医院电子档案管理的原则和方法

李栋 邹平市中心医院

目前，互联网技术已经普及到我们生活中的许多领域，而将互联网技术应用到医院电子档案管理的工作中是符合时代潮流的必然趋势。传统的纸质档案管理工作存在着许多问题。比如说，纸质的档案资料给档案管理人员带来了巨大的工作量，并且纸质的档案资料整理不具有便利性，容易损坏。因此，为了提高医院的管理质量，满足人民群众对医疗健康的巨大需求，相关管理人员必须要将互联网技术合理的运用到档案现代化管理工作中，这不仅可以提高了医院管理水平，同时也为未来医院的现代化管理打下了坚实的基础。

一、电子化档案管理体系的优点表现

将互联网技术应用于档案管理工作，提高管理效率和管理质量是新时期档案管理人员顺应时代发展的必然需求。自21世纪以来，我国的众多领域都在借助互联网技术来促进自身行业的发展，而在档案管理工作中应用互联网技术也不例外。相较于传统的档案管理模式，电子化档案管理体系摆脱了传统纸质资料的束缚和限制，经过一系列的概率将所有的纸质档案资料逐渐电子化，从而实现电子化的档案管理方式。而档案管理逐渐电子化，是新时代科技发展的必然产物，同时也是我国电子科技取得巨大进步的重要证明，更是未来档案管理工作的重要基础[1]。电子化的档案与纸质的档案相比，具有难以企及的优势，电子档案资料不容易损坏，书写更快更灵活，而纸质档案很容易会出现丢失的情况，书写较慢。为了能够使医生在最短的时间内了解到每一位患者的详细信息，为了帮助医生减少工作负担和工作压力，为病人提供更加高质量更加可靠的医疗服务，进行档案管理的数字化建设是十分必要的。只有这样，才能让患者的疾病得到很好的医治。在医院中开展电子档案管理工作可以很好地将巨大的档案数据信息进行系统化的管理，以便医生和患者进行后期的查询。

在医院工作的过程中，医院的人流量是巨大的，来这里看病的患者基本上都需要建立档案，长期下去，医院的档案资料纸张数量巨大。倘若还采取传统的纸质档案资料，那么为每一位患者建立档案就会花费巨大的支出。因此，医院在接待患者的同时，不仅要节省档案资料的纸张数量，还要将这部分的开销用于购买医疗设备上，只有将纸质档案转变为电子档案，才能完成每一个患者的档案记录，节省档案纸张的开销，在这样的基础之上，医院的医疗水平就能得到极大地提高。与此同时，在医院开展电子档案管理工作还能够解决纸质档案资料由于年代久远或者是保存不当而变得字迹不清的问题，由于电子信息具有复制性，相关管理人员可以在电脑上进行拷贝，通过备份确保电子信息不会丢失。相关管理人员在查阅电子信息档案的时候，也可以根据实际情况对电子信息档案进行拷贝，这样不仅能够使工作者的劳动成果得到充分体现，还能够使互联网技术广泛地应用到实际工作中，进而实现资源的最大化利用。

传统的纸质档案资料具有较强的时效性，一旦档案资料保存起来就很难进行人为更改，不可能在档案上进行二次修正。倘若档案资料必须进行改正，就必须再重新制定一份档案资料，这样的话不仅浪费了档案纸张，还浪费了人力。因此，为了实现档案信息的最大化价值，传统的纸质档案已经不能符合现代发展的潮流，电子档案却能很好地解决这一问题。电子档案在完成的时候，无论什么时候人们都可以在计算机上进行二次修改，这也就较快地实现了电子档案信息的最大化价值[2]。

二、医院档案管理电子化建设遵守的基本原则

如果在医院档案管理的工作中采用先进技术进行电子化建设，第一步必须要建立健全科学完善的电子档案管理体系。来医院的每一个患者都需要在医院建立档案，这些电子档案从产生到永久保留或者是销毁的整个过程，管理人员必须要对其进行全方位的管理，确保医院内部各个部门以及应用系统上的电子档案都能够进行统一的登记管理。在对电子文件进行分类鉴定的同时，管理人员也要定时地对监控以及档案记录进行实操，比如说电子文件的产生、更改、核查、签订、分发等等。此外，电子文件一旦生成，电子文件中所有需要进行的技术操作都需要在电脑上进行记录，这种具有管理性和跟踪性的电子记录，可以极大地确保电子文件的行政性和法律性，这对电子文件的保存具有十分重要的作用。与此同时，相关管理人员在确保电子管理系统数据库保存的电子文件准确完整、安全有效的同时，也要保证电子文件运转顺利以及管理人员业务流程的熟练。

为了顺从时代发展，迎合现代档案管理理念，相关管理人员就必须要按照前端控制原则来开展档案管理工作。电子文件从开始到结束分为三个阶段，分别为前端、中端、末端，而前端则是文件的生成，中端是处理、鉴定、整理、编目，末端则为保存或销毁。虽然电子文件具有纸质档案难以企及的优点，但是电子文件却很容易丢失，易被人们在电脑上进行二次更改，这也在一定程度上使得电子文件出现差错的可能性较大，并且很容易造成无法挽救的结果。因此，为了确保电子文件不出差错，相关管理人员就要将电子文件放在电子文件管理系统之中，让该范围的电子文件自己产生就标有归档标识，防止人们进行二次修改，或者是将电子文件删除，将可能出现问题的情况生成相应的描述信息，确保电子文件具有真实性和安全性[3]。

医院在对患者建立档案的时候，必须要确保电子文件的操作者具有可靠性和真实性，只有可靠的身份识别、权限控制，才能满足电子文件对安全要求的操作日志，定期对操作人员的时间、设备、项目、内容等等进行信息记录。操作者的电子档案拥有防侧漏、防调换的标志，这也让非法使用数字化印章和签署的犯人无处遁形。

医院存储系统中，进行数据档案的存储必须确保电子数据能够具备完整性保障原则，管理人员为了确保电子文件的规范完整，就必须要充分掌握电子文件的形成原因以及状况分布，提前明确归档范围，确保有联系的电子文件以及其他形式能够数量齐全。只有这样，才能进一步确保储存的电子文件具有完整性。

管理人员在管理电子文件的过程中，不仅要电子文件能够保存完整，具有真实性，还要为后期的可阅性带来保障。电子文件具有可阅性是电子文件通过一系列环节的处理，让人们能够通过阅读、理解的方式进行输出，并且保持文件的真实性。只有电子文件具有可阅性，才能使电子文件的价值体现出来，倘若电子文件不具有可阅性，那么电子文件的价值就失去了存在的意义。

三、医院电子档案管理中存在的问题

（一）医院电子档案管理工作过程中存在的主要弊端

目前，在进行医院档案管理的工作过程中仍然存在着许多问题。虽然传统的档案管理工作具有工作量大、档案资料不易保存的特点，但是这些特点并不是最重要的原因，最重要的其实是档案管理的人员。在档案管理的全部工作内容中，直接执行者以及参与者就是一线的档案管理人员，档案管理能否取得理想化效果是由档案管理人员直接决定的。档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，必须以自己的专业知识为基础，再加上丰富的管理经验，只有这样才可以高效率高质量开展档案管理工作，除此之外，在开展医院电子档案管理工作的过程中，参与档案管理工作的一线管理人员，不仅要具备扎实的档案管理基本功，同时还必须具备丰富的工作经验和熟练的计算机操作能力。但是，目前在工作的过程中，很多医院工作的档案管理人员还不具备良好的专业知识，甚至有一部分仅仅只是因为计算机操作能力良好，才来做档案管理人员。因此，档案管理人员在开展档案管理工作的时候，由于自身不具备专业的档案管理知识，缺乏相关经验使得电子档案管理工作的效率大大降低。与此同时，医院各部门人员调动程度较大，很可能存在电子档案管理人员在熟悉档案管理流程之后就被调走的情况，这就使具有工作经验的档案管理人员不能在档案管理工作中发挥作用，导致电子档案管理工作无法顺利进行。根据有关调查显示[4]，大多数的医院都注重对科研的研究，着重提高医疗人员的医疗水平，却忽视了培养档案管理人员，更没有投入大量资金完善电子档案管理系统。因此，医院要想提高管理水平，就必须要让管理人员意识到电子档案管理工作的重要性，对相关电子档案管理人员进行专业培训，增加档案管理人员的工作经验，进一步完善电子档案管理系统。

医院在进行优质化管理的过程中，医院的高层管理人员必须要充分意识到档案管理的重要性，不能只认为医院的主要工作是提高医疗水平，开展科研工作，一味地追求医院的经济效益及社会效益，就会导致医院的其他工作很难顺利完成。因此，医院的高层管理人员必须要高度重视电子档案的管理工作，如果认为电子档案管理工作无关紧要，长期下去，档案管理工作就会存在许多问题。比如说患者档案没有进行及时保存，患者后期查询率也不高，这就在无形之中给医院造成了损失。在医院开展电子档案管理工作是不可缺少的重要步骤，倘若电子档案管理不善，就会给医院造成损失。同时医疗人员的档案意识不强，患者在建立档案的时候，只是随便地进行记录，没有确保电子档案的完整性，这就为管理人员加大了电子档案管理的难度。

医院在开展档案管理工作的过程中，并没有建立健全相关的档案管理制度，档案管理技术也十分落后。目前，大多数的医院基本上不会建立一整套的档案管理制度，即使是制定了一些制度，也不会对其进行更新，这就为开展档案管理工作带来难度。与此同时，医院没有先进的电子档案管理技术，再加上档案管理人员不具备专业的档案管理知识和丰富的工作经验，再加上计算机能力不过关，从而导致电子档案管理技术尚未成熟。久而久之，管理人员就只能进行档案的检索工作，不能对档案资料进行准确的查找。

（二）安全防护问题

将互联网技术应用到电子档案管理工作中具有很大的便利性，但是任何事物的发展都具有两面性，电子档案管理工作应用互联网技术仍然存在着许多风险。管理人员在开展档案管理工作的过程中，如果病毒入侵到档案管理系统，将会在数据库中不断增值复制，最终甚至会导致整个数据管理系统的瘫痪和宕机。相关管理人员就要高度重视计算机系统的安全性，确保电子档案资料不会被窃取和损失。为此，档案管理人员必须加强保护意识，并采取相应的解决措施避免电子档案资料被窃取。

（三）各个部门之间缺少沟通

在整个医院中，医院档案部门很容易被医院高层管理人员忽视。首先，医院高层管理人员坚持认为提高医疗水平、开展科研工作是医院教学的重点内容，而档案管理工作与科研工作无直接联系，因此，高层管理人员对档案管理工作的内容也不重视。其次，医院的高层管理人员以及教育工作者不能充分意识到电子档案管理工作对医院的重要性，认为档案管理部门与科研工作部门无直接联系，从而为档案资料的收集带来了巨大的难度。此外，档案管理人员与医院高层管理人员缺乏沟通，很容易造成医院档案的缺失。

四、医院电子档案管理的方法

（一）完善档案管理体系

在完善现有的档案管理体系的过程中，必须要加强工作人员的管理。相关领导要建立健全绩效考核制度，定期对每一个档案管理人员的工作内容进行合理分配，确保档案资料的收集和整理能够落实到每一个档案管理人员。与此同时，相关领导要派专门的工作人员对档案部门的设备进行管理和维护，在保证档案管理工作顺利开展的同时，进一步提高工作效率。

（二）提高档案管理人员的整体素养

为了提高档案管理人员的整体素养，医院就必须要在现有的基础之上加大投资，帮助档案管理审务员拥有专业的档案管理知识以及工作经验，让他们以认真负责、积极向上的工作态度去完成档案管理工作。此外，医院应使用较高的薪资待遇吸引更多的档案管理人员加入医院的档案队伍中，进一步提升医院的档案管理水平[5]。

（三）加强安全防护网络的建设

数据安全问题是在档案管理工作过程中，医院面临的重难点问题。国家于2021年正式颁布了数据安全法，指导我国所有个人以及集体加强自身安全防护网络的建设。因此，医院必须积极的响应国家号召，在采用信息化手段进行档案管理的工作过程中加强保密建设。可以采用当下较为先进的数据防泄漏技术、数据防篡改技术以及数据库防火墙技术和加密技术。通过技术及管理相结合的方式，保障医院内部信息数据安全。这也是保障广大人民群众核心利益的重要举措，真正做到让人民放心，让国家放心。

（四）加强不同部门之间的沟通协调

为了确保档案收集和整理工作能够有效开展，档案管理部门必须要与医院各个部门之间进行沟通与协调。首先，医院必须对档案管理工作给予高度重视，要让医院的领导以及工作人员能够高度重视档案资料的重要性。其次，教育工作者要积极的配合档案部门进行档案资料的收集与整理。

五、结语

综上所述，医院在为患者提供医疗服务的过程中，医院会产生大量档案资料，传统的档案管理模式已经不能适应现阶段人民群众的医疗需求。因此，档案管理人员要将互联网技术合理的运用到档案管理工作中，在此基础之上，不断创新、优化档案信息，从而实现档案管理的高效化，进一步提高医院的管理质量。