档案管理中精细化管理的应用实践研究

文/广东海洋大学 陈漫翔

相比传统的档案管理理念，精细化管理具有现代性、可操作性、针对性强的特点，在档案管理中实施精细化管理可以实现组织单位服务效能的最大化。组织单位要提升自身的综合竞争力，实现组织的可持续发展，就必须从内部管理着手，通过精细化管理完善档案管理过程，将档案管理工作的作用充分发挥出来。

一、传统档案管理中存在的问题

传统档案管理中存在的问题主要包括以下几个方面：

（一）档案管理的流程问题。现在很多单位所用的档案管理流程仍然是传统的方法，手动分类档案，再按照顺序分类放在分类架上。手动档案分类的弊端是不仅效率低下，而且手动分类错误率高，甚至会出现档案丢失的问题。比如档案保管手段落后导致档案内容模糊、损坏，即使采用了一些修复手段，所能挽回的也十分有限，档案资料的丢失对于单位而言，无疑是巨大的损失，严重者甚至会影响到单位的有序发展。

（二）档案管理缺乏规范标准。档案管理中归档是一个重要环节，但是很多单位的档案借出后，归档问题十分突出，要么是档案归还不及时，或者档案管理人员收集效率低，还有可能出现归档错误等问题，后续应用档案资料时，可能会由于内容混乱而难以查找资料。造成这一问题的主要原因是档案管理缺乏规范标准，管理人员未意识到档案管理工作的重要性。弱化档案管理的重要作用，最终导致档案管理流于形式，失去档案管理的实际意义。

（三）档案管理信息化水平低。现代社会，信息技术已经融入各行各业各个领域，但是很多单位还在沿用原始的档案管理方法，信息化管理水平有待提升。虽然现在市面上有很多档案管理软件，但是仅仅包括一些基本功能，不仅无法与其他信息系统有效衔接，而且对其他信息系统生成的电子文件兼容性差，这些均会直接影响到单位档案管理效率及效果。虽然有些组织单位将纸质档案扫描上传至计算机系统，扩大了归档范围，然而在实际管理中，物理档巡查与电子档案的管理仍然存在较多误差及错误，无法将档案管理模块与自动办公系统融合在一起。

二、精细化管理在档案管理中的应用价值

精细化管理强调针对性管控，从细节着手实现整个流程的管理，以保证档案资源的完整性、真实性。具体而言，档案管理中，精细化管理的应用价值主要体现在以下几个方面：

（一）精细化管理可以实现档案管理服务功能的最大化。档案管理本质上的功能是服务于单位的发展，精细化管理是一种新的管理思想，将其应用于档案管理能够提高档案管理的实际效果，突出档案管理的服务功能。档案的精细化管理与日常工作相融合，有助于成员自觉按照精细化管理的思想约束自己、要求自己，营造积极向上的工作氛围，保证精细化管理的有效实施。

（二）推动企业的发展与进步。档案管理不仅是单位运行活动及发展经历的记录，还是发展决策的依据与参考，因此对于单位的影响是潜移默化的。档案管理包括各种数据、资料、文件凭证等，档案管理人员主要是从这些数据信息中总结具有价值的内容，强调档案管理的工作价值，提高单位的运行效益，为发展打下坚实基础。

（三）提高单位管理的科学化水平。单位中各成员的行为导向需要对应的规章制度来约束，规章制度的主要作用除了约束人员的行为外，还可以促进工作效率的提升，因此精细化的管理制度能够对组织成员的行为进行约束，并提高档案管理的工作效率，激发档案管理人员工作的积极性，推进档案管理工作的有序进行。

三、档案管理中精细化管理的应用实践

具体而言，在档案管理中实施精细化管理可以从以下几个方面着手进行：

（一）增强精细化管理意识，转变管理理念。一方面，组织管理人员要充分认识到档案管理的重要作用，为档案管理工作提供强有力的保障，激发档案管理工作人员工作的积极性。组织管理人员可以在组织内部加强档案管理工作的宣传，参照《档案法》中相关条例对组织内部的档案管理工作细节设定明确标准，强化组织成员的档案管理意识，使其积极配合档案管理部门的工作。另一方面，强化精细化档案管理意识。档案管理工作人员要积极学习精细化管理理论，用新观念看待传统档案管理工作中存在的问题，并对其进行优化与改良，充分利用现代信息化技术提高档案管理工作的效率。

（二）建立精细化的档案管理制度。精细化的档案管理制度包括档案管理相关的政策、所涉及的法律法规、具体的管理办法等等，明确的管理制度是档案管理的依据，有章可循才能保证各项工作正常开展。要贯彻执行《档案法》，强化档案管理工作的法律意识；各单位要根据自身的实际情况完善现有的档案管理制度，确保档案资料内容的完整、真实，并严格落实执行各项规定。首先，要按照档案资料的阶段性或内容性对档案进行科学分类，根据分类标准设定专业人员进行收集、整理。其次，建立针对档案管理的结构设定对应标准，比如档案归档时间、档案收集规范等等。再次，系统性评估已经收集完成的档案资料，综合分析档案资料的整体利用效率、内容质量等，分析各类档案的实际价值，并建立一套完善的档案资料评估体系。针对档案管理人员的工作绩效建立一套客观、公正的评价体系，根据档案资料的整理情况、应用价值评估管理人员的工作绩效，以激发工作人员的工作积极性。最后，建立档案管理工作监督机制。监督机制可以督促档案管理工作有序发展，避免精细化档案管理流于形式。单位可以针对档案管理的岗位职责制定科学、公平的监督考核机制，监督部门具有指导、检查档案管理工作的权利，督促档案管理人员做好档案资料的整理与维护。

（三）增强工作人员的专业技能，加强信息化建设。我国已经全面步入信息化时代，档案管理工作也要积极运用信息技术提高工作效率，全面落实精细化的管理理论。首先，在分析相关档案资料时，可以利用节点传播、大数据技术等分析档案资源的内在规律及基本特征，充分挖掘档案资料的内在价值，以为组织发展决策提供更具参考意义的内容。其次，档案管理信息化建设中要明确档案管理人员的岗位责任，用精细化的管理要求约束每个工作人员的日常行为，督促其严格要求自己，尽职尽责完成本职工作。加强档案管理人员的职业技能培训，不仅要培训档案管理的相关内容，还要加强其信息素养的提升，包括档案资料的收集能力、信息资源的检索能力、网络安全的管理能力、硬件的检查与维护能力等等，所有人员必须经过考核，合格后才能上岗，进一步提高档案管理的质量及效率。最后，加强硬件建设。档案管理信息化建设除了要提升管理人员的软实力以外，还要加强硬件设施的建设与投入，利用电子档案管理系统提高工作效率及工作质量。在设计档案管理系统时，除了要保证系统基本的电子档案管理与查询功能外，还要与组织内的其他办公系统结合在一起，包括办公自动化、信息管理系统等，实现纸质档案与电子档案的互相结合，从根源上解决传统档案管理还档不及时、收集效率低、归档错误等诸多问题。

（四）将档案管理纳入组织管理范畴。档案管理作为组织管理的一部分，其与组织管理是不可分割的一个整体，要实施精细化管理，就要将档案管理纳入组织管理中，全面渗透精细化管理理念。档案管理人员要充分认识到档案资料完整性与精确性的意义，合理设定档案管理工作目标，结合具体的工作内容采用多元化的管理模式，实现档案资料的合理分类与整理。精细化管理理念的全面渗透可以增强档案管理的系统性与条理性，满足档案管理的需求，提高档案整理与归档水平。档案管理处于基础性地位，因此单位要将档案管理纳入统一规划范畴，有序推动精细化管理建设，保证精细化管理制度的有序实施。此外，还要在日常工作中突出档案管理的价值。比如可以为组织决策提供分析依据，档案内容涉及组织从成立初期到现在的所有历史文件，这些文件被分类、归档后精细管理、收藏，决策者可在参照组织的整体历程、历史数据对组织的未来发展做出科学预测，保证决策管理的科学性、准确性。

四、结语

总之，档案资料是记录组织发展过程的重要载体，是组织管理做出科学决策的重要参考依据，因此要提高档案管理的工作质量及工作效率。精细化管理已逐渐成为现代社会对档案管理工作的基本要求，档案管理人员要积极研究精细化管理理论，建立完善的档案管理制度，强化精细管理意识，不断提升档案管理人员的职业技能及信息技术水平，将档案信息的重要价值充分发挥出来。