现代石油企业文书档案收集与归档工作创新策略

李明燕

摘要：21世纪以来，伴随着我国城市化发展的不断加快，我国现代石油企业文书档案类型众多，做好收集与归档工作，能够保证文书档案的完整性，为企业日常事务处理、发展战略调整等提供帮助。文章通过分析现代企业文书档案收集与归档工作现状及存在问题，提出了具体可行的创新策略。

关键词：现代石油企业;文书档案;手机归档;工作创新

引言

石油企业文书档案是指企业在行政管理事务中形成的，由通用文书转化而来的档案。石油企业文书档案包括各种决定、请示、批复、会议记录、会议简报、企业年度计划及总结等等，记录了企业行政管理过程中的重大决策、重要决定，做好石油企业文书档案管理工作对提升企业行政管理水平具有积极现实意义。石油企业文书档案收集与归档是石油企业文书档案管理工作的前提和基础，也是一项重要的管理环节。石油企业文书档案资料收集的完整性、归档的准确性等等，都是直接影響石油企业文书档案管理整体水平的重要因素。因此，要高度重视石油企业文书档案收集与归档工作，为石油企业文书档案管理工作奠定扎实基础。

1现代企业文书档案收集与归档工作现状

1.1制度上不够健全

建筑施工石油企业文书档案收集、归档有着严格的规范和标准要求，需要完善的规章制度予以保障。但在实际工作中存在着重管理、重利用，缺乏前端的文书档案资料收集、归档相关的规章制度，尤其是文书档案收集、归档的检查、监督和相应的奖惩制度不够健全，影响了整个石油企业文书档案收集、归档的工作效率。

1.2文书档案收集与归档的工作力度较小

纵观当前石油企业文书档案管理工作的现实情况，文书档案收集与归档的工作力度较小。在实际进行文书档案内容收集时，所使用的收集方式不够先进，对当前的先进技术尚未进行及时有效的应用，依然沿用传统落后的收集方式，这样的状况对于文书档案整体管理工作是非常不利的，不但导致工作效率无法得到提升，并且在处理过程当中还会出现很多差错，难以及时有效地进行落实。此外，因为文书档案的收集工作落实不够彻底与全面，属于石油企业文书档案管理工作中的一种常态，所以要重新进行有序管理是非常困难的，实际进行归档时更是困难重重。

1.3石油企业文书档案管理人员缺乏较高的管理意识

首先，在部分石油企业中，相关部门以及管理人员对于文书档案的收集与归档并不重视，而且管理人员自身也缺乏专业性的管理能力及素养，其自身的管理意识更是不足。比如，在对文书档案进行级别划分时，相关管理人员只关注重要文件，而缺乏对普通文书档案的重视，这样很容易降低文书档案收集与归档工作的效率与质量，在这种情况下，有些比较珍贵的档案资料会出现收集不完整的问题，甚至还有可能出现缺失以及破损现象，致使文书档案的真实性无法得到有效的保障。其次，部分文书档案的管理人员自身缺乏工作责任感。在文书档案的收集与归档工作中，管理人员是重要的执行者，一旦在人员要素方面出现问题，会让工作质量与效率被拉低，其中文书档案的相关资料也难以得到高效的利用。比如，一些管理人员在对文书档案资料进行处理时，没有对文书档案的来源以及出处进行认真核实，导致这些资料的真实性以及可靠性无法得到保障，致使文书档案收集与归档工作缺乏严谨性以及规范性。

2现代企业文书档案收集与归档工作创新策略

2.1健全规章制度，增强收集、归档工作规范

无规矩，不成方圆。建筑施工石油企业文书档案的收集、归档工作也不例外，只有建立完善的收集、归档管理规章制度，才能保障整个收集、归档工作的规范化。对此，应从检查、监督和奖惩三个方面为建筑施工石油企业文书档案收集、归档予以规范。一方面，建立文书档案收集、归档检查制度，重点检查各个部门及各个环节是否做到了应移交尽移交，应归档尽归档，并根据检查的结果，要求建筑施工石油企业中的相关部门做好整改，确保文书档案收集、归档工作符合标准和要求。另一方面，是要建立相应的文书档案收集、归档监督制度。如，成立文书档案移交、归档工作监督领导小组，对员工反映或者在检查过程中发现文书档案移交、归档方面存在问题或违规行为的，应及时根据规定作出相应的处理。此外，建筑施工石油企业还应从奖励和惩处两个方面制定具体规定，既要对收集、归档工作做得的个人或部门给予物质或精神方面的奖励，对未按规定和要求做好文书档案收集、归档的，给予相应的处罚，形成奖优罚劣机制，提升石油企业文书档案收集、归档的整体水平。

2.2做好石油企业文书档案管理宣传工作

为推动石油企业办公室工作的开展，提高文书档案收集与归档效率，管理者需要在思想上引起高度重视，将宣传工作做到位。第一，在文书档案管理过程中，档案管理人员要转变思想观念，主动投入到文书档案收集与归档工作中，应该积极采取档案编研、简报编制等措施，提高档案利用价值，扩大文书档案宣传范围。第二，发挥新媒体的作用，通过新媒体宣传文书档案利用效果，提高全员归档意识，这也是宣传文书档案管理工作的有效途径。第三，为促使文书档案管理方式与工作流程更加规范，档案管理者应该定期全面、认真核查档案库中的内容，防止文书档案出现信息失真的问题，保证文书档案在现代石油企业管理中得到高效利用。第四，要通过对文书档案作用的宣传，提高管理者的重视程度，调动档案管理人员及各部门兼职档案管理人员的积极性，全身心投入到文书档案收集与归档工作中，保证与档案管理标准相符。

2.3增强档案管理人员的专业能力素养

作为档案管理人员，其自身要具备专业的档案管理能力以及相关素养，档案管理能力就是指文书档案管理的专业知识以及能够将相关专业知识灵活有效应用到管理工作中的能力，而专业管理素养则是指工作责任感、认真的工作态度、敬业心理等品质，这样才能够在石油企业的文书档案管理工作中发挥出重要作用，促使文书档案收集与归档这一工作顺利开展。基于此，相关石油企业的主管部门需要对档案管理人员进行全面了解与掌握，并根据管理人员实际工作情况以及阶段性的绩效考核目标，制定合理且适合档案管理人员的专项培训计划方案，通过专业有效的培训，并在培训内容中融入先进的管理思想理念，让管理人员能够在较短时间内掌握专业的档案管理知识技能，提升其自身的工作素养，同时还要在培训结束之后，对其进行科学的考核测评，有效把握培训的效果，若是发现不足之处，要予以完善，以此促使管理人员自身专业能力素养的提升。

结束语

总而言之，文书档案管理在现代石油企业的管理工作中是关键的环节，所以，为了促进石油企业在激烈的市场竞争中获得良好的发展，一定要强化文书档案内容的收集与归档，创建更为完善的档案管理工作制度，使档案收集与归档工作落实到位。要对工作方式进行合理有效的创新与改革，并且强化对石油企业文书档案管理工作者的教育与培训，让其具有更强的业务工作能力，有更认真、严谨的工作态度。在文书档案收集与归档工作中，要根据单位当前的工作现状，对工作中存在的问题进行认真解决。及时改进档案管理机制，创新档案管理工作方法。全面提高档案管理质量和效果，为单位的未来发展创造良好的条件。

参考文献

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