高校档案管理模式的创新研究

摘 要：随着现代信息技术手段的高速发展，我国已经全面进入数据化时代，各行各业的发展都面临着新的机遇与挑战，高校作为信息技术应用的前沿机构，传统高校档案管理模式也面临着创新发展的客观需求，本文从大数据网络化的背景入手，分析了当前高校档案管理模式中存在的问题，探讨了高校档案管理模式创新发展的必要性，并充分结合高校档案管理的特点提出了可行性建议。

关键词：高校 档案管理 创新

信息化发展和互联网应用发展拉开了大数据时代的帷幕，与以往任何一个时代相比，我们的日常生活工作与数据的联系如此之紧密。各种信息技术终端，各种数据的采集和预测，数据将人与人，人与世界连接起来，构成一张繁密的网络，每个人都在影响世界，又在被他人影响着。国家文献系统重要组成部分之一的档案管理系统，在社会信息保存和传播中有着基础作用，在社会科学中占有一席之地。档案管理不仅具有现实意义更具有长远的发展意义。同时，档案工作与每个人都息息相关，特别是高校档案管理的重要性更加突显，高校档案的基础功能是记载记录教职工、学生的基本信息，是个人发展的物质存储，更是高校发展的数据基础，但随着计算机技术和网络的高度发展，档案资源数据的呈现、存储、传播等有了新的特点，传统档案的管理模式已经落后于新时代的发展要求，高校档案管理模式的创新发展已势在必行。

1 概念

1.1 高校

高校是高等学校的简称，大学、学院、独立学院、高等职业技术大学、高等职业技术学院、高等专科学校统称为高校。中国大学共有12个学科，92个大学专业类，506种大学专业。12个学科分别是：哲学、经济学、法学、教育学、文学、历史学、理学、工学、农学、医学、管理学、艺术学。截至2019年6月15日，全国高等学校共计2956所，其中普通高等学校2688所（含独立学院257所），成人高等学校268所。中国高校数量众多，且中国高校涵盖了各行各业全领域，随着高等教育和终身化教育的逐渐普及，新一代中国公民的系统化档案记录和管理可以说从高校开始的，因而高校的档案管理地位得到了极大的提高。

1.2 档案管理

档案管理等同于档案工作。档案管理部门（档案馆或者室）对档案实物材料和档案所反映的信息内容进行整理、保存、使用等各项业务工作的总体称呼，档案管理是国家档案事业最基本的组成部分之一。

从档案管理工作的性质来入手，档案管理工作首先是一种管理性工作，其次是一项服务性工作。档案管理工作的特点包含：

（1）管理性。档案管理既是对档案文件的管理，也是对查阅档案、存取档案等事项的人员管理，所以首先就具有管理性。需要档案管理人员既要具备管理方面特别是档案管理方面的知识与能力，还需要具有档案管理的责任心，在对档案文件管理方面达到标准，有效存储，在对查阅档案和存取档案的人员管理方面，要遵守程序，服务周到，这都体现着管理的质量和效果。

（2）社会性。档案是各行各业方方面面的工作过程的体现，所以档案文件涉及到各个领域、时间不一、内容多样的内容，涵盖企业事业单位档案、行政档案、人事档案、文字档案、图形档案等分类。在工作方面，也涉及到与不同行业、不同需求的档案存储和使用人员进行工作上的接触和协调，因此档案管理具有社会性的特点。

（3）服务性。档案管理的服务性主要体现在这样几个方面：一是档案管理工作是将有价值的文献材料按照保存和流转的程序进行存储的过程，所以为档案部门研究档案管理、进行编著等活动提供了依据，从目的方面看是为适应社会各界的利用需求服务。同时，作为档案管理人员，每日面对的档案管理的相关工作，则体现的是为更好的保存档案文件服务，更是为有档案存储和使用需求的人员服务。

（4）政治性。这一特点主要表现在档案管理为谁服务、为谁所有、达到什么样的管理要求。从我国档案管理的实际来看，档案管理工作不单纯是一项简单的管理和服务工作，更是维护国家机密、延续历史文献、积累文化财富的重要体现。所以说，档案管理工作的工作重心是为国家发展服务、是为经济建设服务，它的机要性、保密性也是政治性的体现。

（5）保密性。由于档案信息涉及到国家安全和利益、个人隐私等内容，所以档案管理就涉及到了保密性的问题。特别是在当前信息技术的飞速发展下，信息安全也存在隐患，所以，再这样的形势下，如何应对涉密档案的电子存储问题也成为档案管理亟待解决的问题。

2 高校档案管理模式的特征

由于高校教学、科研、学生管理工作繁多，产生的档案数量多，涵盖广。为高校档案管理提出了很高的挑战，高校档案管理模式也由各系部保存的單一模式和专门负责档案管理的部门统一收集，集成的信息资源管理模式共同构成。管理模式的特征明显，主要包括：

（1）高校档案种类多，内容多样。高等学校由于办学历史、办学层次不同，这也使得档案管理的情况也不尽相同。但是从总体上看，高校人员多，成分复杂，既有教师、学生的主体，更有行政、后勤等辅助人员。所以需要高校存档的内容就更加多样，教学档案、科研档案、学生档案、财务档案、人事档案、教务档案等等都需要进行筛选后存储。特别是很多高校对档案存储的内容并没有明确规定，这就使得每年各部门存储的档案内容复杂、数量多，海量的档案信息为高校档案管理提出了挑战。

（2）档案呈现方式多。由于各高校档案室的条件不同，领导对此项工作的重视程度不同，所以很多高校的档案室还停留在传统的纸质版档案存储阶段。但是从当前形式来看，迫切需要从传统的纸质档案到电子档案方式的转变，不仅要提高信息化档案存储和管理的意识，更重要的是配备信息化档案存储的设备，加大条件建设投入，加强信息化档案管理队伍建设，使档案管理向分类处理和保存方向发展。将集成性的概念落实进一步提上日程。

（3）档案信息变动频繁。一是高等学校涉及到人员流动频率高的问题，每年学生升学就业呈阶段性变化，所以学生档案管理每年都要有新的变化，特别是在入学、毕业季阶段档案都要进行更新和存储。还有就是高校教职工入职、调离频繁，这些都要求对人事档案进行及时变动和更新。二是在教学和科研方面，尤其是教学方面，每学期学生考试成绩、科研成果等档案存储数量也很大，更新快。三是在学生管理方面，每学期都涉及到评奖评优等奖惩变动，这些也要及时纳入学生的人事档案当中，同时从学生管理部门角度也要及时记录在档。

（4）高校档案信息重要性高。高校中的学籍信息、科研教学成果、学术论文等内容的档案具有很大的保存价值，重要性和保密性强，需要在管理过程中特别重视，不仅要加强管理，更要重视存储的过程，避免由于受潮等外在因素影响存储质量。

（5）高校档案的利用性和开放性高。随着全民、终身教育的普及，高校学生档案的重要性不言而喻，将伴随学生的一生，在其升学、就业、出国深造等等领域发挥重要作用。所以高校档案馆就经常会有毕业很多年的学生返校查阅档案的情况发生，可见高校档案的利用性高。隨着信息权这一种新型公民权利的出现，对档案管理的开放性要求更高，在保障档案客观、真实、严肃的同时，也要使整个档案管理的过程公开透明，减少人为因素。

（6）高校档案对人力需求高。由于各高校还多采用人工或者单一化的方式管理档案，因而在档案存储、变化高峰期仍需要大量的人力和物力，档案管理的效率不高。这就要求档案管理要朝着信息化管理和应用的方向发展，从而实现档案管理的全面、准确、便捷管理。

3 当前高校档案管理模式存在的问题

近年来，高校档案管理工作学习国内外先进理念，通过兼容并包的形式，在档案管理的制度建立、档案存储的新媒介形式以及信息化等方面取得了一定的成绩。但高校档案管理模式中仍存在很多问题，在人员等上仍有很多不足，具体体现在：

3.1 档案管理意识薄弱

高校的主要任务都放在了教学、科研和学生管理方面，对于档案管理工作很多高校都并不重视。甚至很多高校都没有设置独立的档案馆或档案室，各部门档案也都各自保存，既没有建设档案存储的条件，也没有专职的档案管理人员。此外，即使一些高校设置了档案室（馆），但是档案管理队伍的素质能力和思想认识存在不到位的问题，档案管理人员还没有充分意识到新时代档案管理模式创新发展的必然性，仍旧停留在档案收集、整理阶段，仅仅将档案管理理解为确保档案材料的齐备和长期保存目标。在档案管理的过程中没有自觉主动地发展档案管理模式，没有积极主动的应用大数据等先进技术手段为代表的信息化管理模式，导致高校档案管理上材料的存储准确性不高，效率不高，遗漏和缺失较多，后续使用及保密性不强。

3.2 档案管理职责不明确

由于长期以来高校档案管理部门属于行政后勤服务部门，受到的重视程度不足，档案管理工作往往被动开展，管理模式陈旧。高校档案管理没有上升到全校高度，更没有做好顶层设计和全盘统筹，形成总体规划，制定总体目标，因此，由于缺乏总体统筹管理部门，使得各部门各自为战，档案管理粗放，人员素质参差不齐，档案内容缺少连贯性。并且由于缺少统筹部门，导致各部门之间交流不足，执行性不强，再加上很多系部的档案管理人员为兼职人员，除档案工作外还要承担其他工作和任务，对档案管理工作投入不足，职责不清，糊弄了事。另外档案部门和各系部之间的业务交流和指导较少，导致档案管理部门收集留存的档案分类不清，在使用上效率不高。

3.3 档案管理机制不完善

随着电子化档案数量越来越多，高校档案管理的任务量越来越大，但客观现实是高校目前仍在采用经验性的文件管理模式。很多高校没有引进电子档案软件，也有一些高校电子档案管理不规范，不会应用电子档案软件，不参加电子档案管理的培训，而且在应对失误方面也缺乏制度和机制，经常出现档案存储分类混乱，档案丢失、损坏，档案分类细化不足，查找标注不准确的问题，使得档案丢失后的损失很难弥补。监管机制的缺失，人为因素多，很多档案因为管理人员的不负责、工作不细致，给档案本人造成了很多不便。

3.4 档案管理人才专业性不强

高校档案专业人才缺乏，面对社会对高校档案提出的更高要求，就要求档案管理的人员有更先进的档案管理理念和更高的知识技能水平。目前各高校虽然开设了档案专业但无论是人才培养数量还是人才质量都没有达到客观的要求水平。在实际工作中容易出现管理模式僵化，收集、分类、管理档案不精准、不完善。很多高校档案管理人员都有其他行政或后勤人员兼任，从理念到现代信息技术应用上都存在很多不足，比如录入过程中操作效率较低，有使用信息化技术的畏难情绪，先进设备没有发挥出应有的作用，让设备成为了摆设。

3.5 档案管理信息化不强

在管理档案过程中应用信息化技术不足，虽然很多高校采用的档案信息化管理系统，但系统针对性和适应性不强，并且各高校、各部门间信息化档案管理水平不均衡，部门高校原始纸质材料还没有及时转化为数字化档案资源，导致大部分档案管理还提留在原始纸质阶段，纸质档案占用空间大，保存困难，使用过程中需要专人现场查看，浪费人力物力。资金投入不足，设备陈旧，特别是计算机等设备使用时间过长，不同部门设置各高校间还在使用传统的传真、扫描上传等方式，不仅浪费耗材和时间，更容易出现泄密的问题。

4 高校档案管理模式的创新

4.1 转变思维创新观念理论

加强顶层设计，从国家层面提出高校档案管理模式创新的新要求，并出台相应的政策支持性文件。高校管理层要按照上级要求，顶层设计本校档案管理工作，将其纳入高校中长期和年度工作计划当中，制定档案管理要达到的目标和要求。要为档案模式改革创新持续稳定提供资金的投入，加强档案室（馆）的建设投入，加强档案管理人员队伍建设投入，为管理模式创新发展提供软硬件支持。档案管理人员加大自身宣传力度，提高档案管理规范化、信息化的意识，形成档案管理科学化的氛围，全员提高对此项工作的重视程度。全体师生要集思广益，在档案管理模式创新过程中研究新理论、新技术、新方法、新服务。档案管理人员要在档案管理创新方面进行科学研究，不断在理论和实践方面提出新方法，积累新经验。

4.2 完善档案管理体系

建立档案数据管理的标准化流程体系，完善档案管理制度体系，明确档案的归档、查阅等工作的要求、标准和流程，特别是各个部门存储档案的内容和分类要有明确规定，可以由档案室牵头，各部门提交档案存储目录，经反复讨论后形成档案存储最终目录，每年按照目录进行存档，使整个档案管理工作朝着规范化的方向发展。开展档案动态化管理，落实以人为本，服务师生的理念，捋顺和简化师生使用档案、查阅档案的程序，实现档案资源共享。构建应对档案风险的防控机制，对档案管理特别是电子档案的管理网络信息化安全问题有应对之道。建立档案管理的考核监督机制，对档案管理工作进行考核，确保档案管理各环节顺利高效完成工作。

4.3 建立高素质人才队伍

在更新管理理念的基础上，针对新时代档案管理的需求，建立高素质档案管理人才队伍，一是加强专业人才引进，特别是档案、信息处理相关专业的复合型人才的引进，使档案管理队伍朝着专业化、信息化、年轻化的方向发展。二是加强信息技术的培训，在购置信息档案存储软件后，要加强对档案管理人员的信息化培训，也可以到档案管理工作成绩突出的高校去考察学习。三是创设条件开展人才交流和互动，互相借鉴。四是建立人才评价激励机制，对档案管理人员的素质、能力、责任心以及工作完成质量进行评价，纳入高校评奖评优体系当中，提高档案管理人员工作的积极性和主动性，为档案管理人才提供职业发展的新可能。

4.4 建立档案信息化系统

加强前瞻性的硬件系统的升级和换代，加强档案管理软件的开发与应用，从信息到技术层面上打破壁垒。建立数字化管理系统，通过网站、数据库、搜索引擎等的高效建设，实现电子档案和纸质档案兼容模式，采集方式不仅仅限于人工录入，更要充分利用数据导入、自动采集、电子扫描等信息技术方式实现档案数据的实时归档。通过在档案收集过程中开展源头管理，科学分类和管理，减少人工管理的难度和纰漏。通过云储存的方式，在统一数据标准的基础上打造管、用一体的智能化档案管理平台，实现档案管理模式的创新变革。总之，高校档案管理工作要加大信息化投入力度，同时重视信息化档案存储的安全问题。

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作者簡介：

裴营：（1983—），女，汉族，辽宁省锦州市人，辽宁铁道职业技术学院档案员，馆员。研究方向：档案管理。