现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的运用

叶萍

（中国铁路哈尔滨局集团有限公司，黑龙江哈尔滨 150001）

现代化档案管理需要依托信息技术而实现高效、精准的档案管理，可简化档案管理流程。将之应用于国有企业档案管理之中，可减轻管理人员工作量，实现高效档案管理，同时也可防止出现档案文件缺漏现象，提升档案资料检索与查阅便利性，在现代化信息技术支持下增强档案资料机密性与安全性，还可通过局域网存储、备份处理、加密程序设置、设定使用者权限等方式保障档案资料的存储与利用安全。

1.国有企业管理中应用现代化管理技术与服务方式的问题所在

1.1 信息素养不高、服务意识缺失

多年来，国有企业传统档案管理思想根深蒂固，所应用的管理方式也相对陈旧，档案管理人员自身不具备良好的信息素养，并且服务意识有所欠缺。即便国有企业针对档案管理组织了相应培训活动，然而部分档案管理人员的教育培训参与意识不强，未能基于时代发展与需求变化自主强化自身的综合素养，国有企业档案管理中现代化管理技术的应用需求得不到满足，也未对服务方式的转变提供有利条件，制约了国有企业的档案管理工作成效。

1.2 信息技术优势功能挖掘不深入

因国有企业档案管理人员自身信息素养不足，不具备信息化管理设备娴熟操作的能力，导致现代化管理手段的应用频繁出现操作问题，限制了现代化管理方式应用价值的最大化彰显，有时管理效率比之传统管理方式还有所不及。[1]此外，因日常工作中对现代化管理方式的类型划分未做着重突出，应用信息也不够明确，因而档案管理人员未能深入与了解现代化管理模式，也未深入挖掘现代化信息技术的功能价值。

1.3 缺乏健全的档案管理制度

目前国有企业虽制定了档案管理相关制度，然而却未建立连带责任追究制度，同时也未制定完善的监督审查及定期维护管理机制，由于制度的不健全，致使当前的制度体系与现代化管理模式下的应用要求不相契合，未能对现代化档案管理技术的应用、服务方式的实施提供可靠的制度保障，从而限制了档案现代化管理成效，削弱了服务方式应用效果。

2.国企档案管理中现代化管理技术及服务方式有效运用的可靠路径

2.1 加强档案管理者综合素质能力建设

2.1.1 严格把控人才聘用环节素养能力考核关

国企聘用档案管理人才时，应将其是否具备良好的信息素养、服务意识是否充足、创新思维与能力是否具备作为考核重点，模拟工作情境，通过归类大量档案任务的下达，要求应聘人员在固定时段内利用信息化档案管理系统独立完成档案归类任务，结合应聘人员的归类速度、归类清晰度，筛选出素质能力高超的人才担任档案管理工作，从而保障现代化管理手段及服务方式的顺利落实[2]。

2.1.2 建立健全人才培训机制

国企应结合现代化管理手段的应用需求，结合服务方式调整的必要能力，针对档案管理人员展开对应培训，培训内容应以一体化档案管理模式的引入为主，展开信息化档案管理系统培训，并重点提升档案管理者的服务意识及创新思维，强化其工作责任感，从而全面提升国企档案管理者的综合素质能力，确保现代化管理手段及服务方式的应用条件具备、应用需求得到有效满足。

2.2 实现信息化管理技术的深入开发

目前，国有企业逐步引入以基于信息技术的档案管理技术，应用效果有目共睹。但国企现代化档案管理目标的实现、服务质量的提升需要以信息化档案管理技术的深入开发为基础，加强对数据存储、信息挖掘以及信息检索等先进的技术手段的研发，通过技术支持保障信息化档案管理系统的建立与应用。

2.2.1 加强完善性信息交流机制建立

国有企业应在信息技术支持下完成开放性、通畅性的信息沟通与交流平台，根据档案管理层次设定各个档案管理人员的访问权限，以便其可在自身查阅范围内进行档案信息的快速检索与查找，有效展现现代化管理方式的应用价值。

2.2.2 引入安全管理系统

档案管理系统应用过程中，应实现安全管理系统的有机融合，在其保障下提升档案信息管理的安全性，可通过电子文档备份弥补因意外丢失数据所产生的损失，也可建立单独的局域网系统，实现备份信息在此系统中的安全存储，防止开放性网络下因非法入侵而导致重要信息泄露或损毁，从而为国有企业现代化档案管理目标的实现提供安全保障。

2.3 构建科学完善的档案管理制度体系

国有企业档案管理计划的落实、档案管理质量的保障需要科学、完善、可行的档案管理制度体系为基础，可在此体系支持下，确保现代化管理手段的科学应用，确保服务方式的顺畅实施，从而彰显二者的应有效用，因此，健全档案管理制度体系势在必行[3]。

2.3.1 加快一体化管理制度建立与落实

一体化管理的实现可在档案管理工作中引入现代化文秘制度，档案借阅与传输过程中，要做好详实的档案保存及上缴情况记录，通过一体化管理制度的完善逐步实现高精准度、规范化的档案管理工作，以此提升国有企业档案管理的科学性与合理性，确保档案管理规划的有效落实。

2.3.2 制定与实施连带责任追究管理制度

应对当前国有企业所采用的档案管理制度进行细化与改革，面向所有档案管理人员进行工作任务分解，并引入科学的问责机制，通过连带责任追究管理制度的完善建立，在问题出现时及时查找到源头，并对相应负责人给予适当的惩处，以警示其他人员做好本职管理工作，最大化提升档案管理工作质量。

2.3.3 建立与推行监督管理机制

作为国有企业管理体系中的关键部分，档案管理涉及管理内容众多，既要对档案资料进行归类与保存，还需对档案资料进行加密处理，且需审查各个档案管理环节，将其中存在的安全隐患有效排查出来。[4]为此，需要通过严格性、全面性的监督管理机制的建立，确保安全隐患能够得到及时发现与化解，以此实现高精准性与高效性的现代化档案管理。

2.3.4 确保安全防护管理有效落实

现代化管理模式应用初期，现代化管理技术的应用或服务方式的实施难免出现问题，如利用信息技术管理档案时，会因网络的开放性而导致信息安全面临威胁，需要通过档案管理者的安全管理意识强化、档案管理系统操作熟练度与正确性的提升，避免于操作中点击带有病毒的链接而导致系统出现漏洞，应定期检测系统，及时针对发现的漏洞进行处理、查杀系统中的病毒，以此确保档案管理系统的安全可靠运行。

3.结语

国有企业自身发展壮大的同时，档案管理方面的工作要求也随之提升，为此，国有企业必然要通过现代化管理技术的引入以及新型服务方式的应用而提升档案管理效果。未来，国企档案管理必然要以信息化改革为核心，逐步实现一体化管理，为此，国企档案管理人员应加强现代化管理手段及服务方式在本单位档案管理工作中的正确应用，通过加强档案管理者综合素质能力建设、实现信息化管理技术的深入开发、构建科学完善的档案管理制度体系三个方面确保现代化管理手段及服务方式应用价值的充分彰显。