新时期企业档案编研工作研究

万晓斌

（普洛斯上海（投资）有限公司，上海 200135）

如何开展好档案管理工作，这是企业发展需要重点研究的工作内容。近年来，随着企业的发展，档案的信息量越来越多。传统的档案管理方式已经不能适应新形势下的档案管理工作，需要进行创新。探索档案编研的最新对策，探索多样化的管理形式，已经成为推动企业发展的重要举措。

一、档案编研的历史沿革

新中国成立以来，我国重视档案工作特别是档案编研工作。建国初期集中接管了旧中国时代的档案资料，收集并整理了革命历史的档案，并建立了档案工作的专门机构，开启了社会主义档案编研工作的新纪元。20世纪50年代，国家相继出台了关于集中管理档案的文件，在全国范围规范了档案的管理方法。1954年，国家档案局成立；同年12月，全国档案工作会议开幕，进一步规范了档案编研工作。在1956年知识分子问题的专题会议上，周恩来总理提出了要重视档案工作者在科学发展中的重要任务，对档案编研工作的重要意义给予了肯定。1959年，中央档案馆正式成立并开馆，牌匾大字由周总理亲笔题写。全国的档案编研工作进入了全面建设的新阶段。“文化大革命”期间，我国的档案事业发展遭到了严重的破坏。改革开放以来，全国的档案编研工作进入到了恢复与发展新阶段。1979年，我国重新恢复了国家档案局、中央档案馆，并召开了档案工作会议，对新中国成立以来的档案工作，特别是编研工作的经验教训进行了系统的总结。1980年，国家对科技档案整顿以及对历史档案进行开放，为档案编研提供了新的发展契机。1987年《档案法》的颁布，使得档案编研工作得到了进一步发展，进入到依法治档的轨道上。我国重视档案编研工作的研究，成立了专门的学术团体和科研机构，重建了档案专业。进入到20世纪90年代，我国的档案事业发展在管理上进行了体制机制改革，建立以《档案法》为核心的法规制度体系，进入档案编研的法治化、制度化进程，并初步建立我国档案事业工作体系。进入21世纪以来，我国档案管理不断提档升级与转型，编研工作的服务方式更加多样化，加大了档案资源的开发力度，通过服务方式的创新实现了档案资源的共享；开始利用信息技术成果，档案呈现形式由纸质档案向数字档案发展，开启了档案编研信息化与数字化的发展篇章。

二、企业编研工作现状及问题

近年来，企业在发展过程中对档案文件的编研非常重视，已经形成了相对成熟的工作规范，并且充分发挥了档案文件的效用。但是档案文件的编研仍然存在诸多的问题。目前，多数企业，尤其民企、小型私企的档案室仅发挥了归档后的保管作用，绝大部分档案处于“沉睡”状态。对档案的编研及提供利用的力度不足，深度不够，成果有限、形式单一，主要集中于文件汇编、会议纪要、大事件等形式，没有深入开发出承载档案编研的更多形式。由于档案编研工作具有很强的专业性和技术性，从业人员的业务能力没有达到其要求。特别是有的企业没有选派专业的人员从事档案工作，未很好过滤价值较低档案，导致编研成果精度、纯度不高。另外，编研手段相对单一，有的企业仍然采用传统的手工作业形式，没有充分利用信息技术的发展成果，信息化程度不够，不利于推进企业档案编研发展的信息化、数字化进程。企业档案文件编研过程中出现的这些情况，一方面反映出档案文件管理人员的工作理念比较落后，没有意识到档案编研工作的重要性，所采用的编研管理方式与档案文件中巨大信息量的开发利用不够协调；另一方面也反映出系统化档案文件管理的缺乏，工作方式亟待优化与创新。

三、提升企业编研能力的现实探索

企业要高度重视的档案文件的编研工作，对不同档案文件进行科学化管理，建立并完善相关的工作机制，改进并创新档案编研的方式，从而不断提升档案编研工作的水平与效率。

（一）搭建并完善规范化的档案管理系统

在现代企业制度发展特别是信息技术快速发展的新形势下，企业要抓住工作机遇，对现代管理成果、信息技术成果进行充分运用，突破“传统文档应用思想”，明确档案管理系统的规范和需求，为系统的编研模块的设计和开发提供方向与指引。要完善档案管理系统的版块与功能。档案管理系统按照功能的不同，可以分成四大类版块：一是采集档案信息的版块，其主要是对不同类型的档案文件管理进行日常管理与建设，包括对档案文件进行科学归档，对需销毁的档案文件进行挑选，及时导入和导出档案文件内容等；二是发挥档案文件效用的版块，其主要着眼于档案文件的具体应用，包括对档案资料进行搜索查询，以及档案文件的推送、借阅及赋权等，特别是在赋权方面，要针对不同档案文件加以赋权，明确权限责任，以便于在查阅、借阅时能够及时了解到该档案文件最新状态；三是档案文件管理的版块，主要是着眼于诸如档案年报、发布信息等日常事务性工作，进行规范化的管理，除此之外工作人员在系统中开展管理的过程中，能够实现“无纸化”的实时管理；四是档案系统管理与维护的版块，主要是对档案系统进行科学配置，同时要全面维护档案系统，确保档案系统得到高效运转。要前置档案管理要求，在业务流程和系统需求设计之初，就将档案管理和编研考虑在内，在文件的生成阶段就介入，并将相关原始的重要文档就与档案系统对接，为编研提供结构化的文档数据支撑。从调阅利用角度出发，搭建档案编研的技术平台，创建档案编研的素材库，收集内外部有价值文档。要开放素材库窗口，鼓励员工上传反映企业文化和经营活动的文档，如行业峰会、团建、比赛活动等。要充分利用互联网数据挖掘、知识图谱等技术，收集、汇编国内外行业发展方向和动态以及新生的应用技术，打造全数据的编研模块，更灵活轻便形成成果。

（二）编研形式与服务方式的多样化

企业在发展中要注重多种形式对档案文件进行编研，同时要创新档案编研服务形式。要立足于其发展过程保存下来的高价值档案，从利用者角度出发，与企业相关部门（市场部、公关部、企宣部），整合原有档案文件，开放企业内网上传功能，搜集各类素材，形成新的编研形式，例如：企业志、对外宣传片、先进事迹、专利背后故事介绍等，传递企业文化和价值观。同时，通过技术、系统手段，灵活组合相关素材、文档，定期在企业内网分享专题汇编成果，将外部高价值信息固化为知识，档案部门走向企业中台甚至前台，更主动服务受众。要根据档案系统素材库，要建立数字化的档案资源，对不同档案类型文件的特点，进行充分分析、梳理、整合，通过OCR等技术进行数字化的分类、排序和初步处理，提供经营视角的数据统计成果，供企业中高层决策使用。企业档案管理人员可以根据档案不同的生命周期，让企业其他部门人员现场了解现行阶段档案文件的运行，并开展“档案与企业文化”等相关主题活动，通过档案材料的呈现来引导企业人员更深入地认识企业文化。

（三）培养优秀的档案编研工作人员

做好档案编研以及相关的管理工作，专业人才是关键。因此，企业要重视档案工作人才队伍的建设，为做好新形势下的企业档案工作培养更多专业素质强的人才。首先，必须配备专业能力强的档案部门领导者，负责整个企业的档案管理事宜，从专业角度统筹各项工作，包括档案的编研。其次，要对企业档案工作人员进行业务培训。要让档案工作人员了解到利用者视阈下编研的要求，全面掌握整编的方式方法。要切实提升培训工作的效果，定期或不定期地开展培训。培训的形式可以采取在线培训、课堂培训、现场实践培训等方式，让档案工作人员能够通过培训来提升自身的工作水平。再次，要通过建立激励工作机制对档案人员进行考核。企业要定期对不同类型的档案编研与管理进行检查，同时要健全完善激励工作机制，对工作机制的内容加以具体化，明确工作的标准，针对档案编研与管理工作表现突出的工作人员，给予经济或精神层面的奖励，将激励工作机制与具体考核工作相结合，提升档案工作考核的科学化水平。最后，要规划好档案部门内人员的分工职责，明确个人工作重点，培养编研板块的专家，同时开放人才晋升渠道，增强档案人员工作的积极性、创造性。

四、结语

企业档案工作的最终目的是开发档案信息资源，挖掘档案的潜在价值，服务于企业，并为企业创造经济效益。由于企业档案在实际工作中并不局限于保存和凭证价值，面对新形势，企业档案工作者在做好收集等基础业务的同时，应该更新管理观念，坚持成果“走出去”，从现实利用价值和情报性价值的视角，创新编研模式，借助信息技术和互联网大数据加大对关联档案信息资源的开发利用，更好地服务于企业各项工作。