行政事业单位大数据时代信息化档案管理

赵爱玲

摘要：在大数据时代，档案管理的信息化建设，能让管理档案的效率提高，让管理的工作量下降，让档案的数据价值被充分发挥，促进行政事业单位的顺利决策。行政事业单位应该明确在大数据时代，信息化档案管理的意义，然后尝试探究在大数据时代，怎么将信息化档案管理做好。

关键词：档案管理;信息化;大数据时代;行政事业单位

引言：在社会进步中，行政事业单位的发展非常重要，受大数据所影响，档案管理面临着挑战和机遇，行政事业单位尝试信息化的档案管理，便能对大数据带来的挑战机遇更好的应对。因此，行政事业单位要改变传统落后的管理理念，积极研究信息化的档案管理。

大数据时代行政事业单位信息化档案管理的意义

在行政事业单位的发展中，发展成果、重要事件都会在档案内记录，单位发展需要思考历史事件，而档案管理能整理和归纳各个历史事件，能便于行政事业单位在未来经营中正确决策[1]。此外，档案也总结了行政事业单位的长期经营，对档案的运用属于管理档案的目的，档案一般要在单位的司法调查、决策等方面运用。由此可见，让档案管理跟随时代发展，基于大数据做好信息化建设便非常重要。

大数据时代行政事业单位如何做好信息化档案管理

（一）加强软件建设

在大数据的运用中，为创作良好的运用环境，行政事业单位需要将建设基础设施的活动做好，如信息化管理需要的硬件设备、软件技术等[2]。行政事业单位要首先明确在档案管理上的需求，然后划拨充分资金，对满足需求的设备进行积极配置，给予一定资金保障。而在物质保障基础上，还需要在内部将宣传工作做好，让单位中从上至下都能认识到档案信息化管理的意义、价值和重要性，让档案管理工作人员重视信息化的管理，提高行政事业单位对档案工作的配合和支持程度。此外，在新时期，信息化的档案管理需要重视安全问题，安全漏洞会影响管理软件的正常使用。管理档案的软件在技术发展下不断革新，版本更新的一些软件能让旧版软件内的问题得以完善，因此行政事业单位还要重视对软件平台的及时升级更新，更换更适合单位工作的软件，使得信息化的档案管理得以逐步完善，让档案使用和存储的安全获得保障。

（二）完善管理机制

在管理檔案时，应该根据单位的业务状况，对管理档案的制度进行完善，使得管理工作和现代技术的运用充分适应，以管理和流程等角度，让管理改革得到充分支持[3]。在管理的标准还有制度建设上，应该根据工作实际，合理做好调整优化，重视提高技术运用的效果。在大数据时代，改进优化管理机制，属于档案管理实现信息化建设的关键支持，行政事业单位要以客观、科学的角度，充分分析大数据的特点优势，以大数据优化档案的处理、分析等工作，让大数据发挥其技术优势，让管理档案的工作提高效果效率。

（三）应用新型技术

在大数据时代，要让档案管理实现信息化的发展，行政事业单位需要关注运用优秀技术，让管理活动可以更好的满足时代需求，使得管理的整体效能得以提高。在管理档案时，行政事业单位可以通过标记这一方式，针对于数据库内各类档案进行分类处理，这一方式能应对海量档案信息的管理挑战，能使其价值被充分发挥。在大数据下，也可以通过数据库，对档案资料做好数据管理，这一方式能让档案管理提高效率，也能避免数据安全出现问题，让数据库内资料可以在单位内共享，这对档案工作未来的优化调整来讲非常关键，能让档案工作的效能得以提高。最后，在管理中，也可以尝试云计算等的技术，将其和大数据相配合，发挥综合技术的价值作用。

（四）增强法律意识

在行政事业单位中，管理档案需要档案管理人员首先提高法律意识，让档案管理以合法为工作开展的前提，使得档案能被管理部门完成管理，让管理档案的制度被合理完善，提高档案工作的规范性。

（五）加强监督管理

在大数据时代，行政事业单位在整理各类档案时，需要根据档案特点，确定档案记录的正确规范，让档案内容提高完整性，提高其利用价值。行政事业单位要对监督人员进行安排，使其监督档案工作的流程和成果。行政事业单位可以将档案管理的监督制度加强，并为档案管理人员将培训教育加强，使得他们能及时归档各类档案，且对档案做好规范的科学分类，保障管理的严格性，让档案管理的质量得以提高。此外，要加强监管也可以尝试将监管工作、绩效考核联系起来，让档案管理人员提高工作主动性。

结束语：在科技发展下，信息技术广泛应用于不同方面中，它在档案管理内发挥的作用也更为明显，信息化成为了档案管理的未来趋势。因此，行政事业单位需要明确档案管理的价值，积极在大数据的环境下优化管理，将自身档案管理的质量水平提高，让档案资料的价值得以充分发挥，以良好的档案工作，为单位的决策等工作提供支持，促进单位自身的长远发展。

参考文献：

[1]何玉燕.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化探讨[J].卷宗，2019，009（002）：105.

[2]袁东伟.信息化背景下的事业单位会计档案管理分析[J].首席财务官，2019，015（012）：77-78.

[3]胡瑶根.对行政事业单位财务管理信息化建设的一些思考[J].现代商业，2019，000（020）：118-119.