统的开发和维护，保证信息系统安全稳定运行。

6 结语

综上所述，利用业财一体化信息系统可以把智能技术贯穿于企业整个经营管理流程，把业务、财务、控制体系相融合，引导企业财务人员与业务人员从各自为政到积极配合，实现“财务云”共享服务，提高财务工作效率，将财务部门的职能从记账、核算逐步转变为分析、预测，为管理层决策提供辅助，提高企业的经营管理水平。业财一体化系统的应用是一场以信息技术为基础的管理变革，不仅需要企业战略作为支撑，更需要企业管理层及员工改变管理理念，为系统的搭建提供适合的平台，提升员工的专业化水平，这对于提升企业的价值和长远发展有着深远影响，是未来财务管理的方向，也是现代企业管理的必然趋势^[7]。

参考文献

[1]财政部会计评价中心.高级会计实务[M].北京：中国财经出版传媒集团，2021.

[2]马贵兰.基于“业财融合”的管理会计研究文献综述[J].合作经济与科技，2018（22）：166-167.

[3]邹璇.浅谈集团公司业财一体化建设[J].经营者，2019（19）：66-67.

[4]张庆龙.业财融合实现的条件与路径分析[J].中国注册会计师，2018（1）：109-112.

[5]郑光霞.关于业财一体化构建的思考[J].经营者，2020（3）：159-160.

[6]俞国英.业财一体化建设的难点与对策[J].财会学习，2020（14）：78-79.

[7]曲金涛.财务共享服务中心模式下的业财融合分析[J].中国总会计师，2020（1）：86-87.

收稿日期：2022-03-04

作者简介：

郝瑞玲，女，1985年生，本科，会计师，主要研究方向：公司财务管理、财务分析评价。