原材料核算及供应链管控能力提升业财融合信息化的探索与实践

2022-04-08董啸尘柯然王玉王沙婷

航空财会 2022年1期

董啸尘柯然王玉王沙婷

摘要结合自控所原材料核算及供应链管控能力提升的迫切需要，中国航空工业集团公司西安飞行自动控制研究所本着“业务主导、业财融合”的原则，整合业务与财务信息系统功能，开展了原材料核算及供应链管控能力提升业财融合信息化项目的探索与实践，实现了原材料核算由计划价向实际价的转变，创建了高效、集约、精细的供应链管控工作环境，促进了数据、流程、系统、规则的共享融合，极大地提升了原材料核算效率与采购供应效率，深化了业财协同，助力自控所高质量可持续发展。

关键词原材料核算；供应链管控；业财融合；系统规划

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2022.01.008

一、项目实施背景

中国航空工业集团公司西安飞行自动控制研究所（以下简称自控所）是航空工业机载系统GNC事业部实体化运营的牵头单位，是多家主机单位非常关键的系统级供应商，为几乎所有机型和机载武器直接配套，承载着协调一致、共同进步的集团化发展的重大组织使命，属于典型的“多品种、小批量”生产类型。随着经营规模的扩大和生产任务的持续高位跨越式增长，原材料采购规模呈现逐年攀升趋势，这对自控所供应链管控效率提升和原材料采购成本控减提出了更高更迫切的要求。原材料（元器件、金属原材料、非金属原材料）作为重要的生产配套物资，是支撑自控所科研生产系统高效运转的重要资源。“多品种、小批量”的生产特点致使采购物料种类繁多，战略储备类物资采购周期长，“储备型”库存管理模式面临过度占用流动资金的风险。准确及时、高效敏捷的原材料核算与供应链管理系统是保障自控所科研生产系统敏捷供应的基本前提，也是财务报表编制、经营指标测算、事业部考核的基础，对提升供应链与资金使用效率、降低存货成本占用，改善EVA指标意义重大。

信息化时代，业财融合在网络、数据库、软件平台等构成的IT环境下，将企业经营中的业务流程、资金运动过程和数据流程有机融合，建立基于业务活动驱动的业财一体化信息收集、处理、分析流程，使财务数据和业务信息融为一体[1]。“业财融合”早期时被认为是业务数据与财务管理结合在一起的简称，是让财务人员掌握财务目标的同时了解企业的运作状况，与经营者同一目标，将财务职能、管理制度、流程梳理与业务融合得更加紧密，财务部门在对业务实施管控的同时，也要向业务部门提供服务并支持业绩目标达成、挖掘业务增长潜力，推动财务管理从“管控型”向“经营型”转变[2]。

企业在实现业财融合的过程中，从数据采集、业务处理、信息输出，到完成决策、实现管控，这个过程离不开高度整合的信息化平台[3]。通过加强业财融合管理，能够打破传统业务与财务壁垒，获取多样化、多维度的管理会计信息数据[4]，实现业财信息共享，进行事前预测、事中控制、事后反馈，为企业实现资源整合优化[5]。而基于业财融合的一体化管控模式，能够提升管理决策能力，降低管控风险，提高会计信息质量[6]。财务部门与业务部门通过信息技术实现数据共享，共同实现企业价值目标[7]。

自控所主动顺应业财融合信息化建设趋势，结合原材料核算及供应链管控能力提升的现实需要，成立跨部门联合工作团队，开展了全面而深入的原材料核算及供应链管控能力，提升业财融合信息化探索与实践。

二、项目实施方案

自控所以优化业务模型为先导，本着“业务主导、业财融合”的原则，以原材料实际价格核算为目标，遵循“问题分析、流程梳理、功能整合与规划”的路径，展开原材料核算及供应链管控能力提升的业财融合信息化项目的探索与实践。流程梳理与功能整合是整个项目的关键环节。在流程梳理阶段，自控所动态模拟业务场景，对原材料核算业务流、信息流、财务流与月末结账供应链管理流程进行全面梳理，重点在于识别业财信息断点；在功能整合阶段，自控所整合供应链跨系统功能，重点在于识别系统功能重复点。

（一）问题分析

从系统功能层面看，供应链管理系统（Supplychain management以下简称SMS）是自控所自主开发的，管理原材料备料请购、采购订单、采购合同、到货入库、配送出库、原材料库存管理等业务的供应链管理信息系统；用友U8系统是自控所引进的成熟存货管理系统，浪潮GS系统是原材料存货核算的账务系统。SMS与用友U8系统在合同结算、库存管理、付款审核等环节存在跨系统功能重复问题；尤其在原材料月末结账环节，用友U8系统结账步骤冗长、耗时较长，结账结束后，需要对SMS、浪潮、用友U8三个系统的数据进行一致性校对、差异原因排查、数据统一实现等工作，工作量较大。

从工作环境层面看，原材料核算及供应链管理异构系统信息孤立，数据集成度与关联度不高；采购合同执行情况与预付材料款冲销情况无法准确掌握；原材料报账计划与采购付款资金计划申报缺乏及时、可靠的数据支持。

从业财管理规则层面看，原材料核算采用实际价核算，供应链采用计划价管理，业财规则不一致，考核数据不统一；从财务核算规则层面看，原材料领用出库采用计划价与材料成本差异核算，原材料入库报账采用计划价与材料成本差异核算，暂估入库采用计划价核算，入库已报账与入库未报账的物料领用成本核算规则不明确，暂估入库与领用出库核算方法公允性与一致性有待提升。

从审核和账务处理方式层面看，手工逐条录入辅助分录方式差错率高、效率不高；原材料报账入库单手工贴制量大，审核环节逐条加总工作量大、准确率不高；计划价核算模式下，原材料报账单据逐笔计算成本差异也增加了核算难度；大量的国外元器件采购涉及美元结算，产生运费、汇兑损益、税金与代理费，更加深了原材料核算的复杂度，对核算精准度提出了更高的要求。此外，往来单位核销、采购合同核销准确度待提升。

（二）流程梳理

货币资金、预付账款、原材料是资产负债表中重要的经营性流动资产，三者的运营转化能力直接影响自控所的经营周期与成本控制能力。自控所全面梳理了原材料核算业务流、信息流与财务流（以下简称“原材料核算三流模型”）。原材料核算三流模型以业务流为驱动，触发信息流与财务流。原材料采购业务流为采购合同签订、提请预付材料款审批、采购材料到货验收入库、提交发票与采购品入库单报账、提请应付材料款审批。在信息流层面，伴隨着采购合同签订业务，生成SMS合同号，计划员提请预付审批业务产生U8付款单号，原材料到货验收入库业务产生SMS入库单号与U8入库单号，计划员提交发票报账业务产生U8合同结算单号、U8电子发票号、U8付款单号，提请应付审批业务产生U8应付单号。在财务流层面，计划员的预付材料款审批通过后，生成资金计划，账务处理为预付材料款增加，货币资金减少；原材料到货验收入库后，生成报账计划，账务处理为原材料增加，预付材料款减少，如果采购发票大于预付材料款，多出部分会产生应付材料款；计划员的应付材料款审批通过后，生成资金计划，账务处理为减少应付材料款，减少货币资金。

如图1所示，自控所梳理了“采购-报账-付款”全链条业务流程，识别出业财信息断点。在预付材料款挂账环节，输出采购合同号与预付材料款浪潮业务号，尚无实时信息反馈，业财信息存在断点与不一致问题，导致原材料报账计划申报与预付冲销无准确可靠的信息；在应付材料款挂账环节，输出采购合同号与应付材料款浪潮业务号，尚无实时信息反馈，业财信息存在断点与不一致问题，导致应付材料款资金计划申报与应付核销无准确可靠的信息。

原材料三系统结账及核算流程如图2所示：原材料月末结账前，存货核算主管对SMS期初原材料余额、U8期初原材料余额与浪潮账务系统原材料科目期初余额进行核对，输出三系统核对表，确保账实一致；SMS系统每月末将库存核算信息导入U8系统，U8系统进行采购管理月末结账、原材料库存管理月末结账、存货核算月末记账与结算成本处理，输出原材料暂估入库表、原材料领用出库表、原材料领用出库成本差异分摊表；审核会计以手工逐条录入的方式在浪潮GS系统中根据原材料暂估入库表进行原材料暂估入库账务处理，同时进行上期暂估冲销账务处理，根据原材料领用出库表进行原材料领用出库成本核算，根据原材料领用出库成本差异分摊表进行原材料差异分摊成本核算。

（三）功能整合与规划

自控所全面梳理了原材料核算与供应链管理系统功能。从原材料核算系统功能层面看，SMS系统的付款申请与付款审批功能与用友U8重复；从供应链管控系统功能层面看，SMS的采购合同管理和原材料出入库管理功能与U8采购合同管理与原材料收发存管理功能重复。

针对业务流程与系统功能梳理的结果，本着原材料由计划价向实际价变更的核算要求，自控所按照“梳理基础数据、集成业务功能、整合系统模块、设计综合报表”的步骤，完成了原材料核算及供应链管理业财融合信息化方案的设计，业财融合信息化方案的具体设计如图3所示。自控所搭建了原材料核算及供应链管控平台，实现“采购合同-预付材料款-材料报账-挂应付款-资金计划-付款”原材料核算全链条业财信息融合共享，原材料暂估入库资产确认、领用出库成本归集环节的业财信息集成贯通。

如图4所示，在原材料核算方面，自控所将浪潮系统每笔预付材料款挂账生成的采购合同号及业务号与SMS预付材料款查询报表关联，进行实时更新；将浪潮系统每笔材料报账单及预付材料款冲销、应付材料款挂账与SMS预付材料款查询报表、应付材料款查询报表、材料报账统计报表关联，进行实时更新；将浪潮系统的每笔应付材料款核销与材料报账统计报表及应付材料款查询报表关联，进行实时更新。

在原材料月末结账与供应链管控方面，自控所系统设计了原材料核算方式变更前的原材料成本差异分摊处理方案，将累计材料成本差异等比例分摊到差异产生的结存物料中；在原材料暂估入库核算与管理方面，自控所重点就原材料暂估功能的归并迁移问题，详细设计了SMS原材料暂估入库功能迁移方案。

如图5所示，自控所以浪潮GS往来单位代号为业财融合点，将其添加至SMS暂估入库报表中，实现暂估入库凭证与暂估冲销凭证的批量导入与原材料流动资产科目的自动归集；在原材料领用出库核算与管理方面，自控所设计了“入库已报账物料按实际入库价计算领用成本、入库未报账物料按暂估价计算领用成本”的规则，以浪潮GS核算课题代号、核算课题类别为业财融合点，将其添加至SMS原材料领用出库报表中，实现原材料领用出库凭证的批量导入，科研成本、生产成本、管理费用-技术开发费、技术成本、专款支出、管理费用、研制费用等成本类科目的批量自动归集。

三、项目实施成效与实践价值

（一）实施成效

原材料核算及供应链管控能力提升业财融合信息化项目，搭建了高效化、集约化、透明化、精细化的原材料核算及供应链管理动态集成平台，实现了横向流程贯通、业务财务一本账，纵向信息穿透、业务财务一套表，实现数据、流程、系统、规则的共享融合。

一是实现了业财融合的一体化流程。自控所完成了业务流程整合，搭建了贯通采购-报账-付款全链条的业财流程，实现采购合同执行状态、预付材料款、应付材料款、材料报账的关联与显形，实现了基于往来单位与采购合同进行预付材料款与应付材料款核销的准确性，为预付材料款和应付材料款资金计划申报提供了实时、可靠的数据基础。

二是實现了业财统一的规范化标准。自控所统一原材料暂估入库与领用出库核算方式，将采购物料暂估入库进行实际价计价方式处理，实现物料出入库核算规则的统一，提升了原材料出入库核算的公允性，为业务部门与财务部门考核与决策奠定了统一的数据基础，降低了审计风险，提升了合规管理水平。此外，在采购物料领用成本核算方面，自控所明确了“入库已报账物料按实际入库价计算领用成本，入库未报账物料按暂估价计算领用成本”的规则，降低了以暂定价确认成本带来的潜盈及潜亏风险，提升了实际成本归集的准确性。

三是实现了业财共享的工作环境。自控所整合系统功能，实现了SMS系统在原材料供应链管控方面的跨系统数据继承与功能归并，解决了SMS与用友U8系统在合同结算、库存管理、付款审核等环节存在跨系统功能重复问题，实现了U8系统原材料暂估入库功能的迁移，减少了业财系统结账前后信息一致性核对的工作量，提升了原材料月末结账与供应链管控的工作效率。

四是实现了核算与管控的效率提升。自控所将财务信息融入SMS暂估入库报表与领用出库报表，财务报表与业务报表依据业务信息自动生成，改变了以往手工逐条录入辅助分录方式，实现了成本与流动资产科目的批量导入与自动归集，提升了原材料月末结账及供应链管理工作效率与准确性。此外，自控所重新设计了原材料纸质入库单的形式，实现纸质入库单由“一摞纸”向“一张纸”的转变，极大减轻了业务员手工贴报纸质入库单的工作量，改变了存货核算会计逐条汇总入库单金额的工作模式，提升了审核工作效率与准确率。

（二）实践价值

如图6所示，原材料核算及供应链管控能力提升业财融合信息化项目，以自控所自主研发的SMS供应链管理系统为信息平台，搭建了面向生产计划、采购执行以及财务核算的业财一体化管控集成平台：在计划层面，以主生产计划（Mater Pro‐duction Schedule，MPS）作为独立需求计划输入，以物料清单（Bill of Material，BOM）、在途原材料、在库原材料为基础信息，以物料需求计划（Material Requirement Planning，MRP）为相关需求分解输入进行备料计划和采购订单的下达；在执行层面，由外向内搭建了供应商管理、合同管理、原材料到货管理、原材料入库管理、原材料配送管理等业务模块；在原材料日常核算及供应链出入库核算层面，实现了原材料暂估入库资产确认、原材料暂估冲销、原材料领用出库成本归集、预付材料款申请及审批、应付材料款申请及审批、预付材料款单据审核、应付材料款单据审核、原材料电子发票审核等功能的集成归并，实现了业务流、财务流、信息流的动态实时共享，为缩短采购供应周期，提升原材料供应链效率，控减原材料采购成本占用，提高客户满意度，加强与供应商的关系，助力自控所高质量可持续发展提供了有力的业财数据与信息平台支持。希望自控所基于SMS信息系统的原材料供应链管控能力，提升业财融合信息化探索与实践成果，对于工业企业的原材料供应链体系建设具有一般性推广价值与借鉴意义。

四、对策与建议

结合原材料核算及供应链管控能力业财融合信息化提升的重点方向，自控所提出以下对策与建议：

（一）在SMS系统中建立采购物料入库报账提醒功能

由于科研生产的需要，自控所采购物料中，国外元器件占比较大，采购物料以合同暂估价入库，国外元器件受运费、税金、汇率、代理费的影响，实际入库金额与合同暂估价存在一定程度的差异。若采购物料报账不及时，将会影响原材料、预付材料款、应付材料款等流动资产与流动负债科目的确认及时性、准确性与完整性；此外，若采购物料未及时报账就被各研发制造部门领用出库进行产品研制及加工，各类成本将会以合同暂估价确认，将会影响成本确认与在制品存货的准确性。在实务中，存在“采购物料在以前年度会计期间被领用出库、在后续会计期间以实际价进行入库报账处理”的现象，在这种情况下，暂估价与实际价之间形成的采购物料领用成本差异会被调整至后续会计期间的产品研发制造成本中，采购物料实际领用出库期段与实际成本调整会计期段不一致，会影响产品实际成本的准确归集，致使潜在盈利和潜在亏损的风险出现；在极端环境下，存在“产成品在以前年度会计期间已销售出库、采购物料在后续会计期间以实际价进行入库报账处理”的现象，在这种情况下，产成品销售发货导致采购物料实际成本与领用成本差异无法调整归集至相应产品，只能通过期间费用进行账务处理，这将会影响“成本费用按照实际发生经济业务活动的类别进行配比归集”的准则执行。因此，在SMS系统中建立采购物料入库报账提醒功能，明确采购物料入库后的报账期段，降低采购物料因入库报账与领用出库期间错位造成的经营性流动资产确认不及时、成本归集不准确风险，提升会计信息质量，为运营决策提供更加可靠的业财信息支持。

（二）在SMS系统中开发采购物料退库业财同步流程。

目前，SMS系统尚未针对采购物料退库业务建立明确的逆向物流业财管理流程，存货核算主管只有通过“月度暂估账务处理为负值”的途径来识别潜在的采购物料退库业务，进而通过与采购计划员事后沟通的方式进行采购物料退库业务的账务处理。从业务层面看，采购物料退库业务流程不明确会致使“采购物料退回、预付账款无法回收”的风险；从财务层面看，采购物料退库业务流程不明确会致使“高估原材料账面价值、低估货币资金账面价值”的风险。因此，在SMS系统中开发采购物料退库业务流程，明确采购物料退库业务流程与浪潮GS原材料入库红冲账务处理的业财信息同步的管理流程与逻辑，是進一步提升原材料核算及供应链管控业财融合信息化水平的重点改进方向。AFA