“双一流”建设背景下高校档案管理工作研究

2021-11-22王学娟吴卫波承德医学院

灌篮 2021年35期

王学娟吴卫波承德医学院

“双一流”指世界一流大学与世界一流学科。“双一流”是新时期背景下中国高等教育发展的重要目标，是继“211工程”“985工程”后的又一国家战略，是为新时期社会主义现代化建设培养高素质人才而服务的关键。在“双一流”建设背景下，高校档案管理工作发挥着至关重要的作用，能够促进“双一流”高校教育理念凝练与践行、推动高校职能履行、传承“双一流”高校文化，值得采取各种措施做好相关工作。

一、当前高校档案管理工作存在的问题分析

（一）档案管理重视程度不够

虽然档案管理在“双一流”背景下已然成为高校管理的重要部分，但是依旧有部分高校对其缺乏正确认知，重视程度明显不够。一方面，部分高校长期将专业与学科建设放在首位，对包括档案管理等在内的其他工作缺乏足够重视，在“双一流”背景下这一现象依旧较为普遍；另一方面，不少高校人员对档案管理的认知还停留在较为原始的阶段，并没有与时俱进地更新管理观念，对“双一流”背景下高校档案管理的创新趋势了解不够。在重视程度不够的情况下，高校档案管理工作的开展自然难以有效展开以及取得良好成效。

（二）管理制度不完善

完善的制度历来都是支持档案管理工作有效开展的基础。然而部分高校在“双一流”建设进程中没有充分考虑新时期对档案管理的影响以及新要求，同时对原有档案管理制度中存在的问题改善和解决不到位，导致整个制度体系存在不少的缺陷与不足，并不能完全满足基于“双一流”的档案管理需要。诸如具体的管理责任划分不明确、管理流程繁琐等问题的存在，更是会严重影响档案管理的有序落实。

（三）管理人才欠缺

“双一流”背景下，高校档案管理要求有所提升，相应的管理人员整体素养也需要得到综合提升。但是目前高素质的专业管理人才数量有限，同时高校在职的档案管理人员整体素养偏低，普遍存在年龄大、专业知识与技能水平不高、对基于“双一流”的档案管理认知不够、创新意识与学习能力差等不足。在缺乏优秀人才支撑的情况下，高校难以有效适应“双一流”建设需要并构建高质量的档案管理模式。

（四）档案利用不到位

目前不少高校档案管理工作的开展都停留在较为浅层的阶段，即将档案作为记录学校相关事宜、信息、数据等的载体，只关注档案的记录作用。实际上档案管理不仅要对档案内容进行采集、编制、记录、保存等，更需要积极挖掘档案中的有用信息，积极探索高效的档案利用路径，进而借助档案更好地支持学校建设、管理和发展。目前停留于浅层的档案管理模式，自然难以为“双一流”高校的全面、良好建设提供多维度的有力支持。

二、“双一流”建设背景下优化高校档案管理工作的策略

（一）明确档案管理主体及权责

档案管理工作的开展需要以明确主体以及相应权责为基础，进而确保具体管理能够有序开展。高校档案管理需要由档案机构中的专业档案工作人员负责，应当实行专业技术职务聘任制或职员职级制。其中专业技术职务聘任制指根据实际需要设置具体的档案管理岗位，在定编定员的基础上确定高、中、初级职务的合理结构比例，并对各个岗位的具体职责以明确的、详细的制度进行规范。在实际实施专业技术职务聘任制时，需要由学校领导负责以及管理人员按照具体的要求、流程对专业技术人员进行聘任或任命，具有一定的任期。而职员职级制则是通过职员职级评定工作为档案管理人员拓宽晋升渠道，形成包含高、中、初级职员在内的岗位晋升体系，职级和薪酬待遇直接挂钩。不管是实施哪种档案管理人员任职机制，高校都需要充分明确具体的岗位职责。通常高校档案需要构建以档案馆馆长为主的档案管理结构。其中馆长作为高校档案管理结构的主要负责人，需要全面负责高校的档案行政管理工作，组织拟订并组织实施档案工作规章制度，制定并组织实施档案工作规划和年度工作计划，组织档案人员学习、宣传和贯彻执行《档案法》等有关法规文件，落实档案工作年度经费预算与经费使用管理工作，指导、组织、协调、监督和检查学校各部门的档案工作，规划与实施学校档案管理现代化建设工作，鉴定与销毁学校档案，组织与协调档案工作执法检查工作，安排调整馆内各类人员工作岗位，组织馆内各级人员的履职考评，组织开展档案科研与学术研讨活动，完成学校领导交办的临时任务。而副馆长则需要协助馆长完成各项工作，并且需在馆长不在时代理履行馆长职责。至于馆办公室、档案保管利用室、业务指导室、计算机及信息开发室等部门，则需要在馆长与副馆长的领导下有序完成各项档案管理工作。

（二）完善归档档案类型体系

高校工作较为繁杂，广泛覆盖各个方面，如专业、学科、学生、毕业、教师、后勤等，相应的档案类型较杂、数量较多、管理难度大，需要完善归档档案类型体系，进而分门别类、有序落实建档归档工作。“双一流”背景下，高校档案归档类型主要包括以下部分：1.党群类档案。高校的党委、工会、团委、民主党派等组织在运行的过程中，会生成各种材料，这些材料可统一归为党群类档案，如会议文件、工作计划、文件材料等。2.行政类档案。高校行政工作中生成或相关的各种材料，均可归为行政类档案，如行政会议文件、人事管理材料等。3.学生类档案。以学生为对象的材料均可归为学生类档案，如高中档案、入学登记表、学籍信息、党团组织信息、奖惩记录等。4.教学类档案。在教学工作中生成的相关材料，均可归为教学类档案，如教学管理信息、教学实践记录等。5.科研类档案。高校组织开展科研工作相关的材料，均可归为科研类档案，如科研实践活动中形成的文件材料、多个单位协作完成的研究课题等。6.财会类档案。财务会计工作历来是支持高校运行的基础工作，工作中生成的相关材料均可被归为财会类档案，如各部门年度预算等。除了这六种重要的档案类型外，“双一流”背景下高校往往还需要归档形成基本建设类档案、仪器设备类档案、产品生产类档案、出版物类档案、外事类档案等。

（三）构建纸质档案与电子档案并行的管理模式

纸质档案作为传统的档案数据记录形式，其有着一定的不可代替性。而电子档案作为基于信息技术的档案形式，其在实践应用方面具有诸多优势。“双一流”背景下，高校需要继续巩固纸质档案基础，同时大力建设电子档案体系，形成双媒介并行的档案管理模式。加强档案管理基础建设，建设专用且符合档案管理要求的档案库房，按照相关规定对档案进行归档、保存和管理，而且针对涉密档案需要建设专门的库房进行保存。加强对纸质档案库房的管理，未经允许严禁无关人员随意进出，同时需要做好库房的防火、防潮、防虫处理等。至于电子档案的建设则需要以信息化建设为基础，做好规划、投入资金并持续建设与完善数字图书馆。

（四）完善档案管理制度

对具体的档案管理制度加以完善，能够支持具体管理工作有序、高效开展。以科学、具体的制度规范档案人员的职责，严格要求工作人员按照制度做好本职工作。对具体的文件归档、档案收集整理、档案保管、档案保密、档案查阅和借阅、档案统计、档案鉴定销毁、业务书刊（资料）管理等在内的相关制度进行规范，并在工作中结合“双一流”特点和趋势进行积极创新、优化和完善，逐步构建起高质量的制度体系，为管理工作的开展和落实提供支持及保障。尤其要积极完善信息化管理制度，通过完善的制度为信息化背景下的档案管理工作创新发展带来更多可能。

（五）加强档案管理人员队伍建设和管理

高素质的人员队伍是支持“双一流”高校做好档案管理工作的基础。高校应当根据“双一流”需求以及自身实际情况，合理规范档案工作人员的综合素养，并对不同岗位人员的具体素养提出明确要求。通常而言，高校基层档案工作人员应当具备高水平的专业知识和技能、丰富的工作经验、良好的创新意识与学习能力、优秀的信息技术素养以及强烈的职业道德。高校需要基于此积极落实档案人员队伍建设和管理工作，适当提高档案人员聘用标准，以严格要求确保新进入岗位的档案人员均能完全胜任档案管理工作。针对在岗的档案人员，则需要定期进行考核与培训，通过专业培训持续推动档案人员队伍整体水平同步提升，更好地适应“双一流”建设需要以及档案管理工作开展。另外还需要加强档案人员管理，严格要求所有档案人员按照制度和规范做好本职工作，加强监督，为高质量的档案工作开展及落实奠定根基。

（六）全面深化档案利用

全方位深化档案利用，是双一流背景下高校档案管理的主要发展趋势。“双一流”建设进程中，高校需积极推动档案利用需求多样化、方式多元化、内容丰富化发展。以加强档案管理法制化建设为基础，注重对档案信息原始性的保障，充分利用大数据、云计算、人工智能、数据可视化等先进技术，全面深化对各类型档案数据与价值的有效挖掘和利用，能够为高校档案管理水平提升奠定根基，也能为高校管理提供大量有价值的信息。