基于“互联网+”时代背景下高校档案管理探究

孟繁俐

【摘要】当前，正处于“互联网+”时代，新时代为高校档案管理及运用注入了新的活力，使高校档案管理模式发生了根本性的转变，大大提高了档案的管理和使用效率。本文就“互联网+”时代的时代特征，对该时代背景下高校档案管理特点、档案管理标准化体系建设、档案管理人员素质要求及安全保障等方面提出一些新的方法，试图探究高校档案管理的新思路，使高校档案管理和运用更加科学、有效。

【关键词】“互联网+”；高校；档案文件；管理

一、“互联网+”时代的新特征

“互联网+”时代，作为一个新时代，具有以下几方面的特征：

（一）“互联网+”时代是一个互联互融的时代。在这个时代，人与人、人与社会之间都相互关联，彼此交融，人与人之间零距离交流，无障碍沟通，使整个世界多元素各单元融为一体，界限是模糊的。

（二）“互联网+”时代是一个基于大数据的知识经济时代。人与人之间的互动互联的交流与沟通必然产生大量数据、信息和知识，并且大数据是不精确和动态的。

（三）“互联网+”时代是一个“网状结构”时代。信息的透明，人与人的互动，无障碍的交融使无数个微型组织编织形成一个价值创造交互网。

（四）“互联网+”时代是一个开放的、共享的有机生态圈时代。在网状结构中，各个网的节点，节点背后的分支，互联互通，成为一个有机的生态圈，有机生态圈的各有机体之间，既竞争又合作，既独立生存又开放包容，既有串联又有并联。开放、合作、共享是有机生态圈良性循环的基本生存法则。

二、“互联网+”时代高校档案管理特点

“互联网+”时代，高校档案管理模式发生了根本性转变，主要有以下几方面的特点：

（一）“互联网+”时代，档案文件不再是直观的纸质文件，取而代之的是以数字、图形及文本为表现形式的电子文档。借助现代化办公设备和软件管理系统，经过图文扫描，计算机云处理，网络传输和系统存储，使档案文件存储更为方便，数据更为丰富，资料更为翔实，管理更为科学。

（二）“互联网+”时代，高校档案文件的传输和利用更加迅速直接。利用网络传输、档案共享系统，打破了时间和空间限制，可以远距离跨区域调档阅档，使高校档案传输和利用更快捷，调档阅档更方便。

（三）“互联网+”时代，高校档案文件是开放的，可共享的。通过系统管理和部门权限的设定，使高校档案文件的使用范围更加广泛，社会及高校各部门利用档案更为便利，大大提高了档案的利用效率和使用价值。

（四）“互联网+”时代，高校档案文件的管理更为科学、规范。不仅有现代化的办公设备加以支撑，更有专业的高素质的档案管理人员进行操作，实现了档案文件的标准化管理和开放性利用。

三、建立高校档案管理标准化体系

（一）在“互联网+”时代，为实现高校档案文件的有效共享和利用，各高校应尽快建立适合高校档案管理和利用的档案管理标准化体系。根据高校档案特点，制定统一的档案接收、检验、保存、利用、鉴定、销毁制度，对各单位产生的档案文件信息进行分类、整理编目等，运用统一的档案管理系统软件分别将档案文件存储在相应的系统空间内，由档案管理部门负责对其进行集中统一的维护管理，并设定使用权限，形成高校档案文件的标准化管理体系。

（二）加快高校档案信息网络化建设。“互联网+”时代，是知识和信息的网状结构时代，进行高校档案信息网络化建设，使高校形成统一的档案管理网络系统，实现档案文件的有效共享。档案管理网络系统既要有纵向网络，也要有横向网络，既便于管理，又便于运用，保证各高校、高校各部门能高效、快速、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。

四、提高高校专业档案管理人员的素质

（一）在“互联网+”时代，新的管理模式对档案管理人员的要求很高。不仅要求档案管理人员具有良好的职业道德，具备较高的职业操守，还要求管理人员具备较高的管理技術和熟练的操作技能。各高校要配备专业的档案管理人员，保证档案文件在管理人员的操作过程中不出现意外，杜绝一切系统损坏、文件丢失、资料删改等事件的发生。

（二）高校要加强对档案管理人员的定期培训工作。使档案管理人员能够不断适应要求，改进方法，提高管理技术水平。

五、加强高校档案管理的安全保障工作

“互联网+”时代，是信息开放、共享的时代，高校档案文件跨区域传输和网络化共享，大大提高了档案文件使用的广泛性，同时也存在巨大的安全隐患。在档案文件存储、传输和利用过程中如果保密性不强，防护措施不严，就会造成档案的失密泄密。因此，应加强档案存储设备及网络的安全保障工作。

（一）应保障存储设备的安全。专机专用，定期对软硬件更新升级，定期对设备和网络进行维护管理，保证存储设备处于良好状态，保证网络系统处于畅通状态，使档案文件的管理、传输和利用在稳定、安全的环境下运行。

（二）要定期对档案文件更新备份。防止存储档案文件意外丢失。

（三）要设定网络防护墙，预防病毒侵袭，定期对系统杀毒隔离。通过身份验证，用户签名等，严格规定读写权限，预防档案系统被非法访问或恶意删改。

六、结语

“互联网+”时代是新时代，随着网络的广泛运用和档案的电子化管理，为高校档案管理注入了新的活力，大大提高了档案的管理和利用效率。充分运用“互联网+”的优势，发挥互联网的作用，高校档案管理将会更科学、高效。

【参考文献】

[1]李申凤.关于档案管理现代化建设的几点思考[J].黑龙江档案，2006（01）.

[2]吴金凤.信息时代档案管理工作的创新探析[J].城建档案，2015（12）.