事业单位会计档案规范管理探寻

2022-02-06范爱军

行政事业资产与财务 2022年2期

范爱军

石家庄市井陉矿区医疗保险管理中心河北石家庄

事业单位会计档案凭证管理是财务工作极其重要的一个环节，但是就目前的情况来看，情况并不乐观。很多主管财务的领导和基层财务人员对这块业务重视度不高，普遍认为只要账目清晰、没有差错就可以，档案搜集不齐全、原始凭证票据缺失严重；缺乏管理意识，档案管理人员缺乏专业知识，工作流于形式、草草处理。部分事业单位还停留在手工账目处理上，没有应用新型电子记账方式，整体工作效率低下，严重影响了财务工作效率。

一、会计档案的作用

1.单位经济活动的原始记录

会计档案是记录事业单位财务收支及经济生产活动的主要载体，其不仅可以反映事业单位经济活动的基本内容，同时也可以反映事业单位在不同时期、不同阶段的发展特点。

2.为事业单位经济活动提供决策依据

会计档案中所承载的会计信息在事业单位经济管理工作中发挥着不可替代的作用价值。从宏观角度来看，其是国家宏观经济调控、经济决策以及构建市场经济秩序的基础。会计档案的制定为经济政策的制定和执行，经济形式的分析提供了大量的数据参考，可以从根本上保障经济决策的有效性与可靠性。如财税部门可以将会计报表视为计税依据，确保税款能够及时入库；证券监督部门则可以依据会计档案对上市公司进行有效监督，保障整个资本市场的发展秩序和投资者的利益。而从微观角度来看，会计档案可以用于指导事业单位的稳定发展。会计档案直接反映了事业单位的收支状况和负债情况，通过对会计档案的研究和分析，能够判断事业单位的经济现状，并对事业单位后续的发展进行预测和规划，保证事业单位能稳定、持续发展。

3.会计档案是违法违纪行为的基本证据

会计档案可以作为事后查证某一经济事项违法违纪的基本证据。通过对会计档案的审查，可以判断事业单位的各项经济活动是否符合财务财政政策、制度和纪律，且一旦出现问题，还可以用于明确责任的具体归属。

二、财务账目的整理

1.账目的分类

财务工作上的资料有很多种，各种票据、清单、支付水单、支票、银行回单、收款及转账凭证等等。在单位中各个财务人员负责的业务范围不同，应当更准确地对自己业务范围内产生的各种财务资料进行分类，分类保管的账册应该有明显的标识以便于后期的查找和汇总。

会计凭证要求准确明晰，自己做的记账类凭证要标注清楚各种要素，虽然有的单位已经普及了计算机财务软件系统，但也应该注意凭证的各相关人员的确认，没有确认好的凭证不能打印装订。

除此之外还对于原始发票的核对工作也需要特别注意。要核实发票的来源和真伪，对于金额较大的发票可以通过官方系统进行查证以确保真实性。发票上的信息也需要核对。例如付款方的名称、账号、地址、开户行信息等等。有任何差错都需要业务人员及时退回修改。

2.账目成册制作

凭证的制作也需要认真处理，按照发票的设计规格和顺序进行处理。原则上以规整、方便、美观大方为准。装订的位置需要统一，不能五花八门，否则会影响查阅，严重时会损伤资料造成凭证残缺。有的票据规格偏小，例如高速公路路桥费、停车费或各类参观门票等，在凭证的制作上需要特别注意，要选用合适的粘贴单，按一定的顺序粘贴，不可一张张叠放，也不可以分开排列。粘贴时应采用较为牢固的粘贴材料，避免因粘贴效果差，导致票据掉落。这样给以后的工作会带来很多麻烦。

3.账目的保存

根据我国财务方面的相关管理办法，档案的管理时效有明确的规定，所以档案的保存和制作工作是极其重要的。在我们日常工作中，会计档案的管理有着特殊性，不同于其他的企事业档案，一般的档案只作为存档使用。平时几乎不用翻阅，只作为历史性档案。但是财务档案的使用率是极其高，几乎每年都要使用数次。所以在制作财务档案时需要格外注意几点：第一，准确。财务凭证要和原始发票一对一对应，不要出现对应错误，无法对应的情况。第二，方便。这就需要财务档案的制作必须规范，如果来回翻阅几次就出现发票掉落或装订错误导致相关内容无法辨别等，都是财务工作中不允许出现的情况。有的账册由于内容多，装订过浅，会影响账册的使用寿命，可以使用一定的填充物，这样就可以避免因使用时间长而出现的账册损毁情况。第三，账册制作完毕，需要做好标注工作。封面位置和其他醒目位置需注明账册所含内容的相关信息、制作人等等。账册后期管理需要配备专人，并登记做出目录方便查阅。第四，事业单位账目的保存需要采取实体保存和电子保存两种形式，一切账目均需要录入事业单位的信息化档案库，同时通过纸质资料的方式存入档案库。两种保存方式同步进行才能够在最大程度上保障账目保存的完整性。

4.财务资料中合同的整理规范

（1）合同的保存。合同作为业务往来的重要凭证，在财务工作中极其普遍。一份合同的内容较为复杂，页数也非常的多。就合同的内容而言，条款较多，业务人员需要经常翻阅，这样的情况就决定了，合同不可能跟随其他资料一起订入凭证中，所以合同的最好保管方案就是单独保存。财务人员还要对合同的内容进行审核，从日期到签署都要详细的核对，防止因业务人员工作不细致给单位带来的损失。

（2）明细表规范。单位每年签署的合同数量巨大，如果管理不善，合同管理混乱会给日常工作造成很大的麻烦。为了解决这个问题，就需要建立合同的目录制度。按照合同的体现的不同信息进行标号，制定一个完善的目录体制，方便借阅人进行查阅，可以极大地提高工作效率。

（3）合同规范。在合同目录建立后，需要对合同进行整理并装订成册以便日后查阅。在整理时，应采用统一的装订方式，把合同原有的装订格式去除。保证装订的完整性。这样方便查阅人的翻阅，也能一定程度上体现出合同签署的连续性。制作完成的合同账册，也需要在封面和醒目位置做出标签，体现出合同的主要信息和标记，同样交由专人保管，防止丢失。

三、财务报表整理

1.报表的归类

财务工作中的报表种类繁多，在实际工作中，我们可以形成报表归类，这样可以有效地防止遗漏现象。归类的大致可以如下分类：中央部门的预决算、采购类、固定资产类、房改类、绩效考核类、统计类、银行类、非税纳税类、和会计的档案移交、保管、销毁、档案鉴定等。这些报表意义重大，如果没有归类制度，很有可能造成漏项和缺失，给工作带来不便。在具体整理财务报表的过程中，财务人员需要依据财务报表的归类完成类别划分，这不仅可以实现财务报表的规范化管理，同时也有利于后续的查找与使用。

2.报表的规范整理

在一个会计周期结束后，会计人员需要按照程序申报电子报表，之后在申报打印后的纸质材料。这样的模式虽然方便，也降低了工作成本，但是一个弊端就是会经常遗忘纸质材料的递交。一旦因为各种原因丢失或损坏了电子版，会给工作带来很大的麻烦。所以在工作习惯上，还是推荐上交电子版的同时，也做好纸质材料的打印工作。这样可以一步到位完成整个工作流程，不给后续的工作造成麻烦。由于电脑录入和网络的普及，原先很多的纸质文件都变成了电子文件，这样给会计信息的收集工作带来了问题，很多审核部门还是需要递交纸质资料的，所以要树立一个观念，收到的电子版文件也必须打印出来，之后也要按上文提到的那样装订成册，以备后查。

四、财务账款整理

1.账款明细分类

长久以来，事业单位的都是以款项是否已经收到或付出作为计算标准，会计周期的期末无须对本期的收益和费用进行调整，核算手续比较简单但不能正确地反映成本和盈亏情况，这样给财务工作带来了隐患和困难。

有的财务辅助软件，并不能完全体现出成本和盈亏的数据，无法给领导的决策提供支持。在这种情况下，我们需要做出做出符合要求的明细表格。在表格中注明资金的来源和支付方向，以及债权人和债务人、具体金额和相关的经办人的情况。这样一目了然的数据可以更好地控制资金的流向。

2.账款动态管理

从某种角度来看，事业单位往来的资金账目时长出现问题的原因，主要是缺乏一个监管体制，这个体制必须是全程动态管理，是需要发挥财务人员主观能动性，鼓励财务人员去关注资金账目问题，不是列出规章制度对账款管理的基本要求进行说明。账款动态化管理措施强调动态性和可操作性，其本质上强调财务部门对账款的综合管控能力。一方面，事业单位需要进一步加强财务信息化建设，扩宽财务信息采集渠道，确保一切与资金相关的数据信息均可以及时反馈至财务信息平台当中，并要及时对财务信息进行更新，以实现对账款的实时性管理。另一方面，事业单位财务人员需要树立正确的账款管理意识，要深刻认识到动态管理措施对于财务工作的积极影响。在实际工作的过程中，财务人员应当遵循既定的规章制度，在遵循会计职业道德的基础上，充分发挥自身的主观能动性，灵活处理实际工作中遇到的各类问题。处理确有困难时，需要向上级特别报备，形成规范的管理体系，防止问题的发生。

五、财务资料的保存和使用

1.纸质文件保存

我们目前的事业单位多数没有专门的会计档案保管部门，很多都是比较零散地保存在会计手中，多数情况是谁制作谁保管，保存在哪，怎么保管的，没有任何的规定和说明。如果某位会计离职或调离岗位，其手中的会计档案就会转交给接手的会计。对于接手的会计而言，自身根本不知道收到的是什么类型的，什么年份的档案。一旦单位需要查阅相关的档案时，根本无法得知这份档案到底在哪里，这样的情况对整个财务工作产生了极大的困难。因为《管理办法》规定会计档案保存年限10—30年，很多会计已经退休或离职，手上的保存的档案或已遗失或无从查找。这样的情况比比皆是，有的已经给单位造成了难以估量的损失。

所以，为了避免以上情况，我们需要优化档案的管理工作，设立专门的档案保存机构。定人定岗的保存会计档案，在一本档案装订完毕后，最多在每位会计手中保存较短的时间以便查阅。超过保存时间后，应移交专人保管。在这个过程中，保管、移交、保存、借阅、归还，都必须有纸质文档记载。并制定相关的规章制度，规范个人行为。杜绝出现档案的丢失、损毁等问题。为从根本上保障纸质档案的保存安全性，事业单位可以在财务部门设置独立的档案室，专门用于保存会计纸质档案。档案室的规模不宜过大，以满足财务部门存储会计档案需求即可。同时，档案室需要由专人负责，任何人需要进入档案室查阅会计档案时均需要提供上级领导的审批。此外，事业单位财务部门还应当制定明确的会计档案调阅和存储流程、标准，任何会计档案入库之前均需要登记，登记信息需要实现电子登记与纸质登记同步。

2.电子文件保存

各类电子文档也是平时财务工作中形成的重要数据，在平时处理这些数据时，财务人员要分门别类地做好整理工作。一个具体事务可以列明一个文件夹名称，文件夹名称需要写明年份、项目名称，在这个文件下，也可以分列出更多的子文件夹。例如2021年度银行存款对账单的大文件夹下，可以分月列出1—12月的小文件夹，每个小文件夹内可以将银行的对账单保存在内，也可以把这个月内的其他有关银行流水对账的内容都保存在内。有的时候需要更改的文件，需要注明已更改或将旧文件直接删除。档案信息化已经成为当前社会中的主流趋势，且电子文件的实际使用频率和使用价值要远高于传统的纸质文件。考虑到电子文件的重要价值，事业单位财务部门应当对电子文件保存提出明确的要求。一方面，事业单位财务部门需要设置独立的主机用于存储电子文件，电子文件的存储和查阅则需要通过会计信息化系统实现。另一方面，事业单位财务部门需要针对电子文件提出明确的管理制度，定期清理和校对电子文件，保证电子文件的完成性与规范性。