浅谈卫生健康行政许可档案的重要性

文/济南市行政审批综合保障中心 吕秋仪

卫生健康行政许可是各级卫生健康行政机关按照法律规定，通过事前控制方式对卫生健康事业进行管理的一种重要手段。从应用情况看，卫生行政许可档案是卫生健康行政部门和行政审批服务部门依法实施卫生行政许可各项事项申请、管理、审查、决定、送达过程中所形成的具备保留价值的文字、图片等形式的记录。卫生健康行政许可档案记载了卫生健康行政许可行为，能够为卫生健康行政许可活动的开展提供重要法律依据支持，是卫生健康行政部门和行政审批部门各项工作规范化管理的重要体现。

一、卫生健康行政许可档案的特点分析

（一）卫生健康行政许可档案类型众多。当前，卫生健康行政许可档案类型基本分为三类，分别为：医疗卫生档案、公共卫生档案、医师护士档案。这些档案具体分为多个小的类型，以公共卫生档案为例，具体包含公共场所档案、涉水产品档案、消毒产品档案、供水单位档案等。向下还能够细分为新办档案、变更档案、延续换证档案和注销档案等。

（二）档案生成数量较多。在各种社会资本不断进入医疗卫生领域的今天，卫生健康行政许可业务量不断增加，各类卫生健康许可档案数量成倍增长，这些档案大多集中在医师和护士执业注册档案上。档案的生成管理需要在行政审批人员的指导、监督下对各部门人员的申报资料进行综合分析，之后按照卫生行政许可审核的基本程序和管理规定，对这些档案内容进行审查、管理，各类档案信息最终生成文字性资料。

（三）档案的保管期限不同。根据《山东省卫生计生行政许可档案管理办法（试行）》中规定，卫生健康行政许可档案的保管期限根据许可事项的不同性质划分为永久、30年和5年。《医疗广告管理办法》规定医疗广告成品样件和审查意见保存时间，自《医疗广告审查证明》生效之日起至少2年。不同的卫生健康行政许可档案有着不同的保管期限。

二、卫生健康行政许可档案管理存在的问题

（一）卫生健康行政许可文书制作存在的问题。第一，卫生健康行政许可文书使用不规范。根据卫生部门颁布的文件要求，省级卫生行政部门可以根据实际情况来适当增加许可文书。但是从实际应用情况来看，卫生健康行政许可文书档案的使用不够规范，一些许可案卷中没有明确的落款。第二，卫生健康行政许可档案中一些许可申报资料不符合规定。在卫生健康行政许可申报的时候，有关申请人提交的申请资料不符合相关要求，表现为缺少必要的卫生设施布局平面图、卫生设备、消毒设备清单资料。第三，卫生健康行政许可档案文书制作不规范。卫生健康行政许可档案制作过程中存在申请资料填写不完善、提交资料缺乏必要公章、资料审查不规范、资料核查不仔细等问题。

（二）卫生健康行政许可档案管理存在的问题。第一，缺乏对卫生健康行政许可档案管理的重视。一些基层单位领导以及卫生健康行政许可申办人员对卫生健康行政许可档案存在的意义和作用缺乏深刻的认识，在具体工作中一味关注卫生健康行政许可的数量，忽视了对卫生健康行政许可档案申请资料的审查。第二，卫生健康行政许可档案材料管理不科学。1.组卷不科学。在卫生健康行政许可档案管理的时候，没有严格按照申报事项对其进行分类，没有将类似的事项归为一个管理区间，更没有按照保管期限进行立卷处理。2.归档资料不规范。卫生健康行政许可档案归档资料不规范突出表现为：卷内资料的排列顺序不科学；档案资料的草拟文件介质使用不科学；卷内页码编制存在遗漏的问题；案卷封面拟定过于抽象。

三、卫生健康行政许可档案管理优化对策

（一）规范卫生健康行政许可基本行为。第一，相关人员需要在第一时间及时、准确地对外公布卫生健康行政许可档案的各个事项、行政许可办事指南、一次性告知等内容。卫生健康行政许可行为的各项事宜不仅要在当地卫生监督网站、政务服务中心网站窗口公开，具体细节还需要参考受理窗口的申请表格和资料模板。第二，规范卫生健康行政许可文书的制作。结合当前社会发展对卫生健康行政许可的要求，按照《山东省卫生计生行政许可档案管理办法（试行）》文件要求，对卫生行政许可文书进行规范化。

（二）强化卫生健康行政许可档案室的建设。卫生健康行政许可档案的管理需要在特定环境中进行，为此，需要相关人员调动一切积极因素打造卫生健康行政许可档案室，为卫生健康行政许可档案室购进符合档案要求的各项装备和设备，从而使得卫生健康行政许可档案管理满足现代化需要。另外，还需要制定卫生健康行政许可档案使用制度，规范有关人员使用和查阅档案资料的行为，确保档案使用符合指定的章程要求。

（三）强化对卫生健康行政许可档案的管理。实现对档案的集中性保管。第一，不管是什么级别的卫生健康行政许可档案管理机构，都需要严格按照集中保管的原则进行档案管理，严格禁止出现个人分散性管理档案的行为。第二，按照《山东省卫生计生行政许可档案管理办法（试行）》文件要求，借鉴《山东省行政许可档案管理办法》的基本要求对卫生健康行政许可档案进行管理，严格筛选档案管理人员，安排具备一定专业能力的人员从事卫生健康行政许可档案管理。第三，完善卫生健康行政许可档案考核制度。通过卫生健康行政许可档案管理制度的建立来提升整个档案管理质量。另外，在档案提交的过程中，还需要相关人员严格把好许可案卷归档质量关卡，对档案提交资料不完善、缺少必要审批签字盖章、归档不符合要求的卫生健康行政许可档案案卷一律予以退回。

（四）加强卫生行政许可档案的基础设施建设。通过为卫生行政许可档案管理提供充足的设施设备支持，能够更好地优化档案管理，其中，在卫生行政许可档案管理的过程中，需要根据实际工作需要来提供专用库房、阅览室、档案工作人员办公室等，并购入档案装备和设施。

四、结语

综上所述，卫生健康行政许可档案是各地区卫生健康行政机构按照法律规定采取事前控制的方式来管理卫生健康事务的手段。这项工作的开展能够更好地促进卫生健康事业的发展。为此，在新的历史时期，需要相关人员根据卫生健康行政许可档案管理特点和基本需求，从多个角度着手思考怎样优化卫生健康行政许可档案管理，通过制度的完善、人员的培训、基础设施的建设更好地优化卫生健康行政许可档案管理，促进卫生健康事业发展。