医科院校科研管理信息系统的构建与推广实践——以徐州医科大学为例

周立石

（徐州医科大学，江苏 徐州 221004）

随着国家对生物医药与大健康等战略性新兴产业领域的重视，医科院校科研活动日益活跃。徐州医科大学作为一所医科院校，科研管理项目和成果有了量的积累，科研管理工作面临着新的挑战。科研数据管理的规范性和信息化能够提高工作效率，改善管理效果[1-4]。科研管理主要包括科研项目、科研平台、科研成果、科研交流等方面工作，管理效率的高低直接影响对科研人员的服务质量和科研资源配置的公正性[5]，进而影响高校的科研环境[6]。为改善医科院校科研基础条件，提高科研服务质量，满足科研管理规范性和及时性的要求，徐州医科大学2018年启动了网络化科研管理信息系统建设。该系统与学校数字校园信息整体对接，在满足科研管理需求的同时，与人事管理系统和教学管理系统等实现数据对接和协同。科研管理系统实现了自然科学、社会科学和教学成果的分类管理，服务对象涵盖学校各部门和全体教职工。利用分级模式实现二级管理，主要业务模块包括科研队伍（行政部门、院系管理、人员管理、专家管理）、纵向项目、横向项目、成果管理（论文、著作、专利、软件著作权、咨询调研报告、艺术作品、成果转化）、学术活动、科研平台、科普活动、文件共享、系统管理（可以进行二次开发）等。

该系统采用B/S架构，能够部署于徐州医科大学数字化校园网络中，借助数字校园身份认证和资源共享平台，方便师生导入数据，同时具有良好的兼容性与开放性。数据可以采用Excel格式导入导出，报表可直接输出到Excel中进行编辑，优化了管理流程，提高了数据采集和分析效率。本文根据徐州医科大学科研管理信息系统的使用情况，介绍实践经验，推动高校科研信息化管理进程。

1 科研管理信息系统的构建

徐州医科大学科研管理信息系统分为科研队伍、项目管理、成果管理、科研平台4个子系统，同时兼具1个二次开发功能，系统用户管理员通过二次开发对系统模块进行添加、删减或修改，满足实际需求。同时，通过数字校园服务器与人事系统、教学系统、研究生系统等协同办公，主要系统逻辑构架见图1。

图1 科研管理信息系统的逻辑构架

1.1 科研办公管理

科研办公管理主要包括个人主页、通知公告、审核提醒、重要科研指标图表。对于用户来讲，可以直观地看到待办事务，了解学校科研方面的重要通知和资讯，通过图表形式了解自己的科研成果状况、项目状况，方便师生直观管理自己的信息和资料。对于管理者来讲，可以及时处理待办事务，同时通过图表直观了解全校科研成果及项目情况，为校级决策提供初判数据。

1.2 科研队伍管理

1.2.1 科研人员管理 科研人员的账户与我校数字校园对接，根据人事变动情况，实时更新从事科研工作的教师、管理人员、辅助人员等的基本信息，包括姓名、工号、出生年月、手机号码、邮箱、学位、学历、职称、所属学科、所在部门、所属科研平台等，根据需要可以调整模块。

系统能显示组织机构的负责人、联系人等相关信息，通过组织机构能够直接查询、统计下属机构的科研人员、科研项目、科研论文等。数据根据需要可以添加或删除模块，可导入和导出（Excel或Word）。这样的设置模式既方便二级管理，又利于科研人员及时更新个人信息，同时也方便后期检索。

1.2.2 专家库管理 将我校教授等科研人员纳入专家库，同时邀请一些校外不同学科专家入库管理，校内专家信息包括姓名、工号、出生年月、手机号码、邮箱、学位、学历、职称、所属学科、所在部门、所属科研平台（菜单选取）等，实现随机遴选。

1.3 科研项目管理

项目管理主要分为纵向项目和横向项目。根据项目类型特点划分管理模块，涵盖项目的申报、立项、中期、结项等过程管理及相关人员、文档、经费管理。

项目管理模块，系统提供了审核、查询、导入、导出、统计报表等数据挖掘功能，包括项目概览、项目申报、申报查询、项目列表浏览、新增项目管理、立项审核、人员审核、文档审核、外协经费审核、日志查看、项目中检管理、中检查询、项目结项、项目变更等。项目负责人立项后，可以导入申请书、合同、中期检查报告、结题报告等，系统自动生成汇总表，科研管理部门可以按照需要导出报告和数据。系统可对业务数据中所有下拉框及日期属性进行统计，根据不同结果显示为柱图、饼图或线图。

1.4 科研成果管理

科研成果管理主要实现对科研论文、专利、软件著作权、科技专著、成果获奖、成果转化等相关信息的管理。对成果的认领、认定审核进行管理和统计分析，实现导入、导出功能，支持Excel或Word。学校可以实时掌握科研成果动态，方便各种科研产出数据的汇总和提交工作，因为科研数据可以设置为全校查看并可下载，同时方便学校各管理部门和全校教职工使用。

论文、研究报告、专著、专利、软件著作权、成果获奖、成果转化等具体模块，根据成果性质设置具体必填信息，根据必填信息可以实现定向搜索，方便信息的筛选和导出。

1.5 科研平台管理

科研平台管理主要是指对研究机构的管理，包括对实验室、研究基地、研究中心、工程中心、学术交流、科普等平台的管理。通过科研平台管理，实现对主要科研团队的管理。

2 科研管理信息系统的推广应用

近年来，徐州医科大学按照我国健康产业及江苏区域医疗中心建设规划要求，建设医学特色大学，加强人才引进和科研投入，着力提升创新驱动发展能力。随着科研资源投入的增加，科研活动也越来越多，对科研平台、项目、成果等科研相关管理工作提出新要求。建立科研管理信息系统可以实现各种审批流程、统计结果和数据的实时分析，提高管理效率和服务质量[7-8]。

2.1 做好数据备存工作

学校以往的科研数据主要集中在档案馆和科技处的电脑上，因为不同人员的工作习惯有差异，数据的完整性无法得到保证。建立科研管理信息系统后，科技处首先对留存数据进行初始整理，由公司协助全部导入系统，这样全校教职工都可以看到自己的研究成果是否已经记录于系统，如果有漏掉的数据可以直接填报补充，使留档科研数据更加完整准确，方便学校各部门和教职工查询、使用。

2.2 全面推进系统应用

为尽快推动学校现代化和无纸化管理，科研管理信息系统建立后，徐州医科大学科技处通过几方面的努力全面推进系统的应用。第一，通过组织二级学院审核人培训会方式，推进科研管理信息系统的学院初审工作，让各学院的审核人了解系统、认识到系统的便利性，从而以学院为单元全面开展系统填报工作。第二，以通知方式发布科研管理信息系统的使用方法，指导科研人员补充系统缺失的科研成果信息，并添加附件支撑材料，同时完成电子归档和新成果更新工作。第三，强调科研管理信息系统准确填报的重要性，学校各部门使用科研数据时将直接从系统抓取，信息填报的准确性和及时性，关系到每位教职工的切身利益。第四，将审核后的科研成果信息设为系统内全校可视，个人和单位都可以批量查询、下载，方便使用，从而促进该系统在全校的推广。

2.3 科研管理信息系统的应用效果

2018年我校开始进行科研管理信息系统建设，经过2019年、2020年的推广和使用，该系统逐渐成熟，应用范围不断扩大。到目前为止，我校社科和教务成果也纳入科研管理系统，进行分类管理，学校主要评价评估工作如研究生学院的学科评估、人事处的科研工作量考核、各学院年底绩效评估等，都已应用科研管理信息系统进行基础数据抓取工作，大大提高了材料准备的效率，避免了各学院和部门重复收取数据现象。

科研管理信息系统不仅可以根据题目、时间段、类型等字段搜索所需信息，批量导出科研数据，同时还可以查看、下载附件支撑材料，全面实现无纸化操作。教师可以根据不同需求自行选取输出内容和支撑材料，满足不同科研申报材料撰写需求；管理部门可以直接在系统上进行材料筛选和审核工作，通过审核人权限设置更改，很容易对同一批材料进行交叉审核，让审核工作变得便捷化、科研管理工作过程透明化，保证学校评估工作公开、公平。

徐州医科大学科研管理信息系统实现了多权限登录、二级审核管理、多部门业务融合、无纸化办公，避免了学校教职工重复提交各种科研材料和反复提供各种佐证材料的情况，改变了部门间科研数据割裂状态，切实提高了学校科研管理的规范性和信息化程度。