基于智慧校园环境的高职院校档案信息化建设探讨

芦利萍

（濮阳职业技术学院，河南 濮阳 457000）

0 引言

近年来，随着教育信息化的持续推广，高职院校为了获得更好的发展，开始着重于建设智慧校园。而在智慧校园环境下，高职院校要促进档案管理工作的可持续发展，必然要加强对档案的信息化建设，还要提高档案管理人员的职业素养。

1 智慧校园环境下高职院校档案信息化建设的重要意义

1.1 实现智慧校园的根基

对于高职院校而言，对档案进行信息化建设，可以为智慧校园的实现奠定根基。与其他院校相比，高职院校在培养技能方面与收集数据方面拥有一定的条件，能够促进档案管理的改革与信息化发展。

目前，由于信息技术与数字化技术的飞跃，档案资料的表现形式发生了显著的变化，包括从传统的只有文字、图片到如今的音频、视频等各种形式。高职院校加强档案信息化建设，提升档案工作的现代化管理水平，能够实现档案资源共享，从而为智慧校园的建设打下一定的基础。

1.2 能够加大档案信息的存储

当下，高职院校规模日益扩大，档案资料也呈现日益增长的态势。传统的档案资料多为纸质的，所占据的空间不小，而且对存储环境有一定的要求，不易长期保存，极易造成档案信息丢失等各种问题。现如今，把信息化技术引入高职院校的档案管理，利用先进的技术存储电子档案信息，能够有效扩大档案信息存储的空间，而且能够有效延长档案数据保存的时间。

1.3 能够提高档案利用率

众所周知，高职院校以往传统的纸质档案很容易产生由于多次翻看而导致磨损的情况。为了避免这一点，人们以往会有意降低使用档案的频率。

现如今，加强对档案的信息化建设，即把档案信息进行数字化处理，如果需要查找档案，仅借助于计算机或网络平台，就可以快速获取。如此一来，极大地提高了档案的利用率。

2 高职院校档案信息化建设对档案工作人员职业素养的要求

高职院校档案管理信息化建设的开展，对档案工作人员也提出了全新的要求。作为档案工作人员，要具备一些基本的职业素养。

2.1 要拥有职业道德素养

院校的档案涉及范围较为广泛，不仅包括学校的各种档案，还包括教师档案、学生档案等，具有较强的专业性和保密性。要确保档案的安全，严格按照国家相关的法律法规以及档案业务要求去执行，不可违反规定任人随意调用档案。

2.2 要拥有良好的职业信念

高职院校的档案工作人员要拥有良好的职业信念，比如在工作中，要拥有高度责任感和耐心。

档案工作和一些普通工作有显著的区别。档案工作人员要胜任档案管理工作，就要对档案工作有正确的认识，拥有高度的责任感，把档案这一事关个人一生的重要资料保管好，真正认识到自身工作的重要性和重大意义，以超强的责任心对待档案工作[1]。

高职院校的档案工作比较复杂而且琐碎，所以，档案工作人员就要拥有极大的耐心，认真对待档案材料的审核工作、登记工作等。日常工作中，要仔细整理档案材料并对其进行分类。

2.3 要拥有全新的职业技能

高职院校档案工作的信息化和数字化，要求档案工作人员要拥有相应的职业技能，能熟练地应用各种现代设备；要拥有一定的计算机水平，能娴熟地把信息化技术应用到档案管理工作之中，从而加快档案工作的信息化建设速度，提高工作效率。与此同时，还要拥有一定的沟通能力，能快速理解服务对象的真实意图，为其提供快捷的服务。

3 智慧校园环境下高职院校档案信息化建设的措施

3.1 提升档案工作人员的职业素养

对于高职院校而言，在智慧校园环境下，要加强档案的信息化建设，就必须提升档案工作人员的职业素养，借用档案工作人员的力量，促进档案的信息化与数字化。

要提升档案工作人员的职业素养，高职院校就要加强对他们的培训，提升他们的职业技能，培养他们的职业信念，提升他们的职业道德素养，使其充分运用信息技术做好档案管理工作。高职院校可以举办一些关于档案工作的交流会，促进不同院校档案工作人员的交流，通过分享彼此的工作经验和教训获得自身的提升；还可以邀请一些专家进行座谈，拓宽档案工作人员的视野。

3.2 转变档案工作人员的思想观念

在智慧校园背景下，高职院校要加强档案的信息化建设，就要鼓励档案工作人员与时俱进，转变观念，对以往传统的档案管理观念进行升级。这种转变主要展现在两个方面，第一个方面是端正对档案信息化的认知。在对档案进行管理期间，最重要的工作是关注档案的安全。高职院校在档案信息化建设期间，有些档案工作人员误以为这样会导致档案资料信息泄露等问题，担心档案资料不安全。档案工作人员要转变对信息化的认识，要充分认识到，利用一些措施如对电子数据进行备份等，可以有效避免这一问题。

第二个方面是转变档案管理观念。在智慧校园的大趋势下，高职院校的档案管理工作也发生了变化。以往，由于条件的限制等各种各样的原因，人们对档案管理的职能认识有限，将档案管理工作定位为对档案资料进行妥善的保管[2]。现如今，随着智能化与信息化作用的发挥，档案管理的工作性质和职能发生了显著的变化，将档案管理工作定位为提高档案资料的使用率，使档案资料和档案信息得以更好地传播。所以，对于高职院校从事档案管理工作的人员而言，要快速转变理念，尽力推动档案的信息化建设。

3.3 建设现代化管理团队

高职院校在档案信息化建设过程中，要充分利用人才的力量，组建现代化档案管理团队。具体而言，第一，要结合本院校与本部门的具体情况，建设相应的绩效考核制度，借助于奖惩措施，充分调动档案工作人员的积极性和主动性，提升档案工作人员的工作能力。

第二，要通过各种科学的管理方式，增强档案管理团队的凝聚力。使档案工作人员拥有主人公的精神和团队精神，主动配合他人的工作，共同做好高职院校的档案管理。

3.4 做好基础配套设施建设工作

高职院校要做好相应的基础工作，比如配置相应的硬件设施，安装好相应的软件，在此基础上，方可促进智慧校园的建设。

具体而言，高职院校可做到以下几点：

第一，高职院校要安排一定的资金专门用于档案信息化的建设工作，并确保这部分资金落实到档案信息化建设上，用以奠定基础，促进档案资料的信息化建设工作。

第二，逐步完善高职院校档案信息化管理系统，借助于这一系统，把院校的所有档案信息和档案资料都进行信息化处理，而且要进一步做好分类工作，以更科学的方式对档案进行管理。

第三，要加大对档案管理软件方面的投入，方便档案工作人员更好地利用信息技术做好数据处理、数据存储、数据分类等专业工作。

3.5 加强档案信息资源建设

高职院校要做好档案信息资源建设工作，要充分认识到资源建设的关键作用，为档案管理部门设置特定的数据库，并为所有部门都设置相应的权限，使各个部门皆可根据不同的权限管理并使用数据库中所有的档案数据信息[3]。与此同时，档案管理部门能够共享档案的数据信息，便于档案工作人员合理、高效地使用档案信息。

3.6 为档案信息建立安全保障

在信息化时代很容易出现信息泄漏的情况，因此，一定要做好信息安全保障工作。高职院校在从事档案信息化建设期间，要着重关注档案信息的安全问题，要为档案信息建立安全保障，构建相应的安全体系，最大限度地确保档案数据的安全。具体而言，要通过做好管理组织工作，确立切实可行的规范等各种方式，确保档案信息的安全。

4 结语

在信息化时代的智慧校园背景下，高职院校要与时俱进，更新档案管理观念，提升档案工作人员的职业素养，使其拥有职业道德素养，拥有良好的职业信念和全新的职业技能，从而建设现代化档案管理团队，做好档案信息化建设工作。与此同时，高职院校还要做好基础配套设施建设工作，加强档案信息资源建设，并为档案信息建立安全保障，提升档案管理效率。