表单化管理国内对比研究

乐勋 杨益晟

【摘要】国内大中型企业普遍面临着管理制度众多，但可操作性差和执行力度也很不够等问题。为了解决这一管理问题，有学者提出了表单化管理思想，期望通过按照表单执行操作，管理层通过表单管理下属。为了更好的理解和全面了解国内外表单化管理方法，本文针对表单化管理的相关内容进行了文献综述。阐述了国内外表单化管理研究现状，表单化管理实现方法。最后指出表单化管理适用范围及重点难点问题，为尝试运用表单化管理的企业和相关研究人员提供参考。

【关键词】表单化管理；项目管理

1.引言

随着信息社会的告诉发展，电力建设领域的电子化信息化脚步也在逐步加快，各地区电网都在推行信息化、智能化。由于传统的电力企业管理存在管理随意化等问题，国家电网和南方电网的网架建设过程中，不断完善管理规范，编制了大量的规范化表格，管理规范化逐渐成为管理核心思路，电力建设领域的项目管理也逐步走向规范化。

然而，一个隐藏在大量规范制度表面下的问题浮现出来，人们在呼吁、探索制度化管理的同时，制度逐年修编累积，文本制度内容见增不见减，数量见多不见少。企业不时以行政方式发布的各种规定、通知、决定等规范性文件接踵而至，一些文件经逐级转发，越来越缺乏个性，表现在标题不同、文体相像、语气接近、反复强调、内容雷同[1]。制度的可操作性大打折扣，更多的制度流为形式，执行者依靠制度的欲望却不见增强，只有在领导需要检查的时候才会整理资料，平时依然依靠经验进行粗放式的管理。归根到底令执行者要么望而生畏，不堪重负敬而远之的根本原因，是没有将制度流程化，导致执行力度不够；某些企业意识到这个问题之后开始进行流程梳理，然后却没有很好的流程化运作的手段，导致管理效果不佳。

因此本文提出制度流程化、流程信息化，实现电力建设领域的精细化管理。进行深入研究之前，笔者大量搜索国内外表单化管理的研究现状，进行综合对比分析，为表单化管理在电力建设领域运用提供理论参考，并为未来精细化管理做好铺垫。

2.表单化管理的内涵

表单化管理是以工作表单为载体将文本制度中的各项要求，转化为表单的执行内容和顺序[2]。通过这种转换能够实现制度流程清晰化，所以表单不过是制度规范的一种表现形式。照表单中项目和步骤执行，就是遵章实施的过程。表单化管理突破了传统国有大型企业行政化、表面化的管理方式，使得管理者和执行者更加明晰管理内容和管理方针，能够降低执行成本，实现决策者满意、执行者愿意的管理局面[1]。

表单化管理模式的提出并非否定了制度管理的作用，而是对制度管理模式的提升，制度是表单化的基石，表单是制度管理的升华。完善的制度是表单化实现的基础，没有完善的管理制度和流程化脉络，表单化管理无从谈起。

3.表单化管理国内外对比研究

3.1 国外学者研究现状

国外学者在表单化管理方面研究还不多，但是对工作流程的研究量十分大，从静态的工作流程研究到动态工作流程研究都做出了诸多贡献。

Kim H，Youn CH等人通过网格计算方法建立了工作流管理系统，并运用于医疗系统[3]。Ying等人定义了一个灵活的工作流系统模型[4]，通过工作流元模型开发了森林信息管理系统，该系统软件已经在社会中产生一定积极影响。

在静态表单和静态流程的管理基础上，更多的学者关心的是动态表单管理方式。对管理信息系统柔性的研究已经超过了10年。柔性定义为管理信息系统在新业务出现或业务发生变化时的适应能力[5]，或者说一种对感知到的刺激的反应能力。柔性是管理信息系统适应一般性业务改变和根本性业务改变的能力，可将柔性划分为：结构的柔性和数据的柔性。结构的柔性是系统自身的特点，比如系统功能的模块化程度，系统所能接受变化的能力，系统的稳定性等等。数据的柔性指系统数据结构适应业务变化的能力。

Fakas等人介绍了一个工作流程管理的职能业务系统，该系统能够实现动态表单化管理，进一步改进工作流程系统，并通过互联网实现远程管理[6]。Miller等人基于CORBA模型建立动态的工作流管理系統[7]。

Dongen[8]，Smith[9]，Leymann[10]，David[11]，Hayes[12]都从工作流管理系统软件的角度阐述了企业管理过程中工作流程化的重要性。Blanning[13]则在流程化的基础上提出了模式化管理思路。ungbee Cho[14]运用SSFNet技术实现了工作流管理系统的开发。

3.2 国内学者研究现状

国内关于表单化管理的研究也不是很多，但是已经在某些行业开始提出这种思想。

表单化管理的思路已经被广泛运用在医院、工程、工厂等诸多部门[14]，在绩效管理[15]、质量管理[16]等方面得到了良好的运用。较多的学者提出了表单化管理的思路，如方进涛[16]，张佳强[17]，寇靖华[18]，张鹏[1]，苟园捷[22]等学者进一步将表单化思路通过信息化手段实现，并运用于不同领域。

网络技术的飞速发展为企业的运营和管理带来了重大改变，魏萌研究了基于SaaS（软件即服务）认为通过将软件使用权和开发权买断的模式转化为软件租用的模式能够在实现表单化管理的同时，保证企业对信息系统的管理拥有更大的主动性和控制权。文章论证了智能表单管理平台的必要性，给出了平台的设计方案，并在此基础上实现了一个可在线使用的面向中小企业的层次清晰、功能强大的表单业务平台，平台提供权限认证和多角色用户管理功能，支持对于表单样式信息的非结构化存储，并且对具体生成的表单具有强大的检索功能，充分满足统计分析的需要。

中国南方电网超高压输电公司广州局的寇靖华根据中国南方电网超高压输电公司广州局表单化管理实际，重点对如何编制科学的表单体系，如何确保表单应用过程中的刚性，如何发挥员工在表单化管理实施过程中的积极主动性提出见解，最后举例说明表单化管理在广州局的成功运用[20]。

可口可乐公司的魏庆在实践表单管理过程中发现表单管理的方法在实际过程中存在不适合使用，业务人员花费大量实践填写虚假表格。这说明表单管理存在他的漏洞与不足，在工程领域运用是否也会出现此类问题，如何避免此类问题的发生也是一个重要的研究课题[21]。

方进涛针对产质量管理系统的柔性化工作流程进行研究，实现了质量数据采集主流程以及各类质量单据的快速办理，通过可自定义的表单管理，满足了各类质量单据格式定义需求，并为质量业务表单格式扩展提供了有效支持。也论证了表单柔性化的可行性[16]。徐亮，刘文才等人通过可定制流程技术开发了表单的柔性管理信息系统[22]。王静平[23]等人梳理了企业表单核决的业务流程。苟园捷则针对企业管理系统开发了动态表单系统[19]，宋希录针对驾校收费系统开发了信息管理系统，并设计了相关流程化的表单[24-25]。

从动态表单管理技术实现上来看，陶望龙[26]，张严林[27]，严俊兰[28]，薛明[29]等运用web技术实现网络平台的工作流管理信息系统。肖文峰[30]对通用表单工作流管理系统进行了设计，程建霞[31]，郑胜林[32]，肖宇则[33]从数据库技术实现工作流的信息化管理。

3.3 国内外对比分析

从研究结果可以看到，国外对各个领域的流程化非常重视，许多学者一致认为流程化是提高企业生产效率的必备环节，标准的作业流程能够保证产品质量。在这一点上，我国学者也给予了肯定，但是对于某些行业来说，流程化作业难以实现，例如建设领域，即使制定了相关制度和流程，由于缺少流程推动的长效机制，很多制度和流程只是一纸空文，在这种情况下，表单化才在我国创新性的提出来。希望通过表单化的管理，将制度和流程转换为易于执行的表单，逐步加强全体施工人员流程控制的理念。

表单化管理思路在国外都有研究者进行了探索，但是在工程建设领域的表单化管理思路还没有明确提出，也没有单位实现了信息化表单管理，项目管理方式还处于手工、纸质阶段。对流程管理是表单化管理的一个基础，国内外都有较多学者进行研究，对流程管理的进一步研究就是实现柔性流程管理，许多企业更加适合可以小范围变动的流程管理模式。在管理系统实现问题上，不同的研究学者有不同的实现方法。

4.结论与展望

国内大中型企业，由于企业庞大，管理具有人员庞大，制度众多等特点，但在管理过程中常常出现执行力不够、执行过程不规范等问题。如电网建设过程中，建设环节复杂，建设过程控制点多，任何质量、安全、环境、进度、费用控制点失控都会造成整个项目的不良影响。为了解决这类管理问题国内外学者都开始关注表单化管理、流程管理等问题，认为流程化和表单化是规范化管理的重要手段。我国南方电网广州局近年也开始了表单化管理的初步工作。由此看来表单化管理思路是一个值得研究的管理方式。

从国内外研究现状来看，表单化管理的重点问题是如何将较为完善的企业管理制度转换为流程；如何将流程进一步合理的转换为表单；如何将表单实现信息化。而表单化管理的难点问题是实现柔性化表单管理，在表单化管理实施过程中每一个步骤看似简单，但转换过程中必须多方考虑，不仅要便于管理者控制，也要便于执行者按标准执行和填写。如果表单太过死板，或者考虑不周，既不利于管理也不利于执行者认真执行，表单化管理将变成空话，依然没有管理效用。

因此，在不同企业实施表单化管理方法的时候需要注意的问题是表单化管理的适用情况和表单化管理的柔性问题。表单化管理方法适用于可明确工作不周、能预知工作内容、工作流程有逻辑性和唯一性、工作结果可控性的企业或者工作内容[18]。对柔性表单化管理的思想也是一个需要注意和值得研究的问题。

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作者简介：乐勋（1979—），男，电力工程技术工程师，现供职于江门开平供电局计划建设部，主要从事工程现场管理、技术经济等工作。