试谈Access 2007数据库在林业档案管理中的应用

刘常玲

一、使用Access 2007数据库管理林业档案的意义

林业档案形成于营造林生产活动中，包括立项、审批、可研报告、规划设计、投资计划、工程施工、检查验收、设计图纸、报表等各阶段归档材料，具有专业性、系统性、阶段性的特点。目前广泛使用的档案管理软件多为通用性管理系统，功能强大、操作复杂、行业针对性不强，后期维护需专门的技术人员。利用Access2007数据库创建林业档案管理系统，能很好地解决以上问题;Access数据库具有简单易学、易于掌握、维护便利等特点，可满足林业档案数据管理的需要。

二、林业档案数据库功能模块设计

根据林业档案管理的需要，设计“档案管理”“ 档案导入”“档案利用”“系统设置”四大模块（表1）。

档案管理模块包括“收文管理”“发文管理”“导入资料管理”“录入资料管理”“资料的录入、修改、删除”等功能。

檔案导入模块包括“资料导入临时库”“临时库资料修改、删除”“临时库资料的归档管理”等功能。

档案利用模块包括“档案借阅管理”“档案查询”“档案目录打印”等功能。

系统设模块包括“全宗设置”“机构代码设置”“保管期限设置”“密级设置”“登陆密码设置”等功能。

由于篇幅所限，本文仅针对林业档案数据库结构、档案录入、档案查询、主控面板窗体的设计思路和方法做简要阐述。

三、林业档案数据库设计

打开Access 2007，选择“空白数据库”，输入文件名“林业档案管理”和保存路径，最后单击“创建”按钮，数据库就建好了。

1.数据表设计

通过功能区的“创建”→“ 表设计”→“表设计器”创建以下数据表，文书类包括“文书表”、“ 收发文表”、“类别表”，工程、科技类包括“项目表”“案卷表”、“卷内表，会计类包括“会计表，实物类包括“实物表”。其它包括“附件表”“借阅表”“全宗表”“机构表”“期限表”“密级表”“用户密码表”和“临时文件表”。其中“附件表”存贮电子文件存放路径和文件名，“借阅表”存放借阅人信息，并为各表间创建关系如图（表2）。

2.林业档案录入设计

以文书档案录入为例，导航窗格设为表并选中“文书表”，选择功能区→创建→窗体，ACCESS2007会自动生成“文书表”的录入窗体，打开窗体设计视图对窗体布局、控件名称和大小进行调整，在窗体底部加入“第一项记录”“前一项记录”“下一项记录”“最后一项记录”“添加记录”“册除记录”等操作按扭，最后保存为“文书表录入窗体”。

（1）自动录入功能的实现

在“文书表录入窗体”中，为实现资料录入规范化，可以把一些特殊字段设置为自动录入。

设计思路：组合框的行来源类型分为三种：表/查询;值列表;字段列表。“表/查询”是组合框的列表来源于表或者查询中的记录，用于显示较多的列。值列表用于内容固定的场合，比如输入“男/女”、“是/否”等;充分利用组合框的表/查询、值列表，可以减少用户输入数据的操作，直接用鼠标选取数据而不需要手工输入，简化了操作程序，提高输入效率。

方法：首先把“文书表录入窗体”中的“全宗号”“期限”“机构”“密级”“类别”“是否归档”“是否借阅”等文本框更改为组合，然后依次加入选择列表项;以“机构”文本框为例，选中“机构”文本框→鼠标右键→更改为→组合框，然后选中“机构”组合框→鼠标右键→属性→数据，把“行来源类型”改为“表/查询”，“行来源”打开查询设计器，添加“机构表”，在“字段”中加入“机构ID”和“机构”，这样就完成自动录入功能的设置;“全宗号”“期限”“密级”“是否归档”“是否借阅”“类别”文本框也做相应设置;把“是否归档”和“是否借阅”“类别”的“行来源类型”改为值列表，“是否归档”和“是否借阅”的“行来源”中加入“YES;NO”，“类别”的“行来源”中加入“归档;收文;发文”;如图（表3）所示，点击“机构”右侧下箭头便可打开下拉列表进行选择。

（2）档号自动生成功能的实现

林业档案的“档号”一般由“全宗号-保管期限-归档年度-机构-件号”组成，“档号”是档案资料的唯一标识，录入错误会造成档案资料无法操作;为规范档号的录入，简化操作程序，提高录入效率，在“文书表录入窗体”中对“档号”进行自动生成设置。

设计思路是：把“档号”和“全宗号”“期限”“归档年度”“机构”“件号”建立关联，当“全宗号”“期限”“归档年度”“机构”“件号”中的内容发生改变后，档号也会同步进行修改，从而实现“档号”的自动生成功能。

方法：打开“文书表录入窗体”的设计视图→“全宗号”组合框→属性→事件→更新后→代码生成器，在代码中加入“Me.档号 = Me.全宗号 + "-" + Me.保管期限 + "-" + Me.归档年度+ "-" +Me.机构+ "-" + Me.件号”这样一段代码，然后依次对“期限”“归档年度”“机构”组合框，“件号”文本框也做相同设置。

3.林业档案查询设计

以文书档案查询为例，功能区选择创建→查询向导→新建查询→简单查询向导→确定，在“简单查询向导”面板中依次选择“文书表”“全宗表”“机构表”“期限表”“密级表”，把各表中需要的字段依次添加到右侧，点击“下一步”，选中明细（显示记录的每个字段），点击“下一步，输入查询名称“文书表查询”，保存查询。

（1）为查询添加条件

打开“文书表查询”设计视图，在条件栏添加查询条件，对查询记录进行筛选;例如查找2001至2008年度之间的所有归档记录，可在“归档年度”的条件栏添加Between "2001" And "2008"，在“类别”的条件栏添加“归档”;要查找“机构”为办公室的所有记录，在“机构”条件栏添加“办公室”;要筛选出“文号”中包含“冀林沙字”的全部记录，在“文号”栏添加Like "*冀林沙字*"。

（2）多条件组合查询设计

设计思路是：创建一个名称为“组合查询窗体”的窗体，把“文书表查询”做为“组合查询窗体”的数据源，把“组合查询窗体”中录入的查询条件做为“文书表查询”的条件，单击“组合查询窗体”中的“查询”按钮，“文书表查询”会根据“组合查询窗体”中输入的查询条件进行筛选，并把结果显示在“组合查询窗体”的数据区内，从而实现多条件组合查询;当单击“组合查询窗体”中的“全部”按钮，则清空“组合查询窗体”的查询条件并显示全部记录。

方法：以“文书表查询”为例，选中导航窗格→查询→“文书表查询”，选择功能区的创建“分割窗体”，创建一个上部为记录明细，下部为记录列表的分割窗体，并命名为“组合查询窗体”，保存查询。打开“组合查询窗体”的设计视图，在窗体最上部添加“起始年度”“终止年度”“组合机构”“组合期限”组合框，添加“文本题名”“文本文号”文本框，添加“查询”“全部”按扭。

在“起始年度”“终止年度”组合框的属性→数据→行来源中添加“SELECT 归档年度 FROM 文书表 GROUP BY 归档年度 ORDER BY 归档年度;”语句;“组合机构”“组合期限”组合框的设置同上文“自动录入”;在“查询”按钮的属性→事件→单击→宏生成器→添加宏“Requery”;在“全部”按钮的属性→事件→单击→代码生成器→添加代码“Me.组合年起 = Null”回车“Me.组合年止 = Null”回车“Me.组合机构 = Null”回车“Me.组合期限 = Null”回车“Me.文本题名 = Null”回车“Me.文本文号 = Null”回车“Me.requery”。

打开导航窗格→查询→“文书表查询”的设计视图，在“归档年度”的条件中添加“Between IIf（IsNull（[Forms]！[组合查询窗体]！[起始年度]），'1000'，[Forms]！[组合查询窗体]！[起始年度]） And IIf（IsNull（[Forms]！[組合查询窗体]！[终止年度]），'5000'，[Forms]！[组合查询窗体]！[终止年度]）”;在“机构”的条件中添加“Like IIf（IsNull（[Forms]！[组合查询窗体]！[组合机构]），'*'，[Forms]！[组合查询窗体]！[组合机构]）”;在“期限”的条件中添加“Like IIf（IsNull（[Forms]！[组合查询窗体]！[组合期限]），'*'，[Forms]！[组合查询窗体]！[组合期限]）”;在“题名”的条件中添加“Like IIf（IsNull（[Forms]！[组合查询窗体]！[文本题名]），'*'，'*' & [Forms]！[组合查询窗体]！[文本题名] & '*'）”;在“文号”的条件中添加“Like IIf（IsNull（[Forms]！[组合查询窗体]！[文本文号]），'*'，'*' & [Forms]！[组合查询窗体]！[文本文号] & '*'）”。

四、主控面板的设计

为了把各功能模块集中在一个窗体中进行操作，创建主控面板窗体，实现功能的高度整合。

设计思路：创建多个窗体，然后为每个窗体添加多个命令按钮用于打开不同的功能，再创建一个名为“主控面板窗体”的窗体并在窗体中加入一个子窗体，在“主控面板窗体”中添加命令按钮，通过“SourceObject”代码来更换不同的子窗体，从而实现各功能模块间的切换，打开不同的功能操作。

方法：创建“档案管理窗体”“档案导入窗体”“档案利用窗体”“档案设置窗体”“子窗体”和“主控面板窗体”。在“档案管理窗体”中加入“收文管理”、“发文管理”“导入管理”“档案录入”“记录删除、修改”等按钮，为每个按钮的事件中添加“宏”，如“OpenForm”打开窗体、“OpenQuery”打开查询或“OpenReport”打开报表。在“档案导入窗体”“档案利用窗体”“档案设置窗体”中添加相应的按钮，并为每个按钮的事件中添加相应的“宏”操作。

打开“主控面板”窗体的设计视图，在窗体页眉中添加标签并把标题改为“林业档案管理系统”（如表4）， 在窗体数据区左侧添加五个命令按钮，标题分别改为“档案管理”“档案导入”“档案利用”“档案设置”“ 退出系统”，在窗体数据区右侧加入名为“子窗体”的子窗体;在档案管理”按钮的单击事件代码中加入“Me.子窗体.SourceObject = "档案管理窗体"”，在“档案导入”按钮的单击事件代码中加入“Me.子窗体.SourceObject = "档案导入窗体"”，在“档案利用”按钮的单击事件代码中加入“Me.子窗体.SourceObject = "档案利用窗体"”，在“档案设置”按钮的单击事件代码中加入“Me.子窗体.SourceObject = "档案设置窗体"”，在“退出系统”按钮的单击事件代码中加入宏“Quit”。

结束语：access2007功能强大，可以创建完善的“林业档案管理系统”，利用内部的“表”“查询”“窗体”“报表”“页”“宏”等功能就可以轻松实现档案管理的基本操作，利用简短的几行VBA代码就可以实现专业档案软件的复杂功能，Access2007作为Office2007的成员之一，日常维护简单便利，与WORD和EXCEL高度兼容，便于档案资料的导入导出，还可以与OA办公平台建立连接，实现档案信息化管理，大大提高工作效率。

（作者单位：河北省林业科学研究院 ）