浅谈采供血机构原始凭证附件标准化建设

潘 望 廖 丹 张 燕 甘 平

原始凭证是会计资料的重要组成部分，是记录会计核算过程和结果的重要载体，它可以全面、客观地反映经济业务事项的全貌，真实再现经济活动全过程，有效保证附件质量，从源头上治理和防止腐败。因此，原始凭证附件标准化建设是采供血机构财务管理最基本的管理要求，是保障会计信息真实、完整的基础措施。提高原始凭证附件质量，是落实采供血机构规范化、标准化、精细化管理的客观需要。

一、原始凭证附件标准化建设的必要性

原始凭证是经济活动业务发生时，经办业务部门或人员取得或填制的，用于记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。真实、准确地填制和审核原始凭证，是会计核算工作的基础，是确保财务会计信息质量的前提条件。

（一）基于《会计法》的要求

《中华人民共和国会计法》第4条规定，单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责。但是，费用报销附件不规范是普遍存在的问题，几乎是“逢审必有”，费用报销附件不规范，轻则导致会计信息失真，重则可能违规违法，因此规范费用报销附件是非常必要的。

（二）基于内部控制的要求

近几年，国家加大了对内控建设管理力度。首先，要求各单位每年梳理内部控制制度。采供血机构内部控制最基本的目标是保证经济活动合法合规，使其在法律允许的范围内活动。其次，保证采供血机构资产安全，使其不被挪用、贪污等，加强资产有效使用，使其配置合理，避免损失浪费。再次，采供血机构内部控制的重要目标是防范舞弊和预防腐败，使其有效保障社会公共利益。为实现上述内部控制目标，以规范费用报销流程、制定原始凭证附件标准为推手，达到对经济活动风险进行防范和管控的目的。

（三）基于财务信息真实完整的要求

采供血机构财务信息是对采供血经济活动的客观反映，提供真实完整的财务信息是采供血机构的义务。为使财务信息真实客观地反映经济活动的全过程，保证原始凭证质量尤为重要。因此，规范原始凭证附件是保证财务信息真实完整的关键一步。

二、原始凭证附件标准化建设的具体措施

采供血机构在票据取得、填制、报账、审核等环节，通过多环节、严审核对原始凭证附件进行标准化建设，涵盖了从票据取得到归档保管整个环节，达到了规范原始凭证附件标准化建设的目标。

（一）科室配备报账专员协助报销

科室负责人是所在科室的第一审核人，应当对科室所报销事项应知尽知，对本科室所报销经济事项的真实性、合规性承担监督责任，最大程度地把控报销事项真伪。当前，采供血机构人员大多分布在各采血点工作，时间紧、任务重，没有多余精力去全面系统地掌握财务报销相关要求。为规范财务报销原始凭证附件，采供血机构大胆创新，在科室设置1-2名报账专员。报账专员在完成采供血本职工作之余，协助科室负责人办理本科室账务报销事宜。报账专员须具备一定的财务基础知识或对财务实务操作有兴趣，由财务部门对其进行培训后，专职负责科室报销事宜。这样，一方面可以让其他采供血人员有足够精力投入本职工作；另一方面，也符合报销要求，提高了报账效率。

（二）自制内部单据，辅助财务报销附件

有时候只有单一的凭证不足以证明经济业务的来龙去脉，辅助的内部单据更能说明经济业务的完整性，因而可将自制辅助单据作为财务报销附件之一，以加强原始单据的规范性。如:合同付款申请表、质保金退还申请表、劳务费明细表等。以合同付款申请表举例，当科室申请合同进度款时，填写合同付款申请表能准确把握合同付款的进度与合同效果是否匹配合同付款金额，使用款科室心里有数，减少了合同款的重付漏付。

（三）实现原始凭证附件标准化

原始凭证附件标准是以重要的经济活动为基础，主要包括加班值班费、公务接待费、培训费、会议费、差旅费、因公临时出国（境）费、论文版面费、宣传费、劳务费、采购费、维修费、基建费用、日常水电费等。再对每一项经济活动所涉及的不同情况进行细分，根据财经制度和经济活动的业务流程，统一费用报销时所需原始凭证附件。如:（1）加班值班费包括加班费和值班费，加班费报销时需要提供:①加班确认单（有当天值班领导的签字）；值班费又包括行政领导值班和业务科室值班，行政领导值班由行政办公室统一填写科室值班汇总表，各业务科室自行填写科室值班汇总表，报销时需要提供；②科室值班汇总表（有科室负责人签字）。（2）公务接待活动分为外出接待和工作餐接待，所有的接待都在报销凭证上注明用餐人数及餐数。外出接待报销时需提供:①发票；②公务卡刷卡小票；③菜单（注明菜品、单价、总价、加盖饭店公章）；④公务接待审批单；⑤被接待单位公函。工作餐接待需要接待科室负责人和科室分管领导以及行政办公室审批，报销时需提供:临时用餐申请表（注明接待标准、时间、对象、事由）。（3）培训费分为采供血机构人员参加培训（简称内部培训）和对采供血机构以外人员进行培训（简称外部培训）。内部培训是指参加培训而发生的师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费等各类培训费，报销时需附上:①出差审批单；②会议或培训通知文件；③车船机票；④会务费发票；⑤住宿发票；⑥公务卡刷卡POS单。外部培训是指对外开展培训活动直接发生的各项费用支出，包括师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费以及其他费用。报销时需附上:①培训通知；②会议签到表；③培训相关发票；④其他可作佐证的相关材料。（4）会议费是指中心举办各种会议，会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。报销时需附上:①会议通知；②会议签到表；③发票；④其他可作佐证的相关材料。（5）差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费，报销时需附上:①出差审批单；②会议或培训通知文件；③车船机票；④住宿等发票；⑤公务卡刷卡POS单。（6）因公临时出国（境）费包括国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。出国人员回国报销费用时，须凭有效票据填报有团组负责人审核签字的国外费用报销单，各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等并由经办人签字，报销时需附上:①重庆市因公出国（境）人员审核表；②重庆市人民政府出国、赴港澳任务批件；③车船机票；④发票或其他结算单据。（7）论文版面费是指在国家新闻出版总署批准的正规学术期刊上发表的论文，被刊物录用后，期刊编辑向论文作者收取的费用，报销时需附上:①出版物封面及目录复印件；②发票；③出版费需附录稿通知或出版合同。（8）宣传费是为开展无偿献血宣传活动所支付的费用，如宣传费、广告费、制作费、办公用品费等发票作为报销依据，报销时需附上:①发票；②购置申请单或请购单；③合同设备购置费。（9）劳务费分为讲课费、评审费、力资费等，支付劳务费时应通过银行转账方式支付，报销时需附上:劳务费发放表（标注领取劳务费的单位名称、人员身份证号码、联系方式等证明信息，领款人本人签名并由经办人、审批人签字）。（10）采购费包含零星采购和政府采购，一般零星采购由使用科室填写采购申请单，履行审批流程后交采购科室统一采购。货物到达后由库房管理人员和会计共同验收后填写货物验收单签字确认，报销时需附上:①请购单或提案反馈表；②发票；③货物清单；④货物验收单；⑤合同付款申请单；⑥合同。政府采购严格按照政府采购办法规定流程进行，通常政府采购报销时需附上:①购置申请单；②发票；③货物验收单；④合同；⑤合同付款申请单；⑥履约保证金确认单；⑦政府采购项目申请表；⑧特殊采购还需要上级主管部门批复。（11）维修费包括车辆维修、设备维修、房屋建筑物改造维修、其他紧急维修，车辆维修报销时需附上:①维修申请单；②服务验收单；③发票；④维修厂商提供的维修明细单。设备维修（含专用设备和通用设备）报销时需附上:①维修申请单；②服务验收单；③发票；④合同付款申请单；⑤合同。房屋建筑物改造维修报销时需附上:①维修申请单；②工程验收单；③发票；④合同付款申请单；⑤合同；⑥审计部门审核签字认可的造价资料。其他紧急维修，报销时需附上:①维修申请单；②维修记录；③发票；④合同付款申请单；⑤合同或紧急维修说明。（12）基建工程支出（这里主要阐述工程款），报销时需附上:①发票；②工程付款申请及审核表（有建设单位、代建公司、造价公司、项目管理公司及跟踪审计公司共同的签字盖章）；③计量附件。

（四）印发报销手册，举办专题讲座

为了规范财务报销，根据采供血机构具体报销情况进行梳理和归纳，编制可操作的财务报销手册，规定报销凭据的类型、内容、填写等具体内容，明确报销要求、报销流程，以便财务审核有标准，财务报销有依据，从而不会因为审核没有标准、报销没有指南，造成原始凭证附件五花八门。同时，举办财务报销专题讲座，针对报销中心出现的问题，着重讲解票据及附件书写规范、附件粘贴要求、报销审核及审批具体标准等，并现场用票据进行示范，增强报账专员规范化意识，提高报账人员实际操作能力。

（五）建立健全审核机制

在报销入账前对各种财务报销票据的规范性、完整性和准确性审核把关，确保报销凭据和相关业务支出真实有效。为了细化对报销支出审核管理，防止虚假和超范围支出报销，财务科建立财务审核专员和财务报账专员直接对接机制，建立财务报销审核群，把审核出的问题及时在群里反馈，让全采血机构报账人员都知道报销中出现的问题，防患于未然。同时，财务审核人员要坚持原则，对不合规、不合理、不完整的票据不予报销，并对严重影响会计信息质量的票据，及时向相关领导进行反映，把错误遏制在源头。

三、实施效果

原始凭证附件标准化建设以财务报销手册为载体，做到“财务审核有依据，财务报销有标准”，规范了财务报销附件，得到各级领导、广大职工和同行一致好评，收到了良好效果。

（一）增强了财务报账意识

通过举办讲座、印发报销手册等一系列原始凭证附件标准化建设的措施，增强了采供血机构人员报账意识，在财务报销时严格按照报销手册规定执行。规范的财务报销附件可以全面反映经济业务事项的全貌，大大提升财务质量水平，也符合《中华人民共和国会计法》第4条规定的单位负责人对本单位会计工作和会计资料的真实性、完整性负责的要求。

（二）规范了财务报销程序

以财务报销手册为指南，让财务审核有依据，财务报销有标准。采用专人报销、专人审核的方式，在采供血机构人员分布广、时间紧、任务重的情况下，财务报账专员经过统一培训后按照报销手册具体规定填制报销单，准备报销附件，避免了以往一张报销单被无数次改来改去，减少了职工之间的矛盾，降低了审核难度，提高了审核效率，提升了审核质量。有序的报销流程，可以提高财政资金使用效益、防范财务风险。

（三）避免触碰财经纪律“高压线”

党的十九大以来，各级审计机关经济责任审计、财务收支审计、内部控制审计以及各级党委巡视巡察等越来越严谨细致，各级采供血机构接受检查和审计工作也越来越频繁。现在审计和巡视巡察检查的重点几乎都把精力放在执行中央八项规定上，查出的问题较多，追责也越来越严厉。通过财务报销原始凭证附件标准化建设，避免了触碰财经纪律“高压线”，杜绝了违禁行为，采供血机构接受各种检查和面对各种审计，都能交出满意的答卷，得到了监督机构肯定。

四、结语

好的制度必须要有好的执行，只有在执行中监督，监督中总结，总结中完善，才能不断提升财务报销规范化。原始凭证附件标准化建设是一项系统长期工程。在实践应用中，由于业务复杂，原始凭证附件种类繁多，财经政策变动快，给附件标准化管理带来了较大难度。实践中采供血机构采取内部自查、上级主管部门专项审计以及聘请会计师事务所实施审计，对发现的问题不断改进和规范，以确保附件标准化建设有效推进。