新时代背景下医院档案管理的难点与对策研究

宋明春 滨州市第二人民医院

医院档案内容丰富，且档案类型多样，包括患者的诊疗档案、行政管理文书档案等，同时还牵涉医院干部人事档案、医院财务档案、医院基建档案等。由于医院档案内容丰富、类型繁多，从而在很大程度上增加了医院档案管理工作的难度。并且，受社会经济快速发展的影响，使新时代背景下医院档案管理工作面临着全新的机遇与挑战。需在全面分析医院档案管理工作的难点问题的基础上，采取切实可行的解决对策，进而达到提高医院档案管理质量成效的目标[1]。此外，医院档案可以对医院既往演变发展历程进行追溯，在充分做好医院档案管理工作的基础上，不但符合时代发展的要求，而且还能为医院日后工作提供系信息资料层面的客观参考凭据。由此可见，文章针对“新时代背景下医院档案管理的难点与对策”展开分析研究具有重要的现实意义。

一、新时代背景下开展医院档案管理工作的作用概述

医院档案管理水平的高低，对医院是否能够得以长远发展影响较大，即在改进、创新档案管理工作模式，融入现代科技方法，实施信息化档案管理模式的前提下，可促进医院档案管理能力及服务水平的提升。而在新时代背景下，开展医院档案管理工作的作用具体体现在以下方面：

1.为医院文化建设提供有效的信息保障支持。在积极开展医院档案管理工作的基础上，能为医院文化建设提供强有力的信息保障支持。其中，医院文化指医院在建设发展及、提供医疗服务期间产生的物质层面与精神层面的文化内容，医院以创造积极向上的文化内容为着手点，制定获得全体职工认可，且具备执行力的精神指导、行为准则，并在长年累月、潜移默化中形成人文精神文化，能够增强医院职工对自身岗位的认同感，进一步有利于医院文化的传承及发展[2]。此外，医院文化形成、展现期间，所具备的各种信息记录，自然而然成为医院极具价值的档案内容资源与精神文化内涵，在丰富医院文化信息内容的基础上，能够使医院文化建设工作顺利有序推进。

2.有助于医院档案信息服务质量水平的提高。在做好医院档案管理工作的基础上，可以为医院文化长远发展提供附加支持力量。医院档案涉及的内容相对广泛，不仅记录医患之间的故事，还能够为其他医疗从业者提供有针对性的参照依据与借鉴榜样，并详细准确记录医院建设发展的历程，从而在很大程度上丰富了医院文化建设的内容[3]。并且，医院档案通常被视为疾病记录的宣传手册，是向社会大众宣传医院服务水平的有效途径及重要工具，有助于集中展现医院的医疗技术水平与服务能力水平，在保证医院档案完整性、真实性及可靠性的基础上，能够提升医院档案信息服务质量水平，进一步使医院在社会中树立良好的行业形象，带动医院医疗事业稳步、可持续发展。

二、新时代背景下医院档案管理工作的难点问题分析

如前所述，新时代背景下医院档案管理工作的作用显著，但现状下医院档案管理工作也面临一些难点问题。总结起来，涉及的难点问题主要如下：

（一）档案管理意识有待强化

从目前来看，国内一些医院对档案管理工作重视程度尚且有待提升，工作重心仅停留在提升医生薪资待遇、提升医院自身医疗技术水平、改善医疗环境等方面，对档案管理工作重要性的认知不够全面、不够科学，在此情况下，导致医院档案管理工作很难顺利、有效开展，进而会在很大程度上影响档案管理工作的成效[4]。与此同时，大多数医院档案管理工作仍沿用各科室分散管理模式，片面或错误认为将档案资料归纳汇总存放在公共档案室，不如直接存放在具体科室当中，这样便于开展后期工作。但是，分散化的档案管理模式难以满足医院档案统一管理的要求，还易造成部分具备价值的档案信息难以充分发挥出应有的作用，进而严重削弱档案资源的利用价值。

（二）档案管理流程不够规范

当下，我国医院档案管理工作普遍存在管理工作机制在保障性规则方面较为缺失的问题，特别是其中具体的管理规则，内容相对较少，难以充分发挥其支撑作用。同时，受医院档案管理机制内容不全的影响，医院档案管理人员的管理意识不够强烈，若医院档案的信息记录逐步增多，则可能造成档案管理工作逐渐偏离原有规范的工作轨道。与此同时，以往在医疗档案管理期间，易出现被丢失或重复建立的问题，但是医疗档案存在唯一性，出现丢失破损后，难以恢复到最初阶段，比如病理切片影像档案、医疗护理文书影像档案、影像视频档案、会计资料档案、相关实物资料档案等。此外，针对其中的各类病历档案，经不同部门直接管理，易使档案信息资源呈现管理混乱的情况。由此可见，规范档案管理流程至关重要。

（三）档案管理工作人员素质水平有待提高

基于现状层面分析，国内医院档案管理工作人员的总体素质水平相对有限，尤其是从事档案管理的工作人员，在档案管理工作综合素质能力水平方面仍存在较大的提升空间。具体而言，部分医院档案管理人员缺乏开展信息化管理的能力与意识，信息技术专业知识、经验较为薄弱，难以快速掌握先进的档案管理工作技巧方法，并且基于档案管理工作操作流程上显得缺乏规范性及合理性，进一步使医院档案管理工作的质量成效受到很大程度的影响[5-6]。此外，部分医院档案管理岗位存在人员流动过大的问题，比如档案管理人员、技术人员难以长久持续在一线开展各项档案相关工作，个别管理人员的创新意识较为薄弱，在此情况下，则使医院档案管理工作的综合质量难以得到有效提升。

三、新时代下医院档案管理难点的相关解决对策分析

为解决医院档案管理工作存在的难点问题，则需要落实有效解决对策。结合实践工作经验可知，主要的解决对策包括：

（一）强化现代化档案管理意识

在实际管理工作开展过程中，相关医院需严格遵循实事求是的工作原则，以相关法律法规为依托，搭建完善的档案管理模式，规范档案管理、统筹、检索、筛查、录入等工作流程，保证档案管理工作有序开展，消除影响档案管理成效的相关风险因素。与此同时，档案管理工作需注重划分各内容类型，按照各科室、载体、技术、医患等类别进行存储与保管，定期更新档案内容，及时完成备份处理。必要时，通过组织档案知识宣教活动的方法，向全体职工宣传开展档案管理工作的重要意义，通过档案管理工作人员档案安全意识的强化，使全体职工广泛参与档案管理工作当中，进而为医院文化建设提供有效参照凭据，最终为医院档案文化建设整体质量水平的提升起到有效保障作业。

（二）搭建完善的档案管理机制

医院档案管理工作的有序开展，需要专业化制度的充分支持，即需搭建完整的档案资料搜集机制，保证档案资料有序搜集，并确保档案资料搜集的完整性与准确性。与此同时，侧重建设健全的档案管理体系模式，涉及档案管理、利用、销毁、保密、鉴定、保存、接收等内容，并持续优化档案管理的基础设施建设，合理划分“四室一库”，即办公室、值班室、资料室、活动室以及战备物资器材库。进一步采取有针对性、有目的性的防护措施，有效解决档案受潮、霉变、火灾、虫蛀等相关问题[7-8]。此外，做好医院档案的搜集、整理、利用等方面的工作，集中反映医院的演变发展情况，搭建各种类型的档案统计台账，将档案资料的服务性功能有效发挥出来，进一步为医院档案管理工作服务质量水平的提升奠定有效基础。

（三）灵活运用现代化信息技术

医院档案信息的内容丰富，且类型多样，为取得显著的档案管理成效，妥善保管各科室的文件资料，相关管理人员需持续革新档案管理理念，灵活运用数字化与现代化管理方法，制定科学合理且切实可行的管理方案。与此同时，适当增设对档案管理的资金投入力度，积极引进管理硬件，凭借先进科学的信息技术方法与相应的软件程序，组建现代化医院档案管理信息化平台，使过去传统的纸质档案逐步向电子档案转变，进一步提升档案资源利用率，为医院经营决策的出台提供强有力的数据支持，充分发挥档案管理工作应有的价值优势。

具体而言，需在灵活运用信息技术的基础上，将医院原本的纸质文书档案进行总结归档，编制相应的档案目录，再利用详细全面的档案目录，上传至医院档案管理系统，便于其他人员在后续检索期间进行自动查找，以此提高查阅工具的便捷性。与此同时，需在医院档案管理系统中建设全文检索数据库，将档案内容全文传输至数据库当中，缩短检索信息内容，提高查阅速度，便于查阅系列的数据信息，保证后期查阅工作有序开展，进一步促进档案信息资源利用价值的提升。除此之外，一般查阅需求在档案管理系统的支撑下，可满足在线查阅的要求，以此使档案信息资源的检索查询、浏览、下载利用的便利性得到有效提升，并使档案管理工作人员的工作量减少、工作压力减轻，进一步使医院档案管理服务质量水平得到有效提升。

（四）明确档案操作规范要求

处于医院档案管理工作开展过程中，有必要对档案管理工作的操作标准加以明确，以实操层面为着手点，落实现代化档案管理模式。同时，现代化档案管理模式应用期间，需以保管、存储传统纸质文档为前提，新增设电子文档保存功能，以此有效保存医患具备追溯价值的诊疗记录信息资源，确保在现代化档案管理模式的应用下，有效规范医院文档的保存流程。比如，针对电子文档保存名字、保存位置、留存形式等，需形成统一的操作规范，便于医护人员后期查阅，进一步提高医疗工作的效率及质量。此外，医院档案记录大量患者的个人隐私，在开展档案管理期间，需注重保护患者的个人隐私权，明确要求相关管理工作人员需采取相应的系统安全保护技术方法，定时查杀电脑病毒，避免出现医疗文档暴露的问题，还可结合医院的软件、硬件水平，对档案管理实际操作采取规范化安排措施，在全面提升档案操作规范性的基础上，使医院档案管理工作的整体质量得到全面提升。

（五）优化档案立卷装订作业

待档案资料搜集完成以后，相关档案管理人员需做好相应的档案资料整理工作，将所有资料整理成卷后，再进行装订处理。同时，资料立卷装订也需具备相应的规则规定，保证各环节遵循相应的标准开展。然而，从目前我国医院档案管理工作情况来看，普遍尚未建立完整的档案资料整理立卷装订机制，特别是大多数档案长期存放于办公室内，难以得到及时的整理、归档处理，个别资料经整理后，受缺乏系统性制度支持的影响，导致档案管理工作规范性不足、资料查询较难。对此，相关医院需以保证档案资料整理立卷装订机制内容全面性为前提，对档案资料整理立卷装订操作流程加以规范，保证档案查询工作顺利有序开展，进一步提高档案信息资源查询的便利性。

（六）规范档案验收移交流程

档案资料经立卷装订后，则进入下一步的验收环节，此环节需要相应管理机制的规范、约束，即通过判断档案资料的整理质量，评估质量是否符合具体要求，只有满足质量要求的档案资料，方可进行提交[9-10]。对此，相关医院必须明确划分相应的验收移交标准，便于档案管理人员结合相应的规定要求全方位验收档案资料，符合标准的资料给予通过，不符合标准的资料则及时返回相应的环节进行整理分析。此外，所有通过验收的档案资料，均需及时移交处理，未移交的资料在未能及时存放处理的情况下，可能会对这些档案资料内容的完整性受到影响。对此，需对相关档案资料及时移交，在此基础上档案管理部门需做好后续妥善保管工作，以此使医院档案管理工作质量水平能够得到全面提升。

四、结语

综上所述，新时代背景下，开展医院档案管理工作的作用显著，能够为医院文化建设提供有效信息保障，提升医院档案信息服务质量水平。但同时，在医院档案管理工作开展期间，也存在一些较为明显的难点问题。因此，为深化医院档案管理工作改革进程，医院方面需严格贯彻“具体问题、具体分析”的基本工作原则，然后以档案管理工作的难点问题为依据，提升档案管理人员现代化档案管理意识，搭建完善的档案管理机制，灵活应用现代化信息技术，明确档案操作规范，优化档案立卷装订作业，规范档案验收移交流程等，从而使医院档案管理工作质量水平得到全面提升，进一步为医院整体管理事业进步及发展奠定坚实的基础。