档案信息化建设与档案管理的思考

王逸

摘要∶在新时期发展形势下，如何做好档案信息化建设与档案管理，适应社会新时期发展需要，值得相关部门及人员深思，为此，文章从档案信息化概念及特征出发，通过对档案信息化建设相关内容的阐述以及当前档案管理上常见问题的思考，提出一些有利于档案信息化建设与档案管理相关对策，从而促进档案管理工作跟上时代发展的快节奏。

关键词∶档案：信息化建设：档案管理

档案信息化建设中，工作人员需要积极创新档案保存和管理方式，做到实体档案向数字化信息档案保存与管理的过渡，以达到长期保存档案信 息的目标，实现档案资源的实时共享，便于档案查阅，有效提升档案管理的整体水平。目前，虽然诸多部门已经开展了档案的信息化管理，但是档案管理水平依然不够理想，还需相关部门加大研究力度有效处理当前困境。

一.档案信息化建设与信息化管理的价值

采用信息化技术对档案资料进行建设与管理，可以在很大程度上降低 档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，不仅可以节省保存空间，还可以降低档案折损率，延长档案的保存期限，避免档案资料不完备，甚至丢失。与此同时，相关人员可以利用档案系统的检索功能快速且精确 地调取资料，提高档案利用率与档案服务水平，节省时间和精力。现阶段，大多数企事业单位都已经认识到档案信息化建设与管理的重要性，且在档 案信息化建设与管理方面倾注了大量的精力与资金，逐步改善了档案信息 化建设水平与管理水平，为自身的经营发展创造了有利条件。

二.档案信息化建设与档案管理中存在的问题

1.档案工作的重视程度不够

目前很多企事业单位都在向互联网媒体转变，现在较火的短视频平台 就是一些企事業单位宣传和拓宽业务的好渠道。对于档案管理工作而言，单位相关负责人的重视程度存在一定的问题，尤其是对档案管理信息化建 设的意识和重视程度十分欠缺，导致档案管理的改革创新受阻，此外，许多企事业单位的档案管理人员年龄较大，他们对于新事物的接受能力较差，思想观念比较保守，这对于档案管理的发展有着严重的影响，而且他们一直在使用纸质的档案管理模式，对于新型的网络技术的使用并没有很大的 意愿，更谈不上档案管理信息化建设。

2.信息资源的运用观念错误

档案信息资源是指各种档案原件、档案文献汇编、档案目录等内容。 档案信息资源通过开发利用是档案资料根据实际需求，将馆藏信息通过查找、整理后成为动态信息并充分得到应用。因此，这就需要档案管理人员了解本单位以及其他组织对档案信息利用的需求，同时能根据实际需求将档案信息进行归档整理，并且通过多样化手段将其传递给需要的群体。但是个别管理人员并没有充分利用馆藏档案资源，也没有和社会生活充分联系起来，在实际工作中更侧重于档案资料的保存，没有将档案信息当作重要信息资源。因此，这种重保管轻开发的观念导致档案信息资源利用率不高，也无法发挥出其应有的价值。

3.档案管理标准不统一，管理规范性有待加强

在档案信息化建设和发展中，虽然很多应用软件均可满足电子公文管理的总体要求，但在档案管理信息化建设的过程中，只有部分软件可满足 既定的管理要求。这就要求工作人员制定统一的档案管理系统和档案管理标准。现阶段，尚未建立完善的组织规划，这是档案信息化建设中十分常 见的问题，在信息化建设的过程中并未制定科学的规划和统一的标准，降 低了档案管理流程的合理性，无法保证档案的有效利用，影响了档案管理 工作效率，甚至出现了低水平重复建设和各自为政的问题，该种情况也在 一定程度上阻碍了档案信息的合理应用。再者，档案管理工作不规范，管 理方法较为落后，与经营管理存在脱节问题，干扰了档案信息资源管理与 其他环节信息管理间衔接的紧密性。

三.档案信息化建设与档案管理的优化对策

1.通过科学的方式对档案管理机制进行优化

对于档案管理机制不完善等一系列矛盾问题，档案管理部门应当扭转传统思维观念，正确认识档案管理机制的重要性，并结合具体工作需求，通过科学的方式对档案管理机制进行改进以及优化，从而为档案管理工作提供重要的参考依据。在实际操作的过程中，各地企事业单位必须要制定 与本单位实际工作高度相符的管理机制，对国家有关法律法规进行综合性 考虑与分析，保障档案管理机制具备相对较强的科学性以及合理性，确保 档案管理机制的效用得到充分展现。在开展档案管理工作的过程中，可以 利用完善制度的模式对消除档案管理工作中所存在的不足之处，妥善处理 档案管理工作中所存在的矛盾问题。与此同时，还必须完善绩效考核机制、奖惩机制，对明确落实档案管理人员的基本任务，围绕档案管理工作开展 绩效考核，要按照相关规定给予其一定的奖励，对于那些以一颗消极态度 进行工作的人员给予惩处，充分展现出该制度在约束、激励两个方面的重 要性作用，保证档案管理工作的开展是以公平、公正为原则，充分激发管 理人员的积极性，推动档案管理工作实现健康可持续发展的目标。

2.加强档案管理体系的完善

为加强档案信息化建设与档案管理工作的开展，相关单位及人员需要积极转变传统的思想理念与工作方式，充分认识到档案工作对单位运转与发展的重要性，并根据有关部门的政策规定与制度，对档案管理体系进行 健全完善。以此为基础，结合档案管理工作的实际需要，对档案管理工作 的具体目标进行明确，并在日常工作过程中对相关内容进行规范管控，避 免由于操作失误导致档案资料出现损坏或丢失。此外，相关单位还可以借助综合评价方式开展档案管理工作质量的评价，以此来提高现代档案信息化管理水平。

3.提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质直接关系到档案管理的整体质量。相关单位需要采取有效措施不断提高档案管理人员的业务能力和综合素质，这会对 日后档案管理工作的总体发展趋势产生较大的影响。为不断提高档案管理人员的个人素养，首先，选择专业知识扎实、专业技能过硬的档案管理人员。 档案管理工作人员在日常工作中除存放档案外，还应合理利用网络技术存 储和接收档案，修改并完善档案，对档案进行格式化处理。档案管理人员 也要在日常工作中增强自身计算机操作能力，单位内部可定期组织开展专 业知识与技能培训工作。

4.建立网络管理档案

为了提高档案管理的效率，需要建立网络档案，笔者针对网络档案的 建立提出了以下几点意见：（1）互联网时代应该发挥网络的优势，在单位的内部建立相应的管理网站和信息服务平台，与此同时加强相关网络档案的使用，从而让信息化管理更好的应用到档案管理中;（2）单位负责人加大对信息设备的投人，让档案管理人员在设备使用上更加放心，而良 好地信息设备不仅能提高档案管理的效率，还能最大程度上保证档案管理的安全。此外由于档案管理信息量大的问题，需要单位定时定期对设备进行更新和升级，以便满足档案管理信息化建设的需求。

结束语：总而言之，关于档案管理信息化建设工作，其可以使档案管理工作的 服务水平得到显著化提升，为管理者、应用者带来极大的便利，保证档案 资源得到良好运用，使档案管理工作的效用得到充分展现。同时，有关单 位还必须要进一步强化档案管理工作，找出档案管理工作过程中所存在的一系列不足之处，然后结合具体需求制定科学化、合理化的信息化建设发展方案，妥善处理档案管理工作过程之中所存在的不足之处，使档案管理 的效能得到充分展现。

参考文献：

[1]陈丽颖.李亚珂.朱富成.滕立.刘双红.数字记录时代档案信息化建设的思考——基于系统论的视角[J].档案管理，2021（03）.

[2]王智涵. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].卷宗，2020，10（4）：128.