基于Excel VBA的医院设备采购计划管理系统设计与应用

□ 闫亭亭 YAN Ting-ting 靳纯博 JIN Chun-bo 赵予涵 ZHAO Yu-han 田乔 TIAN Qiao 郭晨 GUO Chen张璐璐 ZHANG Lu-lu

医疗设备购置是医院开展医疗、教学、科研等活动的必备条件，也是提高医疗质量的物质基础和先决条件[1]。医院设备采购管理是在国家对医疗行业产品的法律法规下，遵照规章制度执行手续，依据一定的程序、方法、原则、对医学设备的分配和流程过程加以计划、组织、执导、协调和监督[2-3]。随着我国医疗技术的不断提升，医疗设备的需求日益增加，相应的数据记录工作逐年加重，对医疗设备采购团队提出了越来越高的要求。越来越多的医疗机构通过购置信息化服务提升医院设备的精细化管理，实现设备管理的规范化、标准化、系统化和自动化，保证计划、采购全流程重要数据共享与使用连续性，提高采购计划团队工作效率和管理能力[4-6]。

自2008 年起，笔者所在医院资产管理系统上线，主要用于存储与查询医院固定、无形资产相关信息。该系统自动生成卡片和条形码用于追查设备存放情况，极大地提高了设备维护、清查的管理效率。然而，在设备预算、采购、验收、档案归档环节仍是线下管理，采用纸质记录模式。虽然在个别的管理阶段会使用Office 办公软件进行数据的存储或者表格的设计，但是数据并没有跟随流程的推进有效传递，数据使用率低，且无法针对项目进度开展纵向追踪，也不便于项目间横向比较，存在管理弊端。因此，我院医学装备处计划结合实际工作需求，自主设计研发医疗设备采购计划管理系统。

需求分析与系统功能设计

1.需求分析

需求1：角色设置与权限分配。设置角色包含管理员、主管领导、计划员、采购员、验收员、计量员、档案管理员等，其中超级管理员进行用户管理、权限设定、软件维护；主管领导拥有全权，普通用户包含计划员、采购员、计量员、库管员与档案管理员。

需求2：购置计划批量导入与分析。通过将固定模板的项目申报书批量载入系统并记录，完成数据快速导入功能。根据科室申报信息，计算其数据填报完整率(积极度)，估算各项目经济效益指标，并形成相关报表。

需求3：项目流程全周期记录。将项目进展分为预算申报、项目启动、资质审核、论证(招标)、合同签订、到货验收、验收合格与付款完成，不同角色的管理人员分别记录项目进度；全周期重要数据结构化管理，论证(招标)重要数据记录，现场计算论证结果，快速生成固定模板的记录与公示；根据院内采购流程与部门管理要求设置进度提醒功能。

需求4：项目执行情况横、纵向对比与报表制作。计划员通过项目进展报表纵向掌握项目进度，合理安排项目启动；主管领导通过不同角色人员工作量分析，合同制定及年度工作部署。

2.系统功能设计。通过需求分析，确认开发的主要场景包括：

场景一：支持账号管理与角色设置；

场景二：支持在项目申报阶段申报计划零星导入、批量导入与计划书生成场景；

场景三：支持在项目启动阶段重要信息记录与报名公告的制作场景；

场景四：支持在院内论证准备阶段重要信息记录及签到、纪要的制作场景；

场景五：支持在院内论证进行中根据论证文件评分标准及论证现场供应商文件应答情况开展在线打分以及结果公示制作场景；

场景六：支持在合同签订管理与阅办手续制作场景；

场景七：支持在设备验收管理与验收记录制作场景；

场景八：支持在合同归档管理与扫描件文件路径引入场景；

场景九：支持按照项目分类、采购员、时间等多个维度查询项目完成情况查询与报表制作场景。

系统的设计与开发

1.系统开发环境的选择。VBA 是Visual Basic 的宏语言，可嵌入Microsoft Office 办公软件中。VBA 寄生于VB 应用程序，既具备VB 的通用性功能，又可调用Excel 强大的数据分析与处理功能。Microsoft Excel 是微软公司的办公软件Microsoft office 组件之一，Microsoft 可在Windows 和Apple Macintosh 系统电脑上进行编写和运行，Excel2007 及以后版本储存数据量≥1048576×16384。一般可至少满足医院30年及以上设备购置采购计划的信息记录。

使用Microsoft Excel 可以将每一个项目的所有信息进行系统性归纳，不仅便于数据处理，也便于部门内各岗位工作人员使用。通过Excel VBA 编程能够提升工作表的安全性与数据运算效率，便于系统的分阶段升级开发，还兼容Excel 本身的使用便捷性，操作易用性[7-8]。

2.系统构架与业务流程。系统构架如图1 所示。

图1 医院设备采购系统构架

3.系统操作说明与主界面展示。系统的基础数据由Excel 表单1 数据展示与录入、表单2～10 各类纪要与报表模板、表单11 管理员维护组成。系统打开时需调用登录窗体如图2(a)所示，按照设定好的用户名和密码登录后可以进入系统做基础数据管理，不同权限表单展示有所不同，例如主管领导拥有表单10 横向项目进展分析(记录某选定的采购员工作量)；系统管理员拥有表单11 管理员维护信息权限等。

在数据展示与录入表单设有2 个按钮，其中按钮1 用于调取项目初始界面窗体，如图2(b)所示，通过此窗体触发其他业务流程；按钮2 用于调取项目报表制作窗体，通过此窗体触发其他精细查询，如图2(f)所示。例如：实现采购计划管理，需调用初始界面、导入申请表与选择时间范围窗体，如图2(b)(c)(f)所示；实现项目流程管理，需调用初始界面、打印、打分表窗体，如图2(b)(d)(e)所示。

图2 重要业务截点界面展示图

4.报表展示。系统可生成各类报表，其中可视报表“医疗设备采购计划执行情况”如图3 所示。可视报表“不同采购团队医疗设备计划执行率”绘制图如图4(a)(b)所示。

图3 医疗设备采购计划执行情况

图4 不同采购团队项目执行率统计图

效果与展望

基于Excel VBA 的医院设备采购计划管理系统自2018年按照需求紧急程度分模块开发后分批上线，记录了医院设备预算申报至采购合同归档的全部重要信息，采用项目节点化管理，实时追踪，提醒与统计项目进度的功能，实现了数据快速导入、导出以及各类电子化手续文档制作功能，提升了工作效率。系统上线前后的人员工作方式、时间与管理效果对比表，如表1 所示。

表1 系统上线前后员工工作方式、预估时长与管理效果

在设备采购计划管理系统操作实践中，遇到的主要问题与解决建议如下：(1)信息系统的上线在一定程度上改变了员工工作模式，增加录入的信息实现了精细化管理的目标，但是也在一定程度上增加了员工工作量。通过数据分析，合理调配岗位人力资源配置，实现管理重心前移。(2)在系统上线后，员工根据行业管理规定与业务流程的调整提出系统改进需求，项目团队可根据实际管理需求实现程序的快速迭代，持续改进，保证系统服务不与主业务脱节。

结论

基于Excel VBA 的医院设备采购计划管理系统记录了医院设备预算申报至采购合同归档的全部重要信息，保证了数据的有效传递与共享，实现了管理重心前移。该系统很大程度上提升了管理团队的工作效率，提供了项目实时追踪、提醒与统计的功能，提升了部门管理能力与服务能力，为医院设备采购计划与资产管理流程系统的顺利对接奠定了基础，亦为我院设备的全生命周期管理提供了新思路。