高校档案管理工作的创新方略分析

张 伟

(吕梁教育学院，山西 吕梁 033000)

档案管理对高校的事业发展有一定的推动力，而且也是高校管理中的一项基础工作。在现代化社会背景之下，高校传统的档案管理方式已经无法适应新时代的发展要求，因此就需要高校加强对档案管理工作的创新，积极引进先进的管理技术与方式，并且结合现代化的管理手段及先进的技术，彻底对传统的管理模式加以优化，以此来增强档案管理的实际效果，以便发挥其对高校整体发展的价值，从而为高校的长远发展提供有力的保障。

一、高校档案管理工作创新的重要性

(一)顺应时代发展潮流

由于高校档案涉及到高校的全体师生，记录着每一位教师与学生的信息，其庞大的数量在一定程度上增添了档案管理工作的难度[1]。因此，高校想要提升档案管理的质量与效率，就要顺应时代的发展潮流，加强档案管理工作的创新，彻底改变传统的档案管理形式，实现档案管理工作的有效创新，从而确保档案管理工作充分发挥自身的功能与价值，为高校的发展贡献更大价值。

(二)满足高校发展需求

目前，高校档案管理工作依旧以人工登记方式为主，但是随着档案的数量越来越多，便会增加人员，而提升高校的人工成本。因此，对高校档案管理工作的创新，应当引入现代化的管理手段，融入信息技术方式进行档案的管理，既能节省高校的人力、物力及财力，又能进一步满足高校现代化发展的需求，可实现到一举两得的效果。

(三)保障档案信息安全

当前高校档案管理工作已经趋于信息化的管理模式，以统一的电子网络平台，实现档案的数字化管理，以便各个部门之间将档案资料直接上传到网络平台中，以便随时的调阅、完善档案资料，无需从档案室进行档案的提取[2]。因此，这种信息化的档案管理方式，不仅能够有效的创新管理方式，还有利于档案人员的工作便捷性，根据电子登记来盘点资料，不仅进一步增强档案管理的效率，还能有效的保障档案信息的安全，同时避免纸质档案损坏、丢失等情况发生。

二、高校档案管理工作创新的有效方略

(一)树立现代化管理理念

高校档案管理工作，不仅是对档案进行简单的保存与整理，更是挖掘其功能与有效信息，便于全体师生信息资料的查询、调取与完善等等，并为高校的未来发展建设提供可靠的依据。所以说，高校的档案管理工作，对档案人员的专业性、技术性等方面具有较高的要求[3]。因此，高校的领导需要加强对档案管理工作的重视，让档案管理人员也能高度重视其工作，能够认真、严谨的面对档案管理，彻底改变以往的管理理念，以此来进一步实现高校档案管理的实效性与便捷性。

除此之外，高校档案管理工作也要加大资金投入力度，能够加快信息化档案管理的建设进程，鼓励档案人员不断学习先进的管理手段，树立现代化的管理理念，以便不断完善档案管理模式与方式方法，为档案管理的社会化与网络化的发展奠定基础，来提升档案的利用效率与服务效果，从而确保档案管理工作能够满足高校与社会的各种需求。

(二)建立科学的管理制度

对于高校档案管理工作的创新，需要高校根据实际的发展情况、需求，来制定相关的管理机制，促使档案管理的各项工作需求、内容及流程等内容，融入到高校管理的综合制度之中，并且建立科学的档案管理制度，促使每一位档案人员的管理工作更加规范化，能够有序、高效的运行档案管理，以此来真正实现档案管理质量的进一步提升。

而且，身为高校的档案管理工作者，就要从思想上认识到工作的价值与现实意义，以便积极进行档案管理的宣传。此外，档案人员要结合当下工作中出现的问题，加以深入的分析与解决。同时高校要加强联动效应，积极与其他部门合作，来汲取其管理的成功经验与方法，从而将其灵活的运用到档案管理之中，进一步促进档案管理质量的不断提升。

(三)加强信息资源的整合

由于信息化社会的迅速发展，其网络信息资源的丰富、庞大，是一种重要的战略资源，尤其是信息化的社会背景之下的高校，想要实现档案管理这项工作的创新，就要有效的整合与管理好信息资源。首先，高校中的档案管理，要以统一的业务指导、管理制度与分类方法，来确保档案管理的效率得以明显的提升[4]。比如，由专门的档案人员进行统一的业务指导，对各项档案信息加以整理与归类，成立一支档案管理的团队，将以往的分散型管理转变为统一性的管理，从而实现档案资源最大化的配置。

而对于统一管理制度来说，高校需结合档案管理制度，明确做好流转工作，来推动档案的科学化与规范化的管理。至于统一分类原则，就要加强一体化服务模式建立，以便进一步满足档案人员的管理需求，从而实现更加高效、便捷的档案管理服务。

(四)优化档案管理的条件

可以说，想要提升高校档案管理工作的效果，就需要高校从各个方面下功夫，来优化档案管理的条件。首先，从人才资源的引入方面，信息技术的应用使得高校的档案管理得以创新。由于目前档案人员的信息技术水平较低，无法熟练、灵活的操练计算机，从而影响到实际档案管理水平。因此，高校需引入具备一定信息技术的档案管理人才，保证其素质高与能力强，以此来实现高质量、高效率的档案管理，运用好计算机对档案信息进行录入、查询与调取等工作，真正实现档案管理水平的提升。而且高校要加强档案人员的培训力度，定期或不定期的召开一些知识讲座、技术运用等活动，以便其学习到更多的管理技术方法，进一步增强档案管理水平。

其次，对于档案管理工作中的硬件、软件配置需要加强，高校要为档案人员增添相关的办公设备、器材，比如扫描仪、打印机等，为信息化的档案管理工作奠定好基础，以此来进一步增强档案资料利用效率的提高，同时确保档案信息的安全性、完整性，从而推动高校档案管理发展的新趋势。

三、结语

综上所述，高校档案管理工作的创新，能够明显的增强其档案管理质量及工作实效性，这对高校的未来发展具有积极的推动作用。通过高校领导及档案人员，加强对档案管理工作的重视程度，积极的引进先进的管理技术与手段，对档案管理方式不断的优化，来实现对档案信息的完整、安全的记录与保存，同时便于档案资料的随时查阅、检索，以此来进一步提升档案管理的质量与效果，从而更好地为全体师生、为高校、为社会所服务。