企业档案管理的现存问题及解决对策

孙 伟

（中华医学会，北京 100710）

一、前言

档案管理即对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理工作的涉及面比较广，具体包含档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目、档案统计、档案利用等环节。科学规范的档案管理不仅是国家档案事业最基本的组成部分，而且成了一项提供档案信息的服务性工作。而对企业而言，其具有面向市场需求和追求经济效益的属性，所以与行政事业单位相比，企业档案管理工作具备一定的特殊性，因此需要结合自身情况和经济业务活动来开展相关工作，以便为档案信息使用者提供参考资料。

二、企业档案管理的原则

1.真实性原则

档案管理可以为企业提供有效的信息，并有助于企业决策的正确性和可信性，因此必须保证企业档案信息的真实性，防止由虚假信息造成的经济损失以及后续风险问题。具体而言，企业档案信息并非自然形成，而是人为对相关信息和资料的一种记录，这种人为记录方式本身就具有一定的主观性。因此，要保证企业档案信息的真实性，就需要做到档案形成过程的真实以及档案内容的真实，这两个方面的要求。

2.系统性原则

企业档案管理系统的主要功能是能够对信息、资料和档案进行分类，基于类别的管理模型不仅可以让档案管理成果系统化、标准化，还可以让信息使用者通过检索的方式第一时间获得所需资料，显著提高工作效率。另外，档案信息作为一个整体系统，在具体的操作环节要保证各方的有机联系，杜绝出现人为分散或者零散堆砌的情况，便于让档案信息创造更多的利用价格和经济价值。

3.全面性原则

在信息化时代，人们对信息的需求量大幅度提高，其中利用档案来获取相关信息，成为信息使用者的重要途径。此时，档案的全面性、完整性就显得很重要。完整全面的档案能够真实地反映企业的客观情况，反之，不完整的档案信息不仅容易误导信息使用者，而且不利于企业管理者实时掌控企业情况。

三、企业档案管理存在的问题分析

1.重视程度不高

在市场经济环境下，企业为提高竞争力，往往会把主要精力置于生产经营上。档案管理这类不能直接产生经济效益的工作，则逐渐被边缘化。无论是人力、物力还是财力，在档案管理工作中都略显不足，这就导致企业档案管理工作难以得到高质量地开展，档案丢失、泄密、错误等问题时有发生。究其原因，还在于档案管理工作不受重视。

2.管理方法落后

为符合法律法规的要求，诸多企业指派专人负责档案管理工作，或者成立了档案管理部门。但在落实环节，缺少详细的制度和标准，这让档案管理人员无所适从。加上企业受到经济条件的限制，很多档案资料并非集中统一管理的，档案基本保存在业务部。显然，业务部不具备保存档案的条件，也不符合档案管理“八项注意事项”的要求。管理方法落后容易给档案管理工作带来安全隐患。比如，归档目录、档案盒封面、档案内容设置不科学；项目填写不规范、不完整；文件没有盖章；文件箱没有参考表格；资料重复备案等，这些问题都会对档案信息的查询和使用产生负面影响。

3.职责划分不明

根据笔者的调查发现，部分企业档案管理人员存在“半路出家”的情况，即并非档案管理专业出身，这种问题在中小微企业中较为常见。比如，企业为节约人工成本，往往会聘用极少数的档案管理人员，并且这些档案管理人员还身兼多职，既要完成日常的档案管理工作，又要参与企业具体的业务活动。在既定时间和精力的情况下，档案管理人员自然分身乏术，以至于影响到了档案管理工作的开展。

四、企业档案管理问题的解决对策

基于上述几个方面的问题，笔者认为提高企业档案管理质量，单纯依靠企业自身的力量还略显不足，因为档案管理是一项长期的事业，该项工作的达成还需要外界力量的支持和帮助。为此，笔者主要基于内外部环境角度提出解决对策。

1.内部解决对策

内部即企业从自己角度出发，对已经存在或潜在的问题提出解决对策，达到提高企业档案管理工作质量的效果。

（1）转变思想观念。随着数字信息化技术的不断完善，传统的手工档案管理和单机数据管理逐渐演变成了互联网+档案管理模式。这一工作模式的转变意味着企业档案信息从之前的文字、数据、图表等完全转化为了机器可识别的电子档案，优势也显而易见，即利用计算机的高运算速度替代传统人工的单个统计和录入，减少了档案信息错误的几率。而且在档案信息的共享、传输、查阅等方面，档案信息化管理都体现出了明显的优势。为此，企业要转变传统的思想观念，加大对档案管理工作的经费投入，使档案管理工作能及时与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面发展。

（2）强化服务意识。作为从业人员，档案管理人员的专业素养和业务能力将直接决定企业档案管理工作的质量，所以档案管理人员能否具备良好的服务意识，成了其中的关键。在立足于企业发展这一大目标下，档案管理人员自身应该意识到档案信息化所提出的更高要求，以在平时加强对相关知识和技能的学习，从而适应档案信息化的发展要求。另外，企业还要有意识提高档案管理人员的归属感，并且在档案管理工作中适当倾斜人财物，防止档案管理工作边缘化，进一步提高档案管理人员的积极性和主动性，从而为企业的发展贡献力量。

（3）完善档案管理体系。科学合理的档案管理不仅是法律法规提出的硬性要求，更是维护企业经济利益、合法权益，以及反映历史真实面貌的一项工作。为此，企业要致力于完善档案管理体系，不搞形式主义，将各项管理制度落到实处，切实保障档案资料的连续性、完整性、保密性和安全性。除此之外，还需要做好档案资料的价值分析，提高档案资料的查询效率和使用效率，为企业经营决策提供帮助。

2.外部解决对策

外部即利用外部的约束条件，监督企业科学合理开展档案管理工作，从而给企业档案管理提供更加有利的外部条件。

（1）完善法律法规。在现有法律法规体系下，《中华人民共和国档案法》《企业档案管理办法》《归档文件整理规则》等法律法规虽然对企业档案管理提出了要求，但其属于纲领性文件范畴，而没有对文件编制办法进行细化。为此，完善法律法规，就是要对企业档案管理过程、结果以及相关责任进行落实，确保档案管理人员有明确的参考标准，从而更好地为企业提高经济效益服务。

（2）促进档案社会化发展。对企业而言，档案社会化发展其实就是对档案管理的托管，即将整个档案管理工作委托给有资质的档案中介机构，达到对档案的代存、代管、代整理，以及档案业务咨询和档案技术服务。该模式下，企业一方面可以通过档案管理的外包形式降低运营成本，另一方面也可以将重心置于生产经营上。但档案社会化发展是一个循序渐进的过程，企业与档案中介机构的合作也是基于双方的信任以及良好的法治环境，如何保障档案社会化发展，成为档案事业未来的主要发展方向。

（3）接受档案行政管理部门的监督和指导。根据法律法规要求，档案行政管理部门对本行政区域内的所有机关、团体、企业事业单位和组织的档案工作负有监督和指导的职责。为进一步提高档案管理质量，企业要自觉接受档案行政管理部门对档案工作所进行的监督与指导，确保该项工作可以正常运转。

五、结语

综上所述，从宏观角度来看，国家档案事业的发展得益于每个企业对档案管理的重视度和完成情况，以便运用法律法规和政策来维持市场经济的可持续发展。反观企业自身，档案管理工作的水平也与企业息息相关，只有正视当前企业档案管理工作存在的问题，并且持续有序地从内外部环境入手，提出富有针对性的解决对策，才能实现企业档案管理的高效化和现代化发展。