应用型本科院校秘书学专业“档案管理学”教学改革研究与实践

摘  要：应用型本科院校的主要目标和任务是培养应用型人才。档案管理学作为秘书学专业的核心课程，应主动适应市场需求，与应用型人才培养目标保持一致。本文借助实践教学资源，运用经验总结法、对比法等，从教学内容、教学方法和教学手段等方面进行研究与实践，提出促进秘书学专业师生之间角色变化的举措，让教师产生继续学习、不断完善的愿望，让学生产生乐意学、主动学的愿望，真正实现积极主动、高效互动的学习。

关键词：秘书学;档案管理学;教学改革

中图分类号：G641    文献标识码：A    文章編号：1673-7164（2021）43-0107-03

应用型本科院校肩负培养高层次应用型人才、开展创新研究、拓展就业和服务地方发展等使命。引导部分地方本科高校向应用型转变也是党中央、国务院的重大决策部署。档案管理学作为普通高等院校秘书学专业开设的一门专业必修课，以秘书档案管理和档案工作为研究对象，研究文本与档案发展关系，论述档案管理的机构设置、管理方法和管理技巧，是一门应用性和实践性很强的学科。但是，现行的大部分院校的档案管理课程教学主要以老师讲授为主，虽然在培养方案中设置有实践课时，但是受实践场所、实训室、师资力量等方面的限制，实践教学的效果并不突出，让学生对这门课产生了怀疑和误解。文章在分析秘书学专业学生在档案管理学接受差异性基础上，力求实质性地提升档案管理学科的实训教学质量，提升学生的档案管理能力，为社会培养和输送更加专业的档案管理人才。

一、学生对档案管理的能力欠缺

（一）学生对档案管理的认识参差不齐

在教学过程中发现，学生不能及时有效地分析档案管理的技术性示范案例，并且对“全宗”“案件级”“文件级”等专业术语的掌握不准确，缺乏档案管理思维训练。以往的教学实践以老师灌输为主，目前的档案管理学课程主要偏向于“文书认知—收文办理—发文办理—档案文件整理—文件移交—档案鉴定—档案保管—档案利用”的教学脉络，对于传统的纸质档案管理的教学比重大幅超过电子文件管理。这从某种程度造成部分学生认为档案是文件，档案管理是对纸质文件的筛选、保管、利用，是对档案架、档案箱和档案库房的技能操作。造成学生走上实习或工作岗位时，面对办公室或领导提出的具体需求以及各类突发性情况，出现解决实际问题的能力不足的现象，无法针对档案管理设计完整的分析和解决方案。

（二）档案管理应用技术掌握不好

在档案管理的实践教学中发现，无论是平时理论成绩好的学生，还是平时理论成绩不好的学生，在遇到档案管理实践环节时，往往束手无策，不知道如何进行档案筛选，尤其不知道如何进行档案信息化处理等等。《全国档案信息化建设实施纲要》中对档案信息化处理的设备配置提出了明确要求：“到‘十五’末，全国计算机档案管理的普及率，力争东部地区省级机关档案部门达到90%，县以上各级国家档案馆达到70%;中西部地区省级机关档案部门达到80%，县以上各级国家档案馆达到50%。”[1]不难看出，档案信息化建设的步伐越来越快。档案管理学是秘书学专业的核心课程，课程难度极大，尤其在对“纸质档案数字化的技术模式”“音频档案数字化的原理”“电子文件中心的网络模型”“档案网站的软件平台”等设计档案信息化理论与实践性问题进行讲授时，会让专门从事档案工作的授课老师感觉到困难，这不仅因为大部分的档案管理老师本身具体从事电子信息档案的实践较少，还因为学校缺乏实训室条件。数字技术的广泛运用，使得档案工作的重点和档案管理的内容发生了较大的变化，但是由于传统知识结构的惯性等原因限制，在档案信息化建设方面出现了技术人才短缺的问题。因此，提升学生的档案管理应用技术成为教学的重点任务之一。

（三）档案管理工作方式生硬

学生在实习实践环节中，对档案利用的工作方法掌握较为生硬。现下档案馆（室）大体都是实行档案电子化管理，首先，学生对于利用相关档案管理软件快速查找档案文件上手较慢，对关键词的概念较为模糊，不会有效抓取关键词，造成搜索范围较大，呈现出来的搜索结果较多，需要花费较长时间去筛选。其次，学生难以确认档案利用的查阅范围。一方面与学生的资历有关，尽管有理论基础，但是在实习实践中仍会有生疏之感，另一方面是学生出于过于谨慎的心理，凡事都会先问“可不可以查”，然后才进行下一步。最后就是进入库房“按图索骥”能力较差，由于库房重地不能随便进入，学生鲜少得到训练机会，导致学生难以精确地查找档案号与文件。

二、基于档案管理能力培养的实训教学策略实施

（一）情景教学与课程文本互通，打造档案思维工程

1. 对接社会需求

档案管理工作是一项庞大而复杂的工作，其专业性较强。档案管理作为公司、企业、社团、事业单位等基础文书管理环节，对于单位和部门充分获取、运用和挖掘各类市场、行业等方面的信息资源，促进有序发展、加速发展、创新发展和高质量发展具有十分重要的意义。社会对档案管理的要求不断提高，对档案管理人员的需求量增加。因此，教师要主动地收集档案管理案例，根据教学需求对案例进行选取和改编，形成专门的案例资源库，充分进行案例融入式教学。让学生在案例分析和讨论过程中，不断提出和总结档案管理的问题症结、解决方式、有效途径等，思考为什么学？学什么？怎么学？从而有针对性地加深加强学生对档案管理的认知。

2. 场景分析法

场景分析法的核心在于通过对档案管理的使用场景分析来训练学生的专业思维。思考点包括：这个档案管理场景的主要训练要素和次要训练要素是什么？主要场景包含了哪些环节，哪些物件，每个环节涉及哪些档案工作方式？怎么处理案件级文件整理？怎么处理文件级文件整理？怎么形成社会组织或个人全宗？主要场景会不会被次要场景或是第三方因素影响？如果会，要考虑到档案工作会不会过度依赖于这些影响因素？档案工作要如何降低这些影响并找到提升效能的方式？

（二）纸质档案管理与电子档案管理的互补，提升档案管理意识

立足国内外信息化战略背景，应用型本科院校的秘书学专业更要着眼档案管理的信息化建设需求，提高学生的信息素养和信息技能。

模拟归档。从文书到档案的转变是质的变化，不是所有的文书都能转化为档案，也不是所有的档案都是文书形式。普通行业的文书归档和特殊行业的文书归档有区别，纸质文书归档和电子文书的归档要匹配。随着互联网的广泛深入，互联网办公已经成为主流办公模式，“雁过留痕”的工作方式更为便利，为工作材料的归档提供了更多可能。秘书学专业的学生在档案管理学课程的学习中，要与时俱进，对计算機、服务器、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机、数码摄录机等仪器设备使用有最基本的认知和掌握。电子档案的管理逐渐成为一个大众化、热门化的课题，是符合新兴的智能便捷化档案管理逐步完善甚至取代传统纸质化档案管理的发展要求。如何在工作过程中进行文书的归档，这实质上是“行业标准+行业经验”的双重要求，是原则性与灵活性、规律性与变通性的结合。档案管理学课程的开授，对于秘书学专业的学生来讲，除了对基础的档案管理技能要有好的了解外，主要还是要把“归档”意识深深地印入脑海，知道“归档”与“个人保管”比较，优势是什么？重要性在哪里？为以后步入社会对工作材料的归档打下基础。

多向检索。受限于实训场地的规模和物件制约，首先应把教材上关于档案检索的部分学懂、学透。检索是档案利用的关口，这个环节尤为重要。档案目录是档案信息资源与档案利用者之间的中间桥梁，也是档案管理的必要工具，是进行档案检索、实现档案利用的前提条件。在有限的条件下，建议利用图书馆相对完善的电子书目化管理模式，指导学生区别全书名、作者、作品关键词等输入方式，以及如何识别弹出页面对应的检索对象存放位置，如何正确寻找到正确存放位置等，这些都和档案管理的检索有类同性。其次是可利用校园档案馆进行实训，邀请校园档案馆的老师进行现场示范，向学生演示如何使用相关软件检索到所需要的档案，如何根据检索结果进行实物查找。

（三）校内与校外指导齐训，提高档案管理兴趣

邀请校内外专家讲座。档案管理学课程比起秘书学专业的其他课程，在激发学生的兴趣点上相对较弱，一方面是学生对档案管理工作的认知停留在“冷板凳”层面，另一方面是档案管理学科课程本身的专业性很强。可邀请具有丰富档案管理经验的专家进入课堂，定期或不定期地开设讲座，专家结合自身丰富的档案工作经验给学生讲授档案管理方法、档案管理趣事，帮助学生进一步了解档案管理工作现状，提高学生对专业技能的认知。

走出校园，深入行业一线。组织学生赴校外具有代表性的公司、企业等进行交流。所谓代表性，一个是指向档案管理有序并且受益大的公司和企业，另一个则指向急需优化档案管理来厘清工作状态的公司和企业。让学生在交流过程中，真实接触到档案，了解文书与档案之间的关系，了解到档案管理实际与课程理论之间的差距，进一步体会档案管理的多样性、复杂性、重要性，为更好地掌握档案管理知识奠定良好的基础。

三、教学策略成效

（一）教学方式的与时俱进

基于对档案管理能力的培养，应用型本科院校秘书学专业“档案管理学”教学改革进行了积极研究与探讨，促进授课老师对档案管理教学理念的革新，不再采取传统授课老师“满堂灌”的方式，不再囿于教材的呈现因素，而是根据教学要求，与时俱进，采用视频化、情景化等多样化方式进行教学，不断提高学生对档案管理的兴趣。

（二）老师队伍的不断优化

无论是传统教学还是新兴教学方式的探索，老师在教学中的主导作用不能改变，老师要引导学生树立正确的课程学习观，循循引导学生从五花八门的答案中选出正确答案。老师教学方式的多样化对于激发学生的学习热情有很大促进作用，因此，老师要不断更新教案，不能一个教案沿袭使用，必须立足现实，融入新鲜的时代元素，在重点聚焦、案例设置、课堂讨论等方面有的放矢。老师不断改进教学方式，提升教学水平，也有利于对课程更好地把控。

（三）学生专业技能的切实提升

探索档案管理新的教学理念和教学方式，旨在培养和提高学生思维能力和学习积极性，从而内化为学生专业技能。通过近年来的档案管理学课程教学发现，加入新鲜的时代元素，如采用电视剧情景分析、案例演示等方式会极大地提高学生上课的兴趣，学生的参与度明显提升，主要表现在课堂的提问和回答非常踊跃，学生能跟上老师的思路。教师可鼓励学生质疑和讨论，抛出观点，加强学生对课程“点”的深入认识，从而在“点”的串联上，逐渐深入到对课程“面”的认识，在疑问中发声、在发声中论证、在论证中解疑。

参考文献：

[1] 国家档案局. 全国档案信息化建设实施纲要[EB/OL]. （2002-11-25）. https：//www.saac.gov.cn/zt/2010-03/18/content_3205.htm.

[2] 甘丽. 本科秘书学专业“档案管理学”教学改革研究与实践[J]. 兰台世界，2019（07）：85-86.

[3] 何克抗. 如何实现信息技术与学科教学的“深度融合”[J]. 教育研究，2017，38（10）：88-92.

[4] 郑岚心. 论高校转型发展背景下新建地方本科院校应用型秘书人才的培养[J]. 高教学刊，2019（13）：149-151.

[5] 华林，杨娜，方美林. 基于模块教学理论的《科技档案管理学》教材改革与应用[J]. 兰台世界，2016（23）：40-42.

[6] 陈怡，赵呈领. 基于翻转课堂模式的教学设计及应用研究[J]. 现代教育技术，2014（02）：49-54.

（责任编辑：淳洁）

基金项目：本文系海南热带海洋学院2020年校级教改课题“应用型高校转型背景下秘书学专业档案管理学课程体系的研究与实践 ”（课题编号： RHYjg2020-48）研究成果。

作者简介：刘雯雯（1982—），女，硕士，海南热带海洋学院人文社会科学学院副教授，研究方向：古代文学、文艺理论、秘书理论与实务教育。