试论电子档案管理工作中存在的问题及建议

宋金铱

摘要：文章中作者根据自己的实际工作情况，试论了电子档案管理工作中存在的问题，并就此提出了一些相关建议，以便对以后的工作给予一定的帮助。

关键词：电子档案管理；问题；建议

1电子档案工作面临的问题

1.1电子档案原件的真实性问题

电子文件极易被更改，且改后无什么迹象。在使用计算机形成文件材料的过程中。使用者不能留下自己的痕迹，单位负责人也不能在形成的文件材料磁盘上签发，之后无法确定此材料是否具有权威性和真实性。若有人出于自己的目的把软盘中存的内容进行了更改，也无法确定和发现。

1.2电子档案内容的保密性问题

用网络的任何终端设备均可得到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也能同时发给若干个网络终端。这给那些需保密的内容或限制提供利用内容的安全保密工作，带来了很大的挑战。

1.3电子档案保存的长久性问题

由于办公自动化的持续深入。大多单位均已落实无纸办公。所有的信息、决策、情况存储在网络中，人们仅需操作一下键盘就能够得到想要的信息。此方法真是为档案的存储归档简化了程序，也方便了利用，可是只要网络被毁或发生瘫痪，若发生“黑客”问题，碰到病毒问题或其它方面的故障，电子文件将可在顷刻间消失掉。导致无法弥补的损失。

1.4档案管理软件的统一性问题

计算机软件开发与硬件相比较为落后，还无法适应各方面存储的需求。个别档案系统各单位之间、区域之间还无法使用统一的软件。此情况影响到互相之间的利用以及全国的联网。

2做好电子档案管理的建议

2.1要完善体制。建立统一的电子文件管理标准

首先，要落实档案管理与文件管理统一规划和领导。让两者同步发展；其次，应把文件管理的前期控制与指导归入档案部门的工作职责，保证从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一指导监督下开展；再次，应制定统一、合理、科学的电子文件归档管理标准；最后，在接收电子文件时，档案部门应对归档电子文件信息内容的真实性、原始性开展鉴定。

2.2应严格控制电子档案的可转换性来确保电子档案的安全

因为电子文件能够按照需要在不同的载体上同时存在，也能够互相转换。包括文件的印章、签名、字体等，经过计算机基本的粘贴、复制功能就可达到完全一样，这让电子文件仅可确保真实性而不能确定原始性。虽然如此，可我们能够运用计算机的更高功能对电子资料和电子文件进行保护。若对部分电子文件加密或把文档设为只读模式，进而到对电子文件开展特定的保护。并且因为计算机环境本身的特点以及计算机系统中信息的相对独立性，让系统中信息的更改、增删变得非常容易。而且修改后能马上形成一份新的文件且看不出一丝修改的迹象。在这样的情况下，若没做备份，数据只要被修改，之前的文档就毫无痕迹、荡然无存。所以，档案室应该把形成的第一手电子资料和电子文件第一时间备份存档，保证今后的使用准确。

2.3要做好电子档案使用中的控制与管理

首先应开始使用权限的审核。要按照各种人员设置利用级别，开展对利用权限的认定，并凭此向利用系统注册登录。其次。应做好拷贝的回收与提供管理。要按照使用者的需求，对其利用权限开始确认后，再开展拷贝制作。并要尽可能避免将载体上存储的信息全部拷贝，要运用技术手段控制所提供拷贝的资料再复制。第三，应提高电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，要按照密级层次开展有效管理。系统应对利用的全过程开展有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，来做为以后验证的凭据。

2.4应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件高速发展的今天，造就和培养一批懂档案管理、通电子技术的人员是首要任务，档案部门要提高和重视对档案管理人员的培养。一方面，应多渠道引进专业的管理和技术人员，尽可能使用责任心强、思想好、素质高的人员做档案工作。另一方面，应对现有的档案人员开展专业培训。尤其是加强对电子技术和现代科技知识的培训。目前档案工作的深入进行，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不但取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。所以，档案管理部门要尽早改变结构单一、保管型人员过多的档案队伍现状，打造一支结构合理、具有较高素质，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

3结语

在目前信息化快速发展的今天，在提高电子档案管理工作时，应按照电子档案自身的特点，既应关注硬件建设，全面运用网络技术和计算机技术，更应关注软件建设。设立健全电子资料及电子文件管理制度，增强电子档案管理及电子文件制作人员的素质。持续提高各个环节的管理与沟通。只有如此，方可顺应时代的进步，快速、准确地向社会提供有利的信息资源，最终做到不但可节约开发资源，还可增强信息时代电子档案管理的工作效率和层次。