预付账款成因分析及风险防范

常琳苑

摘要：预付账款是企业购买商品的重要形式，存在着一定的风险问题，需要对风险采取应对措施。基于此，本文将从风险控制、资信管理、流动资金、内部控制、预警机制五个方面对预付账款问题成因进行分析，对问题及影响进行深入探讨，进而制定出合理的风险防范措施，提高对预付账款风险的控制能力，降低预付账款对企业的影响。预付账款对企业的影响较为明显，在制定控制措施时应结合市场实际情况，提高风险防控措施的针对性，进而对企业运营的风险进行控制。

关键词：预付账款;问题成因;风险防范

一、预付账款及预付账款管理概述

（一）预付账款的基本概念和内容

预付账款是指在商品的采购或者接受服务过程中，根据企业和供应商签订的购销协议、服务合同、采购合同或采购订单中，明确先支付全部或部分款项。在企业的日常核算中，预付账款是一项流动资产。预付账款业务的支付形式主要包括：现金、电汇、银行汇票、银行（商业）承兑汇票和支票。

（二）预付账款管理的主要内容

企业应将预付账款业务管理作为风险管控的重点，建立由采购部门、销售部门、财务部门和运营部门协同联动的预付账款业务管理体系。企业要结合实际情况，设置预付账款业务流程的关键控制点，建立实时跟踪反馈机制，及时发现预付账款业务管理过程中的问题，并采取有效措施予以解决。建立预付账款供应商资信评价体系，严格审核预付账款供应商的信用资质。为严格控制预付账款风险，应参照应收账款资信评价管理体系，建立预付账款供应商资信评价管理体系，评估预付账款供应商的信用资质，严格执行必要的资信审核和信用控制，对质量评估的通过情况应当在资信评估中予以考虑，为签订采购合同提供依据。对于预付账款供应商应当比照应收客户授信，在合同签署前通过内部、外部或现场调查，了解和评估供应商的资信情况。对于审核有重大风险的供应商，企业应谨慎与其开展预付款业务。预付账款业务审核及采购合同签订时，以预付账款作为结算方式的采购业务应当与供应商签订采购合同，合同内容应当包括但不限于付款方式、付款时间、发货时间、到货时间、运输方式、发票到达时间，退换货及预付风险保障等条款。在签订合同前，企业应进行资信评估、盈利能力测算和销售前景分析，在确保盈利和风险可控的情况下考虑是否签订合同。在付款方面，供应商预付款应由采购部门提出书面付款申请，并配有相应的采购合同和审批手续。企业要进行对预付账款风险跟踪，谨防三大风险：一是款项已付，货物未到;二是款项已付，发票未到;三是预付商品滞销。企业应当定期对预付账款进行分析，包括预付账款的账龄、占用款项的原因、不可收回风险等情况，由采购部门或运营部门跟踪处理;对于款项支付后货物和发票的抵达情况，采购部门和财务部门应及时跟踪;对于货物滞销的情况，销售部门或物流部门应及时反馈给采购部门，由采购部门根据采购合同与供应商协商处理。人事部门应制定相配套的考核机制，明确预付账款的责任人和考核方法，保障预付账款流程的有效实施。同时，企业在进行预付账款业务前，应严格审核该业务以预付款支付的必要性，通过设立必要的资信审核程序，加强预付账款业务风险管控。

（三）预付账款管理的重要性

预付账款风险与应收账款风险最明显的区别是预付业务的资金是提前支付，一旦出现问题，其风险要高于应收账款无法回收的风险，给企业造成直接损失。企业如果事前有了预付账款管理意识，那么对降低企业经营风险、提高公司经营效率有重要作用。特别是将预付账款业务纳入风险管控体系后，形成了采购、销售、财务和运营跨部门的联动工作机制。企业有了这样的管理理念，就会避免预付账款业务可能出现的重大风险，避免资金和财产损失。

二、预付账款管理存在的问题及成因分析

（一）风险承受能力差

企业在发展过程中，需要不断扩大企业的规模，将会产生一定的预付款问题，导致企业需要承受的风险增加。同时，企業为了赢得市场的先机，需要采用预付账款的形式，以此来保障生产过程能够顺利进行。随着企业扩建过程的进行，风险承受能力将会降低，容易受到市场环境的影响，不利于企业的长久发展。对于多数企业而言，尚处于发展阶段，在资金运转方面会面临一定的制约。在结账过程中，未能够及时进行销账，将会对企业造成较大的影响，导致预付款的份额增加。预付账款会影响到企业的资金流动，导致企业的收益下降，并且使企业产生短期债权。企业采用预付账款主要是为了购买商品、货物等，这种预付形式将会影响到企业的正常经营，促使企业风险承受能力下降，因而在实施预付账款过程中，需要充分考虑资金的流动，保障预付账款能够顺利地实施。

（二）资信管理不到位

企业需要从供应商购买物资，通常需要采用预付款的方式，与供货商建立债权管理，提高货物购买的效率。在选择供应商时，应对其资信情况进行评估，确保供应商能够及时进行供货，使企业能够正常进行经营。一旦供应商资信情况考虑不到位，将会影响到对供应商的管理效果，导致供货过程无法与市场相适应，将会导致企业的运营风险增加。为此，做好供应商的资信管理工作较为重要，需要严格地对供应商进行管控，降低预付账款的风险性。通过预付账款，可以使企业与供应商建立业务上的联系，但也会增加企业不良债权的概率，供货商往往采取延时供货的形式而逃避税务，确保自身能够更好地对资金进行掌握，这样将不利于企业的发展，影响企业资金的正常流动，导致企业与供应商无法建立长期的合作关系，影响企业购买货物的稳定性。

（三）流动资金占用高

预付账款将会占用流动资金，导致企业无法快速对收益进行积累，影响企业的运营效果。预付账款是购买商品的重要途径，在企业扩张过程中，预付账款将会逐渐增多，同时短期债权将会逐渐积累，导致企业不得不支出一定的资金，对资金流动过程造成阻碍。一旦流动资金以债权的方式积累下来，将不利于资金的短期管理，导致商品无法迅速地变现，无法产生更多的流动资金，将会对企业的后续发展造成影响。在流动资金占用过高后，为了维持正常运转过程，企业将会对融资途径进行拓展，采用融资的方式解决企业的资金流动问题，避免对企业的经营状况造成影响。融资过程将会使企业产生一定的债务，虽然可以获得足够的流动资金，但也会增加企业的债务风险。

（四）内控措施不合理

内控措施对于预付账款管理较为重要，应建立严格的控制手段，降低企业的运营风险。内部控制对预付账款的影响如下：第一，内部控制涉及合同签订问题，一旦付款过程与合同规定不符，将会影响到企业对货物的购买，导致货物无法快速投入市场，导致销账过程无法顺利执行，影响到企业的运营管理效果。第二，业务管理过程中，发票未能及时上交到财务部门，导致销账存在着较大的滞后性，不利于企业的财务管理，导致销账审批的效率下降。第三，预付账款将会影响到预算过程的进行，导致需要考虑的预算环节增多，无法对预付账款实施有效地控制，进而降低预算结果的准确性。而且，预算账款会延长预算审批的时间，导致预算的效率下降，不利于企业的资金控制。

（五）预警机制不完善

在预付账款管理过程中，需要注重预警机制的构建，否则将无法发现预付账款中存在的问题，增强资金管理的风险。预警机制不完善主要体现在以下几个方面：第一，企业的风险意识不足，未能够根据市场行情进行风险预测，导致对供应商的背景了解不足，对供应商资信状况形成误判，不利于债权清收工作的开展。第二，动态监控措施有限，无法对债务方进行全面监督，一旦客户出现违规行为，未能第一时间发现，导致预警执行时间被推迟，无法形成有效的预警效果。第三，预警机制不适应市场行情，无法对风险点进行排查，导致风险问题逐渐扩大，对企业发展具有较大的影响。因此，建立完善的预警机制非常重要，能够提高企业预付账款的管理水平。

三、预付账款风险防范对策

（一）提高风险承受能力

预付账款具有一定的风险性，为了降低预付账款的影响，需要提高企业对风险的承受能力，进而更好地适应市场的发展形势。提高风险承受能力的措施如下：首先，企业需要做好市场调查工作，建立有效的货源供应关系，进行形成稳定的供应条件，保障企业能够顺利采购货物，对预付账款风险形成有效控制。其次，不能盲目地执行扩建工作，企业的发展需要结合实际情况。扩建过程中，需要采购大量的货物，将会导致预付账款的增加，产生较多的债权问题，不利于企业的正常经营。最后，需要考虑到资金流动的影响，保障企业在实施预付账款后，具有足够的资金流动，避免额外采取融资方式，进而提高企业对风险的承受能力。

（二）强化资信管理水平

在预付账款过程中，企业需要做好供应商的资信管理工作，确保供应商能够按时发货，避免对运营过程造成影响。供应商是物资采购的重要渠道，一方面，需要做好供应商的筛选工作，对供应商的资信情况进行调查，进而更好地与其建立合作，降低预付账款的风险。另一方面，与供应商建立长期合作关系，形成互惠互利的局面，基于两者的合作关系可以保障货源供应，使货物可以迅速地投入运营。预付账款从银行账户进行调用，当收到货物后，需要进行补付货款，这样便实现了完整的货物采购过程。在采购过程中，将会涉及应缴税款问题，需要与供应商建立合作关系，降低在税款方面的支出，形成穩定的预付账款流程。

所有的预付款采购业务均应签订采购合同，由公司总经理审批通过后签订。预付款采购业务，如果供应商是贸易性商业企业，每笔预付款采购业务发生前需要通过固定模板，经过类似分管领导岗位、经营领导班子审批通过后进行。购协议（合同）签约审批表，审批表需要填写的信息应包含与公司建立的时间、上年或本年以往月份供货金额及频次、供货类别、供货来源、协议金额、预付金额等详细情况，并简述采用贸易商非生产商的理由。通过这一细化的要求，约束和判断减少不良信用资金交易。

（三）加强流动资金管理

流动资金对于企业十分重要，关系企业收益积累的速度，一旦预付账款占用流动资金较大，将会导致企业短期债权增多，影响企业的正常经营。为此，需要降低预付账款在流动资金中的占用率，提高企业的经营效果。一方面，企业需要与供应商进行协商，对预付账款额度进行控制，使流动资金能够得到更多的剩余，保障企业具有足够的资金。另一方面，需要增加获得流动资金的途径，使企业拥有较多的流动资金，确保具有足够的资金进行预付账款，避免企业出现债务风险。另外，预付账款需要严格地进行核对，同时应结合采购计划，确定流动资金的具体去向，便于对流动资金进行掌握，使资金的管理手段更加的严格，进而对预付账款进行

控制。

（四）完善内部控制措施

通过内部控制措施可以对预付账款进行控制，提高预付账款审批的严格性，提高对资金的控制水平。内部控制措施如下：首先，需要做好合同的签订工作，按照合同内容执行预付账款过程，保障企业与供应商具有良好的合作关系，确保供应商能够及时发货，提高企业的运营水平。其次，需要严格对业务进行处理，将发票及时上交到财务部门，便于销账审批过程的进行，使销账审批方式更加的完善化，对企业的业务流程进行控制，提高企业内控措施的有效性。最后，需要做好预算过程的把控，通过预算对预付账款进行分析，便于预付账款清账过程的执行，提高预付账款的过程管控水平，进而及时发展账款管理中的异常状况，提高内部控制措施的合理性。

（五）做好预警机制管理

为了提高预付账款的管理效果，需要构建完善的预警机制，提高对预付账款问题的应对能力。企业在面对预付账款时，首先，需要提高风险意识，以市场行情作为分析依据，对供应商背景进行深入调查，对其进行深入了解，进而保障供应商资信判断的可靠性，避免与不良供应商进行合作。其次，需要采取动态监测的方式，对客户的违规行为进行调查，使预警机制能够快速运行，避免预警机制在时间上存在滞后性，使企业能够迅速地采取对策。最后，需要提高预警机制对市场的适应性，做好风险点的排查工作，形成良好的预警效果。在确定预警机制后，需要做好落实工作，在其中引入监督考核过程，在预付款时应做好职责划分，便于对责任工作进行落实，进而促进预警机制的执行。

（六）建立预付账款清理机制

有确凿证据表明预付款可能产生损失的，如证据确凿应经审批流程后足额计提坏账。对于确实无法收回的，查明原因，追究责任，并根据制度规定经审批后核销坏账。财务部门做好账销案存管理。滚动清理长账龄或非正常原因产生的预付，及时落实明确的整改措施、责任人及时间表。企业应定期上报预付账款分析及清理报告。应制定相配套的考核机制，明确预付账款的责任人和考核方法，保障预付账款流程的有效实施。应定期梳理预付账款内控管理体系，及时发现预付账款管理工作中可能存在的问题和漏洞，及时总结经验，不断健全和完善预付账款管理体系。

四、结束语

综上所述，预付账款对具有一定的风险性，企业应做好风险分析工作，提高预付账款管理措施的有效性，保障企业采购工作能力顺利进行。在处理预付账款风险问题上，需要注重防范措施的针对性，形成有效的风险应对机制，提高企业对风险的控制水平，避免给企业d带来经济损失，导致企业无法正常经营。

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